Bảng kê hóa đơn thay thế

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Bảng kê hóa đơn thay thế cung cấp báo cáo chuyên biệt phục vụ việc quản lý các hóa đơn thay thế điện tử. Báo cáo hiển thị trực quan 2 nhóm dữ liệu liên kết trực tiếp: Hóa đơn thay thế và Hóa đơn bị thay thế. Người dùng có thể dễ dàng lọc dữ liệu theo kỳ, hình thức, ký hiệu, trạng thái CQT; đồng thời có thể xem chi tiết từng hóa đơn và xuất toàn bộ báo cáo ra file Excel để phục vụ đối soát và kê khai thuế.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Đối chiếu hóa đơn tức thì trên cùng màn hình: Cấu trúc 2 nhóm dữ liệu song song giúp kế toán nhanh chóng xác định hóa đơn cũ đã được thay thế bởi hóa đơn nào mà không cần tìm kiếm riêng lẻ. Bộ lọc trên nhóm Hóa đơn thay thế sẽ tự động cập nhật tương ứng cho nhóm bị thay thế.
• Theo dõi chặt chẽ trạng thái và nội dung biên bản: Dễ dàng kiểm tra các hóa đơn thay thế đã lập hay chưa lập biên bản trực tiếp qua cột “Trạng thái biên bản”. Màn hình chi tiết hiển thị đầy đủ ghi chú thay thế hóa đơn nào, ngày tháng và đính kèm link biên bản liên quan.
• Xuất file Excel chuẩn sẵn sàng kê khai: Hệ thống tự động đặt tên file theo kỳ lọc. File xuất ra chứa 1 sheet trình bày cả 2 nhóm hóa đơn theo chiều ngang, cực kỳ tiện lợi cho việc đối soát và làm báo cáo thuế mà không cần phải xử lý hay ghép file thủ công.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Truy cập và xem danh sách hóa đơn thay thế

• Tình huống: Cuối tháng, bạn cần rà soát lại toàn bộ danh sách các hóa đơn điện tử bị sai thông tin và đã được thay thế bằng hóa đơn mới.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Truy cập Bảng kê hóa đơn thay thế:
    • Truy cập menu Báo cáo.
    • Chọn Bảng kê hóa đơn thay thế để chuyển đến màn hình Bảng kê HĐ thay thế.
    • Lưu ý: Để truy cập vào báo cáo bạn cần có quyền Báo cáo – Bảng kê hóa đơn thay thế.

• Bước 2 – Xem danh sách hóa đơn: Báo cáo này chỉ hiển thị hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế – không hiển thị hóa đơn gốc chưa bị tác động hay hóa đơn điều chỉnh, với cấu trúc 2 nhóm hiển thị song song:
  • Hóa đơn thay thế: Màn hình hiển thị danh sách các hóa đơn thay thế mới phát hành với các thông tin: Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, thông tin khách hàng, Tổng tiền, Trạng thái gửi CQT và Trạng thái biên bản. Ngày hóa đơn ở đây là ngày phát hành thực tế.

• Hóa đơn bị thay thế: Danh sách các hóa đơn bị thay thế tương ứng. Nhóm này hiển thị thông tin định danh cơ bản của hóa đơn cũ và không có cột Tổng tiền, Trạng thái gửi CQT hay Trạng thái biên bản.

2. Tìm kiếm và lọc dữ liệu

• Tình huống: Bạn muốn tìm chính xác các hóa đơn thay thế trong tháng này của một nhà cung cấp có mã số thuế cụ thể để đối chiếu công nợ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1 – Lọc dữ liệu: Tại bộ lọc bên trái, bạn có thể kết hợp lọc dữ liệu theo các tiêu chí: Kỳ xuất hóa đơn (theo ngày phát hành), Hình thức hóa đơn (chỉ hiện hình thức được CQT chấp nhận), Ký hiệu và Trạng thái gửi CQT. Các tiêu chí này áp dụng cho nhóm Hóa đơn thay thế.

• Bước 2 – Tìm kiếm nhanh: Tại ô tìm kiếm, bạn nhập Số hóa đơn thay thế, MST (tìm chính xác) hoặc Tên khách hàng (tìm tương đối).

3. Xem chi tiết hóa đơn thay thế từ báo cáo

• Tình huống: Bạn cần xem lại chi tiết hàng hóa, dịch vụ của hóa đơn thay thế.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Bạn nhấn vào Số hóa đơn trong nhóm Hóa đơn thay thế.

• Bước 2: Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình chi tiết của hóa đơn đó trong chức năng Hóa đơn tương ứng.

4. Xuất file Excel

• Tình huống: Bạn cần xuất danh sách các cặp hóa đơn thay thế – bị thay thế ra Excel để lưu trữ thông tin.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại góc phải trên của màn hình báo cáo, bạn nhấn Xuất file.

• Hệ thống tải về file excel tương ứng.

• Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ xử lý 1 file tại một thời điểm.