Kết nối hóa đơn điện tử (Giao diện mới)

Hướng dẫn sử dụng tính năng

Kết nối hóa đơn điện tử

I. Giới thiệu tính năng

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ cửa hàng và người mua hàng:

- Giúp chủ cửa hàng chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý sai sót khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ.

- Xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

Thực hiện theo đúng nghị định, thông tư của Nhà nước và đáp ứng nhu cầu của các chủ cửa hàng, KiotViet ra mắt tính năng phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết hợp với các nhà cung cấp lớn trên thị trường: MISA, VIETTEL, VNPT, FPT, KiotViet (KV-EINVOICE), ...

Lưu ý: Với các nhà cung cấp khác KiotViet, hệ thống hỗ trợ nghiệp vụ phát hành, chuyển hóa đơn với các giao dịch mới tạo. Với các nghiệp vụ liên quan đến điều chỉnh, thay thế,…hóa đơn, gửi đến CQT, gian hàng thực hiện trực tiếp trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử đang sử dụng.

II. Thao tác

- Để thiết lập kết nối hóa đơn điện tử với các nhà cung cấp, tài khoản admin của chủ gian hàng vào màn hình Quản lý. Phạm vi hướng dẫn này thực hiện trên giao diện màn hình Quản lý mới. Nếu bạn đang ở giao diện cũ, vui lòng kích chọn Giao diện mới trước khi thực hiện các bước tiếp theo

- Bạn kích chọn biểu tượng Thiết lập  góc trên bên phải màn hình -> chọn Xem tất cả thiết lập -> bên trái màn hình chọn menu Hóa đơn điện tử

- Bạn tiếp tục bật xanh  tính năng Hóa đơn điện tử

• Với gian hàng có 1 chi nhánh trong hợp đồng, bạn chọn Thiết lập

• Với gian hàng có nhiều chi nhánh, hệ thống hiển thị danh sách các chi nhánh để bạn thực hiện kết nối 1 chi nhánh với 1 nhà cung cấp hóa đơn điện tử

- Hệ thống hiển thị pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử để bạn chọn nhà cung cấp -> kích Tiếp tục

- Bạn nhập thông tin kết nối -> kích Kết nối

- Chọn mẫu hóa đơn -> kích Lưu để ghi nhận thông tin

- Màn hình sau khi thiết lập kết nối thành công hiển thị thông tin nhà cung cấp. Với nhà cung cấp KiotViet, hệ thống hỗ trợ link đến trang quản lý hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE)

• Giao diện trên gian hàng có 1 chi nhánh

• Giao diện trên gian hàng có nhiều chi nhánh

- Nếu cần thay đổi thông tin kết nối, bạn kích chọn Sửa thiết lập

• Giao diện trên gian hàng có 1 chi nhánh

• Giao diện trên gian hàng có nhiều chi nhánh

- Lưu ý với gian hàng có nhiều chi nhánh:

• Phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình Bán hàng: Hóa đơn được thao tác bán hàng ở chi nhánh nào sẽ được phát hành hóa đơn điện tử theo thiết lập của chi nhánh đó.
• Phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình Quản lý -> Đơn hàng -> Hóa đơn: Hệ thống hỗ trợ phát hành hàng loạt các hóa đơn trên nhiều chi nhánh với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tối đa 50 hóa đơn/lần
• Chuyển hóa đơn điện tử trên màn hình Quản lý -> Đơn hàng -> Hóa đơn: Hệ thống hỗ trợ chuyển hàng loạt các hóa đơn trên cùng 1 chi nhánh, chưa hỗ trợ chuyển hóa đơn từ nhiều chi nhánh. Tối đa 50 hóa đơn/lần

- Để hủy kết nối:

• Trên gian hàng có 1 chi nhánh bạn tắt  tính năng Hóa đơn điện tử

• Trên gian hàng có nhiều chi nhánh, ngoài thao tác tắt  tính năng Hóa đơn điện tử trên toàn gian hàng, bạn có thể:
  • Hủy kết nối trên từng chi nhánh

• Hoặc hủy kết nối cùng lúc trên nhiều chi nhánh bằng cách tích chọn vào ô vuông trước các chi nhánh -> kích Hủy kết nối -> chọn Hủy kết nối