Trả hàng

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Trả hàng trên KiotViet được thiết kế để tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ tại cửa hàng, mang lại những lợi ích thiết thực sau:

Linh hoạt và chính xác trong mọi tình huống: KiotViet hỗ trợ hai hình thức trả hàng là “Trả theo hóa đơn” và “Trả hàng nhanh”, đồng thời cho phép khách đổi sang sản phẩm khác ngay trong giao dịch, đảm bảo số liệu tồn kho và công nợ luôn chính xác.
Quản lý toàn diện và minh bạch: Mỗi giao dịch trả hàng đều tạo ra một phiếu trả hàng riêng biệt, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đối soát. Hệ thống cũng tự động xử lý các đơn hàng giao đi bị hoàn về, tạo phiếu trả tương ứng để quản lý liền mạch.
Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng: Quy trình trả và đổi hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp giúp giải quyết vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả, tạo dựng niềm tin và giữ chân khách hàng thân thiết.

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống bán hàng thực tế trên máy tính (Website).

Tình huống: Khách hàng còn giữ hóa đơn hoặc bạn có thể tìm lại giao dịch gốc qua thông tin của khách để thực hiện trả hàng.
Thao tác thực hiện như sau:

Tìm hóa đơn gốc:
- Từ màn hình Bán hàng, nhấn vào biểu tượng mũi tên hoặc vào Tùy chọn (ba dấu gạch ngang) góc trên bên phải màn hình → Chọn hóa đơn trả hàng để vào mục Trả hàng

Tìm kiếm hóa đơn theo mã, thông tin khách hàng, sản phẩm hoặc thời gian, sau đó nhấn Chọn.

Nhập thông tin hàng trả: Hệ thống sẽ hiển thị các sản phẩm trong hóa đơn gốc. Bạn nhập Số lượng thực tế khách trả và có thể cập nhật lại Giá trả hàng.

Hoàn tất phiếu trả: Kiểm tra lại thông tin, nhập số Tiền trả khách (nếu có) và chọn phương thức thanh toán. Nhấn Trả hàng (F9) để hoàn tất.

Tình huống: Khách không còn hóa đơn và bạn không tìm lại được giao dịch gốc, cần thực hiện một giao dịch trả hàng độc lập.
Thao tác thực hiện như sau:

Tìm kiếm và thêm các sản phẩm khách muốn trả vào phiếu, nhập số lượng và giá trả lại.
Hoàn tất phiếu trả: Kiểm tra lại thông tin, nhập số Tiền trả khách (nếu có) và chọn phương thức thanh toán. Nhấn Trả hàng (F9) để hoàn tất.

Tình huống: Khách hàng muốn trả một sản phẩm và đổi lấy một sản phẩm khác trong cùng một giao dịch.
Thao tác thực hiện như sau:

Thực hiện các bước để tạo phiếu trả hàng bằng một trong hai cách trên.
Thêm hàng hóa đổi: Sử dụng ô tìm kiếm (phím tắt F7) để thêm sản phẩm mới mà khách muốn đổi vào phiếu.
Thanh toán: Hệ thống sẽ tự động đối trừ giữa tổng tiền hàng trả và tổng tiền hàng đổi. Bạn xử lý phần chênh lệch (trả lại tiền cho khách hoặc thu thêm) và nhấn Trả hàng (F9) để hoàn tất.

Tình huống: Bạn cần xem lại, chỉnh sửa hoặc hủy các giao dịch trả hàng đã thực hiện.
Thao tác thực hiện như sau:
- Xem danh sách: Vào Đơn hàng -> Trả hàng để xem toàn bộ các phiếu trả hàng.

Cập nhật: Mở một phiếu trả hàng để cập nhật lại các thông tin như Người nhận trả, Ngày trả, Ghi chú.

Hủy bỏ: Mở phiếu trả hàng cần hủy và nhấn Hủy → chọn Đồng ý. Hệ thống sẽ cộng lại tồn kho và cập nhật lại công nợ.

Sao chép: Mở phiếu trả hàng và nhấn Sao chép để tạo một phiếu mới với thông tin tương tự.

Tình huống: Một đơn hàng giao qua đối tác vận chuyển bị trả về và bạn cần cập nhật lại tồn kho.
Thao tác thực hiện như sau:
- Khi trạng thái vận đơn được cập nhật thành Đã chuyển hoàn, KiotViet sẽ tự động tạo một giao dịch Trả hàng tương ứng với hóa đơn gốc.

Hàng hóa trong đơn sẽ được cộng trả lại tồn kho. Hóa đơn gốc được chuyển sang trạng thái Hoàn thành.

Tính năng Trả hàng trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Trả hàng theo hóa đơn, Trả hàng nhanh, Đổi hàng.

Tình huống: Bạn cần xử lý trả hàng cho khách ngay trên điện thoại di động bằng cách tìm lại hóa đơn cũ.
Thao tác thực hiện như sau:

Mở ứng dụng, vào menu Hóa đơn → tìm và chọn hóa đơn cần trả hàng → chạm 3 chấm → chọn Trả hàng.
Nhập số lượng sản phẩm khách trả lại.
Chạm vào Thanh toán, kiểm tra thông tin và chạm Hoàn thành.

Tình huống: Khách hàng trả hàng không có hóa đơn và bạn cần tạo phiếu trả nhanh trên điện thoại.
Thao tác thực hiện như sau:

Tình huống: Khách hàng muốn đổi hàng và bạn thực hiện giao dịch ngay trên điện thoại.
Thao tác thực hiện như sau:

Bắt đầu quy trình trả hàng bằng một trong hai cách trên.
Tại màn hình trả hàng, chạm vào nút Thêm hàng + → chọn + Hàng mua để thêm sản phẩm khách muốn đổi → chọn Xong.

Ứng dụng sẽ hiển thị tiền hàng trả và hàng đổi để bạn tính toán chênh lệch → chạm Thanh toán
Nhập thông tin về Phí trả hàng, Giảm giá, Thu khác, Tiền trả khách,… (nếu cần) → tiếp tục chạm Hoàn thành để kết thúc.