Lập hóa đơn GTGT từ máy tính tiền

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ – Dành cho Doanh nghiệp)

I. Giới thiệu chung

1. Phân biệt HĐĐT thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định. Điều này bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Điểm chung: “Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT/ Không có mã CQT)” và “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” đều là HĐĐT hợp pháp. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách lập và cách truyền dữ liệu cho cơ quan Thuế.

• Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT/ Không có mã CQT)
  • Cách lập: Lập thủ công trên phần mềm hóa đơn/kế toán, cần điền đầy đủ thông tin chi tiết.
  • Ký số: Bắt buộc phải ký số trước khi phát hành và gửi CQT.
  • Áp dụng: Phù hợp với giao dịch B2B, xuất hóa đơn theo hợp đồng, số lượng ít. Đòi hỏi nhiều thao tác kế toán.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
  • Cách lập: Lập tự động, trực tiếp từ máy POS/phần mềm bán hàng (nhân viên thao tác bán đến đâu hệ thống tự tính tiền, lập hóa đơn và truyền dữ liệu đến đó).
  • Ký số & Nội dung: Nội dung hóa đơn đơn giản hơn, KHÔNG BẮT BUỘC có chữ ký số trên tờ hóa đơn in ra cho khách hàng.
  • Áp dụng: Phù hợp với mô hình bán lẻ, dịch vụ đông khách (nhiều hóa đơn lẻ). Bắt buộc áp dụng với Hộ kinh doanh nhóm này có doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên. Giúp giảm tối đa thao tác thủ công.

2. Phân biệt Hóa đơn Bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng

• Hóa đơn Bán hàng:
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Hộ/cá nhân kinh doanh, Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
  • Dòng thuế suất: Không có dòng thuế suất riêng.
  • Tiền thuế: Đã bao gồm trong giá bán, không tách riêng.
  • Khấu trừ thuế đầu vào: Không được khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hạch toán: Ghi nhận giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế.
• Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT):
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
  • Dòng thuế suất: Có dòng thuế suất rõ ràng (0%, 5%, 10%…).
  • Tiền thuế: Tách riêng biệt tiền thuế GTGT.
  • Khấu trừ thuế đầu vào: Được phép khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hạch toán: Tách riêng thuế GTGT đầu vào/đầu ra khi hạch toán.

3. Giới thiệu chung về tính năng

Tính năng cho phép bạn lập và phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử trực tiếp trên phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet, đáp ứng chuẩn quy định đối với loại hóa đơn GTGT phát sinh từ máy tính tiền (POS). Bạn có thể tạo hóa đơn thủ công hoặc để hệ thống tự động tiếp nhận từ phần mềm quản lý, sau đó tiến hành ký số và gửi lên Cơ quan Thuế (CQT).

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật: Hỗ trợ hoàn hảo cho các doanh nghiệp, chuỗi bán lẻ, và đại lý phân phối thuộc nhóm ngành bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Quản lý thuế linh hoạt và chính xác: Kế thừa toàn bộ quy trình lập hóa đơn chuyên nghiệp, cho phép tùy chỉnh thuế suất VAT cho từng mặt hàng hóa và tự động tổng hợp thuế theo từng nhóm.
• Tiết kiệm thời gian vận hành: Tự động đồng bộ và tiếp nhận dữ liệu hóa đơn từ phần mềm quản lý bán hàng tại quầy giao dịch để ký số và phát hành ngay lập tức.
• Tối ưu quy trình phát hành: Cung cấp nhiều chế độ phát hành linh hoạt (bắt buộc ký số, tự động ký gửi, hoặc phát hành trước lấy số sau) phù hợp với quy mô và cách quản lý của từng doanh nghiệp.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Truy cập màn hình HĐ GTGT từ MTT và mở form Lập hóa đơn

• Tình huống: Doanh nghiệp của bạn cần xuất hóa đơn GTGT trực tiếp từ hệ thống cho một đơn hàng sỉ lớn của đối tác ngay tại quầy giao dịch.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập menu Hóa đơn → chọn Hóa đơn GTGT từ máy tính tiền.

2. Nhấn + Lập hóa đơn → chọn Hóa đơn GTGT.

3. Hệ thống hiển thị màn hình Lập hóa đơn GTGT từ MTT.

Lưu ý: Bạn cần được phân quyền Lập hóa đơn Điện tử trong Thiết lập → Quản lý người dùng để có thể thao tác bước này.

2. Nhập thông tin người mua

• Tình huống: Doanh nghiệp của bạn cần ghi nhận đầy đủ thông tin bên mua để đảm bảo hóa đơn xuất ra hợp lệ về mặt pháp lý và được gửi chính xác đến khách hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn và kiểm tra lại ngày xuất hóa đơn.
  2. Chọn Loại khách hàng là Cá nhân hoặc Doanh nghiệp (hệ thống mặc định là Cá nhân).
  3. Nhập Mã số thuế (MST) của khách và nhấn Tra cứu MST để hệ thống tự động điền thông tin từ Tổng cục Thuế.
  4. Kiểm tra và bổ sung các thông tin còn thiếu: Địa chỉ, Email, Số điện thoại, Số CCCD, Số hộ chiếu, Hình thức thanh toán,…

Lưu ý: MST không bắt buộc nếu khách hàng là Cá nhân. Màn hình thao tác sẽ hiển thị trực tiếp trường CCCD và Hộ chiếu để bạn tiện nhập liệu.

3. Thêm hàng hóa/dịch vụ vào hóa đơn

• Tình huống: Doanh nghiệp cần ghi nhận hàng hóa, dịch vụ vào hóa đơn để hệ thống tính đúng thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán.
• Thao tác thực hiện như sau: Tại khu vực Hàng hóa, dịch vụ → chọn/nhập các thông tin sau:
  1. Chiết khấu: Hệ thống mặc định Không chiết khấu, bạn chọn loại chiết khấu Theo từng mặt hàng hoặc Theo đơn hàng nếu có.

2.  Tích chọn Nhập thủ công số tiền nếu muốn nhập trực tiếp không qua công thức.

3. Nhập thông tin hàng hóa/dịch vụ

4. Nhấn + Thêm dòng nếu cần bổ sung các mặt hàng khác.

Lưu ý:

• Khi có nhiều hàng hóa với thuế suất khác nhau, hệ thống sẽ tự động phân tách và nhóm các loại thuế suất ở phần tổng hợp bên dưới.
• Bạn có thể tùy chỉnh ẩn/hiện các cột thông tin bằng cách nhấn Ẩn/Hiện cột → tích/bỏ chọn các cột muốn hiển thị/ẩn trên màn hình.

4. Kiểm tra tổng tiền và thanh toán

• Tình huống: Trước khi chính thức phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ số tiền hàng và tiền thuế để tránh sai sót, hạn chế việc phải điều chỉnh/thay thế hóa đơn sau này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Kiểm tra kỹ 3 dòng tổng quan trọng: Tổng tiền hàng, Tổng tiền thuế GTGT và Tổng thanh toán.
  2. Đối soát lại với số tiền bằng chữ được hiển thị ngay bên dưới để đảm bảo khớp số liệu.

Công thức tính tổng cho Hóa đơn GTGT từ máy tính tiền:

– Tổng tiền hàng = Tổng thành tiền sau chiết khấu tất cả hàng hóa – Thành tiền hàng chiết khấu thương mại – Thành tiền hàng khuyến mại.

– Tổng tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng × Thuế suất VAT (tổng hợp theo nhóm thuế suất).

– Tổng thanh toán = Tổng tiền hàng – Chiết khấu đơn hàng (nếu có) + Tổng tiền thuế GTGT.

5. Xem trước hóa đơn và phát hành

• Tình huống: Khách hàng cần xem trước hóa đơn (bản PDF) để đảm bảo thông tin và bố cục chính xác trước khi thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điện tử.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nhấn nút Phát hành để mở bản PDF hóa đơn toàn trang.

2. Chọn loại Chữ ký số gian hàng đang sử dụng (Chữ ký số từ xa KiotViet IntrustCA hoặc USB Token).
3. Kiểm tra lại chính xác Email người mua để hệ thống tự động gửi hóa đơn.
4. Nhấn nút Ký và phát hành để hoàn tất thao tác.

Lưu ý:

• Thông tin Tổng hợp trên PDF tự động hiển thị các dòng phân theo nhóm thuế suất, giúp người mua và CQT kiểm tra dễ dàng khi hóa đơn có nhiều hàng hóa với VAT khác nhau.
• Ngoài ra, nếu chỉ cần xem trước bản PDF hóa đơn, chưa cần phát hành ngay, trên màn hình Lập hóa đơn, bạn có thể nhấn Xem trước.

6. Theo dõi trạng thái gửi Cơ quan Thuế

• Tình huống: Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái gửi Cơ quan Thuế để kịp thời thực hiện điều chỉnh/ thay thế nếu có.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống ký số và gửi hóa đơn lên CQT theo cấu hình thiết lập. Danh sách hóa đơn hiển thị gồm các trạng thái sau:
     • Đã gửi CQT: Khi cửa hàng bật Tự động gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế sau khi phát hành trong Thiết lập → Hóa đơn, CQT chưa phản hồi.
     • CQT tiếp nhận: CQT đã nhận và xử lý thành công.
     • CQT kiểm tra không hợp lệ: CQT từ chối → cửa hàng cần kiểm tra thông báo sai sót.
     • Chưa gửi CQT: Khi cửa hàng tắt Tự động gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế sau khi phát hành → hóa đơn đã phát hành nhưng chưa gửi lên CQT.
     • Gửi lỗi: Do lỗi kỹ thuật từ phía nhà cung cấp dịch vụ → cho phép cửa hàng gửi lại.
     • Nháp: Hóa đơn được lưu thủ công qua nút Lưu nháp, chưa phát hành.

2. Nếu đã cấu hình Tự động gửi email sau khi xuất hóa đơn trong Thiết lập → Gửi email, hệ thống tự động gửi email tới người mua.

III. Các tính năng nâng cao

1. Lưu nháp hóa đơn

• Tình huống: Doanh nghiệp đang lập hóa đơn thì khách hàng yêu cầu chờ để bổ sung thêm hàng hóa vào đơn. Bạn cần lưu tạm thông tin vừa nhập để lát sau xử lý tiếp mà không phải gõ lại từ đầu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Lập hóa đơn → nhấn Lưu nháp.

2. Khi cần làm tiếp, trên danh sách HĐ GTGT từ MTT, bạn nhấn vào hóa đơn để mở chi tiết → nhấn Chỉnh sửa để hoàn thiện và phát hành hóa đơn.

2. Tra cứu và tự động điền thông tin khách hàng

• Tình huống: Doanh nghiệp cần tối ưu thời gian nhập liệu trên hóa đơn, chỉ cần nhập MST hoặc tên/mã khách hàng để hệ thống tự động điền các thông tin còn lại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tra cứu MST: Khi lập hóa đơn, bạn nhập Mã số thuế và nhấn Tra cứu MST → hệ thống tự động điền Tên khách hàng và Địa chỉ từ Tổng cục Thuế.

• Tìm kiếm từ danh mục khách hàng: Bạn chỉ cần nhập tên → nếu khách đã có trong Danh mục → Khách hàng → hệ thống tự động điền các thông tin khách trong danh mục: Tên, MST, Địa chỉ, Email, Số điện thoại, Số CCCD, Số hộ chiếu, Họ tên người mua, Tên ngân hàng, Số tài khoản.

• Nếu sửa thông tin sau khi đã chọn từ danh mục, khi phát hành hoặc lưu nháp hệ thống hỏi: Bạn có muốn cập nhật lại dữ liệu vào danh mục khách hàng không? → chọn Xác nhận nếu muốn cập nhật lại hoặc Hủy bỏ nếu không cần cập nhật lại dữ liệu trong danh mục khách hàng.

3. Tự động tính toán đa chiều

• Tình huống: Bạn muốn hệ thống tự động tính toán các giá trị trên hóa đơn hoặc muốn nhập thủ công trong những trường hợp cần thiết mà không bị ràng buộc bởi công thức tự động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hệ thống tự động tính toán:
    • Sau khi bạn nhập giá trị vào bất kỳ cột nào trong bảng hàng hóa (Đơn giá, Đơn giá sau thuế, Thành tiền, Tổng tiền) → hệ thống tự động tính toán tất cả các cột còn lại.
    • Khi nhập Tổng tiền và sau đó thay đổi VAT% → hệ thống giữ nguyên Tổng tiền và tính lại Thành tiền, Tiền thuế, Đơn giá theo VAT mới.
  • Nhập thủ công: Bạn tích chọn Nhập thủ công số tiền để nhập trực tiếp mà không qua công thức tự động.

4. Áp dụng chiết khấu linh hoạt

• Tình huống: Để thúc đẩy doanh số, doanh nghiệp của bạn triển khai các chương trình giảm giá cho hàng hóa và đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại mục Chọn chiết khấu, hệ thống mặc định Không chiết khấu.
  • Bạn chọn loại chiết khấu Theo từng mặt hàng → nhập Chiết khấu (%) hoặc Tiền chiết khấu theo từng mặt hàng.

• Hoặc chiết khấu Theo đơn hàng → nhập giá trị chiết khấu theo VND hoặc % → hệ thống phân bổ chiết khấu vào từng dòng hàng hóa theo tỉ lệ thành tiền, sau đó tính VAT và Tổng tiền.

Lưu ý: Tiền thuế GTGT luôn được tính từ thành tiền sau khi đã trừ chiết khấu (áp dụng cho cả chiết khấu theo hàng hóa và theo đơn hàng).

5. Xử lý tính chất hàng hóa đặc biệt

• Tình huống: Trong hóa đơn xuất bán cho khách hàng, có một số dòng hàng hóa được gán tính chất đặc biệt, ảnh hưởng đến cách hệ thống tính tổng tiền cần được ghi nhận.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại dòng hàng hóa → cột Tính chất hàng hóa, dịch vụ, chọn tính chất tương ứng:

• Hàng hóa ghi chú, diễn giải: Không cộng vào Tổng tiền hàng. Hệ thống ẩn toàn bộ cột giá (Đơn giá sau thuế, Đơn giá, Thành tiền trước CK, Chiết khấu, VAT, Thành tiền, Tiền thuế, Giảm thuế, Tổng tiền).
• Hàng hóa khuyến mại: Không cộng vào Tổng tiền hàng.
• Hàng hóa chiết khấu thương mại: Trừ giá trị thành tiền dòng này khỏi Tổng tiền hàng và cộng vào Cộng chiết khấu. Hệ thống ẩn cột Chiết khấu (%) và Tiền chiết khấu.
• Lưu ý: Mỗi dòng hàng hóa chỉ được chọn một loại tính chất đặc biệt. Nếu tổng tiền hàng < 0 do chiết khấu thương mại vượt tổng Hàng hóa, dịch vụ → hệ thống hiển thị cảnh báo pháp lý và yêu cầu người dùng xác nhận chịu trách nhiệm trước khi phát hành.

6. Tùy chỉnh các chế độ ký số

• Tình huống: Cửa hàng cần thiết lập ký số và tự động gửi CQT ngay khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và không tốn thêm thao tác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hành vi ký số và gửi CQT khi phát hành sẽ phụ thuộc vào cấu hình trong Thiết lập → Hóa đơn → Hóa đơn từ máy tính tiền.

• Hệ thống hỗ trợ 3 chế độ:
  • Chế độ 1 –  Bật Bắt buộc ký số khi phát hành hóa đơn (tắt Tự động gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế sau khi phát hành): Khi phát hành, hệ thống yêu cầu ký số. Nếu ký số thành công, hóa đơn chuyển sang trạng thái Chưa gửi CQT (đã phát hành). Cửa hàng thực hiện gửi CQT thủ công sau đó.
  • Chế độ 2 — Bật Tự động gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế sau khi phát hành: Khi phát hành, hệ thống yêu cầu ký số (bất kể thiết lập Bắt buộc ký số khi phát hành hóa đơn có bật hay không). Ký số và gửi CQT thành công → trạng thái hóa đơn là Đã gửi CQT. Nếu gửi CQT thất bại → trạng thái hóa đơn là Gửi lỗi và hệ thống cho phép thực hiện gửi lại.
  • Chế độ 3 — Tắt Bắt buộc ký số khi phát hành hóa đơn và Tự động gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế sau khi phát hành: Khi phát hành, hệ thống KHÔNG yêu cầu ký số ngay. Hệ thống tự động tạo mã CQT theo định dạng chuẩn (ví dụ: M1-26-ZYFHT-00000000007). Trạng thái hóa đơn là Chưa gửi CQT (đã phát hành).
• Lưu ý: Nếu ký số thất bại:
  • Với hóa đơn tạo trực tiếp trên phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE): Hóa đơn sẽ không được tạo trong hệ thống.
  • Với hóa đơn đồng bộ từ phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet: KV-EINVOICE sẽ từ chối phát hành và trả thông báo lỗi về phần mềm bán hàng.
  • Với hóa đơn đang lưu tạm: Hệ thống sẽ giữ nguyên trạng thái lưu tạm để phát hành.

7. Đồng bộ hóa đơn từ máy tính tiền

• Tình huống: Bạn muốn các giao dịch tạo từ phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet được tự động phát hành hóa đơn điện tử, ký số và gửi CQT mà không cần nhập liệu lại trên phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet, cửa hàng thiết lập Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng → ngay khi hóa đơn được tạo thành công sẽ tự động gửi đến phần mềm KV-EINVOICE.
2. Trên KV-EINVOICE → hóa đơn xuất hiện trong danh sách HĐ GTGT từ MTT với trạng thái tương ứng theo cấu hình. (Bật Bắt buộc ký số khi phát hành hóa đơn và Tự động gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế sau khi phát hành để hóa đơn được thực hiện ký số và tự động gửi CQT).
3. Nếu quá trình phát hành hóa đơn điện tử/ ký số gặp trục trặc, hệ thống lập tức trả thông báo lỗi về phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet để cửa hàng nắm thông tin và xử lý kịp thời.

8. Tự động nhớ giá trị mặc định

• Tình huống: Doanh nghiệp cần mặc định hình thức thanh toán TM/CK trên hóa đơn để giảm bớt các thao tác lặp lại khi lập hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hệ thống tự động ghi nhớ và áp dụng các giá trị mặc định từ hóa đơn vừa phát hành gần nhất bao gồm: Mẫu hóa đơn, Áp dụng giảm thuế.
  • Ngày hóa đơn mặc định là ngày hiện tại.
  • Hình thức thanh toán: Mặc định TM/CK.

Thông tin hỗ trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com