Lập hóa đơn điều chỉnh

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Lập hóa đơn điều chỉnh cho phép cửa hàng/doanh nghiệp xử lý các hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng có sai sót (như sai thông tin người mua, đơn giá, mô tả hàng hóa…) mà không cần phải hủy hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh sau khi lập sẽ được ký số, gửi lên Cơ quan Thuế (CQT). Đồng thời, hệ thống hỗ trợ tích hợp tiện ích lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BB-ĐCHĐ) đi kèm để làm căn cứ pháp lý. Sau khi phát hành, hệ thống sẽ tự động liên kết hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc qua tab “Hóa đơn liên quan” để dễ dàng truy vết.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Xử lý sai sót đúng quy định, bảo toàn hóa đơn gốc: Hóa đơn điều chỉnh được lập trực tiếp từ hóa đơn gốc bị sai, tuân thủ chặt chẽ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tin khách hàng được hệ thống tự động điền sang, giúp giảm thiểu tối đa thời gian và sai sót khi nhập liệu lại.
• Tích hợp lập Biên bản điều chỉnh ngay trong luồng làm việc: Bạn có thể khởi tạo BB-ĐCHĐ theo mẫu chuẩn pháp lý, gửi email tự động cho đối tác và lưu liên kết biên bản ngay trên form lập hóa đơn điều chỉnh chỉ trong một luồng thao tác liên tục.
• Theo dõi chuỗi hóa đơn liên quan trực quan: Tab “Hóa đơn liên quan” cung cấp góc nhìn toàn cảnh về toàn bộ lịch sử điều chỉnh theo thứ tự thời gian. Kế toán có thể dễ dàng theo dõi tính chất hóa đơn, lý do điều chỉnh và trạng thái pháp lý của toàn bộ chuỗi.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Mở form và khai báo thông tin hóa đơn điều chỉnh

• Tình huống: Bạn vừa xuất một hóa đơn bán buôn cho đại lý nhưng phát hiện bị sai đơn giá của một mặt hàng. Bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận lại mức giá đúng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Lưu ý điều kiện tiên quyết:
    • Hóa đơn gốc phải là Hóa đơn gốc hoặc Hóa đơn bị điều chỉnh.
    • Hóa đơn gốc gửi lên CQT đã được CQT cấp mã/đã tiếp nhận. Sai sót được phát hiện từ người bán và người mua hoặc có thông báo từ CQT.
    • Không thể lập điều chỉnh cho hóa đơn đã bị thay thế, hóa đơn thay thế, hoặc hóa đơn điều chỉnh.
    • Người dùng phải có quyền xử lý hóa đơn từ máy tính tiền và hệ thống có ít nhất 1 tờ khai được CQT chấp nhận với hình thức “Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”.
  • Bước 1 – Điều hướng từ hóa đơn gốc: Tại danh sách hóa đơn, nhấn vào hóa đơn để mở chi tiết → nhấn Xử lý hóa đơn (góc dưới phải) và chọn Lập hóa đơn điều chỉnh.

• Bước 2 – Kiểm tra thông tin tự động điền: Màn hình Lập hóa đơn điều chỉnh mở ra. Thông tin người mua đã được hệ thống tự động lấy từ hóa đơn gốc (bao gồm Tên, MST, Địa chỉ, Email, SĐT…). Bạn có thể chỉnh sửa lại nếu thông tin người mua chính là phần bị sai sót.

• Bước 3 – Nhập nội dung điều chỉnh:
  • Nhập lý do cụ thể vào trường Lý do điều chỉnh (bắt buộc).

• Tại bảng Hàng hóa, dịch vụ bạn có thể nhấn Thêm HHDV từ HĐ gốc để đưa nhanh danh sách mặt hàng cũ vào, sau đó tiến hành điều chỉnh thông tin cho đúng với thực tế.

2. Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn

• Tình huống: Đại lý yêu cầu phải có biên bản xác nhận hai bên về việc điều chỉnh đơn giá này trước khi bạn phát hành hóa đơn mới.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Thêm biên bản điều chỉnh: Ngay trên màn hình Lập hóa đơn điều chỉnh, bạn nhấn + Thêm biên bản điều chỉnh → hệ thống hiển thị 2 tùy chọn:
    • Lập biên bản: Phần mềm tự tạo theo mẫu chuẩn hoặc
    • Tải biên bản lên: Nếu bạn có file sẵn bên ngoài.

• Bước 2: Hoàn thiện nội dung biên bản – Nếu chọn “Lập biên bản”, một popup sẽ hiện ra với các căn cứ pháp lý và thông tin Bên A (Bên bán), Bên B (Bên mua) được điền sẵn. Bạn chỉ cần bổ sung “Nội dung trước điều chỉnh” và “Nội dung sau điều chỉnh”, sau đó nhấn “Lưu”.
• Bước 3: Gửi biên bản cho khách hàng – Sau khi nhấn Lưu, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn gửi biên bản qua email cho người mua không. Bạn có thể nhấn “Gửi” để hệ thống tự động gửi tới email đối tác, hoặc “Bỏ qua” nếu chỉ muốn lưu trữ nội bộ. Biên bản lúc này sẽ đính kèm ngay trên form dưới dạng link (ví dụ: Biên bản điều chỉnh: 110/2026/BB-ĐCHĐ).
• Bước 2 – Hoàn thiện nội dung biên bản khi chọn Lập biên bản:
  • Trên popup Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn → hệ thống hiển thị nội dung với các căn cứ pháp lý, thông tin Bên A (Bên bán) và Bên B (Bên mua) được điền sẵn.

• Bạn cần bổ sung thông tin Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh, Nội dung sau điều chỉnh → nhấn Lưu.

• Sau khi nhấn Lưu → link biên bản được đính kèm ngay trên màn hình (ví dụ: Biên bản thay thế: 128/2026/BB-ĐCHĐ).
• Lưu ý: Việc Lập biên bản điều chỉnh chỉ bắt buộc khi người mua là công ty, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

3. Xem trước, phát hành và kiểm tra kết quả

• Tình huống: Sau khi điền đủ thông tin và có biên bản, bạn cần chính thức ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh này lên Cơ quan Thuế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Phát hành hóa đơn điều chỉnh:
    • Nhấn nút Phát hành để mở bản PDF hóa đơn.

• Trên hóa đơn mới hiển thị dòng ghi chú Hóa đơn này điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày….
• Chọn loại Chữ ký số gian hàng đang sử dụng (Chữ ký số từ xa KiotViet IntrustCA hoặc USB Token).
• Kiểm tra lại chính xác Email người mua.
• Nhấn nút Ký và phát hành.

• Nếu có biên bản đính kèm → hệ thống hiển thị thêm popup Gửi biên bản → bạn điền mail người mua và nhấn Gửi hoặc nhấn Bỏ qua nếu chỉ lưu trữ nội bộ.

• Bước 2 – Kiểm tra kết quả sau phát hành:
  • Sau khi phát hành, hệ thống quay về danh sách hóa đơn.
  • Tại chi tiết hóa đơn điều chỉnh vừa tạo, hệ thống hiển thị thông tin về hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh, biên bản điều chỉnh tại tab Thông tin và Hóa đơn liên quan.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý Biên bản điều chỉnh trực tiếp từ panel chi tiết

• Tình huống: Trong lúc lập hóa đơn điều chỉnh bạn đã quên không tạo biên bản, giờ hóa đơn đã phát hành thành công và bạn muốn bổ sung biên bản vào hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Mở chi tiết hóa đơn điều chỉnh: Nhấn vào hóa đơn điều chỉnh đã phát hành trên danh sách. Tại tab Thông tin → nhấn + Thêm biên bản điều chỉnh → tùy chọn Lập biên bản hoặc Tải biên bản lên.

• Bước 2 – Hoàn thiện nội dung biên bản khi chọn Lập biên bản:
  • Nhập nội dung tương tự như khi đang lập hóa đơn mới → nhấn Ký và gửi → chọn loại chữ ký số → nhấn Xác nhận và thực hiện ký số.

• Nhập email → chọn Gửi nếu đồng thời gửi biên bản cho người mua. Bỏ qua nếu lưu trữ nội bộ.

• Sau khi Biên bản được tạo thành công, bạn có thể xem lại thông tin, Gửi mail, Tải xuống, hoặc Xóa.

2. Cơ chế kiểm soát tính chất hóa đơn và lưu nháp thông minh

• Tình huống: Quản lý cửa hàng muốn biết phần mềm có ngăn chặn việc điều chỉnh chồng chéo không và nếu đang làm dở thao tác thì hệ thống xử lý thế nào.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Ràng buộc tính chất hóa đơn: Bạn KHÔNG THỂ lập hóa đơn điều chỉnh cho các hóa đơn có tính chất sau:
    • Hóa đơn bị thay thế.
    • Hóa đơn thay thế.
    • Hóa đơn điều chỉnh.
  • Bước 2 – Cơ chế tự động gọi lại bản nháp: Nếu bạn đã lập một hóa đơn điều chỉnh, bấm Lưu nháp rồi thoát ra. Lần tiếp theo, khi bạn nhấn Lập hóa đơn điều chỉnh trên đúng hóa đơn gốc đó, hệ thống sẽ thông minh tự động mở lại bản nháp cũ với đầy đủ dữ liệu đang nhập dở, thay vì tạo ra một bản nháp trống mới.

• Bước 3 – Hủy hóa đơn tự động hủy biên bản: Nếu bạn đã lập xong biên bản điều chỉnh nhưng sau đó nhấn Hủy bỏ toàn bộ thông tin Lập hóa đơn điều chỉnh → hóa đơn nháp và biên bản đều bị hủy.