Quản lý Đặt phòng mobile hotel (giao diện 2.0)

Hướng dẫn sử dụng
Tính năng quản lý Đặt phòng (giao diện 2.0)

Đây là tính năng trên ứng dụng KiotViet Hotel  giúp người dùng theo dõi được tình trạng sử dụng của các phòng và đặt phòng. Cụ thể như sau:

I. Sơ đồ phòng

Giao diện Sơ đồ phòng cho phép bạn kiểm tra nhanh được tình trạng sử dụng của các phòng ở thời điểm hiện tại:

- Trên menu tính năng, bạn chạm Sơ đồ phòng (1) -> ứng dụng sẽ hiển thị màn hình sơ đồ phòng (2)

- Để thiết lập hiển thị màn hình Sơ đồ phòng, bạn thao tác như sau 

• Hiển thị chung:

  • Thiết lập phòng Sắp nhận/ Sắp trả: bạn có thể thiết lập khoảng thời gian trước thời gian khách nhận phòng hoặc trả phòng để phòng hiển thị ở trạng thái Sắp nhận/ Sắp trả. Với phòng Sắp nhận: phòng đó sẽ không hiển thị trên màn hình Phòng trống nữa.

  • Thanh toán: Phương thức thanh toán mặc định cho các đặt phòng/hóa đơn là Tiền mặt/ Chuyển khoản/ Thẻ/ ví điện tử

• Thiết lập màn hình Sơ đồ phòng/ Lưới đặt phòng: Xem theo Hạng phòng/ Khu vực: Trên màn hình sơ đồ phòng sẽ hiển theo Hạng phòng/ Khu vực theo thiết lập và cho phép lọc đồng thời cùng tình trạng sử dụng phòng

- Ứng dụng hỗ trợ xem theo tình trạng sử dụng phòng: Phòng trống, Sắp nhận, Đang sử dụng Sắp trả  và Quá giờ trả cùng số lượng phòng tương ứng mỗi trạng thái. Bạn có thể đồng thời lọc tình trạng sử dụng phòng (1) và khu vực hoặc hạng phòng (2) (tùy theo thiết lập hiển thị trước đó) để xem sơ đồ phòng.

• Khi xem Phòng trống, bạn có thể chạm chọn phòng trống để Thêm đặt phòng.
• Khi xem phòng Có khách, bạn có thể chạm chọn phòng đang có khách để Xem chi tiết đặt phòng.

- Trên mỗi phòng sẽ có 2 trạng thái Sạch và Chưa dọn. Bạn chạm  hoặc    để cập nhật trạng thái cho phòng.

• Hệ thống hỗ trợ lọc  các phòng hiển thị trên màn hình Sơ đồ phòng theo Hạng phòng, Hình thức lưu trú, Trạng thái phòng, Kênh bán

• Bạn cũng có thể chạm biểu tượng   để tìm kiếm phòng theo từng điều kiện: Khách hàng, Tên phòng, Mã đặt phòng, Mã kênh bán.

- Nếu khách sạn có in sẵn tên phòng thành QR lên thẻ phòng hoặc chìa khóa để thuận tiện cho việc tìm kiếm phòng, thao tác tìm kiếm như sau: bạn chạm vào biểu tượng    -> sau đó đưa mã QR ra trước camera để quét -> hệ thống tìm kiếm theo tên phòng trên QR và trả ra kết quả trên màn hình sơ đồ phòng

II. Lịch đặt phòng

1. Xem lịch đặt phòng

Đây là tính năng giúp người dùng theo dõi quá trình sử dụng phòng của khách sạn qua 1 khoảng thời gian. KiotViet hỗ trợ 3 kiểu thông tin hiển thị:

- Dạng lưới ngày: xem đặt phòng trên lịch trong một ngày cụ thể

- Dạng lưới tuần: xem đặt phòng trên lịch trong một tuần

- Hoặc danh sách: xem danh sách các đặt phòng một khoảng thời gian tùy chọn.

Chi tiết như sau: 

- Lưới thời gian ngày:

- Lưới thời gian tuần

- Danh sách

- Thông tin mỗi đặt phòng hiển thị gồm:

• Tên khách đặt

• Số điện thoại khách đặt

• Mã đặt phòng

• Kênh đặt phòng, mã kênh đặt phòng

• Thời gian lưu trú của cả đoàn

• Tổng giá trị đặt phòng và số tiền Khách đã trả.

• Số lượng phòng trong đoàn kèm theo màu sắc thể hiện trạng thái sử dụng phòng.

- Để thay đổi thời gian xem lịch sử dụng phòng, bạn thao tác chạm vào ô thời gian (1) -> chọn lại khoảng thời gian muốn xem (2) -> Hệ thống lúc này trả về danh sách các đặt phòng thỏa màn điều kiện lọc

• Hệ thống hỗ trợ lọc  lưới phòng hiển thị trên màn hình Sơ đồ phòng theo Phòng, Hình thức lưu trú, Trạng thái hóa đơn, Kênh bán

• Còn với dạng danh sách thì hỗ trợ lọc theo theo Phòng, Hình thức lưu trú, Trạng thái hóa đơn, Kênh bán và Trạng thái thanh toán

• Hoặc lọc theo trạng thái đặt phòng:

• Khi xem lịch đặt phòng dạng lưới tuần hoặc lưới ngày, bạn chạm    hoặc   để cập nhật trạng thái cho phòng.

- Khi xem Lịch đặt phòng dạng lưới ngày hoặc lưới tuần, bạn có thể thiết lập hiển thị Lưới thời gian xem theo hạng phòng hoặc theo khu vực trong Tùy chọn hiển thị tương tự như thao tác với màn hình Sơ đồ phòng 

2. Tìm kiếm đặt phòng 

- Trên màn hình lịch đặt phòng, bạn chạm biểu tượng   -> ứng dụng hỗ trợ tìm kiếm đặt phòng theo các điều kiện: Khách hàng, Mã đặt phòng, Mã kênh bán.

3. Xem chi tiết đặt phòng 

- Khi chạm vào đặt phòng trên màn hình xem Lịch phòng hoặc Sơ đồ phòng ->  ứng dụng chuyển sang màn hình Chi tiết đặt phòng gồm các thông tin như sau:

III. Đặt phòng mới

- Trên menu tính năng, bạn chạm   (1) -> chọn Tìm phòng trống (2) -> Trên màn hình Tìm phòng trống bạn chọn hình thức lưu trú, thời gian nhận trả phòng, số lượng phòng và số lượng khách (3) rồi chạm Tìm kiếm (4)

- Hệ thống đưa ra các gợi ý phòng trống theo thời gian lưu trú đã chọn, ưu tiên đúng số phòng cần đặt và đảm bảo đủ sức chứa, hiển thị theo giá phòng từ thấp đến cao. Tại đây bạn có thể chọn bảng giá áp dụng cho đặt phòng (5), chọn phòng trống theo gợi ý của hệ thống (6) hoặc chọn các phòng khác ở bên dưới bằng cách thay đổi số lượng phòng của hạng phòng muốn đặt (7) sau đó bấm Tiếp theo (8) để chuyển sang màn hình Tạo đặt phòng (9)

- Hoặc trên màn hình Sơ đồ phòng (1), khi xem phòng trống (2), bạn chạm chọn phòng trống( 3), sau đó chọn loại hình lưu trú và thời gian nhận trả phòng (4) sau đó bấm Tiếp tục (5) để chuyển sang màn hình Tạo đặt phòng (6)

- Nếu cần thay đổi khách hàng, bạn chạm vào khách hàng (1) -> tìm kiếm để chọn khách hàng (2)

- Khi chọn khách hàng thêm vào đặt phòng, nếu khách hàng chưa được lưu thông tin trên hệ thống, bạn có thể tạo nhanh khách hàng mới, thao tác như sau:

- Với khách hàng đã có thông tin trên hệ thống, sau khi thêm vào đặt phòng, bạn chạm vào tên khách (1) -> ứng dụng hiển thị 1 số thông tin của khách hàng gồm: số điện thoại, nợ hiện tại, điểm, lịch sử đặt phòng và hóa đơn ->  bạn chọn:

• Xóa khỏi đơn (2): xóa khách hàng khỏi đặt phòng, đưa về Khách lẻ.

• Đổi khách hàng (3): đổi sang khách hàng khác.

- Bạn chạm (1) để cập nhật số lượng khách lưu trú và thông tin khách lưu trú.

- Để thay đổi số lượng khách lưu trú (2): trên từng dòng Người lớn/trẻ em bạn chọn + hoặc - để tăng giảm số lượng hoặc chạm vào để nhập số lượng

- Để thêm giấy tờ cho khách lưu trú: bạn có thể them nhanh bằng chọn quét căn cước công dân, hộ chiếu (3) hoặc nhập thủ công (4) thông tin cho từng khách

- Chạm vào bảng giá hiện tại đang áp dụng cho đặt phòng (1) -> bạn có thể đổi sang áp dụng các bảng giá khác đang có hiệu lực (2). Mỗi đặt phòng chỉ chọn áp dụng được 1 bảng giá, nếu hạng phòng của phòng trong đặt phòng không có trong bảng giá áp dụng sẽ được tính tiền theo bảng giá chung.

• Nếu khách cần đặt thêm phòng, bạn chạm + Thêm Phòng (1) -> ứng dụng chuyển sang màn hình Danh sách phòng trống, bạn tiếp tục thao tác chọn thêm phòng vào đặt phòng.

• Bạn chạm + Sản phẩm, dịch vụ (1) để thêm dịch vụ, sản phẩm cho từng phòng trong đặt phòng.

• Bạn có thể chạm vào từng phòng để xem chi tiết phòng:

- Trên màn hình chi tiết phòng đặt, bạn có thể:

• Thay đổi Phòng trống cùng hạng phòng.

• Thay đổi hình thức lưu trú, thời gian nhận phòng, trả phòng.

• Thêm sản phẩm, dịch vụ cho phòng

• Điều chỉnh Đơn giá, giảm giá theo VND/%

• Thêm Ghi chú cho phòng

• Bạn chạm Xong để quay lại màn hình Thêm đặt phòng

• Tại màn hình thêm đặt phòng, bạn chạm vào biểu tượng (1) để chọn lại các thông tin đặt phòng gồm: Kênh bán, Nhân viên đặt, Thời gian đặt (2). Bạn cũng có thể đính kèm hình ảnh/ tài liệu cho đặt phòng (3), tối đa 3 file hình ảnh / tài liệu cho mỗi đặt phòng.

• Nếu khách có đặt cọc cho đặt phòng, bạn chạm (1) để tiếp tục -> ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán.

• Trên màn hình Thanh toán, bạn chạm (2) để thay đổi Giảm giá và Thu khác nếu cần, chạm (3) để điền tiền khách thanh toán và phương thức thanh toán. Sau đó chọn Xong (4) để quay lại màn hình tạo đặt phòng.

• Cuối cùng, trên màn hình tạo đặt phòng bạn chọn Nhận phòng nếu khách nhận phòng ngay, hoặc Đặt trước để hoàn thành Thêm đặt phòng

IV. Điều chỉnh đặt phòng

Khi xem đặt phòng, bạn có thể cập nhật một số thông tin trong chi tiết đặt phòng.

• Thay đổi thông tin khách hàng: bạn chạm vào tên khách (1) ->  ứng dụng hiển thị 1 số thông tin của khách hàng gồm: số điện thoại, nợ hiện tại, điểm, lịch sử đặt phòng và hóa đơn ->  bạn chọn:

  • Xóa khỏi đơn (2): xóa khách hàng khỏi đặt phòng, đưa về Khách lẻ.

  • Đổi khách hàng (3): đổi sang khách hàng khác.

• Cập nhật số lượng khách lưu trú và thông tin khách lưu trú.

• Để thay đổi số lượng khách lưu trú (2): trên từng dòng Người lớn/trẻ em bạn chọn + hoặc - để tăng giảm số lượng hoặc chạm vào để nhập số lượng

• Để thêm giấy tờ cho khách lưu trú: bạn có thể them nhanh bằng chọn quét căn cước công dân, hộ chiếu (3) hoặc nhập thủ công (4) thông tin cho từng khách

• Nếu khách cần đặt thêm phòng, bạn chạm + Thêm Phòng (1) à ứng dụng chuyển sang màn hình Danh sách phòng trống, bạn tiếp tục thao tác chọn thêm phòng vào đặt phòng.

• Bạn chạm + Sản phẩm, dịch vụ (1) để thêm dịch vụ, sản phẩm cho từng phòng trong đặt phòng.

• Bạn có thể chạm vào từng phòng để cập nhật các thông tin trong màn hình Chi tiết phòng:

• Trên màn hình chi tiết phòng, bạn có thể:

• Thay đổi Phòng trống cùng hạng phòng.

• Thay đổi hình thức lưu trú, thời gian nhận phòng, trả phòng.

• Thêm sản phẩm, dịch vụ cho phòng

• Điều chỉnh Đơn giá, giảm giá theo VND/%

• Thêm Ghi chú cho phòng

• Bạn chạm Xong để lưu thông tin cập nhật và quay lại màn hình Chi tiết đặt phòng

• Bạn cũng có thể bấm Sửa (1) để cập nhật các thông Kênh bán, Mã kênh bán, Nhân viên đặt, Thời gian đặt và Bảng giá (2)

• Nếu cần cập nhật các khoản thanh toán, đặt cọc cho đặt phòng, bạn chạm (1) à ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán.

• Trên màn hình Thanh toán, bạn chạm (2) để thay đổi Giảm giá và Thu khác nếu cần, chạm (3) để điền tiền khách thanh toán và phương thức thanh toán. Sau đó chọn Lưu (4) để lưu lại thông tin vừa cập nhật

• Lưu ý:

  • Với phòng Đã đặt trước: bạn có thể cập nhật thời gian nhận, trả phòng.

    • Với phòng Đang sử dụng: bạn có thể cập nhật thời gian trả phòng.

    • Với phòng Đã trả: bạn không thể cập nhật thông tin đặt phòng.

V. Nhận phòng

Bạn có thể nhận phòng khi Thêm đặt phòng hoặc nhận phòng với các đặt phòng Đã đặt trước

• Khi xem lịch đặt phòng, với các đặt phòng ở trạng thái Đã đặt trước, hoặc khi xem sơ đồ phòng các phòng Sắp đến, bạn có thể chạm xem chi tiết đặt phòng để thao tác Nhận phòng.

  • Xem đặt phòng dạng lưới thời gian:

• Xem đặt phòng dạng danh sách:

• Xem sơ đồ phòng Sắp đến

• Ứng dụng chuyển sang màn hình xác nhận nhận phòng, bạn chọn phòng muốn nhận (5), chọn lại thời gian nhận, trả phòng nếu cần (6) và chạm Xác nhận (7) để hoàn tất nhận phòng. Lúc này, đặt phòng chuyển sang trạng thái Đang sử dụng.

VI. Trả phòng và thanh toán

1. Trả phòng

- Khi xem Sơ đồ phòng hoặc xem Đặt phòng, với các đặt phòng ở trạng thái đang sử dụng, bạn có thể chạm xem chi tiết đặt phòng để thao tác Trả phòng.

• Xem Sơ đồ phòng

• Xem Lịch đặt phòng

  • Khi xem dạng lưới thời gian:

• Khi xem dạng danh sách:

• Ứng dụng chuyển sang màn hình Xác nhận trả phòng, bạn chọn phòng cần trả (5), thay đổi giờ trả phòng (6) nếu cần (thời gian trả không được lớn hơn thời gian hiện tại) và chạm Xác nhận (7) để xác nhận trả phòng. Lúc này, đặt phòng chuyển sang trạng thái Đã trả.

2. Tạo hóa đơn một phần

KiotViet hỗ trợ người dùng tách nhiều hóa đơn cho một đặt phòng bằng tính năng Tạo hóa đơn một phần. Bạn chỉ có thể tạo hóa đơn cho tiền phòng/sản phẩm dịch vụ/ phụ thu cho đặt phòng đã có  phòng ở trạng thái Đã trả. Thao tác cụ thể như sau:

• Trên màn hình Chi tiết đặt phòng, bạn chọn  (1) -> Chọn Tách hóa đơn (2)

• Lựa chọn các hạng mục (3) cần thanh toán trong hóa đơn rồi chọn Thanh toán (4)

• Cuối cùng, xác nhận lại các thông tin thanh toán (5) cho hóa đơn và bấm Hoàn thành (6) để tạo hóa đơn.

• Sau đó, bạn có thể lặp lại các bước trên để tạo hóa đơn nốt các hạng mục còn lại cho đặt phòng nếu muốn. Những đặt phòng đã tạo hóa đơn thanh toán 1 phần thì khi xem lại chi tiết đặt phòng sẽ có hóa đơn đã tạo trong lịch sử hóa đơn.

• Lưu ý:

  • Chỉ các phòng đã trả thì các hạng mục trong phòng đó mới có thể tách tạo hóa đơn thanh toán. Do vậy, trường hợp khách hàng chưa trả phòng nào thì sẽ không thể Tạo hóa đơn thanh toán.

  • Các hạng mục đã được tạo hóa đơn thanh toán, thì sẽ không thể tiếp tục chọn để thanh toán trong hóa đơn khác nữa.

3. Tạo hóa đơn thanh toán

• Sau khi Xác nhận giờ trả phòng của tất cả phòng trong đặt phòng Đang sử dụng hoặc khi bấm Tạo hóa đơn khi xem chi tiết đặt phòng Đã trả phòng mà chưa tạo hóa đơn thanh toán, ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán để tạo hóa đơn.

• Bạn chạm (1) để thay đổi Giảm giá và Thu khác; thay đổi thời gian tạo hóa đơn (2) nếu cần, mặc định là thời gian hiện tại; điền tiền khách thanh toán và phương thức thanh toán (3). Sau đó chọn Hoàn thành để lưu lại hóa đơn thanh toán

VII. Hủy đặt phòng

Khi mở Xem chi tiết đặt phòng bạn có thể thực hiện hủy đặt phòng. Thao tác như sau:

• Bạn chọn   (1) -> Hủy đặt phòng (2)

• Hệ thống lúc này sẽ mở ra pop-up xác nhận hủy đặt phòng à bạn chọn Hủy đặt để hoàn tất hủy đặt phòng

  • Nếu đặt phòng chưa thanh toán tạm ứng:

• Nếu đặt phòng đã có thanh toán tạm ứng, hệ thống sẽ hiển thị thêm tùy chọn Hủy các phiếu thanh toán liên quan, bạn tích chọn nếu muốn hủy hoặc bỏ tích chọn nếu muốn giữ phiếu thanh toán.

• Lưu ý:

  • Việc giữ lại phiếu thanh toán của đặt phòng đã hủy có thể làm sai lệch công nợ của khách hàng.

  • Bạn chỉ có thể hủy với các đặt phòng chưa tạo hóa đơn thanh toán. Nếu đặt phòng đã tạo hóa đơn thanh toán, bạn cần hủy hóa đơn trước sau đó mới có thể hủy đặt phòng.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng quản lý Đặt phòng trên mobile.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

 Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 24/04/2025