Hủy đặt phòng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong quá trình vận hành, việc khách hàng thay đổi kế hoạch và hủy đặt phòng là điều không thể tránh khỏi. Tính năng Hủy đặt phòng trên KiotViet giúp lễ tân giải phóng trạng thái phòng tức thì để sẵn sàng đón khách mới, đồng thời xử lý minh bạch các khoản tiền khách đã tạm ứng hoặc đặt cọc trước đó.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Giải phóng phòng nhanh chóng: Chuyển trạng thái phòng từ “Đã đặt trước” về “Phòng trống” chỉ với một vài thao tác.
• Quản lý công nợ chính xác: Tùy chọn giữ lại hoặc hủy bỏ các phiếu thanh toán tạm ứng để đảm bảo số dư công nợ khách hàng luôn đúng thực tế.
• Kiểm soát chặt chẽ: Quy trình ràng buộc yêu cầu hủy hóa đơn trước khi hủy đặt phòng giúp ngăn chặn các sai lệch trong báo cáo doanh thu.
• Linh hoạt thao tác: Hỗ trợ thực hiện hủy phòng ngay trên lịch lễ tân hoặc trong màn hình chỉnh sửa chi tiết.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thao tác hủy đặt phòng

• Tình huống: Khách hàng gọi điện thông báo hủy phòng đã đặt từ tuần trước.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Bạn có thể thực hiện theo 1 trong các cách sau:
     • Cách 1: Tại màn hình Lễ tân → tab Lịch đặt phòng
       • Nhấn vào chi tiết đặt phòng cần hủy → chọn biểu tượng tùy chọn (ba chấm) khi xem dạng Danh sách → chọn Hủy đặt phòng hoặc biểu tượng thùng rác khi xem dạng Lưới.
       • Chọn Lý do hủy và nhấn Đồng ý.

• Cách 2: Tại màn hình Lễ tân → khi sửa đặt phòng → nhấn biểu tượng thùng rác → chọn Lý do hủy và nhấn Đồng ý.

• Cách 3: Tại màn hình Quản lý → Giao dịch → Đặt phòng
  • Bạn nhấn Hủy đặt phòng trên chi tiết đặt phòng hoặc hủy hàng loạt bằng cách tích chọn nhiều đặt phòng → chọn Thao tác → nhấn Hủy đặt phòng.

• Chọn Lý do hủy và nhấn Đồng ý.

2. Xử lý thanh toán tạm ứng khi hủy phòng

• Tình huống: Khách hàng đã chuyển khoản đặt cọc 500.000đ. Khi hủy phòng, bạn cần quyết định sẽ hoàn tiền (hủy phiếu thu) hay giữ lại khoản tiền này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nếu đặt phòng đã có gắn với phiếu thanh toán tạm ứng, pop-up xác nhận Hủy đặt phòng sẽ xuất hiện thêm tùy chọn: Hủy các phiếu thanh toán gắn với đặt phòng.
  2. Bạn tích chọn ô này nếu muốn hủy phiếu thanh toán gắn với đặt phòng.
  3. Bạn không tích chọn ô này nếu muốn giữ lại số tiền khách đã thanh toán (ví dụ khách để dành cho lần sau): Nhấn Đồng ý để hệ thống ghi nhận.

III. Các tính năng nâng cao

Quy tắc ràng buộc khi hủy đặt phòng

• Tình huống: Bạn muốn hủy một đặt phòng khách đã trả và đã in hóa đơn, nhưng nút hủy bị ẩn hoặc không thực hiện được.
• Lưu ý quan trọng:
  • Với đặt phòng đã có hóa đơn thanh toán: Hệ thống không hỗ trợ hủy trực tiếp. Bạn cần phải thực hiện Hủy hóa đơn trước, sau đó mới có thể quay lại đặt phòng để thực hiện thao tác Hủy đặt phòng.

• Về Công nợ: Việc giữ lại phiếu thanh toán của một đặt phòng đã hủy có thể làm sai lệch công nợ của khách hàng nếu không được đối soát kỹ. Bạn nên kiểm tra kỹ sổ quỹ và công nợ đối tác sau mỗi thao tác hủy có kèm tiền tạm ứng.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Hủy đặt phòng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Hủy phiếu đặt và xử lý tiền cọc.

• Tình huống: Bạn nhận được yêu cầu hủy phòng và muốn thực hiện ngay trên điện thoại để cập nhật trạng thái phòng cho các bộ phận khác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, tìm đến phiếu đặt phòng cần xử lý (trong màn hình Lịch phòng hoặc Sơ đồ phòng).
  2. Chạm vào biểu tượng tùy chọn (ba chấm) → chọn Hủy đặt phòng.
  3. Xử lý tiền tạm ứng:
     • Nếu có tiền cọc, ứng dụng hiển thị thêm tùy chọn Hủy các phiếu thanh toán liên quan.
     • Tích chọn hoặc bỏ chọn tùy theo thực tế trao đổi với khách hàng.
  4. Chạm vào Hủy để hoàn tất quy trình.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!