Quản lý tính lương

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

 

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý tính lương trên KiotViet giúp cửa hàng tự động hóa và quản lý quy trình tính lương cho nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Từ việc thiết lập các quy tắc tính lương, quản lý ngày nghỉ lễ, đến việc tạo bảng lương, chốt lương và thanh toán, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý tính lương trên KiotViet:

• Thiết lập linh hoạt: Cho phép cài đặt ngày tính lương, giờ công chuẩn, quy tắc tính nửa công, tự động tạo bảng lương và quản lý các ngày lễ tết, ngày làm việc của chi nhánh.
• Đa dạng cách tính lương: Hỗ trợ nhiều hình thức tính lương chính (theo ca, giờ, ngày công chuẩn, cố định), lương làm thêm giờ, hoa hồng, thưởng (theo doanh thu cá nhân/chi nhánh, lợi nhuận gộp), phụ cấp và các khoản giảm trừ.
• Quản lý bảng lương hiệu quả: Dễ dàng tạo mới, xem, cập nhật, chốt lương, hủy bỏ và xuất file bảng lương. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và các thiết lập lương.
• Thanh toán lương tiện lợi: Hỗ trợ thanh toán lương, ứng lương trực tiếp từ bảng lương hoặc thông tin nhân viên, tự động tạo phiếu chi và ghi nhận lịch sử thanh toán.
• Minh bạch và chi tiết: Cung cấp chi tiết phiếu lương cho từng nhân viên, bao gồm cả bảng kê hoa hồng (nếu có) và chi tiết chấm công trong kỳ. Chi phí lương được tự động hạch toán vào báo cáo tài chính.
• Mẫu lương tiện dụng: Cho phép tạo các mẫu lương (bao gồm hoa hồng, thưởng, phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh chóng cho nhiều nhân viên.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Thiết lập Tính lương Chung

Đây là các cài đặt nền tảng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình tính lương.

• Tình huống: Bạn cần cài đặt ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng là ngày 1 và muốn hệ thống tự động tạo bảng lương khi đến kỳ..
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên → Tính lương.

2. Ngày tính lương: Nhấn Chi tiết, chọn ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng (ví dụ: Ngày 1) và nhấn Lưu.

3. Tự động tạo bảng lương: Bật xanh tính năng để hệ thống tự động tạo bảng lương mới vào ngày bắt đầu kỳ lương.

4. Tự động cập nhật bảng lương: Bật xanh tính năng để hệ thống tự động cập nhật bảng lương mỗi ngày.

5. Thiết lập mẫu lương: Hệ thống hỗ trợ áp dụng nhanh cùng 1 cách tính lương cho nhiều nhân viên theo mẫu lương có sẵn, bao gồm các thông tin về thưởng, hoa hồng, phụ cấp, giảm trừ. Bạn nhấn Chi tiết để thêm, sửa, xóa mẫu lương.

2. Thiết lập Mức lương cho Nhân viên

Bạn cần cài đặt cách tính lương và các khoản thu nhập/giảm trừ khác cho từng nhân viên.

• Tình huống: Khi bạn cần cài đặt mức lương chi tiết (theo giờ, theo ca, cố định) và các khoản phụ cấp, hoa hồng, giảm trừ cho một nhân viên cụ thể.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Nhân viên → Danh sách nhân viên.
2. Chọn nhân viên cần thiết lập lương, nhấn Cập nhật.
3. Chuyển sang tab Thiết lập lương (hoặc nhấn nút Thiết lập lương trên tab Thiết lập lương).

4. Lương chính: Chọn loại tính lương phù hợp:
   • Theo ca làm việc: Nhập mức lương cho mỗi ca. Có thể tùy chỉnh lương khác nhau cho từng ca cụ thể hoặc thiết lập lương riêng cho Thứ 7, CN, Ngày nghỉ, Lễ tết.

• Theo giờ làm việc: Nhập mức lương cho mỗi giờ làm việc. Có thể tùy chỉnh hoặc thiết lập lương riêng cho các ngày đặc biệt tương tự lương theo ca.

• Theo ngày công chuẩn: Nhập mức lương tháng. Lương thực nhận sẽ dựa trên tỷ lệ ngày công thực tế / ngày công chuẩn của kỳ lương. Có thể thiết lập lương riêng cho các ngày đặc biệt.

• Cố định: Nhập mức lương cố định cho mỗi kỳ, không phụ thuộc chấm công.

5. Lương làm thêm giờ: (Áp dụng nếu lương chính tính theo Ca hoặc Ngày công chuẩn) Bật và thiết lập hệ số lương làm thêm giờ (ví dụ: 150%, 200%). Có thể thiết lập hệ số riêng cho các ngày Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ, Ngày lễ tết.

6. Thưởng:
   • Chọn Loại thưởng (Theo doanh thu cá nhân, Theo doanh thu chi nhánh/Cửa hàng, Theo lợi nhuận gộp cá nhân).

• Chọn Hình thức tương ứng với Loại thưởng (Theo mức tổng doanh thu, Theo nấc bậc thang, Theo mức vượt tối thiểu).

• Nhập mức doanh thu/lợi nhuận, chọn cách tính thưởng (% hoặc VNĐ).
• Có thể thêm nhiều mức bằng cách nhấn Thêm thưởng

7. Hoa hồng:
   • Bật xanh tính năng → nhập Doanh thu
   • Chọn Bảng hoa hồng tương ứng.
   • Có thể thêm nhiều mức bằng cách nhấn Thêm hoa hồng.

8. Phụ cấp:
   • Bật xanh tính năng.
   • Chọn Tên phụ cấp trong danh sách.

• Hoặc Thêm loại phụ cấp mới
  • Nhập Tên phụ cấp.
  • Chọn Loại phụ cấp (Phụ cấp cố định theo ngày, Phụ cấp hàng tháng cố định, Phụ cấp hàng tháng tính trên số ngày công chuẩn).
  • Nhập Phụ cấp thụ hưởng.
  • Nhấn Lưu.

• Bạn có thể thiết lập nhiều khoản phụ cấp cho nhân viên bằng cách nhấn Thêm phụ cấp.

9. Giảm trừ:
   • Bật xanh tính năng.
   • Chọn Tên giảm trừ trong danh sách.

• Hoặc Thêm loại giảm trừ mới:
  • Nhập Tên loại giảm trừ.
  • Chọn Loại giảm trừ (Đi muộn, Về sớm, Cố định).
  • Chọn Điều kiện (Theo số lần, Theo block).
  • Nhập Khoản giảm trừ.
  • Nhấn Lưu.

• Bạn có thể thiết lập nhiều khoản phụ cấp cho nhân viên bằng cách nhấn Thêm giảm trừ.

10. Nhấn Lưu để ghi nhận thiết lập lương cho nhân viên hoặc Lưu và tạo mẫu lương mới để có thể áp dụng cho nhiều nhân viên ở vị trí tương đương.

3. Quản lý Bảng lương

Đây là nơi bạn tạo, xem xét, điều chỉnh và chốt dữ liệu lương hàng kỳ cho nhân viên.

• Tình huống: Đã đến kỳ tính lương tháng 10, bạn cần tạo bảng lương, kiểm tra và chốt lương.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xem danh sách bảng lương:

1. Vào menu Nhân viên → Bảng lương.

2. Tìm kiếm Theo mã, tên bảng lương, Theo mã, tên nhân viên hoặc sử dụng bộ lọc bên trái để tìm kiếm theo Chi nhánh, Kỳ hạn, Trạng thái.

• Thêm bảng lương (thủ công):

1. Nhấn nút + Bảng tính lương.
2. Chọn Kỳ hạn trả lương (Hàng tháng/ Tùy chọn)
3. Chọn Kỳ làm việc.
4. Chọn Phạm vi áp dụng: Tất cả nhân viên hoặc Tùy chọn (chọn nhân viên/phòng ban cụ thể).
5. Nhấn Lưu.

6. Hệ thống sẽ tạo bảng lương với trạng thái Đang tạo, sau đó chuyển thành Phiếu tạm (hoặc Tạm tính) nếu thành công.

• Xem và Cập nhật bảng lương (Trạng thái Phiếu tạm/Tạm tính):

1. Tại danh sách, nhấn Xem bảng lương của bảng lương cần xử lý.

2. Màn hình cập nhật hiển thị chi tiết lương của từng nhân viên (Lương chính, Lương làm thêm, Hoa hồng, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ…). Dữ liệu được lấy tự động từ Chấm công và Thiết lập lương.

3. Kiểm tra chi tiết:
   • Nhấn vào các giá trị (Lương chính, Làm thêm, Hoa hồng, Phụ cấp, Thưởng, Giảm trừ) để xem chi tiết tính toán.

• Hoặc nhấn vào tên nhân viên để xem Phiếu lương cá nhân, Chấm công chi tiết.

4. Cập nhật thủ công (nếu cần): Bạn có thể sửa trực tiếp các giá trị → nhấn Xong.

5. Tải lại dữ liệu: Nếu có thay đổi về chấm công hoặc thiết lập lương sau khi tạo bảng lương, nhấn Tải lại dữ liệu. Chọn Tải lại toàn bộ dữ liệu hoặc Chỉ cập nhật dữ liệu theo ngày làm việc (chỉ cập nhật chấm công, doanh thu, phụ cấp/giảm trừ theo ngày).

6. Nhấn Lưu tạm để lưu các thay đổi mà chưa chốt lương.

• Chốt bảng lương:

1. Sau khi kiểm tra và chắc chắn dữ liệu đã chính xác, nhấn Chốt lương.

2. Bảng lương chuyển sang trạng thái Đã chốt lương. Dữ liệu lương và chấm công trong kỳ sẽ bị khóa, không thể thay đổi. Hệ thống cũng ghi nhận giá trị tạm ứng (nếu có) vào bảng lương.
   • Hủy bỏ bảng lương: Chỉ thực hiện được với bảng lương trạng thái Phiếu tạm/Tạm tính. Nhấn Hủy bỏ và xác nhận Đồng ý.

4. Thanh toán lương

Sau khi chốt lương, bạn thực hiện thanh toán cho nhân viên.

• Tình huống: Bạn cần thanh toán lương tháng 10 cho các nhân viên trong bảng lương đã chốt.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào chi tiết bảng lương Đã chốt lương.
2. Chuyển sang tab Phiếu lương.
3. Nhấn Thanh toán.

4. Pop-up Thanh toán lương hiển thị danh sách nhân viên và số tiền cần trả. Bạn có thể:
   • Thay đổi Thời gian.
   • Chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản…).
   • Sửa Tiền trả nhân viên (nếu trả một phần).
   • Thêm Ghi chú.
5. Nhấn Tạo phiếu chi. Hệ thống sẽ tự động tạo các phiếu chi tương ứng trong Sổ quỹ và cập nhật trạng thái thanh toán.

5. Xem Chi tiết Phiếu lương và Lịch sử trả lương

• Tình huống: Nhân viên thắc mắc về lương tháng này, bạn cần xem lại chi tiết phiếu lương của họ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Xem chi tiết phiếu lương:
    • Cách 1: Trong tab Phiếu lương của Bảng lương, nhấn vào Mã phiếu lương của nhân viên.

• Cách 2: Vào Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên, chuyển sang tab Phiếu lương, nhấn vào Mã phiếu lương cần xem.

• Chi tiết phiếu lương hiển thị đầy đủ các khoản thu nhập, giảm trừ (tab Thanh toán) và chi tiết chấm công trong kỳ (tab Chấm công chi tiết).
• Tại đây, bạn có thể In (Thông tin chung, Kèm bảng kê hoa hồng), Xuất file (Hoa hồng, Phiếu lương), hoặc Hủy (nếu chưa thanh toán hoặc hủy phiếu chi liên quan).

• Xem Lịch sử trả lương (Nợ lương):

1. Vào Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên.
2. Chuyển sang tab Nợ và tạm ứng.
3. Tab này hiển thị danh sách tất cả các Phiếu lương đã chốt và các lần Thanh toán/Tạm ứng lương của nhân viên đó.

6. Thanh toán/Ứng lương ngoài Bảng lương

• Tình huống: Nhân viên cần tạm ứng lương giữa kỳ hoặc bạn muốn thanh toán nợ lương cũ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Vào Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên.
  • Chuyển sang tab Nợ và tạm ứng.
  • Nhấn Thanh toán lương.
  • Nhập Số tiền chi, chọn Thời gian, Phương thức, Ghi chú.
  • Nhấn Tạo phiếu chi (hoặc Tạo phiếu chi & In).
  • Lưu ý: Nếu nhân viên không còn phiếu lương nào cần thanh toán (Nợ cần trả = 0), phiếu chi này sẽ được ghi nhận là tạm ứng lương. Khoản tạm ứng sẽ được tự động trừ vào kỳ lương tiếp theo khi chốt lương.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý Lễ tết

Thiết lập các ngày nghỉ lễ, tết để áp dụng các quy tắc tính lương đặc biệt (nếu có).

• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Nhân viên → Thiết lập nhân viên → chọn Ngày làm & Nghỉ.

2. Nhấn Chi tiết trên dòng Ngày lễ tết.

3. Nhấn + Quản lý Lễ tết → nhập Tên kỳ lễ tết, chọn Từ ngày bắt đầu, Đến hết ngày.
4. Tùy chọn Thưởng lễ, tết → nhập mức thưởng cho nhân viên (kể cả không có lịch làm việc).
5. Nhấn Lưu.

6. Bạn có thể nhấn vào tên kỳ nghỉ để Cập nhật hoặc Xóa.

2. Quản lý Ngày làm việc/không làm việc của Chi nhánh

Thiết lập các ngày nghỉ cố định hàng tuần của chi nhánh (nếu có), ảnh hưởng đến việc tính ngày công chuẩn.

• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào Nhân viên → Thiết lập nhân viên → chọn Ngày làm & Nghỉ.

2. Nhấn Chi tiết trên dòng Ngày làm việc.

3. Chọn chi nhánh cần thiết lập, nhấn biểu tượng cây bút.
4. Bỏ tích các ngày chi nhánh nghỉ cố định hàng tuần.
5. Nhấn Lưu.

3. Thiết lập Mẫu lương

Tạo các mẫu thiết lập lương (hoa hồng, thưởng, phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh cho nhiều nhân viên.

• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tạo mẫu lương:

1. Vào Nhân viên → Thiết lập nhân viên → Tính lương.

2. Tại mục Thiết lập Mẫu lương, nhấn Chi tiết.

3. Nhấn + Thêm mẫu lương.

4. Nhập Tên mẫu áp dụng.
5. Thiết lập các điều kiện Thưởng, Hoa hồng, Phụ cấp, Giảm trừ tương tự như khi thiết lập lương cho nhân viên.
6. Nhấn Lưu.

7. Bạn có thể Cập nhật (nhấn biểu tượng cây bút), Xóa (nhấn biểu biểu tượng thùng rác).

• Áp dụng Mẫu lương cho nhân viên:

1. Sau khi thêm mẫu lương thành công, bạn nhấn nhân viên

2. Nhấn Thêm nhân viên áp dụng → chọn nhân viên trong danh sách → nhấn Áp dụng.

Ngoài ra, khi Thiết lập lương cho nhân viên, bạn có thể chọn Mẫu lương có sẵn để áp dụng.

Lưu ý: Sau khi áp dụng mẫu, bạn vẫn có thể chỉnh sửa/bật/tắt riêng lẻ các điều kiện cho nhân viên đó mà không ảnh hưởng đến mẫu gốc.

4. Xem Chi phí lương trên Báo cáo tài chính

Chi phí lương đã thanh toán sẽ được tự động ghi nhận vào báo cáo tài chính.

• Thao tác thực hiện như sau:

1. Vào menu Phân tích/ Báo cáo → Tài chính.
2. Tìm đến mục Chi phí → Chi trả lương NV để xem tổng chi phí lương đã thanh toán trong kỳ báo cáo.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý tính lương trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem, thêm, chốt, hủy bảng lương và cập nhật thiết lập lương cho nhân viên.

1. Quản lý Bảng lương

• Tình huống: Bạn cần xem lại bảng lương tháng trước, thêm bảng lương mới, hoặc chốt lương/hủy bảng lương tạm tính khi đang di chuyển.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên menu Nhiều hơn, bạn chọn Bảng lương.
2. Ứng dụng hiển thị danh sách Bảng tính lương. Bạn có thể lọc theo Chi nhánh hoặc Trạng thái.

3. Xem chi tiết/Chốt lương: Chạm vào một bảng lương (trạng thái Tạm tính hoặc Đã chốt lương).

• Bạn có thể tìm kiếm nhân viên trong bảng lương.
• Với bảng lương Tạm tính, bạn có thể nhấn Tải lại (để cập nhật dữ liệu mới nhất) hoặc Chốt lương (để khóa bảng lương).

4. Thêm bảng lương:
   • Từ màn hình danh sách, chạm vào biểu tượng +.
   • Chọn Kỳ hạn trả lương, Kỳ làm việc và Phạm vi áp dụng.
   • Chạm Lưu.

5. Xóa/Hủy bảng lương (Phiếu tạm):
   • Chạm vào bảng lương Tạm tính cần xóa.
   • Chạm vào biểu tượng 3 chấm → chọn Hủy bảng lương.
   • Chọn Đồng ý để xác nhận.

6. Thanh toán:
   • Mở bảng lương Đã chốt.
   • Nhấn Thanh toán, chọn nhân viên và thực hiện thanh toán.

2. Cập nhật thiết lập lương cho nhân viên

• Tình huống: Bạn cần điều chỉnh nhanh các cài đặt lương (phụ cấp, hoa hồng, loại lương) cho một nhân viên cụ thể qua điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Truy cập vào màn hình Chi tiết nhân viên (từ mục Nhân viên → Nhân viên).

2. Chạm vào biểu tượng .
3. Tại màn hình Thiết lập lương, bạn nhấn vào Sửa trên từng khối thông tin.
4. Chạm Lưu để hoàn tất.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!