Quản lý Tính lương

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý tính lương trên KiotViet giúp cửa hàng tự động hóa và quản lý quy trình tính lương cho nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Từ việc thiết lập các quy tắc tính lương, quản lý ngày nghỉ lễ, đến việc tạo bảng lương, chốt lương và thanh toán, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý tính lương trên KiotViet:

• Thiết lập linh hoạt: Cho phép cài đặt ngày tính lương, giờ công chuẩn, quy tắc tính nửa công, tự động tạo bảng lương và quản lý các ngày lễ tết, ngày làm việc của chi nhánh.
• Đa dạng cách tính lương: Hỗ trợ nhiều hình thức tính lương chính (theo ca, giờ, ngày công chuẩn, cố định), lương làm thêm giờ, hoa hồng, thưởng (theo doanh thu cá nhân/chi nhánh, lợi nhuận gộp), phụ cấp và các khoản giảm trừ.
• Quản lý bảng lương hiệu quả: Dễ dàng tạo mới, xem, cập nhật, chốt lương, hủy bỏ và xuất file bảng lương. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và các thiết lập lương.
• Thanh toán lương tiện lợi: Hỗ trợ thanh toán lương, ứng lương trực tiếp từ bảng lương hoặc thông tin nhân viên, tự động tạo phiếu chi và ghi nhận lịch sử thanh toán.
• Minh bạch và chi tiết: Cung cấp chi tiết phiếu lương cho từng nhân viên, bao gồm cả bảng kê hoa hồng (nếu có) và chi tiết chấm công trong kỳ. Chi phí lương được tự động hạch toán vào báo cáo tài chính.
• Mẫu lương tiện dụng: Cho phép tạo các mẫu lương (bao gồm hoa hồng, thưởng, phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh chóng cho nhiều nhân viên.

II. Hướng Dẫn Các Thao Tác Cơ Bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Thiết lập Tính lương Chung

Đây là các cài đặt nền tảng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình tính lương.

• Tình huống: Bạn cần cài đặt ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng là ngày 1, giờ công chuẩn là 8 tiếng, và muốn hệ thống tự động tạo bảng lương.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên -> Thiết lập chung -> Tính lương.
  2. Ngày tính lương: Nhấn Chi tiết, chọn ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng (ví dụ: Ngày 1) và nhấn Lưu.
  3. Số giờ của ngày công chuẩn: Nhập số giờ làm việc tiêu chuẩn trong một ngày (ví dụ: 8).
  4. Cài đặt nửa công: Bật tính năng và nhập số giờ làm việc tối đa để được tính là nửa công (ví dụ: <= 4 giờ 30 phút). Nhân viên làm nửa công sẽ được tính 0.5 công trên bảng lương.
  5. Tự động tạo bảng lương: Bật tính năng để hệ thống tự động tạo bảng lương mới vào ngày bắt đầu kỳ lương.

2. Thiết lập Mức lương cho Nhân viên

Bạn cần cài đặt cách tính lương và các khoản thu nhập/giảm trừ khác cho từng nhân viên.

• Tình huống: Bạn muốn thiết lập lương cho nhân viên A theo giờ (50,000đ/giờ), có phụ cấp ăn trưa 30,000đ/ngày làm việc.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Nhân viên -> Nhân viên.
  2. Chọn nhân viên cần thiết lập lương, nhấn Cập nhật.
  3. Chuyển sang tab Thiết lập lương (hoặc nhấn nút Thiết lập lương).
  4. Lương chính: Chọn loại tính lương phù hợp:
     • Theo ca làm việc: Nhập mức lương cho mỗi ca. Có thể tùy chỉnh lương khác nhau cho từng ca cụ thể hoặc thiết lập lương riêng cho Thứ 7, CN, Ngày nghỉ, Lễ tết.
     • Theo giờ làm việc: Nhập mức lương cho mỗi giờ làm việc. Có thể tùy chỉnh hoặc thiết lập lương riêng cho các ngày đặc biệt tương tự lương theo ca.
     • Theo ngày công chuẩn: Nhập mức lương tháng. Lương thực nhận sẽ dựa trên tỷ lệ ngày công thực tế / ngày công chuẩn của kỳ lương. Có thể thiết lập lương riêng cho các ngày đặc biệt.
     • Cố định: Nhập mức lương cố định cho mỗi kỳ, không phụ thuộc chấm công.
  5. Lương làm thêm giờ: (Áp dụng nếu lương chính tính theo Ca hoặc Ngày công chuẩn) Bật và thiết lập hệ số lương làm thêm giờ (ví dụ: 1.5, 2.0). Có thể thiết lập hệ số riêng cho các ngày đặc biệt.
  6. Hoa hồng: Nhấn Thêm điều kiện, nhập Mức doanh thu thuần (Từ…Đến…), chọn Bảng hoa hồng tương ứng và nhấn Lưu. Có thể thêm nhiều mức.
  7. Thưởng: Chọn loại thưởng (Theo doanh thu cá nhân, Theo doanh thu chi nhánh/Cửa hàng, Theo lợi nhuận gộp cá nhân). Chọn Hình thức (Theo mức tổng doanh thu, Theo nấc bậc thang, Theo mức vượt tối thiểu). Nhấn Thêm điều kiện, nhập Mức doanh thu/lợi nhuận, chọn cách tính thưởng (% hoặc VNĐ) và nhấn Lưu.
  8. Phụ cấp: Nhấn Thêm phụ cấp, nhập Tên phụ cấp, chọn cách tính (VND hoặc % Lương chính). Nếu tính theo VND, chọn loại phụ cấp (Mỗi ngày làm việc, Cố định hàng tháng, Tháng theo ngày công chuẩn). Nhấn Lưu. Có thể thêm nhiều khoản phụ cấp.
  9. Giảm trừ: Nhấn Thêm giảm trừ, nhập Tên giảm trừ, chọn cách tính (VND hoặc % Tổng thu nhập), chọn Điều kiện (Đi muộn, Về sớm, Cố định) và thiết lập chi tiết (ví dụ: số tiền phạt cho mỗi lần/block đi muộn). Nhấn Lưu. Có thể thêm nhiều khoản giảm trừ.
  10. Nhấn Lưu trên pop-up thiết lập lương.

3. Quản lý Bảng lương

Đây là nơi bạn tạo, xem xét, điều chỉnh và chốt dữ liệu lương hàng kỳ cho nhân viên.

• Tình huống: Đã đến kỳ tính lương tháng 10, bạn cần tạo bảng lương, kiểm tra và chốt lương.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xem danh sách bảng lương:
    1. Vào menu Nhân viên -> Bảng lương.
    2. Sử dụng bộ lọc bên trái để tìm kiếm theo Kỳ hạn, Trạng thái, Chi nhánh.
  • Thêm bảng lương (thủ công):
    1. Nhấn nút + Bảng lương.
    2. Chọn Kỳ hạn trả lương, Kỳ làm việc (tháng/năm).
    3. Chọn Phạm vi áp dụng: Tất cả nhân viên hoặc Tùy chọn (chọn nhân viên/phòng ban cụ thể).
    4. Nhấn Lưu.
    5. Hệ thống sẽ tạo bảng lương với trạng thái Đang tạo, sau đó chuyển thành Phiếu tạm (hoặc Tạm tính) nếu thành công.
  • Xem và Cập nhật bảng lương (Trạng thái Phiếu tạm/Tạm tính):
    1. Tại danh sách, nhấn Xem bảng lương của bảng lương cần xử lý.
    2. Màn hình cập nhật hiển thị chi tiết lương của từng nhân viên (Lương chính, Lương làm thêm, Hoa hồng, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ…). Dữ liệu được lấy tự động từ Chấm công và Thiết lập lương.
    3. Kiểm tra chi tiết: Nhấn vào các giá trị có biểu tượng pop-up (ví dụ: Lương chính, Lương làm thêm) để xem chi tiết tính toán hoặc nhấn vào tên nhân viên để xem Phiếu lương cá nhân -> Chấm công chi tiết.
    4. Cập nhật thủ công (nếu cần): Bạn có thể sửa trực tiếp các giá trị như Phụ cấp khác, Giảm trừ khác.
    5. Tải lại dữ liệu: Nếu có thay đổi về chấm công hoặc thiết lập lương sau khi tạo bảng lương, nhấn Tải lại dữ liệu. Chọn Tải lại toàn bộ dữ liệu hoặc Chỉ cập nhật dữ liệu theo ngày làm việc (chỉ cập nhật chấm công, doanh thu, phụ cấp/giảm trừ theo ngày).
    6. Nhấn Lưu tạm để lưu các thay đổi mà chưa chốt lương.
  • Chốt bảng lương:
    1. Sau khi kiểm tra và chắc chắn dữ liệu đã chính xác, nhấn Chốt lương.
    2. Xác nhận. Bảng lương chuyển sang trạng thái Đã chốt lương. Dữ liệu lương và chấm công trong kỳ sẽ bị khóa, không thể thay đổi. Hệ thống cũng ghi nhận giá trị tạm ứng (nếu có) vào bảng lương.
  • Hủy bỏ bảng lương: Chỉ thực hiện được với bảng lương trạng thái Phiếu tạm/Tạm tính. Nhấn Hủy bỏ và xác nhận.

4. Thanh toán lương

Sau khi chốt lương, bạn thực hiện thanh toán cho nhân viên.

• Tình huống: Bạn cần thanh toán lương tháng 10 cho các nhân viên trong bảng lương đã chốt.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào chi tiết bảng lương Đã chốt lương.
  2. Chuyển sang tab Phiếu lương.
  3. Nhấn Thanh toán.
  4. Pop-up Thanh toán lương hiển thị danh sách nhân viên và số tiền cần trả. Bạn có thể:
     • Chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản…).
     • Sửa Tiền trả nhân viên (nếu trả một phần).
     • Xóa nhân viên khỏi đợt thanh toán này (nhấn biểu tượng thùng rác).
     • Thêm Ghi chú.
  5. Nhấn Tạo phiếu chi. Hệ thống sẽ tự động tạo các phiếu chi tương ứng trong Sổ quỹ và cập nhật trạng thái thanh toán.

5. Xem Chi tiết Phiếu lương và Lịch sử trả lương

• Tình huống: Nhân viên thắc mắc về lương tháng này, bạn cần xem lại chi tiết phiếu lương của họ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xem chi tiết phiếu lương:
    1. Cách 1: Trong tab Phiếu lương của Bảng lương, nhấn vào Mã phiếu lương của nhân viên.
    2. Cách 2: Vào Nhân viên -> Nhân viên, chọn nhân viên, chuyển sang tab Phiếu lương, nhấn vào Mã phiếu lương cần xem.
    3. Chi tiết phiếu lương hiển thị đầy đủ các khoản thu nhập, giảm trừ (tab Thanh toán) và chi tiết chấm công trong kỳ (tab Chấm công chi tiết).
    4. Tại đây bạn có thể In (Thông tin chung, Kèm bảng kê hoa hồng), Xuất file (Hoa hồng, Phiếu lương), hoặc Hủy bỏ (nếu chưa thanh toán hoặc hủy phiếu chi liên quan).
  • Xem Lịch sử trả lương (Nợ lương):
    1. Vào Nhân viên -> Nhân viên, chọn nhân viên.
    2. Chuyển sang tab Nợ lương nhân viên.
    3. Tab này hiển thị danh sách tất cả các Phiếu lương đã chốt và các lần Thanh toán/Tạm ứng lương của nhân viên đó.

6. Thanh toán/Ứng lương ngoài Bảng lương

• Tình huống: Nhân viên cần tạm ứng lương giữa kỳ hoặc bạn muốn thanh toán nợ lương cũ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Vào Nhân viên -> Nhân viên, chọn nhân viên.
  • Chuyển sang tab Nợ lương nhân viên.
  • Nhấn Thanh toán lương.
  • Nhập Số tiền chi, chọn Thời gian, Phương thức, Ghi chú.
  • Nhấn Tạo phiếu chi (hoặc Tạo phiếu chi & In).
  • Lưu ý: Nếu nhân viên không còn phiếu lương nào cần thanh toán (Nợ cần trả = 0), phiếu chi này sẽ được ghi nhận là tạm ứng lương. Khoản tạm ứng sẽ được tự động trừ vào kỳ lương tiếp theo khi chốt lương.

III. Các Tính Năng Nâng Cao

1. Quản lý Lễ tết

Thiết lập các ngày nghỉ lễ, tết để áp dụng các quy tắc tính lương đặc biệt (nếu có).

• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào Nhân viên -> Thiết lập chung -> Tính lương.
  2. Kéo xuống mục Quản lý lễ tết.
  3. Nhấn Thêm ngày nghỉ, lễ tết.
  4. Nhập Tên kỳ nghỉ, chọn Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc.
  5. Nhấn Lưu.
  6. Bạn có thể nhấn vào tên kỳ nghỉ để Cập nhật hoặc Xóa.

2. Quản lý Ngày làm việc/không làm việc của Chi nhánh

Thiết lập các ngày nghỉ cố định hàng tuần của chi nhánh (nếu có), ảnh hưởng đến việc tính ngày công chuẩn.

• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào Thiết lập -> Quản lý chi nhánh.
  2. Chọn chi nhánh cần thiết lập, nhấn Cập nhật.
  3. Trong phần thông tin chi tiết, tại mục Ngày làm việc trong tuần, bỏ tích chọn các ngày chi nhánh nghỉ cố định hàng tuần.
  4. Nhấn Lưu.

3. Thiết lập Mẫu lương

Tạo các mẫu thiết lập lương (hoa hồng, thưởng, phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh cho nhiều nhân viên.

• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tạo mẫu lương:
    • Vào Nhân viên -> Thiết lập chung -> Tính lương.
    • Tại mục Thiết lập Mẫu lương, nhấn Chi tiết.
    • Nhấn Tạo mới.
    • Nhập Tên mẫu áp dụng.
    • Thiết lập các điều kiện Hoa hồng, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ tương tự như khi thiết lập lương cho nhân viên.
    • Nhấn Lưu.
    • Bạn có thể Cập nhật (nhấn biểu tượng bút chì), Xóa (nhấn biểu biểu tượng thùng rác) hoặc Sao chép (trong màn hình cập nhật) mẫu lương.
  • Áp dụng Mẫu lương cho nhân viên:
    • Khi Thiết lập lương cho nhân viên, tại mục Mẫu áp dụng, chọn Chọn mẫu lương hiện có.
    • Chọn mẫu lương từ danh sách. Các thiết lập hoa hồng, thưởng, phụ cấp, giảm trừ sẽ tự động được áp dụng.
    • Lưu ý: Sau khi áp dụng mẫu, bạn vẫn có thể chỉnh sửa/bật/tắt riêng lẻ các điều kiện cho nhân viên đó mà không ảnh hưởng đến mẫu gốc.

4. Xem Chi phí lương trên Báo cáo tài chính

Chi phí lương đã thanh toán sẽ được tự động ghi nhận vào báo cáo tài chính.

• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Báo cáo -> Tài chính -> Kết quả hoạt động kinh doanh.
  2. Tìm đến mục Chi phí -> Chi trả lương nhân viên để xem tổng chi phí lương đã thanh toán trong kỳ báo cáo.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý tính lương trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem, thêm, chốt, hủy bảng lương và cập nhật thiết lập lương cho nhân viên.

1. Quản lý Bảng lương

• Tình huống: Bạn cần xem lại bảng lương tháng trước, thêm bảng lương mới, hoặc chốt lương/hủy bảng lương tạm tính khi đang di chuyển.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Nhiều hơn, bạn chạm Nhân viên -> chọn Bảng lương.
  2. Ứng dụng hiển thị danh sách Bảng tính lương. Bạn có thể lọc theo Chi nhánh hoặc Trạng thái.
  3. Xem chi tiết/Chốt lương: Chạm vào một bảng lương (trạng thái Tạm tính hoặc Đã chốt lương).
     • Bạn có thể tìm kiếm nhân viên trong bảng lương.
     • Với bảng lương Tạm tính, bạn có thể nhấn Tải lại (để cập nhật dữ liệu mới nhất) hoặc Chốt lương (để khóa bảng lương).
  4. Thêm bảng lương:
     • Từ màn hình danh sách, chạm vào biểu tượng + -> chọn Tạo bảng lương.
     • Chọn Kỳ hạn trả lương và Kỳ làm việc.
     • Chạm Tạo bảng lương.
  5. Xóa/Hủy bảng lương (Phiếu tạm):
     • Chạm vào bảng lương Tạm tính cần xóa.
     • Chạm vào biểu tượng … (menu) -> chọn Hủy bảng lương.
     • Chọn Đồng ý để xác nhận.
  6. Thanh toán:
     • Mở bảng lương Đã chốt.
     • Nhấn Thanh toán, chọn nhân viên và thực hiện thanh toán.

2. Cập nhật thiết lập lương cho nhân viên

• Tình huống: Bạn cần điều chỉnh nhanh các cài đặt lương (phụ cấp, hoa hồng, loại lương) cho một nhân viên cụ thể qua điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập vào màn hình Chi tiết nhân viên (từ mục Nhân viên -> Nhân viên).
  2. Chạm vào biểu tượng … (menu) -> chọn Cập nhật thiết lập lương.
  3. Tại màn hình Thiết lập lương, bạn có thể chỉnh sửa/thêm mới các thông tin: Mẫu áp dụng, Loại lương, Mức lương, Lương làm thêm giờ, Hoa hồng, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ.
  4. Chạm Lưu thông tin để hoàn tất.

V. Thao tác trên Máy POS Android

Tính năng Quản lý tính lương (bao gồm thiết lập, tạo bảng lương, chốt lương, thanh toán) chưa được hỗ trợ trên KiotViet Máy bán hàng. Bạn vui lòng sử dụng KiotViet trên máy tính hoặc ứng dụng di động KiotViet để thực hiện các thao tác này.

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com