Thiết lập Hồ sơ kê khai thuế

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Thiết lập Hồ sơ kê khai thuế là quy trình hướng dẫn từng bước giúp hộ kinh doanh thiết lập hồ sơ thuế lần đầu trên phần mềm KiotViet theo đúng quy định của Thông tư 18/2026/TT-BTC và Thông tư 152/2025/TT-BTC. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tính toán nghĩa vụ thuế và gán tỉ lệ thuế cho toàn bộ hàng hóa, thay thế hoàn toàn việc phải tự tra cứu và nhập liệu thủ công.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Xác định rõ nghĩa vụ tài chính: Giúp Chủ hộ kinh doanh hoặc Kế toán viên biết ngay cửa hàng mình thuộc nhóm doanh thu nào và có các nghĩa vụ nộp thuế gì (Thuế Giá trị gia tăng, Thuế Thu nhập cá nhân, loại tờ khai, bộ sổ kế toán bắt buộc).
• Tự động hóa số liệu: Hệ thống tự động gán tỉ lệ thuế cho từng mặt hàng dựa trên dữ liệu ngành hàng, giúp chủ hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian tra cứu từng sản phẩm.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đảm bảo cửa hàng tuân thủ đúng quy định ngay từ những thao tác đầu tiên, tránh tối đa tình trạng khai sai hoặc bỏ sót nghĩa vụ pháp lý.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

Thiết lập hồ sơ kê khai thuế lần đầu

Tình huống: Bạn là chủ hộ kinh doanh bán lẻ, lần đầu thiết lập hồ sơ kê khai thuế trên phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, bạn truy cập vào menu Thuế & Kế toán → chọn Thuế & Kế toán → nhấn Tạo hồ sơ kê khai thuế.

Lưu ý: Màn hình này chỉ hiển thị khi cửa hàng chưa có hồ sơ. Nếu đã có, hệ thống sẽ tự động điều hướng vào màn hình danh sách mã số thuế.

• Bước 2: Tại màn hình Thông tin kinh doanh, bạn chọn/nhập Mã số thuế.

Lưu ý: Bạn có thể nhấn Bỏ qua & Tiếp tục nếu hiện tại chưa có thông tin này.

• Bước 3: Chọn Ngày chuyển lên kê khai.

• Bước 4: Gán chi nhánh vào từng mã địa điểm kinh doanh.
  • Sau khi nhập MST → hệ thống sẽ tự tra cứu và hiển thị danh sách địa điểm kinh doanh gắn với MST đó. Ngoài ra, bạn có thể thêm thủ công bằng cách nhấn Thêm mã địa điểm → nhập thông tin: Tên địa điểm, Địa chỉ, chọn Chi nhánh KiotViet
  • Chỉ định 1 địa điểm làm Trụ sở chính.
  • Nhấn Tiếp tục.
  • Lưu ý: Nếu cửa hàng chỉ có 1 địa điểm, hệ thống tự động đặt địa điểm đó làm trụ sở chính. Nút Tiếp tục sẽ bị khóa nếu chưa có trụ sở chính được xác định.

• Bước 5: Hệ thống hiển thị 5 nhóm doanh thu, bạn tiến hành chọn nhóm doanh thu phù hợp và kiểm tra bảng Nghĩa vụ thuế hiển thị ở bên phải, sau đó nhấn Tiếp tục. Lưu ý: Mỗi nhóm sẽ hiển thị chi tiết thông tin gồm: có/không nộp Thuế GTGT và Thuế TNCN, loại tờ khai cần nộp và bộ sổ kế toán bắt buộc sử dụng.

• Bước 6: Cài đặt thuế cho hàng hóa. Bạn thực hiện các thao tác theo hướng dẫn trên màn hình, cụ thể sau:
  • Chọn hàng hóa kê khai:
    • Bạn tiến hành chọn phạm vi hàng hóa sẽ kê khai theo 1 trong 3 phương án:
      • Tất cả hàng hóa trong Danh mục hàng hóa KiotViet
      • Một số nhóm hàng cụ thể
      • Tất cả hàng hóa loại trừ 1 số hàng hóa
    • Nhấn Tiếp tục.
    • Lưu ý: Những hàng hóa không nằm trong phạm vi lựa chọn sẽ tự động bị hệ thống xếp vào nhóm Không kê khai, thiết lập sau.

• Cài tỷ lệ thuế cho hàng hóa:
  • Kiểm tra bảng tóm tắt theo nhóm ngành nghề

• Nhấn Xem chi tiết & Chỉnh sửa nếu bạn muốn điều chỉnh lại.

• Lưu ý: Nếu bạn đã cài đặt mức thuế suất trước đó, hệ thống sẽ hiển thị lại thiết lập cũ. Nếu chưa cài đặt, hệ thống sẽ tự động gợi ý dựa trên ngành hàng và tên hàng, bạn cần kiểm tra kỹ lại trước khi nhấn Tiếp tục.

• Bước 7: Xem lại toàn bộ thông tin đã thiết lập ở các bước trên và nhấn Hoàn thành. Lưu ý: Bạn có thể nhấn Chỉnh sửa bên cạnh từng mục để quay lại các bước trước đó nếu cần.

• Bước 8: Nhấn Xem tờ khai thuế của bạn trên thông báo sau khi đã hoàn thành.

III. Các tính năng nâng cao

1. Xử lý thiết lập cho cửa hàng có nhiều địa điểm kinh doanh

• Tình huống: Hộ kinh doanh của bạn có nhiều chi nhánh và điểm bán khác nhau, bạn cần kết nối đúng chi nhánh trên KiotViet với các địa điểm kinh doanh khi khai báo thuế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Tại màn hình khai báo địa điểm, tiến hành gán mỗi địa điểm với một chi nhánh tương ứng thông qua danh sách lựa chọn.

Lưu ý điều kiện: Chỉ những chi nhánh đang thiết lập Hóa đơn điện tử với Mã số thuế đang khai báo hoặc chưa gắn với Mã số thuế nào mới được phép chọn.

• Bước 2: Bắt buộc chỉ định chính xác 1 địa điểm làm Trụ sở chính bằng cách nhấn Chọn là trụ sở chính.

Lưu ý: Hệ thống không cho phép bỏ trụ sở chính nếu bạn chưa chọn một địa điểm khác để thay thế.

• Bước 3: Nếu muốn thay đổi trụ sở chính sau khi đã hoàn tất thiết lập hồ sơ, bạn có thể truy cập vào Thiết lập → Xem tất cả thiết lập → Thuế & Kế toán → Danh sách địa điểm kinh doanh để cấu hình lại.

2. Thiết lập hồ sơ khi chưa có Mã số thuế

• Tình huống: Cửa hàng của bạn đang trong thời gian chờ cấp Mã số thuế nhưng vẫn muốn vào xem trước giao diện và thiết lập tạm thời.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Tại bước khai báo Thông tin kinh doanh, bạn nhấn Bỏ qua & Tiếp tục để đi tiếp quá trình thiết lập mà không cần thông tin này.

• Bước 2: Hoàn thiện các bước thiết lập còn lại.
• Bước 3: Quan sát cảnh báo trên hệ thống yêu cầu nhắc bổ sung Mã số thuế. Lưu ý: Hệ thống bắt buộc cửa hàng phải cập nhật Mã số thuế hợp lệ trước khi tạo tờ khai thuế đầu tiên.

3. Xử lý thiết lập cho nhóm doanh thu từ 1 tỷ trở lên

• Tình huống: Bạn khai báo doanh thu thuộc Nhóm 3, 4 hoặc 5 nhưng hiện tại hệ thống ghi nhận bạn chưa kết nối Hóa đơn điện tử.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Tiến hành thực hiện các bước thiết lập bình thường cho đến khi nhấn Hoàn thành.
  • Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo → bạn nhấn Cài đặt hóa đơn điện tử để đi đến Thiết lập kết nối.

4. Xử lý hàng hóa trạng thái “Không kê khai, thiết lập sau”

• Tình huống: Trong bước chọn phạm vi hàng hóa, bạn có một số hàng hóa không được chọn đưa vào phạm vi kê khai, dẫn đến việc chứng từ không đồng bộ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Kiểm tra lại danh sách các hàng hóa không nằm trong phạm vi đã chọn (những hàng hóa này đã chuyển sang trạng thái Không kê khai, thiết lập sau).

Lưu ý quan trọng: Bất kỳ giao dịch bán hàng nào có chứa các mặt hàng Không kê khai, thiết lập sau sẽ KHÔNG được ghi vào sổ kế toán và KHÔNG xuất hiện trên tờ khai thuế.

• Bước 2: Truy cập vào Thiết lập → Thuế & Kế toán → Thuế VAT để tiến hành cấu hình và thiết lập lại thuế cho các hàng hóa này nếu bạn muốn bổ sung chúng vào sổ kế toán.

5. Khôi phục dữ liệu đang thiết lập khi bị gián đoạn

• Tình huống: Đang trong quá trình khai báo, bạn vô tình đóng trình duyệt hoặc tải lại trang khiến quá trình thiết lập bị gián đoạn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Hệ thống hiển thị thông báo trên màn hình Tổng quan, bạn nhấn Tiếp tục cài đặt.

• Bước 2: Hệ thống tự động lưu lại các thao tác trước đó nên bạn sẽ được đi tiếp từ đúng bước vừa dừng lại. Ngoại trừ bước thiết lập thuế sẽ không được lưu mà hệ thống luôn lấy theo dữ liệu thông tin mới nhất.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thiết lập hồ sơ kê khai thuế trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện thao tác: Thiết lập hồ sơ thuế lần đầu.

• Tình huống: Bạn muốn thực hiện việc thiết lập nhanh hồ sơ kê khai thuế ban đầu trực tiếp trên điện thoại di động thông qua ứng dụng KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên menu Nhiều hơn → bạn chọn Thuế & Kế toán → chạm Tạo hồ sơ kê khai đầu tiên → Chọn Mã số thuế và Ngày chuyển lên hộ kê khai → chạm Tiếp tục.

• Thực hiện khai báo theo 4 bước trên màn hình.

• Lưu ý: Trên phiên bản di động luồng thiết lập KHÔNG đi kèm với màn hình chi tiết thuế cho từng hàng hóa. Bạn cần truy cập bằng máy tính để tinh chỉnh sâu hơn nếu cần.