VIETTEL - SInvoice

1. Thiết lập tính năng

- Trên pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, bạn chọn Nhà cung cấp khác -> chọn SInvoice -> kích Tiếp tục

- Bạn nhập thông tin -> kích Kết nối

• Tùy chọn Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng trên KiotViet:
  • Nếu bạn tích chọn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán trên màn hình bán hàng với điều kiện trên hệ thống VIETTEL SInvoice gian hàng lập thông báo phát hành được Cơ quan Thuế xác nhận với trạng thái Hoạt động có:
    • Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã từ máy tính tiền
    • Loại hóa đơn sử dụng: được khởi tạo từ máy tính tiền

• Với gian hàng chưa thiết lập điều kiện thỏa mãn trên hệ thống VIETTEL SInvoice -> KiotViet không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng

• Nếu không tích chọn: gian hàng chủ động tạo hóa đơn và thực hiện thao tác phát hành trên VIETTEL SInvoice.

• Tùy chọn In hóa đơn có mã tra cứu hóa đơn điện tử trên Màn hình quản lý và Màn hình bán hàng
  • Nếu bạn tích chọn: Hóa đơn in ra kèm thông tin mã tra cứu hóa đơn điện tử.
  • Nếu không tích chọn: Hóa đơn in ra không hiển thị thông tin mã tra cứu hóa đơn điện tử.

- Sau khi bạn lưu thông tin đăng nhập trên hệ thống VIETTEL SInvoice thành công, hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử theo hình thức tương ứng đang được sử dụng trên tài khoản VIETTEL SInvoice (trong Quản lý phát hành -> Khởi tạo thông tin doanh nghiệp -> Quản lý mẫu hóa đơn), bạn chọn mẫu hóa đơn cần chuyển thông tin từ KiotViet -> chọn Lưu

- Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn ở VIETTEL, gian hàng vui lòng đăng nhập lại tài khoản và chọn đúng mẫu hóa đơn VIETTEL tại màn hình Thiết lập của KiotViet.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

- Với Viettel, KiotViet hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (HĐĐT từ MTT).

- Nếu gian hàng sử dụng phương pháp thuế VAT khấu trừ trong Thiết lập cửa hàng -> hệ thống phát hành HĐĐT/HĐĐT từ MTT với loại mẫu hóa đơn giá trị gia tăng:

• Trường hợp trên hóa đơn KHÔNG sử dụng tính năng VAT và có nhiều loại Thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên có mã/tên chứa từ khóa là VAT (không phân biệt viết hoa, viết thường) được ghi nhận là thuế VAT của hóa đơn đó khi phát hành
• Trường hợp trên hóa đơn sử dụng đồng thời tính năng VAT và Thu khác có mã/tên chứa từ khóa là VAT -> hệ thống chỉ ghi nhận VAT, không ghi nhận Thu khác khi phát hành HĐĐT/HĐĐT từ MTT

- Nếu gian hàng sử dụng phương pháp thuế trực tiếp trong Thiết lập cửa hàng -> hệ thống phát hành HĐĐT/HĐĐT từ MTT với loại mẫu hóa đơn bán hàng. Trường hợp trên hóa đơn có Thu khác có mã/tên chứa từ khóa là VAT và:

• KHÔNG tích Áp dụng giảm thuế theo Nghị quyết 174/2024/QH15: Phát hành lỗi, hiện thông báo: Mẫu hóa đơn không hợp lệ
• TÍCH chọn Áp dụng giảm thuế theo Nghị quyết 174/2024/QH15: Không ghi nhận Thu khác khi phát hành HĐĐT/HĐĐT từ MTT

- Nếu gian hàng tắt Thuế VAT trong Thiết lập cửa hàng:

• Phát hành HĐĐT/HĐĐT từ MTT tương ứng theo mẫu hóa đơn được chọn
• Trường hợp hóa đơn có thu khác có mã/tên chứa từ khóa là VAT và:
  • Sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng: Phát hành lỗi và hiện thông báo: Mẫu hóa đơn không hợp lệ
  • Sử dụng mẫu giá trị gia tăng: giá trị Thu khác đầu tiên có mã/tên chứa từ khóa là VAT được ghi nhận là thuế VAT của hóa đơn đó khi phát hành

- Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công trên KiotViet, để gửi thông tin đến cơ quan Thuế, gian hàng cần thực hiện thao tác trên VIETTEL SInvoice như sau:

Thao tác phát hành hóa đơn điện tử thực hiện trên các màn hình của phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet như sau:

2.1. Màn hình Bán hàng

- Với gian hàng thiết lập Cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng và tài khoản người dùng có quyền Phát hành hóa đơn điện tử (trong Đơn hàng -> Hóa đơn)

Hệ thống hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử khi thanh toán hóa đơn trên KiotViet.

- Lưu ý: hệ thống không hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử với hóa đơn offline

2.1.1. Giao diện website

- Trên màn hình Bán hàng giao diện website hiển thị biểu tượng chữ e  tắt/bật chế độ Tự động phát hành hóa đơn điện tử

• Nếu tắt : hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice.

• Nếu bật :
  • Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice để phát hành hóa đơn điện tử.
  • KiotViet hiển thị danh sách mẫu hóa đơn điện tử từ VIETTEL SInvoice -> bạn chọn mẫu áp dụng cần sử dụng ở lần đầu tiên. Lưu ý: thông tin mẫu áp dụng được ghi nhớ theo từng người dùng và từng thiết bị.

2.1.2. Giao diện Pos touch

- Tại ứng dụng KiotViet Máy Bán hàng trên màn hình chạm (Pos touch), khi thanh toán hóa đơn, hệ thống hiển thị thêm lựa chọn Hóa đơn điện tử

• Nếu tích chọn và chọn mẫu phát hành: Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice để phát hành hóa đơn điện tử.
• Nếu KHÔNG tích chọn: hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice

- Để xem danh sách hóa đơn điện tử:

• Trên menu Tùy chọn -> bạn chọn Xử lý hóa đơn điện tử. Danh sách này chỉ hiển thị các hóa đơn do chính tài khoản đó phát hành trên chi nhánh đăng nhập.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Xem thông tin hóa đơn: hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn theo cú pháp: Mã hóa đơn KiotViet_ Tên khách hàng_4 số cuối của số điện thoại khách hàng (không hiển thị các thông tin không có dữ liệu).
  • Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
    • Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống VIETTEL SInvoice.
    • Đang xử lý: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành -> không hỗ trợ xóa khỏi danh sách hiển thị.
    • Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi.
  • In hóa đơn điện tử với đơn có trạng thái Đã phát hành, gồm có:
    • Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
    • Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử
    • Mã tra cứu

2.1.3. Giao diện App KiotViet

- Tại ứng dụng KiotViet trên điện thoại, khi thanh toán hóa đơn hệ thống hiển thị thêm lựa chọn Hóa đơn điện tử

- Nếu tích chọn và chọn mẫu phát hành: Khi người dùng thanh toán hóa đơn -> KiotViet sẽ đồng thời gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice để phát hành hóa đơn điện tử.

- Nếu KHÔNG tích chọn: hệ thống chỉ tạo hóa đơn trên KiotViet và không gửi thông tin sang hệ thống VIETTEL SInvoice.

- Ngoài ra, trong Thiết lập bán hàng, ứng dụng còn hỗ trợ thiết lập cho phép mặc định chọn phát hành hóa đơn điện tử tại màn hình thanh toán bằng cách bật xanh  tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử. Thao tác được thực hiện trên menu Nhiều hơn hoặc menu Bán hàng:

• Trên menu Nhiều hơn, bạn chạm Thiết lập cửa hàng -> Bán hàng -> tại khu vực THIẾT LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, bạn bật xanh  tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử

• Trên menu Bán hàng, bạn chạm 3 chấm  -> Thiết lập bán hàng -> tại khu vực THIẾT LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, bạn bật xanh  tính năng Tự động phát hành hóa đơn điện tử

- Để xem danh sách hóa đơn điện tử:

• Trên menu Bán hàng -> bạn chọn biểu tượng chữ e  góc trên bên phải màn hình -> ứng dụng chuyển đến màn hình Xử lý hóa đơn điện tử. Danh sách này chỉ hiển thị các hóa đơn do chính tài khoản đó phát hành trên chi nhánh đăng nhập.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Xem thông tin hóa đơn: hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn theo cú pháp: Mã hóa đơn KiotViet_ Tên khách hàng_4 số cuối của số điện thoại khách hàng (không hiển thị các thông tin không có dữ liệu).
  • Xem tình trạng các hóa đơn điện tử bao gồm:
    • Đã phát hành: phát hành hóa đơn điện tử thành công trên hệ thống VIETTEL SInvoice.
    • Đang xử lý: hệ thống đang xử lý, hóa đơn điện tử chưa được phát hành -> không hỗ trợ xóa khỏi danh sách hiển thị.
    • Phát hành lỗi: hệ thống không phát hành được hóa đơn điện tử do xảy ra lỗi.
  • In hóa đơn điện tử với đơn có trạng thái Đã phát hành, gồm có:
    • Đường link tra cứu hóa đơn điện tử
    • Mã QR của đường link tra cứu hóa đơn điện tử
    • Mã tra cứu
    • Lưu ý: Để xem và in hóa đơn điện tử, ứng dụng cần cài đặt kết nối với máy in hóa đơn trong menu Nhiều hơn -> Ứng dụng & thiết bị -> Cài đặt máy in hóa đơn

​ 4. Chuyển hóa đơn

Với gian hàng chưa phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình bán hàng, để chuyển hóa đơn từ KiotViet sang VIETTEL SInvoice, bạn thao tác như sau:

- Bạn tích chọn các hóa đơn cần chuyển (1) có trạng thái:

• Trạng thái hóa đơn: Hoàn thành, Đang xử lý và
• Trạng thái HĐĐT: trống

 - Kích chọn 3 chấm  (2) -> chọn Chuyển hóa đơn điện tử (3)

- Bạn tiếp tục chọn Chuyển (4) để hệ thống thực hiện tiến trình chuyển hóa đơn sang VIETTEL SInvoice

• Nếu hóa đơn được chuyển thành công, hệ thống hiển thị thông báo:

- Lưu ý:

• Hệ thống hỗ trợ 1 lần chuyển tối đa 50 hóa đơn.
• Tất cả các trường hợp hóa đơn không hợp lệ, chuyển lỗi đều có các thông báo tương ứng để hướng dẫn người dùng. Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin trạng thái các hóa đơn: Chuyển thành công, thất bại tại Lịch sử thao tác.

- Sau khi chuyển hóa đơn thành công sang VIETTEL, người dùng đăng nhập tài khoản của VIETTEL để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phát hành, điều chỉnh, thay thế hóa đơn tại Quản lý hóa đơn -> Hóa đơn chưa phát hành. Hóa đơn được chuyển từ KiotViet qua VIETTEL khi chưa phát hành hiển thị thông tin HÓA ĐƠN NHÁP