Kết nối Sàn Thương mại điện tử

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Kết nối Sàn Thương mại điện tử (TMĐT) được xây dựng nhằm giúp bạn quản lý bán hàng tập trung và hiệu quả trên các sàn phổ biến như Shopee, TikTok Shop, Lazada, và Tiki ngay từ phần mềm KiotViet.

Tính năng cho phép bạn:

• Chọn để quản lý kho hàng, dữ liệu tồn kho, giá bán sản phẩm trên sàn từ KiotViet.
• Đồng bộ dữ liệu đơn đặt hàng được tạo trên sàn về KiotViet.
• Hệ thống cho phép 1 chi nhánh của gian hàng KiotViet có thể kết nối với nhiều gian hàng nhà bán trên sàn.

Lợi ích nổi bật của tính năng Kết nối Sàn Thương mại điện tử trên KiotViet:

• Quản lý kho hàng và giá bán tập trung: Cho phép bạn, với tư cách là chủ cửa hàng, quản lý kho, tồn kho, và giá bán sản phẩm trên các sàn TMĐT ngay từ KiotViet, đảm bảo sự nhất quán và tiết kiệm thời gian.
• Đồng bộ đơn hàng tự động: Tất cả đơn đặt hàng từ các sàn TMĐT sẽ được tự động đồng bộ về KiotViet, giúp bạn xử lý đơn hàng nhanh chóng, không bỏ sót và quản lý hiệu quả trên một nền tảng duy nhất.
• Kết nối nhiều gian hàng trên sàn: Một chi nhánh trên KiotViet có thể kết nối với nhiều gian hàng trên các sàn TMĐT khác nhau, giúp bạn mở rộng kinh doanh đa kênh mà không gặp khó khăn trong quản lý.

II. Hướng Dẫn Các Thao Tác Cơ Bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống bán hàng thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Màn hình Nổi bật

Tình huống: Bạn truy cập mục “Bán Online” và muốn xem tổng quan các việc cần làm ngay (như đơn chờ xử lý, hàng chưa liên kết), theo dõi nhanh hiệu quả kinh doanh, hoặc thực hiện kết nối sàn TMĐT lần đầu.

Thao tác thực hiện như sau: Ngay khi vào màn hình Bán Online, hệ thống mặc định vào menu Nổi bật.

a. Trường hợp gian hàng chưa có kết nối

Hệ thống hiển thị danh sách các sàn TMĐT và mạng xã hội để bạn chọn và thực hiện đăng nhập kết nối nhanh. Thao tác này tương tự như mục Thiết lập kênh.

b. Trường hợp gian hàng đã có kết nối

Hệ thống hiển thị số liệu tổng hợp về: Việc cần làm (1), Hiệu quả kinh doanh (2), và Thông báo (3).

• Việc cần làm:
  • Thương mại điện tử: Bao gồm các thông tin:
    • Hàng chưa liên kết: Hiển thị số lượng hàng chưa liên kết (dựa trên đơn lỗi). Kích chọn sẽ chuyển đến mục Đơn hàng để bạn liên kết ngay.
    • Đơn chờ xử lý: Hiển thị số lượng đơn chưa xác nhận. Kích chọn sẽ chuyển đến tab Chờ xử lý của mục Đơn hàng.
    • Yêu cầu hủy đơn: Hiển thị số lượng đơn cần xác nhận hủy. Kích chọn sẽ chuyển đến tab Đơn hủy (bộ lọc Chờ xử lý hủy).
    • Yêu cầu trả hàng hoàn tiền: Hiển thị số lượng đơn cần xử lý. Kích chọn sẽ chuyển đến tab Trả hàng hoàn tiền (bộ lọc Chưa xử lý).
  • Mạng xã hội (Nếu có kết nối): Bao gồm Tin nhắn mới và Bình luận mới. Kích chọn sẽ chuyển đến mục Hội thoại.
• Hiệu quả kinh doanh:
  • Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian cần xem thông tin (mặc định là Tháng này).
  • Doanh thu theo kênh bán: Biểu đồ vòng thể hiện doanh thu của cửa hàng theo từng kênh bán.
  • Hàng bán chạy: Biểu đồ cột ngang thể hiện top 10 sản phẩm cao nhất, xem theo Doanh thu thuần hoặc Số lượng.

2. Thiết lập kênh

Tình huống: Bạn cần kết nối gian hàng KiotViet với các gian hàng trên sàn, cập nhật các thiết lập đồng bộ, hoặc xóa các kết nối không còn sử dụng.

Thao tác thực hiện như sau:

a. Thêm kết nối

• Với gian hàng chưa có kết nối, hệ thống hiển thị màn hình liệt kê các sàn để bạn chọn. Với gian hàng đã có kết nối, bạn nhấn Thêm gian hàng -> chọn sàn cần kết nối.
• Bước 1: Kết nối kênh bán: Nhấn Đăng nhập và điền thông tin tài khoản nhà bán của sàn (Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki) để xác nhận đồng ý kết nối.

• Bước 2: Đồng bộ hàng hóa: Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn:
  • Chi nhánh đồng bộ: Chi nhánh KiotViet nhận đơn và đồng bộ tồn kho.
  • Đồng bộ tồn kho: Tùy chọn có đồng bộ tồn kho từ KiotViet lên sàn hay không và chọn cách tính tồn kho (thực tế, trừ hàng đặt, v.v.).
  • Đồng bộ giá bán: Tùy chọn có đồng bộ giá bán từ KiotViet lên sàn hay không và chọn bảng giá áp dụng.
  • Tự động liên kết hàng hóa (nếu trùng SKU): Tùy chọn có tự động liên kết hàng trên sàn với hàng trên KiotViet nếu trùng Mã hàng (SKU).
• Sau khi nhấn Tiếp tục, bạn có thể liên kết thủ công. Với Shopee, TikTok Shop và Lazada, hệ thống hỗ trợ Sao chép hàng hóa từ sàn về KiotViet (sao chép từng hàng, hàng đã chọn, hoặc tất cả).
• Bước 3: Đồng bộ đơn hàng: Chọn thời điểm bắt đầu đồng bộ đơn hàng từ sàn về KiotViet (Hôm nay, 7 ngày qua, 15 ngày qua).

b. Cập nhật thông tin kết nối

• Quay lại menu Thiết lập kênh để xem thông tin, bật/tắt thiết lập, hoặc Kết nối lại với gian hàng hết hạn.
• Nhấn Thiết lập trên từng gian hàng để chỉnh sửa các thông tin nâng cao:
  – Đơn hàng: mChọn thời điểm ghi nhận doanh thu (thời gian tạo đơn hoặc thời gian xác nhận đơn), cách xử lý hàng hóa chưa liên kết (tự động tạo hoặc chờ liên kết thủ công), xác nhận vận đơn chuyển hoàn, tự động chọn lô-date.
   – Hàng hóa: Thiết lập phân bổ số lượng bán (cho hàng nhiều liên kết), chọn bảng giá khuyến mại (Lazada), tự động sao chép hàng mới từ sàn về KiotViet, tự động xóa liên kết nếu Mã hàng – SKU thay đổi.

c. Xóa kết nối

Trên dòng kết nối cần xóa, bạn nhấn Xóa và Xác nhận.

3. Quản lý Hàng hóa

Tình huống: Bạn cần quản lý liên kết hàng hóa, xem hàng đã đăng, xử lý đăng lỗi, hoặc đăng bán sản phẩm mới từ KiotViet lên sàn.

Thao tác thực hiện như sau: Trên menu Hàng hóa, bạn có thể lọc theo Sàn và Gian hàng, với 3 tab chính:

a. Hàng trên sàn

Cho phép bạn xem danh sách hàng hóa, lọc theo trạng thái (Đồng bộ lỗi, Đã liên kết, Chưa liên kết). Bạn có thể thực hiện Liên kết hàng hóa (thủ công) hoặc Hủy liên kết. Hỗ trợ sao chép hàng hóa về KiotViet (tương tự như khi Thêm kết nối).

b. Đã đăng

Xem danh sách các sản phẩm đã đăng thành công từ KiotViet lên sàn. Bạn có thể tìm kiếm và xem thông tin sản phẩm trên kênh nhà bán.

c. Đăng thất bại

Xem các sản phẩm đăng lên sàn bị lỗi. Bạn có thể Chỉnh sửa để cập nhật lại thông tin và đăng lại, hoặc Xóa hàng nếu không còn nhu cầu.

d. Đăng bán hàng hóa (Áp dụng cho Shopee, TikTok Shop, Lazada)

• Nhấn Đăng bán -> chọn các gian hàng muốn đăng -> Xác nhận.
• Nhập mã/tên hàng trên KiotViet để lấy thông tin.
• Điền các thông tin bắt buộc theo yêu cầu của sàn (Tên sản phẩm, Danh mục, Ảnh, Mô tả, Thông tin bán hàng – giá/số lượng/SKU, Vận chuyển, Thông tin sàn).
• Nhấn Đăng bán sản phẩm.

4. Quản lý Đơn hàng

Tình huống: Bạn cần theo dõi và xử lý các đơn hàng được tự động đồng bộ từ tất cả các sàn TMĐT về một màn hình quản lý duy nhất.

Thao tác thực hiện như sau: Trên menu Đơn hàng, bạn lọc thông tin (Sàn, Gian hàng, Thời gian) và xử lý đơn theo các tab trạng thái:

a. Chờ xử lý (Đơn mới)

Ghi nhận các đơn hàng mới (Shopee: Chờ xử lý, Lazada: Đang xử lý, Tiki: Chờ xác nhận, TikTok Shop: Đang chờ vận chuyển). Thao tác: Xác nhận đơn (với Shopee, TikTok Shop cần chọn hình thức vận chuyển; với Tiki cần chọn Còn hàng/Hết hàng), Giao (với đơn Shopee người bán tự vận chuyển), In phiếu giao (Shopee hỏa tốc), Xem chi tiết, hoặc Hủy đơn.

b. Đã xử lý (Chờ lấy hàng)

Ghi nhận các đơn đã xác nhận (Shopee: Đã xử lý, Lazada: Đóng gói & Bàn giao, Tiki: Đang xử lý, TikTok Shop: Đang chờ lấy hàng). Thao tác: Sẵn sàng giao (đánh dấu trên KiotViet, riêng Lazada sẽ cập nhật trạng thái lên sàn), In phiếu giao (hàng loạt hoặc đơn lẻ theo mẫu sàn), Xem chi tiết, Hủy đơn. Với đơn Lazada (Nhà bán vận chuyển), có thêm thao tác Giao thành công / Giao thất bại.

c. Đang giao

Ghi nhận các đơn đã giao cho ĐVVC. Thao tác: Xem chi tiết (bao gồm thông tin vận chuyển).

d. Đã giao

Ghi nhận các đơn đã giao hàng thành công. Thao tác: Xem chi tiết.

e. Đơn hủy

Quản lý các đơn ở trạng thái Chờ xử lý hủy (chờ bạn phản hồi) hoặc Đã hủy. Thao tác (với đơn Chờ xử lý hủy): Đồng ý hoặc Từ chối yêu cầu hủy (cập nhật lên sàn).

f. Trả hàng/Hoàn tiền

Quản lý các đơn ở trạng thái Chưa xử lý hoặc Đã xử lý. Thao tác (với đơn Chưa xử lý):

• Shopee: Xác nhận.
• Lazada: Chỉ hoàn tiền, Yêu cầu trả hàng, hoặc Từ chối (kèm lý do).
• TikTok Shop: Trả hàng và hoàn tiền/Chỉ hoàn tiền hoặc Từ chối (kèm lý do).

g. Cần xử lý hàng hóa

Các đơn bị lỗi (chưa liên kết, không đủ tồn, chưa chọn IMEI/lô-date). Thao tác: Chọn lô/IMEI, Cho phép bán (âm kho), Liên kết hàng hóa.

h. Đồng bộ lỗi

Ghi nhận các đơn lỗi khác (khóa sổ, không rõ nguyên nhân…). Thao tác: Đồng bộ lại (đơn lẻ) hoặc Đồng bộ tất cả.

5. Hội thoại (Shopee Chat)

Nhằm hỗ trợ các nhà bán trên Shopee tối ưu hóa quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng, KiotViet đã tích hợp với Shopee Chat. Tính năng này cho phép bạn giao tiếp với khách hàng ngay trên hệ thống KiotViet một cách dễ dàng và hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Kết nối trực tiếp với Shopee: Tự động đồng bộ tin nhắn từ Shopee về KiotViet, giúp quản lý hội thoại tập trung tại một nền tảng duy nhất.
• Phản hồi nhanh chóng: Gửi tin nhắn tức thì, đáp ứng yêu cầu về chỉ số phản hồi của Shopee, đảm bảo chất lượng chăm sóc khách hàng.
• Quản lý tiện lợi: Loại bỏ việc chuyển đổi giữa các nền tảng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

Tình huống: Bạn cần kết nối Shopee Chat để trả lời tin nhắn, quản lý các cuộc hội thoại, và thiết lập tin nhắn mẫu để chăm sóc khách hàng trên Shopee ngay từ KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

a. Thêm kết nối

• Trên màn hình Bán Online, tại khối menu Thương mại điện tử, bạn chọn Hội thoại.
• Với gian hàng chưa kết nối với tài khoản nhà bán Shopee trong mục Thiết lập kênh, bạn chọn Thêm gian hàng.
• Với gian hàng đang kết nối với 1 tài khoản nhà bán Shopee trong mục Thiết lập kênh, bạn có thể chọn Đồng bộ hoặc Thêm gian hàng.
• Hệ thống chuyển đến màn hình Đăng nhập tài khoản nhà bán của sàn để bạn điền thông tin -> bạn xác nhận đồng ý kết nối.

• Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ kết nối 1 gian hàng Shopee với 1 gian hàng KiotViet. Nếu gian hàng Shopee đang kết nối với 1 gian hàng KiotViet, khi thực hiện kết nối mới -> hệ thống hiện thông báo, bạn chọn Kết nối nếu chắc chắn gỡ bỏ kết nối trước đó để sử dụng kết nối mới.

b. Danh sách hội thoại

• Sau khi thực hiện kết nối Shopee Chat thành công, KiotViet hiển thị danh sách hội thoại 90 ngày gần nhất.
• Bạn chọn một đoạn hội thoại bất kỳ để bắt đầu -> nhập nội dung hoặc chọn tin nhắn nhanh, chọn hình ảnh, sticker -> nhấn enter hoặc kích [biểu tượng Gửi] để gửi thông tin.

• Hệ thống hỗ trợ 2 cách tìm kiếm thông tin: Tìm theo tên khách hàng và Tìm theo nội dung của hội thoại (kích vào ô Tìm kiếm [biểu tượng kính lúp]).
• Bạn có thể lọc hội thoại theo trạng thái và sắp thứ tự hiển thị.
• Đánh dấu hội thoại chưa đọc.
• Khi gian hàng quản lý từ 2 shop trên Shopee trở lên, KiotViet hỗ trợ chế độ Gộp trang (kích chọn biểu tượng [biểu tượng Gộp trang]) để quản lý tin nhắn của nhiều shop trên cùng 1 giao diện.

c. Thiết lập hội thoại sàn

• Hệ thống chỉ hiển thị Thiết lập hội thoại sàn khi gian hàng đã kết nối ít nhất 1 shop sàn.
• Trên màn hình Hội thoại, bạn kích chọn Thiết lập -> Hệ thống chuyển sang màn hình Thiết lập hội thoại sàn.
• Tại đây, bạn có thể Thêm gian hàng và thực hiện các thao tác tương ứng với từng trạng thái kết nối (Thiết lập, Ngừng đồng bộ, Đồng bộ, Đồng bộ lại).

d. Tin nhắn mẫu

Với gian hàng có trạng thái Đã đồng bộ hội thoại, bạn có thể sử dụng mẫu tin được định nghĩa sẵn để trả lời nhanh chóng.

• Quản lý tin nhắn mẫu:
  • Hệ thống hỗ trợ hiển thị mặc định danh sách tin nhắn nhanh giống danh sách tin nhắn nhanh trên Shopee (tối đa 50 tin nhắn/gian hàng).
  • Lưu ý: danh sách tin nhắn mẫu này được quản lý độc lập với mẫu tin được quản lý trên Shopee.
  • Trên màn hình Thiết lập hội thoại sàn, bạn kích chọn Thiết lập.
  • Màn hình Tin nhắn mẫu hiển thị, cho phép bạn: Xem danh sách, Tìm tin nhắn, Tạo tin nhắn mới, Sao chép tin nhắn tới gian hàng khác, Chỉnh sửa hoặc Xóa tin nhắn (từng tin hoặc hàng loạt).

• Sử dụng tin nhắn mẫu:
  • Trên khung chat của 1 hội thoại cụ thể, bạn có thể chọn vào biểu tượng [biểu tượng Tin nhắn mẫu].
  • Hoặc ngay khi bạn nhập “/” đầu tiên và nội dung trùng với mẫu tin, hệ thống sẽ tự động gợi ý tin nhắn mẫu.

III. Các Tính Năng Nâng Cao

1. Đối soát

Tình huống: Bạn cần kiểm tra và xác nhận thông tin thanh toán từ các sàn Shopee, TikTok Shop và Lazada để đảm bảo dòng tiền chính xác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại mục Đối soát, lọc thông tin theo Sàn, Gian hàng, Thời gian.
• Xem tổng quan (Sàn cần trả, Chưa thanh toán, Đã thanh toán, Chênh lệch).
• Lọc theo trạng thái Đã thanh toán hoặc Chưa thanh toán.
• Với các đơn Đã thanh toán: Lọc tiếp theo trạng thái Khớp hoặc Lệch -> chọn đơn và Tạo phiếu thu chi tương ứng.
• Hỗ trợ Xuất file dữ liệu đối soát.

2. Marketing

Tình huống: Bạn muốn sử dụng các công cụ có sẵn để tăng khả năng hiển thị sản phẩm và quản lý thông tin khách hàng đồng bộ từ các sàn.

Thao tác thực hiện như sau:

a. Tự động đẩy hàng hóa (Shopee)

Giúp tự động đẩy sản phẩm lên top tìm kiếm Shopee (tối đa 5 sản phẩm/lần/4 tiếng).

• Bật trạng thái ON cho gian hàng Shopee cần thiết lập.
• Nhấn Thêm hàng hóa/Sửa danh sách để chọn danh sách sản phẩm (tối đa 50) và Ghim các sản phẩm ưu tiên (tối đa 5) để đẩy liên tục.
• Nhấn Lưu để hệ thống bắt đầu đẩy tự động.

b. Thông tin khách hàng

Cho phép bạn chủ động bật/tắt thiết lập đồng bộ thông tin khách hàng từ sàn về KiotViet.

• Nếu Bật: Hệ thống sẽ tự động tạo khách hàng mới hoặc ghi nhận đơn cho khách hàng đã có (dựa trên SĐT) khi đồng bộ đơn. (Lưu ý: Shopee có thể mã hóa SĐT, dẫn đến ghi nhận là Khách lẻ).
• Nếu Tắt: Mọi đơn hàng từ sàn về KiotViet sẽ được ghi nhận là Khách lẻ.

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com