Tổng quan Phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet (KV Einvoice)

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

KV Einvoice là phần mềm hóa đơn điện tử do KiotViet phát triển, được Tổng cục Thuế cấp phép và chứng nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ. Phần mềm cho phép người dùng thực hiện toàn bộ vòng đời hóa đơn điện tử trên một nền tảng duy nhất — từ đăng ký với cơ quan thuế, lập hóa đơn, ký số, đến tra cứu và báo cáo. Hệ thống tích hợp liền mạch với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet và đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

1. Đối tượng áp dụng

Phần mềm KV Einvoice được thiết kế tối ưu để phục vụ hai nhóm đối tượng chính:

• Doanh nghiệp: Áp dụng phương pháp kê khai thuế khấu trừ hoặc trực tiếp, có nhu cầu xuất hóa đơn số lượng lớn, quản lý tập trung và tích hợp với hệ thống bán hàng.
• Hộ kinh doanh / Cá nhân kinh doanh: Đặc biệt là các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, hoặc các hộ kinh doanh thuộc nhóm ngành bán lẻ có doanh thu từ 1 tỷ VNĐ/năm trở lên bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Phân loại Hóa đơn điện tử trên KV Einvoice

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, KV Einvoice hỗ trợ đầy đủ các hình thức Hóa đơn điện tử (HĐĐT) hợp pháp, đáp ứng đa dạng nhu cầu nghiệp vụ:

2.1. Phân biệt theo hình thức khởi tạo (Cách lập và truyền dữ liệu)

• Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT/ Không có mã CQT)
  • Cách lập: Lập thủ công trên phần mềm hóa đơn, yêu cầu điền đầy đủ và chi tiết các trường thông tin.
  • Ký số: Bắt buộc phải ký số (bằng USB Token hoặc chữ ký số từ xa) trước khi phát hành và gửi Cơ quan Thuế (CQT).
  • Áp dụng: Phù hợp với các giao dịch bán buôn (B2B), xuất hóa đơn theo hợp đồng, số lượng giao dịch ít. Đòi hỏi nhiều thao tác kế toán hơn.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
  • Cách lập: Lập tự động, trực tiếp từ máy POS hoặc phần mềm bán hàng KiotViet (nhân viên thao tác bán đến đâu, hệ thống tự động tính tiền, lập hóa đơn và truyền dữ liệu đến đó).
  • Ký số & Nội dung: Nội dung hóa đơn được tinh gọn. Không bắt buộc có chữ ký số trên tờ hóa đơn in ra giao cho khách hàng.
  • Áp dụng: Phù hợp với mô hình bán lẻ, siêu thị mini có lượng khách đông, phát sinh nhiều hóa đơn lẻ. Giúp giảm tối đa thao tác thủ công và tốc độ thanh toán nhanh chóng.

2.2. Phân biệt theo phương pháp kê khai thuế

• Hóa đơn Bán hàng:
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Hộ/cá nhân kinh doanh và Doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  • Đặc điểm: Không có dòng thuế suất riêng. Tiền thuế đã được bao gồm trong giá bán sản phẩm.
  • Hạch toán: Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ghi nhận giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế.
• Hóa đơn Giá trị gia tăng:
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
  • Đặc điểm: Thể hiện rõ dòng thuế suất (0%, 5%, 10%…) và tách riêng biệt tiền thuế GTGT với giá trị hàng hóa.
  • Hạch toán: Doanh nghiệp được phép khấu trừ thuế đầu vào. Bắt buộc tách riêng thuế GTGT đầu vào/đầu ra khi hạch toán.

3. Lợi ích nổi bật của KV Einvoice

• Quản lý tập trung toàn bộ quy trình trên một nền tảng duy nhất, giúp chủ cửa hàng và kế toán không cần chuyển qua lại giữa nhiều hệ thống, tiết kiệm thời gian vận hành.
• Tích hợp sẵn với phần mềm bán hàng KiotViet, tự động đồng bộ hóa đơn từ quầy thu ngân sang hệ thống để ký số và gửi CQT, hạn chế tối đa sai sót khi nhập liệu.
• Phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh bán buôn, bán lẻ có khối lượng giao dịch lớn, hỗ trợ đầy đủ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Tổng quan

• Tình huống: Bạn cần xem nhanh bức tranh tổng thể về tình hình phát hành và số lượng hóa đơn đã sử dụng của cửa hàng trong tháng.
• Thao tác thực hiện như sau: Truy cập màn hình Tổng quan để theo dõi các biểu đồ thống kê dữ liệu hóa đơn của kỳ hiện tại.

2. Hóa đơn

• Tình huống: Cửa hàng cần theo dõi vòng đời của các loại hóa đơn (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn từ máy tính tiền) từ lúc lập mới đến khi gửi CQT thành công.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập menu Hóa đơn.

2. Lựa chọn loại hóa đơn cần xem:
   • Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho đơn vị kê khai thuế khấu trừ.

• Hóa đơn bán hàng: Dành cho đơn vị kê khai thuế trực tiếp.

• Hóa đơn GTGT từ máy tính tiền: Dành cho đơn vị kê khai khấu trừ có đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

• Hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền: Dành cho đơn vị kê khai trực tiếp có đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

• Gửi bảng tổng hợp dữ liệu cho CQT: Chỉ hiển thị với các gian hàng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

3. Sử dụng các tab trạng thái (Tất cả, Nháp, Chưa gửi CQT, CQT tiếp nhận, CQT kiểm tra không hợp lệ) để phân loại hóa đơn.

4. Sử dụng bộ lọc bên trái (Kỳ xuất hóa đơn, Ký hiệu, Trạng thái gửi khách hàng, Trạng thái gửi CQT, Tính chất hóa đơn, Thông báo sai sót, Nguồn lập) để tìm kiếm chính xác hóa đơn cần kiểm tra.

5. Nhấn + Lập hóa đơn nếu cần tạo mới Hóa đơn thủ công hoặc Thông báo sai sót tới CQT.

6. Nhấn Ẩn/Hiện cột để tùy chỉnh thông tin hiển thị (Ngày HĐ, Số hóa đơn, Ký hiệu, Mã số thuế, Tên khách hàng, Số điện thoại, TK ngân hàng, Tên ngân hàng, Hình thức thanh toán, Mã CQT, Thành tiền, Chiết khấu, Giảm thuế, Tổng tiền, Trạng thái gửi CQT, Trạng thái gửi KH, Tính chất hóa đơn, Trạng thái biên bản, Trạng thái TBSS).

3. Chứng từ

• Tình huống: Cửa hàng của bạn cần quản lý và phát hành chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập menu Chứng từ.
  2. Nhấn + Lập chứng từ để tạo mới Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

3. Sử dụng các tab trạng thái (Tất cả, Nháp, Phát hành lỗi, Đã gửi CQT, CQT kiểm tra không hợp lệ) để phân loại chứng từ.

4. Sử dụng bộ lọc bên trái (Thời gian, Ký hiệu, Trạng thái gửi cơ quan thuế, Tính chất chứng từ, Người lập chứng từ, Trạng thái gửi người nộp thuế) để tìm kiếm chính xác chứng từ.

4. Báo cáo

• Tình huống: Kế toán cửa hàng cần xuất dữ liệu hóa đơn để đối soát doanh thu và tiến hành kê khai thuế định kỳ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Truy cập menu Báo cáo.

2. Chọn 1 trong 4 loại bảng kê:
   • Bảng kê tổng hợp: Hiển thị danh sách chi tiết các hóa đơn phát hành.

• Bảng kê hóa đơn điều chỉnh: Hiển thị danh sách các hóa đơn có tính chất điều chỉnh kèm hóa đơn gốc liên quan.

• Bảng kê hóa đơn thay thế: Danh sách các hóa đơn thay thế kèm hóa đơn bị thay thế.

• Bảng kê hóa đơn lập thông báo sai sót: Danh sách hóa đơn đã lập thông báo gửi CQT về sai sót.

5. Danh mục

• Tình huống: Bạn muốn thiết lập trước danh sách khách hàng sỉ và các mặt hàng thường xuyên xuất hóa đơn để thao tác lập hóa đơn sau này nhanh chóng hơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Truy cập menu Danh mục.

2. Chọn Khách hàng hoặc Hàng hóa để cập nhật và quản lý dữ liệu dùng chung khi lập hóa đơn.

6. Tờ khai

• Tình huống: Cửa hàng cần lập và nộp tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) lên Cơ quan Thuế.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Truy cập menu Tờ khai.

2. Lựa chọn tờ khai:
   • Tờ khai SD hóa đơn điện tử: Lập tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

• Tờ khai SD chứng từ điện tử: Lập tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

7. Thiết lập hệ thống

• Tình huống: Chủ cửa hàng cần cấu hình các thông số vận hành phần mềm từ thiết lập hóa đơn, chữ ký số đến thông tin đơn vị và dữ liệu hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập biểu tượng thiết lập góc phải màn hình → chọn Xem tất cả thiết lập.

2. Màn hình Thiết lập gồm các nhóm thông tin:

• Nhóm Quản lý:
  • Hóa đơn: Cấu hình số lượng số 0 sau dấu thập phân, hình thức thanh toán (17 hình thức), thiết lập hóa đơn từ máy tính tiền (bắt buộc ký số, tự động gửi CQT, tạo mã CQT từ nhiều phần mềm, số định danh bắt đầu đếm), quản lý tiền tệ (tiền mặc định VND, tỷ giá USD/EURO,…).
  • Vé điện tử: Cấu hình vé điện tử (nếu sử dụng).
  • Chữ ký số: Quản lý danh sách chứng thư số đã liên kết (IntrustCA/USB Token), kiểm tra hiệu lực.
  • Hàng hóa: Cấu hình danh mục hàng hóa/dịch vụ mặc định.
  • Khách hàng: Cấu hình danh mục khách hàng mặc định.
  • Mẫu hóa đơn: Quản lý và tùy chỉnh mẫu hóa đơn đã được CQT cấp phép.
• Nhóm Tiện ích: Gửi email: Cấu hình email tự động gửi hóa đơn cho người mua sau khi phát hành..
• Nhóm Cửa hàng:
  • Thông tin đơn vị: Là nguồn dữ liệu cho tờ khai và hóa đơn, bao gồm: Tên đơn vị, MST, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý, loại hình.
  • Quản lý người dùng: Phân quyền truy cập từng chức năng (Lập hóa đơn, Đăng ký phát hành mẫu HĐ, Xem báo cáo…).
  • Quản lý mã số thuế: Quản lý các MST liên kết với tài khoản.
• Nhóm Dữ liệu:
  • Lịch sử truyền nhận: Nhật ký toàn bộ giao tiếp dữ liệu với CQT (gửi/nhận, thành công/lỗi).
  • Lịch sử thao tác: Ghi nhận toàn bộ hành động người dùng trên hệ thống (tên, hành động, thời gian, IP).

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!