Quản lý Hạng phòng/Phòng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Hạng phòng/Phòng giúp bạn thiết lập “khung xương” cho hệ thống khách sạn. Tại đây, bạn sẽ định nghĩa các loại phòng (Standard, VIP, Deluxe…), giá bán (theo giờ, ngày, đêm) và danh sách các phòng cụ thể. Việc thiết lập chính xác giúp việc tính tiền tự động và quản lý công suất phòng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập giá linh hoạt: Hỗ trợ đa dạng các loại giá: Theo giờ, Theo ngày, Qua đêm… và giá riêng cho ngày lễ/cuối tuần.
• Tự động tính phụ thu: Cấu hình tự động tính phí nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn (theo giờ hoặc theo %) giúp minh bạch tài chính.
• Quản lý tập trung: Dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin, hình ảnh và trạng thái của hàng trăm phòng trên cùng một giao diện.
• Đồng bộ thời gian thực: Mọi thay đổi về giá hoặc cấu trúc phòng trên Web sẽ được cập nhật tức thì xuống ứng dụng di động của nhân viên.

II. Các thao tác cơ bản

Để quản lý hệ thống phòng, bạn thực hiện các thao tác trên giao diện Web quản lý.

1. Thêm mới Hạng phòng

• Tình huống: Khách sạn mở thêm khu vực phòng VIP với mức giá cao hơn và chính sách phụ thu riêng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Phòng → Hạng phòng & Phòng.

2. Nhấn + Thêm mới → chọn + Hạng phòng.

3. Điền thông tin Hạng phòng:
   • Tên hạng phòng: (Bắt buộc) Ví dụ: Deluxe Double.
   • Giá bán: Thiết lập giá Theo giờ, Cả ngày và Qua đêm….
   • Thiết lập Phụ thu quá giờ:
     • Theo giờ: Nhập số tiền cố định cho mỗi giờ nhận sớm/trả muộn.

• Theo %: Thiết lập các mốc (Ví dụ: Trả muộn 1h tính 10%, trả muộn 3h tính 50%).

• Sức chứa: Số lượng khách tiêu chuẩn.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Thêm mới Phòng

• Tình huống: Bạn vừa hoàn thiện nội thất cho phòng 301 và 302 thuộc hạng phòng Deluxe Double và muốn đưa vào khai thác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Hạng phòng & Phòng, chọn + Thêm mới → + Phòng.

2. Điền thông tin:
   • Tên phòng: Số phòng (301, 302).
   • Khu vực: Tầng 3 (giúp dễ quản lý trên sơ đồ).
   • Hạng phòng: Chọn đúng hạng phòng để hệ thống tự áp dụng bảng giá đã cài đặt.
3. Nhấn Lưu.

3. Cập nhật và Ngừng kinh doanh

• Tình huống: Hạng phòng Standard muốn tăng giá bán hoặc một phòng 201 đang bảo trì cần tạm ngừng đón khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật: Chọn hạng phòng/phòng cần sửa → nhấn Cập nhật → sửa thông tin → nhấn Lưu.

• Ngừng kinh doanh: Chọn phòng → nhấn Ngừng kinh doanh. Phòng này sẽ ẩn khỏi sơ đồ Lễ tân.

Lưu ý: Nếu phòng đang có khách hoặc lịch đặt trước, bạn cần xử lý xong các giao dịch này mới có thể ngừng hoạt động.

4. Xóa Hạng phòng/Phòng

• Tình huống: Bạn nhập sai thông tin phòng và muốn xóa bỏ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn phòng/hạng phòng cần xóa.
  2. Nhấn nút Xóa → chọn Đồng ý.

Lưu ý: Chỉ xóa được khi phòng chưa phát sinh giao dịch nào trong quá khứ.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thiết lập Phụ thu thông minh

Tình huống: Khách sạn quy định giờ nhận phòng là 12:00, trả phòng là 13:00. Bạn muốn hệ thống tự động tính: Nhận sớm/Trả muộn 1h tính 10%, trả muộn 3h tính 50% tiền phòng.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi Thêm mới/ Cập nhật hạng phòng, mục Phụ thu quá giờ, chọn:
   • Theo giờ: Nhập số tiền cố định cho mỗi giờ nhận sớm/trả muộn.

• Theo %: Thiết lập các mốc (Ví dụ: Nhận sớm/Trả muộn 1h tính 10%, trả muộn 3h tính 50%).

2. Tích chọn Mặc định tính phụ thu cho hạng phòng.
3. Tích chọn Áp dụng cho tất cả hạng phòng nếu chính sách này dùng chung cho toàn khách sạn.

2. Import danh sách phòng từ Excel

• Tình huống: Khách sạn có 100 phòng, việc nhập tay từng phòng rất lâu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong tab Danh sách phòng, bạn bấm Import.

2. Chọn Tải về file mẫu Excel File.

3. Mở file Excel, xóa dữ liệu mẫu và điền thông tin phòng.

4. Quay trở lại phần mềm KiotViet Hotel, chọn file dữ liệu vừa chỉnh sửa → chọn Thực hiện.

5. Hệ thống thực hiện Import thành công → bạn nhấn phím F5 để thấy dữ liệu mới nhất.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Hạng phòng/Phòng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Thêm mới, cập nhật giá và tra cứu nhanh.

1. Thêm mới và Cập nhật

• Tình huống: Bạn vừa hoàn thiện nội thất cho phòng 302 và muốn thêm ngay trên điện thoại để đưa vào khai thác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Nhiều hơn → Hạng / Phòng.
  2. Chọn tab Phòng → chạm biểu tượng (+) để thêm mới.
  3. Lưu ý: Bạn có thể dùng camera điện thoại để chụp ảnh thực tế nội thất phòng và cập nhật ngay hình ảnh cho phòng đó.

2. Tra cứu và Sắp xếp

• Tình huống: Bạn muốn xem nhanh giá giờ của các phòng VIP để báo giá cho khách khi đang ở ngoài đường.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Nhiều hơn → chọn Hạng / Phòng.

2. Sử dụng biểu tượng kính lúp để tìm theo Tên hoặc Khu vực.
3. Chạm vào biểu tượng mũi tên để sắp xếp hoặc chọn cách hiển thị giá theo hình thức lưu trú.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!