Kết nối Facebook

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Kết nối Facebook giúp bạn kết nối kênh bán hàng Fanpage Facebook của cửa hàng với KiotViet. Mọi tương tác của khách hàng từ bình luận, tin nhắn sẽ được đổ về một màn hình quản lý duy nhất, giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội bán hàng, tối ưu hóa quy trình chốt đơn và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Ngoài ra, tính năng còn hỗ trợ chuyên sâu cho việc bán hàng qua livestream trên Facebook.

Lợi ích nổi bật của tính năng Kết nối Facebook trên KiotViet:

• Quản lý hội thoại tập trung: Gom tất cả bình luận, tin nhắn từ nhiều Fanpage Facebook về một màn hình duy nhất, giúp bạn phản hồi khách hàng nhanh chóng, không bỏ sót.
• Tối ưu quy trình chốt đơn và xử lý vận đơn: Cho phép bạn tạo đơn hàng (đặt hàng hoặc hóa đơn) trực tiếp ngay trong cửa sổ chat, tự động lưu thông tin khách hàng và tích hợp với các hãng vận chuyển để đẩy đơn đi giao ngay lập tức.
• Bán hàng Livestream chuyên nghiệp: Cung cấp công cụ chốt đơn tự động theo cú pháp cho livestream Facebook, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Đo lường và tối ưu quảng cáo: Ghi nhận và theo dõi chính xác các đơn hàng đến từ các chiến dịch quảng cáo Facebook, giúp bạn đo lường hiệu quả và tối ưu chi phí.

II. Hướng Dẫn Các Thao Tác Cơ Bản

1. Cài Đặt Kết Nối (Thiết lập)

Trước khi sử dụng các tính năng, bạn cần kết nối Fanpage của mình với KiotViet.

• Tình huống: Bạn cần kết nối, xóa, hoặc tùy chỉnh quyền truy cập cho các Fanpage Facebook của mình.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại màn hình Quản lý, từ menu Bán Online, bạn chọn Bán Online.
  • Trong giao diện Bán Online, bạn tìm đến chuyên mục Mạng xã hội và chọn mục Thiết lập.
• Thêm kết nối:
  • Bạn nhấn +Thêm kết nối.
  • Đăng nhập bằng tài khoản Facebook có quyền quản trị Fanpage muốn tích hợp.
  • Chọn Tiếp tục dưới tên….
  • Tích chọn các Trang (Fanpage) muốn tích hợp trên KiotViet -> chọn Lưu.
• Xóa kết nối:
  • Để xóa kết nối với Fanpage, bạn chọn biểu tượng (ba chấm) -> chọn Xóa -> chọn Đồng ý.
• Làm mới / Tùy chỉnh quyền truy cập:
  • Làm mới quyền: Sau khi quản trị Fanpage thay đổi mật khẩu tài khoản Facebook, bạn cần vào đây và chọn Làm mới quyền truy cập để đảm bảo các tính năng (như ẩn bình luận) hoạt động bình thường.
  • Tùy chỉnh quyền: Nếu bạn lập thêm Fanpage mới, bạn cần nhấn Tùy chỉnh quyền truy cập -> Tiếp tục dưới tên… để cấp quyền cho KiotViet truy cập Fanpage mới.
• Xử lý lỗi quyền truy cập (Trang mới):
  • Tình huống: KiotViet không thể tùy chỉnh quyền do Fanpage của bạn đang ở “Trải nghiệm dùng Trang mới” của Facebook (Meta Business Suite) và tài khoản kết nối không đủ quyền.
  • Thao tác kiểm tra/sửa quyền trên Facebook:
    1. Đăng nhập vào tài khoản Facebook -> chọn Cài đặt & quyền riêng tư -> Cài đặt.
    2. Chọn Tiện ích tích hợp cho doanh nghiệp.
    3. Tại ứng dụng KiotViet, chọn Xem và chỉnh sửa trên ứng dụng KiotViet.
    4. Đảm bảo bạn đã bật xanh và tích chọn đủ quyền cho trang cần kết nối -> nhấn Lưu.
    5. Đồng thời, trong Cài đặt -> Trải nghiệm dùng Trang mới (trên Facebook), hãy đảm bảo tài khoản của bạn nằm trong danh sách Người có quyền truy cập trên Facebook.

2. Quản lý Hội thoại

Đây là màn hình quản lý chính, tập trung tất cả bình luận và tin nhắn từ Fanpage của bạn.

• Truy cập: Từ màn hình Quản lý KiotViet, bạn kích chọn Bán Online -> Bán Online. Chọn mục Hội thoại trong chuyên mục Mạng xã hội.
• Quản lý Bình luận và Tin nhắn:
  1. Giao diện quản lý chung bao gồm danh sách hội thoại bên trái, nội dung chi tiết ở giữa và thông tin khách hàng/đơn hàng bên phải.
  2. Trả lời tin nhắn/bình luận: Nhập nội dung, gửi hình ảnh, hoặc sử dụng tin nhắn mẫu.
  3. Tương tác với bình luận: Bạn có thể Gửi tin nhắn (trích dẫn bình luận) hoặc Xem phản hồi (nếu đã gửi tin nhắn).
  4. Trạng thái tin nhắn: Hệ thống hiển thị trạng thái (Đã gửi, Đang gửi, Đã xem) cho tin nhắn của Shop.
• Gợi ý trả lời (Tin nhắn mẫu):
  1. Trong khung chat, nhấn vào biểu tượng [Tin nhắn mẫu] hoặc gõ “/” để tìm và chọn nhanh mẫu tin đã soạn sẵn.
  2. Bạn có thể quản lý các mẫu tin này trong mục Thiết lập (thuộc Mạng xã hội).
• Lọc và Thao tác nhanh hội thoại:
  1. Lọc hội thoại: Nhấn Lọc hội thoại để lọc theo: Nhãn hội thoại, Nội dung (có SĐT/Email, đúng cú pháp Livestream), Cảnh báo (Bom hàng…), Thời gian, Người được phân công, Bài viết.
  2. Sắp xếp: Lọc theo trạng thái (Chưa xử lý, Đã xử lý) hoặc sắp xếp (Mới nhất, Cũ nhất).
  3. Thao tác nhanh: Nhấn biểu tượng [Chọn nhiều] để chọn nhiều hội thoại cùng lúc và thực hiện: Đánh dấu Đã đọc/Chưa đọc, Phân công hội thoại.
• Quản lý thông tin khách hàng:
  1. Cập nhật thông tin: Tại cột thông tin bên phải, bạn có thể thêm mới hoặc cập nhật thông tin (SĐT, địa chỉ, email…) cho khách. Hệ thống sẽ tự động liên kết tài khoản Facebook này với hồ sơ khách hàng trên KiotViet.
  2. Gắn nhãn hội thoại: Gắn các nhãn (ví dụ: Chờ SĐT, Đã chốt đơn) để phân loại.
  3. Gắn nhãn phân loại (Cảnh báo): Gắn nhãn chất lượng khách hàng như: Bom hàng, Không nghe máy, Cần chú ý.
  4. Chặn tài khoản: Nhấn biểu tượng [Thao tác khác] -> Chặn người dùng.
  5. Báo xấu: Ghi lại lịch sử báo xấu của khách hàng.
• Tạo đơn hàng (Đặt hàng / Hóa đơn):
  1. Trong cửa sổ hội thoại, ở cột bên phải, bạn chọn + Đặt hàng hoặc + Hóa đơn.
  2. Tìm kiếm và thêm sản phẩm vào đơn hàng.
  3. Nếu hàng hóa quản lý theo Lô – Hạn sử dụng, hệ thống sẽ tự động chọn lô theo nguyên tắc FEFO (hết hạn trước – xuất trước) hoặc bạn có thể chọn lại.
  4. Áp dụng khuyến mại: Nhấn vào biểu tượng [Hộp quà] để chọn các chương trình khuyến mại (theo hàng hóa hoặc hóa đơn) đủ điều kiện.
  5. Nhập thông tin giảm giá, phí thu khác (nếu có).
  6. Nhấn Đặt hàng (để lưu phiếu tạm) hoặc Thanh toán (để hoàn tất hóa đơn).
  7. Gửi mã QR: Sau khi tạo đơn, bạn có thể nhấn Gửi QR để gửi mã QR thanh toán (VietQR) qua tin nhắn cho khách.
• Tích hợp giao hàng:
  1. Trong màn hình tạo đơn, bật mục Giao hàng.
  2. Điền đầy đủ thông tin nhận hàng (SĐT, địa chỉ) và thông tin kiện hàng (trọng lượng, kích thước).
  3. Chọn Đối tác giao hàng:
     • Giao hàng thường: Tự nhập tên đối tác và phí giao hàng (nếu bạn tự gọi shipper ngoài).
     • Giao qua hãng vận chuyển (KiotViet): Chọn dịch vụ (GHN, GHTK, Viettel Post…) và phí vận chuyển tương ứng sẽ tự động hiển thị.
  4. Hoàn tất đơn hàng. Yêu cầu giao vận sẽ tự động được gửi sang hãng vận chuyển (nếu là Hóa đơn).
• Lập phiếu thu:
  1. Trong cửa sổ hội thoại, nhấn vào menu [ba chấm] -> Lập phiếu thu.
  2. Nhập số tiền khách trả, phương thức thanh toán và nhấn Tạo phiếu thu.
• Gộp Fanpage (Fanpage gộp):
  1. Nhấn vào biểu tượng [Gộp trang] (cạnh tên Fanpage).
  2. Tích chọn các Fanpage bạn muốn gộp và nhấn Đồng ý.
  3. Giao diện sẽ hiển thị hội thoại từ tất cả các trang đã chọn.

3. Quản lý Bài viết

• Tình huống: Bạn muốn xem lại các bài viết trên Fanpage hoặc đăng bài mới mà không cần rời khỏi KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào mục Bài viết (thuộc Mạng xã hội).
  2. Hệ thống hiển thị danh sách bài viết đã đăng. Bạn có thể nhấn vào số lượng bình luận để lọc hội thoại theo bài viết đó.
  3. Nhấn [Tạo bài viết] để đăng bài mới (văn bản, hình ảnh, video).
  4. Bạn có thể Đăng ngay hoặc Lên lịch (theo chính sách của Facebook, từ 11 phút đến 6 tháng).

4. Quản lý Đơn hàng

• Tình huống: Bạn muốn xem lại danh sách các đơn hàng đã tạo từ kênh Facebook.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào mục Đơn hàng (thuộc Mạng xã hội).
  2. Hệ thống hiển thị 2 tab: Đặt hàng và Hóa đơn cho phép bạn tìm kiếm và xem chi tiết.
  3. Với đơn Đặt hàng (phiếu tạm), bạn có thể nhấn + Tạo hóa đơn để chuyển đơn sang hóa đơn và xử lý giao hàng.

III. Các Tính Năng Nâng Cao

1. Quản lý Phát trực tiếp (Livestream)

Tính năng này cho phép bạn quản lý livestream chuyên nghiệp, từ tạo kịch bản, chốt đơn tự động đến xử lý đơn hàng sau khi live.

• Truy cập: Từ màn hình Quản lý KiotViet, bạn kích chọn Bán Online -> Bán Online. Chọn mục Livestream trong chuyên mục Mạng xã hội.
• In bình luận Livestream:
  • In thủ công: Nhấn nút In bình luận (F9) trên bình luận bạn muốn in.
  • In tự động: (Xem cài đặt ở mục Thiết lập tính năng).
• Quản lý Phát trực tiếp (Livestream):
  • Tình huống: Bạn chuẩn bị livestream và muốn KiotViet tự động nhận diện bình luận chốt đơn, tự động tạo đơn hàng và quản lý hàng hóa trong live.
  • Thao tác thực hiện như sau:
    • a. Tạo cú pháp chốt đơn: (Trong mục Thiết lập -> Livestream). Bật các tùy chọn: Tự động in bình luận đúng cú pháp, Tự động tạo khách hàng, Tự động tạo đơn đặt hàng (sau khi kết thúc live).
    • b. Tạo sự kiện Livestream:
      1. Vào mục Livestream (thuộc Mạng xã hội).
      2. Nhấn Tạo sự kiện.
      3. Đặt tên sự kiện, chọn Fanpage.
      4. Thêm hàng hóa: Thêm danh sách sản phẩm bạn sẽ bán, đặt Từ khóa (mã chốt đơn, VD: A01, V02), Số lượng dự kiến bán, Giá bán.
      5. Kiểm tra lại các thiết lập và nhấn Lưu.
    • c. Kết nối và Tiến hành Live:
      1. Bắt đầu phát trực tiếp trên Facebook.
      2. Trong KiotViet (mục Livestream), tại sự kiện vừa tạo, nhấn Kết nối.
      3. Chọn bài phát trực tiếp đang live -> Kết nối.
      4. Giao diện live sẽ hiển thị: Bình luận trực tiếp, Danh sách chia sẻ (nếu dùng Extension), và danh sách Hàng hóa (để theo dõi số lượng đã chốt).
    • d. Xử lý đơn sau Live:
      1. Khi live kết thúc, trạng thái sự kiện chuyển thành Đã kết thúc.
      2. Nếu bật Tự động tạo đơn đặt hàng, KiotViet sẽ tự động tạo các phiếu Đặt hàng (phiếu tạm).
      3. Nhấn Xử lý trên sự kiện để xem chi tiết: danh sách bình luận gộp theo từng khách hàng, giỏ hàng của họ, và trạng thái đơn hàng.
      4. Tại đây, bạn có thể Gửi tin nhắn xác nhận, Xem giỏ hàng (và tạo đơn thủ công nếu cần), hoặc Đánh dấu đã xử lý.

2. Catalog (Mua sắm tự động 24/7)

• Tình huống: Bạn muốn cửa hàng có thể bán hàng ngay cả ngoài giờ làm việc hoặc khi nhân viên không thể trực chat.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào mục Catalog (thuộc Mạng xã hội).
  2. Đồng bộ hàng hóa từ KiotViet lên Facebook Catalog của Fanpage.
  3. Khách hàng có thể tự do xem sản phẩm, thêm vào giỏ hàng và tự hoàn tất đơn hàng ngay trong Messenger.
  4. Đơn hàng sẽ được tự động tạo trên KiotViet để bạn xử lý.

3. Báo cáo, thống kê

• Tình huống: Bạn cần theo dõi hiệu quả bán hàng qua Facebook.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào mục Báo cáo (thuộc Mạng xã hội).
  2. Xem các báo cáo:
     • Báo cáo khách hàng mới: Thống kê khách hàng mới theo Fanpage và thời gian (biểu đồ hoặc dữ liệu chi tiết).
     • Báo cáo Tin nhắn, bình luận mới: Thống kê tương tác theo Fanpage và thời gian.

4. Gửi tin nhắn hàng loạt

• Tình huống: Bạn muốn gửi thông báo (ví dụ: khuyến mại) đến các khách hàng đã nhắn tin gần đây.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong cửa sổ Hội thoại, nhấn vào menu [ba chấm] -> Gửi tin nhắn hàng loạt.
  2. Nhập nội dung tin nhắn.
  3. Lọc khách hàng (Tất cả, Đã mua hàng, Theo nhóm…) và nhấn Gửi. Lưu ý: Tính năng này chỉ gửi được cho các tài khoản đã nhắn tin cho Fanpage trong 24h qua (theo chính sách của Facebook) hoặc không giới hạn nếu dùng KiotViet Extension.

5. Chat đa kênh

• Tình huống: Bạn không chỉ quản lý Fanpage Facebook mà còn bán hàng trên nhiều nền tảng khác như Shopee, Instagram và muốn có một nơi duy nhất để xử lý toàn bộ tin nhắn, bình luận từ khách hàng.
• Giới thiệu tính năng:
  • KiotViet cung cấp tính năng Chat đa kênh, một công cụ quản lý hội thoại tập trung mạnh mẽ. Thay vì phải truy cập riêng lẻ vào mục Mạng xã hội (Facebook) hay Sàn TMĐT (Shopee), bạn có thể quản lý tất cả tại một giao diện duy nhất.
  • Truy cập: Từ màn hình Quản lý KiotViet, bạn kích chọn Bán Online -> Chat đa kênh.
  • Chức năng: Giao diện này sẽ tổng hợp tin nhắn, bình luận từ tất cả các kênh đã kết nối, bao gồm Facebook, Instagram, và Shopee Chat, giúp bạn phản hồi khách hàng và chốt đơn nhanh chóng trên mọi nền tảng.

6. Cài đặt tự động hóa (Thiết lập tính năng)

Đây là nơi bạn tùy chỉnh các cài đặt tự động hóa cho Fanpage, nằm trong mục Thiết lập (thuộc Mạng xã hội).

• Thiết lập Phân công hội thoại:
  • Bật Tự động phân công hội thoại cho nhân viên.
  • Thiết lập các quy tắc: Khung giờ áp dụng, Phân công cho nhân viên (Tất cả hoặc Đang online), Thứ tự ưu tiên (Ưu tiên ít hội thoại nhất), và chọn danh sách nhân viên được phân công.
• Thiết lập Chung (Ẩn bình luận, Trả lời/Like tự động):
  • Bật các tùy chọn:
    • Ẩn bình luận: Chọn “Tất cả bình luận” hoặc “Chỉ ẩn bình luận có SĐT hoặc Email”. (Không áp dụng khi đang livestream).
    • Tự động Like bình luận mới.
    • Trả lời bình luận tự động: Thiết lập nội dung trả lời (bằng bình luận hoặc tin nhắn).
    • Gửi sự kiện “Mua hàng” lên Facebook: Giúp theo dõi hiệu quả quảng cáo.
• Thiết lập Chiến dịch gửi (Tin nhắn tự động):
  • Bật và tùy chỉnh nội dung cho các tin nhắn:
    • Gửi tin nhắn xác nhận (kèm hình ảnh đơn) khi tạo Đặt hàng.
    • Gửi tin nhắn xác nhận (kèm hình ảnh hóa đơn) khi tạo Hóa đơn.
    • Gửi tin nhắn khi đơn hàng Đang được giao.
    • Gửi tin nhắn khi đơn hàng Giao không thành công.
    • Gửi tin nhắn khi đơn hàng Giao thành công.
• KiotViet Extension (Tiện ích Chrome):
  • Cài đặt tiện ích KiotViet Extension từ Chrome Web Store để bổ sung các khả năng:
    • Thống kê chia sẻ livestream: (Trong mục Livestream).
    • Gửi nhiều hình ảnh: (Tối đa 50 ảnh/tin nhắn).
    • Gửi tin nhắn quá 24 giờ/7 ngày: Vượt qua rào cản chính sách của Facebook.
    • Gửi tin nhắn hàng loạt: (Tối đa 200 khách/lần, 1 lần/24h).

IV. Thao tác trên Điện thoại (App KiotViet Bán hàng Online)

Tính năng Kết nối Facebook trên ứng dụng di động hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: [Quản lý hội thoại, Tạo đơn hàng, Quản lý bài viết, In bình luận Livestream].

1. Đăng nhập và Kết nối Fanpage

• Tình huống: Bạn cần đăng nhập và kết nối Fanpage trên ứng dụng di động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tải ứng dụng KiotViet Bán hàng Online từ App Store hoặc Google Play.
  2. Đăng nhập bằng tài khoản KiotViet.
  3. Nếu gian hàng có hợp đồng Facebook, ứng dụng sẽ yêu cầu Đăng nhập Facebook.
  4. Chạm Tiếp tục dưới tên… -> Chọn các Fanpage muốn kết nối -> Kết nối và Xong.
  5. Màn hình Hội thoại sẽ hiển thị.

2. Quản lý hội thoại (Tin nhắn, Bình luận)

• Tình huống: Bạn cần xem, trả lời, lọc và gán nhãn hội thoại khi đang di chuyển.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trả lời: Chạm vào hội thoại để trả lời (gửi tin nhắn, hình ảnh, video, tin nhắn mẫu).
  • Tương tác: Chạm giữ hội thoại để Đánh dấu đã xử lý/chưa xử lý, Đánh dấu đã đọc/chưa đọc.
  • Gán nhãn: Trong chi tiết hội thoại, chạm [ba chấm] để Gán nhãn hội thoại hoặc Gán nhãn phân loại chất lượng khách hàng (Bom hàng…).
  • Lọc/Tìm kiếm: Sử dụng các biểu tượng lọc và tìm kiếm trên màn hình chính.

3. In bình luận Livestream

• Tình huống: Bạn đang livestream và cần in bình luận chốt đơn từ điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Cần Cài đặt máy in (trong menu Nhiều hơn -> Thiết lập ứng dụng).
  2. In thủ công: Chạm và giữ bình luận livestream -> chọn In bình luận / In lại.
  3. In tự động: Khi bạn livestream, ứng dụng sẽ hỏi bạn Đồng ý để chọn thiết bị này làm máy in tự động (nếu bật thiết lập tự động in).

4. Quản lý Bài viết (Đăng bài, Lên lịch)

• Tình huống: Bạn muốn đăng bài hoặc lên lịch đăng bài cho Fanpage từ điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Nhiều hơn -> Bài viết.
  2. Xem danh sách bài viết. Chạm [dấu cộng] để tạo bài viết mới.
  3. Nhập nội dung, thêm ảnh/video.
  4. Chạm Đăng hoặc chạm biểu tượng [Lên lịch] để hẹn giờ đăng.

5. Tạo đơn hàng (Đặt hàng / Hóa đơn)

• Tình huống: Bạn chốt đơn với khách qua Messenger/bình luận trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong chi tiết hội thoại, chạm biểu tượng [Tạo đơn hàng] (hình giỏ hàng).
  2. Nếu là khách mới, ứng dụng yêu cầu thêm thông tin khách hàng.
  3. Lựa chọn hàng bán: Tìm và thêm sản phẩm vào đơn.
  4. Chi tiết đơn hàng: Chỉnh sửa số lượng, giá, giảm giá (nếu hàng hóa quản lý theo Lô-date, ứng dụng sẽ tự chọn lô FEFO).
  5. Chạm Đặt hàng hoặc Thanh toán.
  6. Giao hàng: Bật tính năng Giao hàng, điền thông tin và chọn đối tác vận chuyển (tương tự như trên giao diện web).
  7. Chạm Hoàn thành để lưu đơn.

6. Gộp Fanpage

• Tình huống: Quản lý nhiều Fanpage trên một màn hình điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên menu Hội thoại, chạm vào tên Fanpage (góc trên bên trái).
  2. Chạm biểu tượng [Gộp trang].
  3. Tích chọn các Fanpage cần gộp -> chạm Xong.

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com