Sổ quỹ

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Việc quản lý dòng tiền chặt chẽ là nền tảng cho sự thành công của mọi hoạt động kinh doanh. Tính năng Sổ quỹ trên KiotViet mang lại cho bạn những lợi ích thiết thực sau:

Lợi ích nổi bật của tính năng Sổ quỹ trên KiotViet:

• Quản lý dòng tiền tập trung, minh bạch: Toàn bộ các khoản thu, chi bằng tiền mặt và qua ngân hàng đều được ghi nhận và quản lý tại một nơi duy nhất. Các phiếu thu/chi được tạo tự động từ các giao dịch giúp bạn hình dung rõ ràng dòng tiền ra vào.
• Kiểm soát chính xác thu chi và công nợ: Mỗi phiếu thu/chi đều được gắn với một lý do và đối tác cụ thể, giúp tự động cập nhật và đối soát công nợ một cách chính xác, tránh sai sót trong thanh toán.
• Hạch toán kinh doanh hiệu quả và linh hoạt: Tính năng cho phép bạn tùy chọn hạch toán một khoản thu/chi vào kết quả kinh doanh, giúp tách biệt rõ ràng giữa các khoản thu chi hoạt động và các dòng tiền khác, từ đó cung cấp dữ liệu chính xác cho báo cáo tài chính.

​

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trên máy tính (Website).

1. Lập phiếu thu/chi thủ công

• Tình huống: Bạn cần ghi nhận một khoản thu (ví dụ: thu tiền cho thuê mặt bằng) hoặc một khoản chi (ví dụ: chi tiền mua văn phòng phẩm) không phát sinh từ các giao dịch bán hàng, nhập hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Sổ Quỹ.
2. Chọn tab Tiền mặt/Ngân hàng/ Ví điện tử tương ứng, sau đó nhấn nút + Phiếu thu hoặc + Phiếu chi.

3. Điền các thông tin trên phiếu như: Loại thu/chi, Đối tượng, Tên người nộp/nhận, Số tiền.
4. Tích chọn Hạch toán vào kết quả kinh doanh nếu muốn khoản thu/chi này được tính vào báo cáo tài chính.
5. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Thực hiện Chuyển quỹ nội bộ

• Tình huống: Bạn cần ghi nhận việc luân chuyển tiền giữa các quỹ (ví dụ: gửi tiền mặt vào ngân hàng) hoặc giữa các chi nhánh.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Gửi tiền mặt vào ngân hàng:
    • Tại quỹ Tiền mặt, lập một Phiếu chi với Loại chi là Chuyển/Rút (loại chi được tạo từ hệ thống). Chọn Tài khoản nhận là tài khoản ngân hàng của gian hàng.

• Hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu thu tương ứng trong Sổ quỹ của tài khoản ngân hàng đó.

• Chuyển tiền giữa các chi nhánh:
  • Tại chi nhánh chuyển tiền, chọn quỹ Ngân hàng, lập một Phiếu chi với Loại chi là Chuyển quỹ nội bộ → chọn Chi nhánh nhận tiền.

• Hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu thu tương ứng tại chi nhánh nhận.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý phiếu (Cập nhật, Hủy bỏ)

• Tình huống: Bạn cần chỉnh sửa thông tin hoặc hủy một phiếu thu/chi đã tạo do có sai sót.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Để cập nhật: Tìm kiếm và chọn phiếu cần cập nhật, sau đó nhấn Mở phiếu. Bạn có thể cập nhật các thông tin như: Thời gian, Người nộp/chi, Số tiền, Ghi chú,…

• Để hủy bỏ: Tìm và mở phiếu cần hủy, sau đó nhấn Hủy → Đồng ý để xác nhận.

2. Tìm kiếm, sắp xếp và xuất file

• Tình huống: Bạn cần tìm lại một phiếu thu/chi cũ hoặc xuất toàn bộ danh sách giao dịch ra file Excel để lưu trữ, đối soát.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm: Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm phiếu theo nhiều tiêu chí như Mã phiếu, Thời gian, Trạng thái, Người tạo, Loại thu chi,….

• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề của các cột để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.

• Xuất file: Nhấn nút Xuất file để tải danh sách các phiếu thu/chi ra file Excel.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Sổ quỹ trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Tạo phiếu thu/chi, Quản lý phiếu (Xem, Cập nhật, Hủy, Chia sẻ, In), Tìm kiếm, lọc và sắp xếp.

1. Xem, tìm kiếm và lọc phiếu

• Tình huống: Khi bạn đang ở ngoài và cần kiểm tra nhanh các giao dịch trong ngày hoặc tìm lại một phiếu cụ thể để đối soát.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Mở Sổ quỹ từ menu Nhiều hơn. Danh sách phiếu sẽ hiển thị theo các quỹ Tiền mặt, Ngân hàng, Ví điện tử, Tổng quỹ.
  • Sử dụng biểu tượng kính lúp, bộ lọc theo nhiều điều kiện hoặc biểu tượng sắp xếp để thay đổi thứ tự hiển thị.

2. Tạo mới Phiếu Thu/ Chi

• Tình huống: Khi bạn vừa nhận một khoản thanh toán hoặc chi tiền mặt và cần ghi nhận ngay vào hệ thống để tránh quên sót.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại quỹ Tiền mặt hoặc Ngân hàng, nhấn biểu tượng dấu cộng (+).
  • Chọn Lập phiếu thu hoặc Lập phiếu chi, điền thông tin và nhấn Lưu hoặc Lưu & In.

3. Cập nhật và Hủy Phiếu Thu/ Chi

• Tình huống: Khi bạn phát hiện một phiếu đã tạo có sai sót và cần chỉnh sửa hoặc loại bỏ khỏi hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Chạm vào một phiếu để xem chi tiết.
  • Nhấn biểu tượng ba chấm (…) để chọn Sửa phiếu (cập nhật thông tin và lưu lại) hoặc Hủy phiếu (xác nhận để hủy).
  • Ngoài ra, bạn có thể In, Chia sẻ phiếu ngay tại đây

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com