Quy trình triển khai Hóa đơn điện tử
(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)
I. Giới thiệu chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành, nhiều Hộ kinh doanh và Doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc triển khai Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về sổ sách kế toán và kê khai thuế. Để đáp ứng toàn diện các yêu cầu này, KiotViet cung cấp bộ giải pháp tổng thể, không chỉ bao gồm Phần mềm bán hàng (máy tính tiền), Phần mềm Hóa đơn điện tử, và Chữ ký số, mà còn tích hợp các tính năng hỗ trợ tự động cho Sổ kế toán và Tờ khai thuế, giúp chủ cửa hàng vận hành đúng quy định một cách đơn giản và hiệu quả.
Để sử dụng tính năng Hóa đơn điện tử, cửa hàng cần sử dụng đồng thời 2 hệ thống:
- Phần mềm máy tính tiền: KiotViet là nơi thực hiện các giao dịch bán hàng và là điểm khởi tạo để phát hành hóa đơn.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: Đây là nơi quản lý, lưu trữ và xử lý các hóa đơn đã phát hành. Cửa hàng có thể sử dụng nền tảng của KiotViet là KiotViet eInvoice hoặc kết nối với các nhà cung cấp khác như MISA, VNPT, Viettel, FPT.
Ngoài ra, Chữ ký số là một thành phần bắt buộc trong quy trình. KiotViet cung cấp miễn phí chữ ký số từ xa KiotViet IntrustCA. Nếu cửa hàng đã có Chữ ký số dạng USB Token của các đơn vị khác, cũng có thể kết nối và sử dụng với KiotViet.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tổng quan quy trình triển khai Hóa đơn điện tử, minh họa với nền tảng KiotViet eInvoice. Thao tác trên các phần mềm hóa đơn điện tử khác theo cơ chế tương tự. Nội dung chi tiết của từng bước sẽ được giới thiệu trong các bài viết sau.
II. Quy trình triển khai tổng quan
Quy trình được chia thành 2 giai đoạn chính: Thiết lập ban đầu và Vận hành hàng ngày.
A. Giai đoạn 1: Thiết lập ban đầu (6 bước)
Đây là các bước cần thực hiện một lần khi bắt đầu triển khai.
- Bước 1: Đăng ký Chữ ký số KiotViet IntrustCA (Trên KiotViet)
Đây là bước đầu tiên và bắt buộc để có thể thực hiện các giao dịch điện tử với Cơ quan Thuế. Quy trình đăng ký Chữ ký số từ xa được thực hiện hoàn toàn trực tuyến trên phần mềm KiotViet.
- Bước 2: Thiết lập Thuế VAT (Trên KiotViet)
Cấu hình các thiết lập về thuế trong KiotViet theo đúng mô hình kinh doanh (Hộ kinh doanh – phương pháp trực tiếp, Doanh Nghiệp – phương pháp khấu trừ) để đảm bảo tính thuế chính xác trên hóa đơn.
- Bước 3: Đăng ký tài khoản KiotViet eInvoice (Trên KiotViet)
Đăng ký tài khoản Hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm KiotViet. Tài khoản này sẽ được dùng để đăng nhập vào hệ thống KiotViet eInvoice và quản lý toàn bộ hóa đơn.
- Bước 4:Thiết lập chữ ký số (Trên KiotViet eInvoice
Sau khi có tài khoản KiotViet eInvoice, bạn cần đăng nhập và nhập thông tin liên kết chữ ký số để lập tờ khai HĐĐT gửi Cơ quan thuế và ký số gửi hóa đơn điện tử cho Cơ quan thuế ở các bước sau
- Bước 5: Lập Tờ khai HĐĐT Gửi Cơ quan Thuế (Trên KiotViet eInvoice)
Sau khi có tài khoản, bạn đăng nhập vào hệ thống KiotViet eInvoice để lập và nộp tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT đến Cơ quan Thuế.
- Bước 6: Tạo mẫu hóa đơn (Trên KiotViet eInvoice)
Bạn có thể tạo mẫu hóa đơn điện tử sẽ sử dụng trên hệ thống KiotViet eInvoice. Thao tác này có thể thực hiện trong lúc chờ Cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai hoặc thực hiện sau khi tờ khai đã được chấp nhận.
- Bước 7: Kết nối KiotViet với KiotViet eInvoice (Trên KiotViet)
Quay trở lại phần mềm KiotViet để thực hiện thao tác kết nối với tài khoản KiotViet eInvoice đã được thiết lập, cho phép dữ liệu bán hàng được chuyển qua để phát hành hóa đơn.
B. Giai đoạn 2: Vận hành hàng ngày (4 bước)
Đây là các thao tác cửa hàng sẽ thực hiện thường xuyên trong quá trình kinh doanh.
- Bước 8: Phát hành hóa đơn điện tử (Trên KiotViet)
KiotViet hỗ trợ nhiều hình thức phát hành linh hoạt: phát hành HĐĐT tự động từ màn hình bán hàng, lựa chọn các hóa đơn chưa phát hành từ màn hình quản lý để phát hành/chuyển nháp sang hệ thống HĐĐT, cũng như xem và tra cứu lại HĐĐT đã phát hành trên màn hình quản lý.
- Bước 9: Quản lý Hóa đơn điện tử (Trên KiotViet eInvoice)
Toàn bộ hóa đơn đã phát hành sẽ được quản lý tập trung trên hệ thống KiotViet eInvoice. Tại đây, bạn có thể xem danh sách hóa đơn đã phát hành từ KiotViet, chỉnh sửa hóa đơn nháp và phát hành hóa đơn, gửi email hóa đơn cho khách hàng tự động hoặc thủ công, gửi hóa đơn sang Cơ quan Thuế, và xử lý hóa đơn sai sót (điều chỉnh, thay thế…).
- Bước 10: Quản lý Sổ kế toán (Trên KiotViet)
Đối với Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai, việc ghi chép sổ sách kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC là bắt buộc. Tính năng Sổ kế toán của KiotViet tự động hóa quy trình này bằng cách đồng bộ dữ liệu từ các hoạt động bán hàng, thu chi, kho… để tạo ra 7 loại sổ kế toán theo chuẩn, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch để giải trình với cơ quan thuế.
- Bước 11: Quản lý Tờ khai thuế (Trên KiotViet)
Đối với Hộ Kinh Doanh theo phương pháp kê khai, KiotViet cung cấp tính năng chuyên biệt giúp tổng hợp dữ liệu bán hàng và tạo file tờ khai thuế (.XML) đạt chuẩn, giúp đơn giản hóa quy trình nộp tờ khai cho Cơ quan Thuế.
Nội dung chi tiết từng bước KiotViet sẽ giới thiệu cụ thể với các bạn trong các bài viết tiếp theo trong chuyên mục Hóa đơn điện tử.
Thông Tin Hỗ Trợ
- Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
- Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
- Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com
