Quản lý Chấm công

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Chấm công trên KiotViet giúp cửa hàng theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Từ việc thiết lập ca làm việc, đặt lịch, ghi nhận giờ vào/ra, đến quản lý phạt vi phạm và tích hợp với máy chấm công, tính năng này là công cụ không thể thiếu để đảm bảo tính công bằng và là cơ sở cho việc tính lương chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý Chấm công trên KiotViet:

• Quản lý lịch làm việc linh hoạt: Dễ dàng tạo ca làm việc, đặt lịch cho từng nhân viên hoặc phòng ban, hỗ trợ đặt lịch lặp lại hàng ngày, hàng tuần.
• Ghi nhận chấm công đa dạng: Hỗ trợ chấm công thủ công trên phần mềm, chấm công tự động, chấm công qua ứng dụng di động (quét mã QR) và tích hợp với máy chấm công vân tay.
• Tự động hóa và chính xác: Tự động tính toán thời gian đi muộn, về sớm, làm thêm giờ dựa trên thiết lập ca và dữ liệu chấm công thực tế.
• Minh bạch và tiện lợi: Nhân viên có thể tự chấm công qua điện thoại (nếu được thiết lập), quản lý dễ dàng theo dõi và xác nhận chấm công, giảm thiểu sai sót và tranh chấp.
• Quản lý vi phạm hiệu quả: Ghi nhận và quản lý các lỗi vi phạm của nhân viên, tự động tổng hợp vào bảng lương.
   

II. Hướng Dẫn Các Thao Tác Cơ Bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Thiết lập Ca làm việc

Việc thiết lập ca làm việc là bước đầu tiên để quản lý chấm công.

• Tình huống: Bạn cần định nghĩa các khung giờ làm việc chuẩn cho cửa hàng (ví dụ: Ca sáng, Ca chiều, Ca tối).
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên -> Thiết lập chung -> Ca làm việc.
  • Hệ thống hiển thị danh sách ca làm việc hiện có. Nhấn Thêm ca làm việc.
  • Nhập thông tin ca: Tên ca (bắt buộc), Giờ vào, Giờ ra, Chi nhánh áp dụng, Thời gian cho phép chấm công Vào/Ra (khoảng thời gian linh động trước/sau giờ ca chính thức để hệ thống tự ghi nhận đúng ca).
  • Nhấn Lưu để hoàn tất.
  • Lưu ý: Bạn cũng có thể thêm mới/cập nhật ca làm việc nhanh chóng tại màn hình Chấm công khi Đặt lịch làm việc.
• Cập nhật / Ngừng hoạt động / Xóa ca làm việc:
  • Để Cập nhật hoặc Ngừng hoạt động một ca, kích vào biểu tượng chỉnh sửa (hình bút chì) cạnh tên ca, thay đổi thông tin hoặc trạng thái và nhấn Lưu. Ca ngừng hoạt động sẽ không thể chọn khi đặt lịch mới.
  • Để Xóa ca, kích vào biểu tượng thùng rác cạnh tên ca (chỉ xóa được khi ca đó không còn gắn với dữ liệu chấm công nào).

2. Đặt lịch làm việc

Sau khi có ca làm việc, bạn cần xếp lịch cho nhân viên.

• Tình huống: Bạn cần xếp lịch làm việc cho nhân viên A vào Ca sáng các ngày thứ 2, 4, 6 trong tuần tới.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên -> Chấm công.
  • Nhấn nút Đặt lịch làm việc.
  • Chọn Nhân viên (có thể chọn một hoặc nhiều nhân viên, hoặc chọn theo Phòng ban).
  • Chọn Ca làm việc.
  • Chọn Ngày làm việc:
    • Một ngày: Chọn ngày cụ thể.
    • Lặp lại hàng ngày: Chọn ngày bắt đầu và tùy chọn ngày kết thúc (nếu bỏ trống, hệ thống tự động tạo lịch không giới hạn). Có thể đặt lặp lại cách ngày.
    • Lặp lại mỗi tuần: Chọn ngày bắt đầu, tùy chọn ngày kết thúc và tích chọn các thứ trong tuần lặp lại.
  • Nhấn Lưu.
  • Lưu ý:
    • Hệ thống hỗ trợ đặt lịch cho nhân viên làm nhiều ca trong ngày (miễn là thời gian trùng không quá 12 giờ).
    • Khi đặt lịch lặp lại không kết thúc, hệ thống sẽ tự động tạo lịch trước tối đa 93 ngày và gia hạn tự động.

3. Chấm công thủ công

• Tình huống: Nhân viên quên chấm công hoặc máy chấm công gặp sự cố, bạn cần ghi nhận giờ làm việc thủ công cho họ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  Chấm công chi tiết từng ca:

   

  1. Tại màn hình Chấm công, tìm đến ngày và ca làm việc của nhân viên.
  2. Kích vào ô lịch của nhân viên đó.
  3. Chọn loại Chấm công: Đi làm.
  4. Nhập Giờ vào và Giờ ra thực tế (hệ thống sẽ gợi ý theo giờ ca, bạn có thể sửa).
  5. Nhấn Lưu.
• Ghi nhận nghỉ làm:
  1. Tương tự như trên, kích vào ô lịch.
  2. Chọn loại Chấm công: Nghỉ làm.
  3. Tích chọn Không phép hoặc Có phép.
  4. Tùy chọn: Chọn nhân viên làm thay ca (nếu có).
  5. Nhấn Lưu.
• Chấm công hàng loạt:
  1. Tại màn hình Chấm công, kích vào biểu tượng chọn hàng loạt (hình vuông nét đứt) ở góc trên bên trái lịch.
  2. Tích chọn các ô lịch cần chấm công.
  3. Kích nút Thao tác -> chọn Chấm công thủ công.
  4. Nhập thông tin chấm công chung (ví dụ: Giờ vào/ra theo ca) cho các lịch đã chọn.
  5. Nhấn Lưu.
      

III. Các Tính Năng Nâng Cao

1. Thiết lập Chấm công Nâng cao

Bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc chấm công để phù hợp với quy định của cửa hàng.

• Tình huống: Bạn muốn hệ thống tự động tính giờ đi muộn nếu nhân viên vào trễ hơn 5 phút, hoặc tính giờ làm thêm nếu nhân viên ở lại sau ca 15 phút.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Nhân viên -> Thiết lập chung -> Chấm công.
  2. Ghi nhận giờ chấm công: Chọn cách hệ thống ghi nhận giờ khi chấm công thủ công:
     • Theo giờ bắt đầu và kết thúc ca: Mặc định giờ vào/ra theo ca, có thể sửa.
     • Theo giờ chấm công thực tế: Mặc định giờ vào/ra theo thời điểm thao tác, có thể sửa.
  3. Tự động chấm công: Nếu bật, hệ thống tự động chấm công đủ giờ cho nhân viên theo lịch, bỏ qua dữ liệu chấm công thực tế (ít dùng).
  4. Cho phép chấm 1 lượt Vào – Ra khi làm nhiều ca liên tục: Nếu bật, nhân viên làm nhiều ca liền nhau chỉ cần chấm vào ca đầu và ra ca cuối, hệ thống tự điền giờ ra/vào giữa các ca. Cần thiết lập số ca tối đa và thời gian nghỉ tối đa giữa 2 ca.
  5. Cài đặt đi muộn – về sớm: Kích Chi tiết, bật và nhập số phút cho phép đi muộn/về sớm trước khi hệ thống bắt đầu tính phạt.
  6. Cài đặt làm thêm giờ: Kích Chi tiết, bật và nhập số phút làm thêm tối thiểu trước ca/sau ca để hệ thống ghi nhận là làm thêm giờ.

2. Quản lý Phạt vi phạm

Tính năng này giúp ghi nhận và quản lý các lỗi vi phạm nội quy của nhân viên.

• Tình huống: Nhân viên đi muộn không lý do, bạn cần ghi nhận lỗi vi phạm và mức phạt để trừ vào lương cuối kỳ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  Tạo Loại vi phạm:

   

  1. Trong pop-up chấm công chi tiết của một ca làm việc, nhấn Thêm vi phạm.
  2. Nhấn biểu tượng + để Thêm loại vi phạm mới.
  3. Nhập Tên vi phạm và nhấn Lưu.
  4. Bạn cũng có thể sửa/xóa loại vi phạm tại đây.
• Ghi nhận phạt vi phạm:
  1. Trong pop-up chấm công chi tiết, nhấn Thêm vi phạm.
  2. Chọn Loại vi phạm từ danh sách.
  3. Nhập Số lần vi phạm và Mức áp dụng (số tiền phạt cho mỗi lần).
  4. Nhấn Lưu trên pop-up chấm công. Số tiền phạt sẽ tự động tổng hợp vào bảng lương.
• Xuất file tổng số phạt vi phạm:
  1. Tại màn hình Chấm công, nhấn Xuất file -> Tổng số phạt vi phạm.
  2. Chọn khoảng thời gian và nhấn Thực hiện.

3. Chấm công trên điện thoại di động (Mobile Check-in)

Cho phép nhân viên tự chấm công bằng điện thoại qua mã QR tại vị trí cửa hàng.

• Tình huống: Bạn muốn nhân viên có thể tự chấm công khi đến cửa hàng bằng điện thoại cá nhân.
• Thiết lập:
  1. Vào Nhân viên -> Thiết lập chung -> Chấm công.
  2. Bật tính năng Chấm công trên điện thoại di động.
  3. Nhấn “nhấn vào đây để lấy mã QR”.
  4. Chọn Chi nhánh, kiểm tra/nhập Địa chỉ, Khu vực, Phường xã và Phạm vi (m) (khoảng cách tối đa từ vị trí đặt mã QR mà nhân viên có thể chấm công thành công).
  5. Nhấn Lưu. Hệ thống sẽ tạo mã QR.
  6. Bạn có thể In mã QR này và đặt tại cửa hàng. Có thể Đổi mã (mã cũ mất hiệu lực) hoặc Thêm mới vị trí chấm công khác.
• Nhân viên chấm công:
  1. Nhân viên dùng điện thoại (đã bật GPS và chia sẻ vị trí) quét mã QR tại cửa hàng.
  2. Lần đầu tiên: Nhân viên cần nhập Số điện thoại hoặc Mã nhân viên -> Tiếp.
  3. Nhập Mã xác nhận (do quản lý lấy từ thông tin nhân viên trên KiotViet: màn hình Nhân viên -> chi tiết nhân viên -> Lấy mã xác nhận). Mã này có hiệu lực 5 phút.
  4. Sau khi xác nhận thành công, màn hình chấm công hiện ra. Hệ thống tự gợi ý ca làm việc phù hợp. Nhân viên chọn Chấm công vào hoặc Chấm công ra.
  5. Lưu ý: Nếu nhân viên chấm công ngoài phạm vi, sai thiết bị, hoặc không bật GPS, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu quản lý Xác nhận chấm công thủ công.
• Quản lý xác nhận chấm công Mobile:
  1. Tại màn hình Chấm công, vào Tùy chọn -> Chấm công Mobile.
  2. Danh sách các lượt chấm công cần xác nhận sẽ hiển thị. Tích chọn các lượt hợp lệ và nhấn Xác nhận hoặc tích chọn các lượt không hợp lệ và nhấn Từ chối.
  3. Tab Lịch sử lưu lại các lượt đã xử lý.

4. Kết nối Máy chấm công vân tay

Tích hợp dữ liệu từ máy chấm công vân tay vào KiotViet.

• Tình huống: Cửa hàng đang sử dụng máy chấm công vân tay và bạn muốn dữ liệu được đồng bộ tự động vào KiotViet.
• Cài đặt Ứng dụng KiotViet Quản lý máy chấm công:
  1. Tại màn hình Quản lý KiotViet, vào menu Tải công cụ hỗ trợ -> Tải KiotViet chấm công vân tay.
  2. Chạy file cài đặt KiotViet_Ketnoi.exe trên máy tính (cần quyền admin).
  3. Sau khi cài đặt, mở ứng dụng và Đăng nhập bằng tài khoản KiotViet của bạn.
• Kết nối máy chấm công:
  1. Kết nối qua cổng USB: Cắm máy chấm công vào máy tính đã cài ứng dụng. Trên ứng dụng, tại danh sách Máy chấm công đang tìm thấy, nhấn +Kết nối.
  2. Kết nối qua mạng LAN (TCP/IP):
     1. Đảm bảo máy chấm công và máy tính cài ứng dụng đang ở cùng mạng LAN.
     2. Trên ứng dụng, nhấn Thêm.
     3. Nhập các thông tin: Tên máy, Model máy, Địa chỉ IP, Cổng liên kết TCP, Mã kết nối (nếu có) của máy chấm công.
     4. Nhấn Lưu. Máy chấm công sẽ xuất hiện trong Danh sách máy chấm công.
• Quản lý tài khoản chấm công:
  1. Trên ứng dụng, tại Danh sách máy chấm công, nhấn vào biểu tượng người dùng (hình người) của máy cần quản lý.
  2. Hoặc vào tab Tài khoản chấm công và chọn Máy chấm công.
  3. Danh sách các tài khoản (vân tay/thẻ…) trên máy sẽ hiển thị. Tại cột Nhân viên, bạn cần chọn đúng nhân viên KiotViet tương ứng với từng Mã chấm công trên máy. Nhấn Làm mới dữ liệu nếu cần cập nhật.
• Đồng bộ dữ liệu chấm công:
  1. Sau khi kết nối và gán nhân viên, ứng dụng sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy về KiotViet.
  2. Bạn có thể vào tab Dữ liệu chấm công và chọn Máy chấm công để xem lịch sử các lượt chấm công đã đồng bộ.
  3. Nếu có lỗi (ví dụ: không xác định được nhân viên hoặc ca làm việc), hệ thống sẽ báo lỗi. Bạn cần sửa thông tin (ví dụ: gán nhân viên) và nhấn nút Đồng bộ lại (hình mũi tên xoay tròn) để cập nhật.
      

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Chấm công trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem lịch làm việc, cập nhật giờ chấm công và hủy ca làm việc.

1. Xem lịch làm việc và chi tiết chấm công

• Tình huống: Bạn cần xem lịch làm việc của nhân viên hoặc kiểm tra chi tiết giờ vào/ra của một ca làm việc cụ thể trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Nhiều hơn, bạn chạm Nhân viên -> chọn Chấm công.
  2. Ứng dụng hiển thị màn hình Lịch làm việc.
  3. Tại đây, bạn có thể chọn chi nhánh làm việc, chọn thời gian xem theo Tuần hoặc Ngày.
  4. Chạm vào chi tiết chấm công của một nhân viên để ứng dụng hiển thị màn hình Chi tiết ca làm việc.

2. Cập nhật chấm công

• Tình huống: Nhân viên quên chấm công và bạn cần cập nhật lại giờ vào/ra cho họ ngay trên ứng dụng di động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập vào màn hình Chi tiết ca làm việc (như mục 1).
  2. Ứng dụng hỗ trợ chức năng Cập nhật chấm công (nếu tài khoản được phân quyền).
  3. Tại đây, bạn có thể thay đổi Trạng thái chấm công (Đi làm, Nghỉ làm), sửa Giờ vào, Giờ ra, bật/tắt Áp dụng đi muộn/về sớm/làm thêm.
  4. Chạm Lưu để ghi nhận thông tin.

3. Hủy ca làm việc

• Tình huống: Một ca làm việc đã được đặt lịch nhưng có thay đổi và bạn cần hủy ca đó.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập vào màn hình Chi tiết ca làm việc (như mục 1).
  2. Chạm vào biểu tượng … (hoặc biểu tượng Xóa/Hủy tùy phiên bản).
  3. Chọn Đồng ý để xác nhận hủy ca làm việc (nếu tài khoản được phân quyền).

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com