Kết nối Instagram

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Kết nối Instagram giúp bạn kết nối tài khoản Instagram Business của cửa hàng với KiotViet. Mọi tương tác của khách hàng từ bình luận đến tin nhắn sẽ được quản lý tập trung tại một màn hình duy nhất, giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội bán hàng, tối ưu hóa quy trình chốt đơn và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Kết nối Instagram trên KiotViet:

• Quản lý hội thoại tập trung: Gom tất cả bình luận, tin nhắn từ kênh Instagram về một màn hình duy nhất, giúp bạn và nhân viên phản hồi khách hàng nhanh chóng, không bỏ sót.
• Tối ưu quy trình chốt đơn và xử lý vận đơn: Cho phép bạn tạo đơn hàng (đặt hàng/hóa đơn) và kết nối đơn vị vận chuyển ngay trong cửa sổ chat, tự động lưu thông tin khách hàng và đẩy đơn đi giao ngay lập tức.
• Phân loại và quản lý khách hàng: Dễ dàng gắn nhãn các cuộc hội thoại, phân loại chất lượng khách hàng (ví dụ: Bom hàng, Cần chú ý) và lưu trữ thông tin chi tiết để chăm sóc tốt hơn.
• Tự động hóa tương tác: Cài đặt các kịch bản trả lời, ẩn bình luận tự động và phân công hội thoại cho nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
   

II. Hướng Dẫn Các Thao Tác Cơ Bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống bán hàng thực tế.

1. Kết nối tài khoản Instagram

Tình huống: Bạn cần kết nối tài khoản Instagram Business của cửa hàng với KiotViet để bắt đầu quản lý bán hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, từ menu Bán Online, bạn chọn Bán Online.
2. Trong giao diện Bán Online, tìm đến chuyên mục Mạng xã hội và chọn mục Thiết lập.
3. Trên tính năng Instagram, bạn nhấn +Thêm kết nối.
4. Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Facebook quản lý Instagram muốn tích hợp.
5. Chọn Tiếp tục dưới tên….
6. Tích chọn các Trang muốn tích hợp trên KiotViet -> chọn Lưu.
7. Sau khi kết nối thành công, toàn bộ tin nhắn và bình luận sẽ bắt đầu được đồng bộ về KiotViet.

Xóa kết nối:

• Để xóa kết nối với Instagram, bạn chọn (biểu tượng … ba chấm) -> chọn Xóa -> chọn Đồng ý.

Làm mới quyền truy cập:

• Sau khi quản trị Instagram thay đổi mật khẩu tài khoản cá nhân, quản trị viên cần vào KiotViet để Làm mới quyền truy cập để đảm bảo các tính năng hoạt động bình thường.

2. Quản lý bình luận và tin nhắn

Tình huống: Bạn cần một nơi để xem, trả lời và quản lý tất cả tin nhắn, bình luận từ khách hàng trên Instagram một cách hiệu quả.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Từ màn hình Quản lý KiotViet, bạn kích chọn Bán Online -> Bán Online.
2. Chọn mục Hội thoại trong chuyên mục Mạng xã hội (hoặc mục Chat đa kênh).
3. Màn hình quản lý chính bao gồm danh sách hội thoại bên trái, nội dung chi tiết ở giữa và thông tin khách hàng/đơn hàng bên phải.
4. Bạn có thể trả lời trực tiếp bình luận của khách hoặc gửi tin nhắn riêng tư.
5. Nếu gian hàng chưa gửi tin nhắn tới khách hàng từ bình luận, hệ thống hiển thị chức năng Gửi tin nhắn.
6. Nếu đã gửi tin nhắn, hệ thống hiển thị chức năng Xem phản hồi.
7. Hệ thống cũng hiển thị trạng thái tin nhắn (đã gửi, đã xem) để bạn tiện theo dõi.

3. Tạo đơn hàng từ hội thoại

Tình huống: Khi đang trò chuyện và khách hàng đồng ý mua sản phẩm, bạn cần tạo đơn hàng ngay lập tức mà không cần chuyển qua màn hình khác.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Trong cửa sổ hội thoại, ở cột thông tin bên phải, bạn chọn + Đặt hàng hoặc + Hóa đơn.
2. Tìm kiếm và thêm sản phẩm vào đơn. Thông tin khách hàng (tên, SĐT nếu có) sẽ được tự động điền.
3. Bạn có thể nhấn (nút) chọn để chuyển qua lại giữa hóa đơn và đặt hàng.
4. Hàng hóa Lô – Hạn sử dụng: Hệ thống sẽ tự động điền sẵn lô theo nguyên tắc FEFO (hết hạn trước – xuất trước) hoặc bạn có thể nhấn Chọn lô để chọn lại.
5. Áp dụng khuyến mại: Nhấn vào (biểu tượng Hộp quà) để chọn các chương trình khuyến mại (theo hàng hóa hoặc hóa đơn) đủ điều kiện.
6. Điền các thông tin khác như giảm giá, phí giao hàng, sau đó nhấn Đặt hàng hoặc Hoàn thành để lưu đơn hàng.
7. Gửi mã QR: Sau khi tạo đơn, bạn có thể nhấn Gửi QR để gửi mã QR thanh toán (VietQR) qua tin nhắn cho khách hàng (nếu hội thoại trong vòng 7 ngày).

4. Tích hợp giao hàng

Tình huống: Sau khi tạo hóa đơn từ hội thoại, bạn cần đẩy đơn cho đối tác vận chuyển ngay lập tức.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Trong màn hình tạo đơn, bật mục Giao hàng (bên trái).
2. Điền đầy đủ thông tin nhận hàng, trọng lượng, kích thước kiện hàng.
3. Chọn Đối tác giao hàng:
   • Giao hàng thường: Tự nhập tên đối tác và phí giao hàng (nếu bạn tự gọi shipper ngoài).
   • Giao qua hãng vận chuyển (KiotViet): Chọn dịch vụ (GHN, GHTK, Viettel Post…) và phí vận chuyển tương ứng sẽ tự động hiển thị.
4. Sau khi hoàn tất hóa đơn, yêu cầu giao hàng sẽ được tự động gửi sang cho hãng vận chuyển.
    

III. Các Tính Năng Nâng Cao

1. Tổ chức và quản lý hội thoại hiệu quả

Tình huống: Khi có nhiều khách hàng tương tác cùng lúc, bạn cần các công cụ để phân loại và ưu tiên xử lý các hội thoại quan trọng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Gắn nhãn hội thoại: Trong cửa sổ chat, tạo và gắn các nhãn màu sắc (ví dụ: Chờ chốt đơn, Cần tư vấn thêm) để dễ dàng phân loại và lọc tìm.
• Đánh dấu hội thoại: Sử dụng chức năng Đã xử lý (biểu tượng ✓) để ẩn các hội thoại đã hoàn tất khỏi danh sách mặc định, giúp tập trung vào những tương tác mới.
• Lọc nâng cao: Nhấn Lọc hội thoại để tìm hội thoại theo nhãn, theo nhân viên được phân công, hoặc hội thoại có chứa số điện thoại/email.
• Thao tác nhanh: Nhấn (biểu tượng Chọn nhiều) để chọn nhiều hội thoại cùng lúc và thực hiện: Đánh dấu Đã đọc/Chưa đọc, Phân công hội thoại.

2. Quản lý thông tin và phân loại khách hàng

Tình huống: Bạn muốn lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng và đánh dấu những khách hàng tiềm năng hoặc cần lưu ý đặc biệt.

Thao tác thực hiện như sau:

• Lưu thông tin: Tại cột thông tin bên phải, cập nhật tên, số điện thoại, địa chỉ của khách. Hệ thống có thể liên kết tài khoản Instagram với một khách hàng đã có sẵn trên KiotViet.
• Phân loại chất lượng: Gắn các cảnh báo như Bom hàng, Không nghe máy, Cần chú ý để nhân viên có thể nhận biết và tư vấn phù hợp.
• Báo xấu khách hàng: Ghi lại lịch sử báo xấu (nội dung chi tiết) của khách hàng.

3. Chat đa kênh

Tình huống: Bạn không chỉ quản lý tài khoản Instagram mà còn bán hàng trên nhiều nền tảng khác như Shopee, Facebook và muốn có một nơi duy nhất để xử lý toàn bộ tin nhắn, bình luận từ khách hàng.

Giới thiệu tính năng:

• KiotViet cung cấp tính năng Chat đa kênh, một công cụ quản lý hội thoại tập trung mạnh mẽ. Thay vì phải truy cập riêng lẻ vào mục Mạng xã hội (Facebook/Instagram) hay Sàn TMĐT (Shopee), bạn có thể quản lý tất cả tại một giao diện duy nhất.
• Truy cập: Từ màn hình Quản lý KiotViet, bạn kích chọn Bán Online -> Chat đa kênh.
• Chức năng: Giao diện này sẽ tổng hợp tin nhắn, bình luận từ tất cả các kênh đã kết nối, bao gồm Facebook, Instagram, và Shopee Chat, giúp bạn phản hồi khách hàng và chốt đơn nhanh chóng trên mọi nền tảng.

4. Cài đặt và Tự động hóa

Bạn có thể tìm thấy các cài đặt này tại mục Thiết lập trong chuyên mục Mạng xã hội (truy cập từ Bán Online -> Bán Online).

4.1. Phân công hội thoại cho nhân viên

Tình huống: Cửa hàng của bạn có nhiều nhân viên trực page, bạn muốn phân chia công việc một cách hợp lý.

Thao tác thực hiện như sau:

• Phân công tự động: Vào Thiết lập -> Phân công hội thoại, bạn có thể cài đặt để hệ thống tự động chia đều hội thoại mới cho các nhân viên đang online hoặc cho người đang có ít việc nhất.
• Phân công thủ công: Trong mỗi hội thoại, bạn có thể chủ động chọn và giao cuộc trò chuyện đó cho một nhân viên cụ thể phụ trách.

4.2. Thiết lập trả lời tự động

Tình huống: Bạn muốn tự động phản hồi tất cả bình luận mới của khách hàng bằng một tin nhắn hoặc một bình luận khác để tăng tương tác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bạn vào menu Thiết lập -> Chung.
• Tại đây, bạn có thể bật tính năng trả lời bình luận tự động, tùy chỉnh nội dung và hình thức trả lời (bằng bình luận hoặc tin nhắn).

4.3. Quản lý tin nhắn mẫu

Tình huống: Để tiết kiệm thời gian trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại, bạn muốn tạo sẵn một danh sách các câu trả lời mẫu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Vào Thiết lập -> Tin nhắn mẫu để thêm mới, sửa hoặc xóa các mẫu câu trả lời.
• Khi đang chat với khách, chỉ cần gõ ký tự /, hệ thống sẽ gợi ý danh sách tin nhắn mẫu để bạn chọn và gửi đi nhanh chóng.

4.4. Vai trò trong giao thức chuyển giao

Tình huống: Các tính năng tự động (như tự động trả lời bình luận) không hoạt động.

Thao tác kiểm tra:

• Giao thức chuyển giao của Facebook cho phép nhiều ứng dụng cùng tham gia vào 1 cuộc hội thoại. Để các chức năng tự động của KiotViet hoạt động, bạn cần thiết lập KiotViet là ứng dụng chính.
• Vào Thiết lập -> Chung, kiểm tra mục “Vai trò trong giao thức chuyển giao“. Nếu đang là “Ứng dụng phụ“, bạn nhấn Sửa lại thiết lập.
• Hệ thống sẽ chuyển bạn đến Meta Business Suite.
• Bạn cần đảm bảo tài khoản Instagram đã được kết nối với một Fanpage Facebook.
• Trong cài đặt Nhắn tin nâng cao của Fanpage đó, tại mục Ứng dụng nhận tin nhắn, bạn Cấu hình và chọn KiotViet là Người nhận chính.

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522

Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com