Tạo mẫu Hóa đơn điện tử trên KiotViet eInvoice

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tạo mẫu hóa đơn là một bước thiết lập quan trọng trong quy trình triển khai Hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE). Chức năng này cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện và nội dung của hóa đơn điện tử trước khi phát hành, đảm bảo hóa đơn vừa thể hiện được hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp/hộ kinh doanh, vừa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý về thông tin hiển thị.

Việc tạo mẫu được thực hiện trên trang quản trị riêng của KiotViet Hóa đơn điện tử (KV-EINVOICE).

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Chuyên nghiệp và Tùy biến cao: Cho phép bạn tự do thiết kế mẫu hóa đơn theo nhận diện thương hiệu, bao gồm việc thêm logo, ảnh nền, ảnh viền, cũng như tùy chỉnh màu sắc và font chữ, tạo ra một mẫu hóa đơn chuyên nghiệp và độc đáo.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Hệ thống hướng dẫn người dùng khai báo các thông tin bắt buộc theo quy định của cơ quan thuế như Mẫu số, Ký hiệu, đảm bảo hóa đơn sau khi phát hành là hợp lệ.
• Quản lý tập trung và linh hoạt: Bạn có thể tạo và quản lý nhiều mẫu hóa đơn khác nhau trên cùng một hệ thống, dễ dàng bật/tắt sử dụng, chỉnh sửa hoặc xóa các mẫu chưa dùng đến, giúp quản lý hiệu quả và linh hoạt theo nhu cầu kinh doanh.

II. Các thao tác cơ bản

Phần này hướng dẫn các thao tác cơ bản nhất để bạn bắt đầu tạo và quản lý mẫu hóa đơn.

1. Tạo mẫu hóa đơn mới

• Tình huống: Khi bạn lần đầu thiết lập Hóa đơn điện tử hoặc cần bổ sung một mẫu hóa đơn mới (ví dụ: mẫu cho chương trình khuyến mãi, mẫu dùng riêng cho chi nhánh) để sử dụng khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên menu chức năng, bạn chọn Đăng ký sử dụng → Mẫu hóa đơn → chọn Tạo mẫu.

2. Bạn chọn một mẫu hóa đơn mà đơn vị sẽ sử dụng.

3. Tiến hành thiết lập chi tiết cho mẫu hóa đơn:

• Mẫu số, Ký hiệu: Nhập chính xác theo đúng quy định của pháp luật theo hướng dẫn tại.
• Hiển thị k chịu VAT: Cấu hình hiển thị trên bản PDF hóa đơn đối với mức thuế suất Không chịu thuế và các thông tin về tiền mà không có giá trị
• Bổ sung thông tin bên bán: Các thông tin mặc định sẽ được điền sẵn. Bạn có thể kích vào biểu tượng + để thêm thông tin khác nếu cần.
• Bổ sung thông tin bên mua: Tích chọn các thông tin của bên mua mà bạn muốn hiển thị trên hóa đơn. Bạn cũng có thể kích + để thêm thông tin tùy chỉnh, thiết lập định dạng và độ rộng cột.
• Hiển thị thêm cột ở danh sách hàng hóa: Tích chọn các thông tin bổ sung (ngoài các cột chuẩn) mà bạn muốn hiển thị trong bảng chi tiết hàng hóa.
• Thiết lập Màu viền bảng HH, Màu chữ, Font chữ, logo, Ảnh viền, Ảnh nền, Độ nét cho phù hợp.
• Tùy chỉnh các hiển thị chi tiết như định dạng (căn lề, in đậm) bằng cách kích chuột phải tại thông tin cần định dạng.

• Các thông tin khác:
  • Không hiển thị (Bản thể hiện của hóa đơn điện tử).
  • Số dòng hàng hóa.
  • Mẫu hóa đơn.
  • Cách hiển thị hóa đơn nhiều trang.

4. Sau khi hoàn tất các thiết lập, bạn kích Ghi để lưu lại mẫu hóa đơn.

2. Quản lý và kích hoạt mẫu hóa đơn

• Tình huống: Sau khi đã tạo nhiều mẫu, bạn cần xem lại toàn bộ danh sách, tìm kiếm một mẫu cụ thể, hoặc quyết định mẫu nào sẽ được phép sử dụng (hiển thị) khi nhân viên tạo hóa đơn thực tế.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Truy cập màn hình Mẫu hóa đơn (từ menu Đăng ký sử dụng).
2. Để tìm kiếm, bạn nhập giá trị cần tìm vào ô trống dưới tiêu đề của cột thông tin tương ứng.

3. Để cho phép hoặc ngưng sử dụng một mẫu, bạn gạt nút tại cột Sử dụng sang Bật (màu xanh) hoặc Tắt (màu xám).

Lưu ý: Khi nhân viên thực hiện tạo hóa đơn, hệ thống sẽ chỉ hiển thị danh sách các mẫu đang được bật Sử dụng.

III. Các tính năng nâng cao

1. Sửa thông tin mẫu hóa đơn

• Tình huống: Khi bạn cần thay đổi các thông tin đã thiết lập trên một mẫu hóa đơn (ví dụ: thay đổi logo mới, cập nhật thông tin địa chỉ, điều chỉnh màu sắc cho đẹp hơn).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Mẫu hóa đơn, tìm đến dòng mẫu hóa đơn bạn cần sửa.
2. Kích vào biểu tượng cây bút  ở cuối dòng.

3. Thực hiện các thay đổi mong muốn trong màn hình chi tiết mẫu.
4. Kích Ghi để lưu lại các cập nhật.

Lưu ý quan trọng: Đối với các mẫu đã phát sinh hóa đơn, bạn sẽ không thể sửa được thông tin.

2. Xóa mẫu hóa đơn không còn sử dụng

• Tình huống: Khi một mẫu hóa đơn được tạo nhầm, đã cũ, hoặc không còn phù hợp với hoạt động kinh doanh, bạn muốn xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống để tránh gây nhầm lẫn cho nhân viên.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Mẫu hóa đơn, tìm đến dòng mẫu hóa đơn bạn cần xóa.
2. Kích vào biểu tượng thùng rác  ở cuối dòng.
3. Chọn Xóa và xác nhận Yes để hoàn tất.

Thông tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com