Lập hóa đơn thay thế

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Lập hóa đơn thay thế cho phép cửa hàng/doanh nghiệp xử lý các hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng có sai sót nghiêm trọng (như sai toàn bộ nội dung, sai nhiều thông tin không thể chỉ lập điều chỉnh) bằng cách phát hành một hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế hóa đơn gốc. Hóa đơn mới sẽ được lập, ký số và gửi lên Cơ quan Thuế (CQT). Đồng thời, hệ thống hỗ trợ tích hợp tiện ích lập Biên bản thay thế hóa đơn (BB-HBHD) đi kèm làm căn cứ pháp lý. Sau khi phát hành, hệ thống sẽ tự động liên kết hóa đơn thay thế và hóa đơn gốc qua tab “Hóa đơn liên quan”.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thay thế hóa đơn đúng quy định pháp lý: Đây là giải pháp tuân thủ chặt chẽ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho trường hợp hóa đơn gốc sai nghiêm trọng. Thông tin khách hàng và hàng hóa được hệ thống tự động điền sang từ hóa đơn gốc, giúp giảm thiểu thao tác nhập liệu lại.
• Tích hợp lập Biên bản thay thế ngay trong luồng làm việc: Bạn có thể khởi tạo biên bản BB-HBHD theo mẫu chuẩn, gửi email tự động cho đối tác và lưu liên kết biên bản ngay trên form lập hóa đơn thay thế chỉ trong một luồng thao tác liên tục.
• Theo dõi chuỗi hóa đơn liên quan trực quan: Tab “Hóa đơn liên quan” cung cấp góc nhìn toàn cảnh về toàn bộ lịch sử thay thế theo thứ tự thời gian. Kế toán có thể dễ dàng theo dõi tính chất hóa đơn, lý do thay thế và trạng thái pháp lý của toàn bộ chuỗi.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Mở form và khai báo thông tin hóa đơn thay thế

• Tình huống: Bạn vừa xuất một hóa đơn bán sỉ cho khách hàng nhưng phát hiện sai danh mục hàng hóa và số lượng. Bạn cần lập một hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn bị sai này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Lưu ý điều kiện tiên quyết:
    • Hóa đơn phải là Hóa đơn gốc hoặc Hóa đơn thay thế.
    • Hóa đơn gốc gửi lên CQT đã được CQT cấp mã/đã tiếp nhận. Sai sót được phát hiện từ người bán và người mua hoặc có thông báo từ CQT.
    • Không thể lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn bị điều chỉnh, hoặc hóa đơn bị thay thế.
    • Mỗi hóa đơn gốc chỉ có được đúng 1 hóa đơn thay thế; nếu đã có hóa đơn thay thế → hệ thống báo lỗi “Hóa đơn gốc đã có hóa đơn thay thế”.
  • Bước 1 – Điều hướng từ hóa đơn gốc: Tại danh sách hóa đơn, nhấn vào hóa đơn gốc bị sai để mở chi tiết → nhấn Xử lý hóa đơn (góc dưới phải) và chọn Lập hóa đơn thay thế.

• Bước 2 – Kiểm tra thông tin tự động điền: Màn hình Lập hóa đơn thay thế mở ra. Thông tin người mua và bảng danh sách Hàng hóa, dịch vụ đã được hệ thống tự động lấy từ hóa đơn gốc để bạn tái sử dụng.

• Bước 3 – Nhập nội dung thay thế:
  • Nhập lý do cụ thể vào trường Lý do thay thế (bắt buộc).

• Tại bảng Hàng hóa, dịch vụ: Bạn tiến hành xóa các mặt hàng sai, thêm mới hoặc điều chỉnh lại toàn bộ thông tin cho đúng với thực tế giao dịch.

2. Lập Biên bản thay thế hóa đơn

• Tình huống: Khách hàng yêu cầu hai bên phải có biên bản xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn cũ và thay thế bằng hóa đơn mới trước khi gửi CQT.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Thêm biên bản thay thế: Ngay trên màn hình Lập hóa đơn thay thế, bạn nhấn + Thêm biên bản thay thế → hệ thống hiển thị 2 tùy chọn:
    • Lập biên bản: Phần mềm tự tạo theo mẫu chuẩn hoặc
    • Tải biên bản lên: Nếu bạn có file sẵn bên ngoài.

• Bước 2 – Hoàn thiện nội dung biên bản khi chọn Lập biên bản:
  • Trên popup Lập biên bản thay thế hóa đơn → hệ thống hiển thị nội dung với các căn cứ pháp lý, thông tin Bên A (Bên bán) và Bên B (Bên mua) được điền sẵn.

• Bạn cần bổ sung thông tin người Đại diện bên B và điền Lý do thay thế, sau đó nhấn Lưu.

• Sau khi nhấn Lưu → link biên bản được đính kèm ngay trên màn hình (ví dụ: Biên bản thay thế: 126/2026/BB-HBHĐ).
• Lưu ý: Việc Lập biên bản thay thế chỉ bắt buộc khi người mua là công ty, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

3. Xem trước, phát hành và kiểm tra kết quả

• Tình huống: Sau khi cập nhật lại đúng thông tin đơn hàng và có biên bản xác nhận, bạn cần chính thức ký số hóa đơn mới để gửi lên Cơ quan Thuế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Phát hành hóa đơn thay thế:
    • Nhấn nút Phát hành để mở bản PDF hóa đơn.

• Trên hóa đơn mới hiển thị dòng ghi chú Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày….
• Chọn loại Chữ ký số gian hàng đang sử dụng (Chữ ký số từ xa KiotViet IntrustCA hoặc USB Token).
• Kiểm tra lại chính xác Email người mua.
• Nhấn Ký và phát hành.

• Nếu có biên bản đính kèm → hệ thống hiển thị thêm popup Gửi biên bản → bạn điền mail người mua và nhấn Gửi hoặc nhấn Bỏ qua nếu chỉ lưu trữ nội bộ.

• Bước 2 – Kiểm tra kết quả sau phát hành:
  • Sau khi phát hành, hệ thống quay về danh sách hóa đơn.
  • Tại chi tiết hóa đơn thay thế vừa tạo, hệ thống hiển thị thông tin về hóa đơn gốc, lý do thay thế, biên bản thay thế tại tab Thông tin và Hóa đơn liên quan.

III. Các tính năng nâng cao

1. Phân biệt sự khác nhau giữa Hóa đơn thay thế và Hóa đơn điều chỉnh

• Tình huống: Kế toán mới của cửa hàng thường nhầm lẫn khi nào nên chọn “Lập hóa đơn thay thế”, khi nào nên chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh”.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hóa đơn điều chỉnh: Giữ nguyên hóa đơn gốc, chỉ lập thêm một hóa đơn để bù trừ khoản sai lệch (phù hợp khi chỉ sai một phần nhỏ như đơn giá, mô tả). Một hóa đơn gốc có thể được lập điều chỉnh nhiều lần.
  • Hóa đơn thay thế: Thay thế toàn bộ hóa đơn gốc bằng một hóa đơn mới hoàn toàn. Phù hợp khi hóa đơn gốc sai nghiêm trọng (sai nhiều trường, sai toàn bộ). Đặc biệt lưu ý: Mỗi hóa đơn gốc chỉ được phép có duy nhất 1 hóa đơn thay thế. Nếu đã có hóa đơn thay thế phát hành, hệ thống sẽ chặn không cho tạo thêm.

2. Cơ chế kiểm soát tính chất hóa đơn và lưu nháp thông minh

• Tình huống: Quản lý cửa hàng muốn biết phần mềm ngăn chặn thao tác sai như thế nào và nếu đang làm dở thao tác thì hệ thống xử lý ra sao.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Ràng buộc tính chất hóa đơn: Bạn KHÔNG THỂ lập hóa đơn thay thế cho các hóa đơn có tính chất sau:
    • Hóa đơn bị thay thế.
    • Hóa đơn điều chỉnh.
    • Hóa đơn bị điều chỉnh.
  • Bước 2 – Cơ chế tự động gọi lại bản nháp: Vì một hóa đơn gốc chỉ được có 1 hóa đơn thay thế, nên nếu bạn đã lập một bản thay thế và bấm Lưu nháp rồi thoát ra, lần tiếp theo nhấn Lập hóa đơn thay thế trên hóa đơn gốc đó → hệ thống sẽ tự động mở lại chính bản nháp cũ với đầy đủ dữ liệu đang nhập dở.

• Bước 3 – Hủy hóa đơn tự động hủy biên bản: Nếu bạn đã lập xong biên bản thay thế nhưng sau đó nhấn Hủy bỏ toàn bộ thông tin Lập hóa đơn thay thế → hóa đơn nháp và biên bản đều bị hủy.