Lập hóa đơn bán hàng (Thông thường)

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ – Dành cho Hộ Kinh Doanh / Doanh nghiệp)

I. Giới thiệu chung

1. Phân biệt HĐĐT thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định. Điều này bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Điểm chung: “Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT/ Không có mã CQT)” và “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” đều là HĐĐT hợp pháp. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách lập và cách truyền dữ liệu cho cơ quan Thuế.

• Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT / Không có mã CQT)
  • Cách lập: Lập thủ công trên phần mềm hóa đơn/kế toán, cần điền đầy đủ thông tin chi tiết.
  • Ký số: Bắt buộc phải ký số trước khi phát hành và gửi CQT.
  • Áp dụng: Phù hợp với giao dịch B2B, xuất hóa đơn theo hợp đồng, số lượng ít. Đòi hỏi nhiều thao tác kế toán.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
  • Cách lập: Lập tự động, trực tiếp từ máy POS/phần mềm bán hàng (nhân viên thao tác bán đến đâu hệ thống tự tính tiền, lập hóa đơn và truyền dữ liệu đến đó).
  • Ký số & Nội dung: Nội dung hóa đơn đơn giản hơn, KHÔNG BẮT BUỘC có chữ ký số trên tờ hóa đơn in ra cho khách hàng.
  • Áp dụng: Phù hợp với mô hình bán lẻ, dịch vụ đông khách (nhiều hóa đơn lẻ). Bắt buộc áp dụng với Hộ kinh doanh nhóm này có doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên. Giúp giảm tối đa thao tác thủ công.

2. Phân biệt Hóa đơn Bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng

• Hóa đơn Bán hàng:
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Hộ/cá nhân kinh doanh, Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
  • Dòng thuế suất: Không có dòng thuế suất riêng.
  • Tiền thuế: Đã bao gồm trong giá bán, không tách riêng.
  • Khấu trừ thuế đầu vào: Không được khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hạch toán: Ghi nhận giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế.
• Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT):
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
  • Dòng thuế suất: Có dòng thuế suất rõ ràng (0%, 5%, 10%…).
  • Tiền thuế: Tách riêng biệt tiền thuế GTGT.
  • Khấu trừ thuế đầu vào: Được phép khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hạch toán: Tách riêng thuế GTGT đầu vào/đầu ra khi hạch toán.

3. Giới thiệu chung về tính năng

Tính năng cho phép lập và phát hành hóa đơn bán hàng điện tử trực tiếp trên phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet, đáp ứng đầy đủ quy định của cơ quan thuế. Bạn có thể nháp thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ và phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế (CQT) cùng khách hàng trong một luồng thao tác liền mạch.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tuân thủ pháp lý tự động: Giúp các cơ sở bán buôn, bán lẻ lập hóa đơn đúng mẫu theo quy định, tự động tính toán thành tiền, giảm thuế và kiểm tra điều kiện gửi CQT một cách chuẩn xác.
• Tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa: Hệ thống tự động tra cứu và điền thông tin khách hàng mua sỉ/lẻ khi nhập MST, hỗ trợ tính toán đa chiều và mặc định mẫu hóa đơn từ lần giao dịch gần nhất.
• Phát hành và gửi khách hàng tức thì: Hóa đơn bán hàng được gửi ngay lên CQT và tự động gửi email kèm file PDF/XML đến người mua ngay sau khi bạn thực hiện ký số.
   

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Truy cập màn hình Hóa đơn bán hàng và mở form Lập hóa đơn

• Tình huống: Hộ kinh doanh của bạn cần vào hệ thống để bắt đầu tạo một hóa đơn điện tử mới cho lô hàng vừa xuất bán cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập menu Hóa đơn → chọn Hóa đơn bán hàng.

2. Nhấn + Lập hóa đơn → chọn Hóa đơn bán hàng.

3. Hệ thống hiển thị màn hình Lập hóa đơn bán hàng.

Lưu ý: Bạn cần được phân quyền Lập hóa đơn Điện tử trong Thiết lập → Quản lý người dùng để có thể thao tác bước này.

2. Nhập thông tin người mua

• Tình huống: Hộ kinh doanh cần ghi nhận lại thông tin để xuất hóa đơn cho khách mua hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn và kiểm tra lại ngày xuất hóa đơn.
  2. Chọn Loại khách hàng là Cá nhân hoặc Doanh nghiệp (hệ thống mặc định là Doanh nghiệp).
  3. Nhập Mã số thuế (MST) của khách và nhấn Tra cứu MST để hệ thống tự động điền thông tin từ Tổng cục Thuế.
  4. Kiểm tra và bổ sung các thông tin còn thiếu: Địa chỉ, Email, Số điện thoại, Số CCCD, Số hộ chiếu, Hình thức thanh toán,…

Lưu ý: MST không bắt buộc nếu khách hàng là Cá nhân. Màn hình thao tác sẽ hiển thị trực tiếp trường CCCD và Hộ chiếu để bạn tiện nhập liệu.

3. Thêm hàng hóa/dịch vụ vào hóa đơn

• Tình huống: Hộ kinh doanh cần ghi nhận hàng hóa, dịch vụ vào hóa đơn để hệ thống tính tính toán chính xác tổng tiền cần thanh toán.
• Thao tác thực hiện như sau: Tại khu vực Hàng hóa, dịch vụ → chọn/nhập các thông tin sau:
  1. Tiền tệ và tỉ giá: Loại tiền tệ tự động chọn theo Tiền mặc định trong Thiết lập → Hóa đơn.
  2. Chiết khấu: Hệ thống mặc định Không chiết khấu, bạn chọn loại chiết khấu Theo từng mặt hàng hoặc Theo đơn hàng nếu có.
  3. Giảm thuế: Hệ thống mặc định Không áp dụng, bạn chọn loại giảm thuế Theo tỷ lệ % doanh thu theo từng mặt hàng hoặc trên cả đơn hàng nếu có.
  4. Nhập thông tin hàng hóa/dịch vụ.
  5. Nhấn + Thêm dòng để tiếp tục đưa thêm hàng hóa vào hóa đơn.

Lưu ý: Bạn có thể tùy chỉnh ẩn/hiện các cột thông tin bằng cách nhấn Ẩn/Hiện cột → tích/bỏ chọn các cột muốn hiển thị/ẩn trên màn hình.

4. Kiểm tra tổng tiền hàng và tổng thanh toán

• Tình huống: Trước khi thực hiện thao tác phát hành, hộ kinh doanh cần xác nhận lại toàn bộ số liệu tài chính để tránh sai sót, hạn chế tối đa việc phải xử lý hóa đơn điều chỉnh hay thay thế về sau.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Kiểm tra các dòng tổng cộng ở cuối bảng hàng hóa: Tổng tiền hàng, Tổng tiền thuế TTĐB (nếu có), Tổng thanh toán.
  2. Đối soát số tiền bằng chữ hiển thị ngay bên dưới để đảm bảo khớp số liệu chính xác.

5. Xem trước hóa đơn và phát hành

• Tình huống: Khách hàng cần xem trước hóa đơn (bản PDF) để đảm bảo thông tin và bố cục chính xác trước khi thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điện tử.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nhấn nút Phát hành để mở bản PDF hóa đơn toàn trang.

2. Chọn loại Chữ ký số gian hàng đang sử dụng (Chữ ký số từ xa KiotViet IntrustCA hoặc USB Token).
3. Kiểm tra lại chính xác Email người mua.
4. Nhấn nút Ký và phát hành để hoàn tất thao tác.

Lưu ý:

• Nếu áp dụng Giảm thuế, PDF hiển thị thêm dòng mô tả số tiền đã giảm và căn cứ pháp lý tương ứng.
• Ngoài ra, nếu chỉ cần xem trước bản PDF hóa đơn, chưa cần phát hành ngay, trên màn hình Lập hóa đơn, bạn có thể nhấn Xem trước.

6. Theo dõi trạng thái gửi Cơ quan Thuế

• Tình huống: Hộ kinh doanh cần theo dõi trạng thái gửi Cơ quan Thuế để kịp thời thực hiện điều chỉnh/ thay thế nếu có.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống ký số và gửi hóa đơn lên CQT theo cấu hình thiết lập. Danh sách hóa đơn hiển thị gồm các trạng thái sau:
     • CQT đã cấp mã: CQT đã nhận và cấp mã hóa đơn → hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý.
     • Nháp: Hóa đơn được lưu thủ công qua nút Lưu nháp, chưa phát hành.
     • Phát hành lỗi: Hóa đơn phát hành lỗi.
     • Không đủ điều kiện cấp mã: CQT từ chối cấp mã → cửa hàng cần kiểm tra thông báo sai sót.
     • Đã phát hành: Hóa đơn đã phát hành thành công ngay sau khi ký.

2. Nếu đã cấu hình Tự động gửi email sau khi xuất hóa đơn trong Thiết lập → Gửi email, hệ thống tự động gửi email tới người mua.

III. Các tính năng nâng cao

1. Lưu nháp hóa đơn

• Tình huống: Khách hàng đang chọn thêm đồ hoặc chưa chốt số lượng cuối cùng, bạn cần lưu tạm hóa đơn lại để chỉnh sửa và xuất sau.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Lập hóa đơn → nhấn Lưu nháp.

2. Khi cần làm tiếp, trên danh sách Hóa đơn giá trị gia tăng, bạn nhấn vào hóa đơn để mở chi tiết → nhấn Chỉnh sửa để hoàn thiện và phát hành hóa đơn.

2. Tìm kiếm và tự động điền thông tin khách hàng

• Tình huống: Hộ kinh doanh của bạn muốn tiết kiệm thời gian nhập liệu thông tin người mua bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ tra cứu thông minh trên hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tra cứu MST: Khi lập hóa đơn, bạn nhập Mã số thuế và nhấn Tra cứu MST → hệ thống tự động điền Tên khách hàng và Địa chỉ từ Tổng cục Thuế.

• Tìm kiếm từ danh mục khách hàng: Bạn chỉ cần nhập tên → nếu khách đã có trong Danh mục → Khách hàng → hệ thống tự động điền các thông tin khách trong danh mục: Tên, MST, Địa chỉ, Email, Số điện thoại, Số CCCD, Số hộ chiếu, Họ tên người mua, Tên ngân hàng, Số tài khoản.

• Nếu sửa thông tin sau khi đã chọn từ danh mục, khi phát hành hoặc lưu nháp hệ thống hỏi: Bạn có muốn cập nhật lại dữ liệu vào danh mục khách hàng không? → chọn Xác nhận nếu muốn cập nhật lại hoặc Hủy bỏ nếu không cần cập nhật lại dữ liệu trong danh mục khách hàng.

3. Tự động tính toán đa chiều

• Tình huống: Bạn muốn hệ thống tự động tính toán các giá trị trên hóa đơn hoặc muốn nhập thủ công trong những trường hợp cần thiết mà không bị ràng buộc bởi công thức tự động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hệ thống tự động tính toán:
    • Sau khi bạn nhập giá trị vào bất kỳ cột nào trong bảng hàng hóa (Đơn giá, Thành tiền, Tổng tiền) → hệ thống tự động tính toán tất cả các cột còn lại.
    • Ví dụ: nhập Đơn giá = 5,000, CK = 0%, DT tính thuế = 0% → hệ thống tính Thành tiền sau CK = 5,000; Giảm thuế = 0; Tổng tiền = 5,000.
    • Ví dụ: nhập Đơn giá = 5,000, CK = 10%, DT tính thuế = 5% → hệ thống tính Thành tiền sau CK = 4,500; Giảm thuế = 45; Tổng tiền = 4,455.
    • Khi nhập Tổng tiền và sau đó thay đổi tỷ lệ CK → hệ thống giữ nguyên Tổng tiền và tính lại Đơn giá theo CK mới.
  • Nhập thủ công: Bạn tích chọn Nhập thủ công số tiền để nhập trực tiếp mà không qua công thức tự động.

4. Áp dụng chiết khấu linh hoạt

• Tình huống: Hộ kinh doanh của bạn triển khai các chương trình giảm giá cho hàng hóa và đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại mục Chọn chiết khấu, hệ thống mặc định Không chiết khấu.
  • Bạn chọn loại chiết khấu Theo từng mặt hàng → nhập Chiết khấu (%) hoặc Tiền chiết khấu theo từng mặt hàng.

• Hoặc chiết khấu Theo đơn hàng → nhập giá trị chiết khấu theo VND hoặc % → Hệ thống tự động phân bổ CK vào từng dòng hàng hóa theo tỉ lệ thành tiền, sau đó tính Giảm thuế và Tổng tiền.

Lưu ý: Giảm thuế luôn được tính sau khi đã trừ chiết khấu, áp dụng cho cả Chiết khấu theo hàng hóa và theo đơn hàng.

5. Áp dụng chính sách giảm thuế

• Tình huống: Hộ kinh doanh của bạn cần áp dụng các chính sách giảm thuế GTGT theo quy định của nhà nước cho các mặt hàng đủ điều kiện.
• Thao tác thực hiện như sau: Hệ thống hỗ trợ áp dụng chính sách giảm thuế theo quy định nhà nước, gồm 2 hình thức: theo tỷ lệ % doanh thu trên từng mặt hàng hoặc theo tỷ lệ % doanh thu cả đơn hàng.

1. Chọn loại giảm thuế tương ứng: Không áp dụng giảm thuế / Theo tỷ lệ % doanh thu trên từng mặt hàng / Theo tỷ lệ % doanh thu trên cả đơn hàng.

2. Giảm thuế Theo tỷ lệ % doanh thu trên từng mặt hàng: Bạn chọn Tỉ lệ DT tính thuế trên dòng hàng hóa → hệ thống tự động tính Tổng tiền = Thành tiền – Giảm thuế.

3. Giảm thuế Theo tỷ lệ % doanh thu trên cả đơn hàng: Bạn nhập tỷ lệ % trên doanh thu cho toàn bộ đơn hàng.

Lưu ý: Hệ thống tự động điền tỷ lệ gần nhất từ lần lập hóa đơn trước.

6. Xử lý tính chất hàng hóa đặc biệt

• Tình huống: Bạn cần đưa sản phẩm tặng kèm vào hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại dòng hàng hóa → cột Tính chất hàng hóa, dịch vụ, chọn tính chất tương ứng:

• Hàng hóa ghi chú, diễn giải: Không cộng vào Tổng tiền hàng. Hệ thống ẩn toàn bộ cột giá (Đơn giá sau thuế, Đơn giá, Thành tiền trước CK, Chiết khấu, VAT, Thành tiền, Tiền thuế, Giảm thuế, Tổng tiền).
• Hàng hóa khuyến mại: Không cộng vào Tổng tiền hàng.
• Hàng hóa chiết khấu thương mại: Trừ giá trị thành tiền dòng này khỏi Tổng tiền hàng và cộng vào Cộng chiết khấu. Hệ thống ẩn cột Chiết khấu (%) và Tiền chiết khấu.

• Lưu ý: Mỗi dòng hàng hóa chỉ được chọn một loại tính chất đặc biệt. Nếu tổng tiền hàng < 0 do chiết khấu thương mại vượt tổng Hàng hóa, dịch vụ → hệ thống hiển thị cảnh báo pháp lý và yêu cầu người dùng xác nhận chịu trách nhiệm trước khi phát hành.

7. Ghi nhớ tùy chọn gần nhất

• Tình huống: Hộ kinh doanh của bạn cần mặc định hình thức thanh toán TM/CK trên hóa đơn để giảm bớt các thao tác lặp lại khi lập hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hệ thống tự động ghi nhớ và áp dụng các giá trị mặc định từ hóa đơn vừa phát hành gần nhất bao gồm: Mẫu hóa đơn, Áp dụng giảm thuế, Tỷ lệ thuế trên doanh thu.
  • Ngày hóa đơn mặc định là ngày hiện tại.
  • Hình thức thanh toán: Mặc định TM/CK.

Thông tin Hỗ trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com