Cập nhật Đặt phòng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong vận hành khách sạn, việc thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng như đổi phòng, gia hạn thời gian lưu trú hoặc bổ sung dịch vụ là rất phổ biến. Tính năng cập nhật đặt phòng trên KiotViet cung cấp sự linh hoạt tối đa để lễ tân xử lý các biến động này một cách nhanh chóng, đảm bảo dữ liệu phòng và doanh thu luôn chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Linh hoạt vận hành: Thay đổi hạng phòng, thời gian lưu trú hoặc bảng giá áp dụng chỉ trong vài thao tác.
• Tối ưu hóa doanh thu: Dễ dàng thêm/bớt các dịch vụ, hàng hóa đi kèm trực tiếp vào từng phòng của khách.
• Quản lý trạng thái thông minh: Hỗ trợ đưa phòng về trạng thái trước đó để xử lý các sai sót trong thao tác.
• Đồng bộ hóa tức thì: Mọi thay đổi về giá, thời gian và dịch vụ được cập nhật đồng nhất trên cả màn hình quản lý và ứng dụng di động.

II. Các thao tác cơ bản

Các tình huống dưới đây minh họa cách xử lý các thay đổi thường gặp tại quầy lễ tân.

1. Cập nhật thông tin chung

• Tình huống: Khách hàng muốn đổi thông tin người đại diện đặt phòng hoặc thay đổi kênh đặt để áp dụng chương trình khuyến mại khác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Lịch đặt phòng, nhấn vào chi tiết phiếu đặt phòng cụ thể → chọn Sửa đặt phòng.

2. Tại màn hình đặt phòng mở rộng, bạn thay đổi các thông tin trong phiếu đặt.
3. Nhấn Lưu để xác nhận thay đổi.

2. Đổi phòng

• Tình huống: Khách đang ở phòng Single nhưng muốn đổi sang phòng Double, hoặc phòng hiện tại gặp sự cố kỹ thuật cần chuyển sang phòng khác cùng hạng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Trên màn hình Lễ tân → Lịch đặt phòng → nhấn vào phòng phiếu đặt phòng → chọn 3 chấm → Đổi phòng.

• Cách 2: Trong màn hình sửa đặt phòng, tại phòng cần đổi nhấn 3 chấm → Đổi phòng.

• Hệ thống mở pop-up Đổi phòng:
  • Chọn Hạng phòng và Phòng trống muốn chuyển đến.
  • Nếu đổi khác hạng phòng, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận về việc: Áp dụng giá phòng mới hoặc Giữ nguyên giá hiện tại.
• Nhấn Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo đổi phòng thành công.

3. Thay đổi thời gian và bổ sung sản phẩm, dịch vụ

• Tình huống: Khách muốn trả phòng muộn hơn dự kiến hoặc gọi thêm đồ uống tại quầy minibar.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại chi tiết phòng trong phiếu đặt, bạn có thể:
     • Điều chỉnh thời gian: Thay đổi thời gian trả phòng.
     • Bổ sung sản phẩm, dịch vụ: Tìm kiếm và thêm các mặt hàng/dịch vụ (như giặt là, nước uống, ăn sáng) vào từng phòng cụ thể.
     • Cập nhật giá: Thay đổi đơn giá trực tiếp hoặc áp dụng giảm giá (theo % hoặc tiền mặt).
  2. Nhấn Lưu.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thay đổi trạng thái phòng

• Tình huống: Bạn l&ỡ tay nhấn “Trả phòng” nhưng thực tế khách muốn ở lại thêm, hoặc nhấn “Nhận phòng” sai.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Khi xem chi tiết đặt phòng đang ở trạng thái Đang sử dụng hoặc Đã trả (nhưng chưa thanh toán hết hóa đơn).
  2. Nhấn 3 chấm → chọn Trở về trạng thái trước.
  3. Nhấn Xác nhận để đưa phòng về trạng thái trước đó (Ví dụ: Từ Đang sử dụng quay về Đã đặt trước).

2. Lưu ý khi điều chỉnh

• Tình huống: Bạn cần biết khi nào một đặt phòng không còn cho phép chỉnh sửa.
• Nguyên tắc hệ thống:
  • Đặt phòng Đang sử dụng: Chỉ được thay đổi thời gian trả phòng (không đổi được thời gian nhận).
  • Đặt phòng Đã trả: Không thể đổi phòng, không thể thay đổi k&ê;nh bán và không thể thay đổi thời gian nhận/trả.
  • Hủy đặt phòng: Nếu đặt phòng đã thanh toán và tạo hóa đơn, bạn phải hủy hóa đơn trước thì mới có thể hủy phiếu đặt phòng.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Cập nhật đặt phòng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Đổi phòng, thêm dịch vụ và cập nhật thông tin khách hàng.

1. Đổi phòng

• Tình huống: Khách hàng yêu cầu đổi phòng khi bạn đang dẫn khách đi tham quan thực tế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên chi tiết đặt phòng → chạm vào 3 chấm → chọn Đổi phòng.
  2. Chọn phòng mới → chọn: Áp dụng giá phòng mới hoặc Giữ nguyên giá hiện tại (nếu đổi khác hạng phòng) → nhấn Xác nhận đổi.

2. Chỉnh sửa đặt phòng

• Tình huống: Bạn cần chỉnh sửa thông tin đặt phòng ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình chi tiết đặt phòng, chạm vào các thông tin cần sửa → nhấn Xong. Bao gồm:
  • Thông tin khách hàng: Tìm kiếm và chọn khách hàng trên hệ thống hoặc nhấn dấu + thêm khách mới.

• Khách lưu trú: Sử dụng camera để chụp ảnh CCCD/Hộ chiếu. Ứng dụng sẽ tự động điền các thông tin định danh vào hệ thống.

• Thêm phòng

• Để thêm dịch vụ: Chạm vào nút + Sản phẩm, dịch vụ và quét mã vạch hoặc tìm tên dịch vụ để thêm vào đơn.

• Thông tin ghi chú

• Thêm file đính kèm

• Thông tin chung: Kênh bán, Nhân viên đặt, Thời gian đặt, Bảng giá.

• Thông tin thanh toán

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!