Lập Tờ khai đăng ký HĐĐT trên KiotViet eInvoice

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một bước pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp/hộ kinh doanh được Cơ quan Thuế (CQT) chấp thuận và cấp phép phát hành HĐĐT. KiotViet đã tích hợp toàn bộ quy trình này ngay trên nền tảng KV-EINVOICE, cho phép người dùng khai báo thông tin, ký số và nộp tờ khai trực tiếp đến CQT một cách liền mạch và đúng chuẩn.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tuân thủ pháp luật, đúng quy trình: Tính năng đảm bảo người dùng thực hiện đúng các bước theo quy định của pháp luật về thuế, là điều kiện tiên quyết để bắt đầu sử dụng HĐĐT hợp lệ.
• Tích hợp và liền mạch: Toàn bộ quy trình từ khai báo, ký số đến nộp tờ khai đều được thực hiện tập trung trên một nền tảng duy nhất (KV-EINVOICE), giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do không phải chuyển đổi giữa các phần mềm khác nhau.
• Chính xác và được hỗ trợ: Hệ thống hỗ trợ điền sẵn một số thông tin, cung cấp hướng dẫn chi tiết cho từng mục và có tài liệu xử lý các lỗi thường gặp, giúp người dùng hoàn thiện tờ khai một cách chính xác nhất trước khi gửi đi.

II. Thao tác thực hiện

Toàn bộ nghiệp vụ lập và nộp tờ khai đăng ký HĐĐT được thực hiện trên giao diện web của KiotViet Hóa đơn điện tử (KV-EINVOICE).

1. Chuẩn bị trước khi lập tờ khai

• Chữ ký số hợp lệ: Bạn cần có chữ ký số (USB Token hoặc Chữ ký số từ xa RMS KiotViet IntrustCA) và đã tích hợp thành công vào hệ thống KV-EINVOICE. MST trên chữ ký số phải khớp với MST của đơn vị.
• Thông tin đơn vị: Chuẩn bị sẵn các thông tin chính xác về doanh nghiệp/hộ kinh doanh theo giấy phép ĐKKD.

2. Lập và điền thông tin Tờ khai

• Bước 1: Truy cập chức năng
  • Đăng nhập vào trang quản trị của KV-EINVOICE.
  • Trên menu, chọn Đăng ký sử dụng → Đăng ký SD hóa đơn → + Tạo mới tờ khai.

• Bước 2: Chọn Hình thức đăng ký
  • Bạn cần chọn đúng hình thức đăng ký phù hợp với tình trạng của đơn vị:
    • Đăng ký mới: Nếu đây là lần đầu tiên bạn đăng ký sử dụng HĐĐT với CQT.
    • Thay đổi thông tin: Nếu bạn đã được CQT chấp nhận tờ khai trước đó và bây giờ có sự thay đổi thông tin.
    • Đã được CQT chấp nhận: Nếu bạn đã được CQT chấp nhận tờ khai (thông qua một nhà cung cấp khác) và nay chuyển sang sử dụng KV-EINVOICE.

• Bước 3: Hoàn thiện thông tin chi tiết trên tờ khai
  • Thông tin đơn vị:
    • Kiểm tra các thông tin như Tên đơn vị, Mã số thuế, Hình thức kê khai thuế, Tỉnh/ Thành phố, Cơ quan thuế quản lý, Địa chỉ, Loại hình.

• Nếu cần chỉnh sửa, bạn nhấn Thông tin đơn vị hoặc truy cập menu Quản trị – Hệ thống → chọn Thông tin đơn vị.

• Chọn Loại đơn vị

• Nếu thuộc diện đơn vị CQT thông báo rủi ro cao về thuế tích chọn Thuộc đơn vị rủi ro cao về thuế.

• Thông tin người đại diện pháp luật: Điền chính xác Họ và tên, Số CCCD/Hộ chiếu, Ngày sinh, Giới tính, Số điện thoại và đặc biệt là Email để nhận thông báo từ CQT.

• Hình thức hóa đơn: Tích chọn các hình thức hóa đơn sẽ sử dụng (Có mã của CQT, Không có mã, Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền…).
• Phương thức chuyển dữ liệu: Chọn “Chuyển đầy đủ nội dung từng HĐ” hoặc “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐ”.
• Loại HĐ sử dụng: Chọn loại hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế của bạn (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng…).
• Riêng với hình thức Đã được CQT chấp nhận, bạn cần điền thêm thông tin Mã 5 ký tự CQT cấp, Ngày CQT thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT theo TT78. Nếu Đã phát hành hóa đơn thành công ở phần mềm cũ, cần điền thêm Mã tịnh tiến cuối cùng đã phát hành để phần mềm KV-EINVOICE phát hành đúng số hóa đơn theo quy định của CQT.

• Thông tin chữ ký số: Nhấn Thêm chữ ký số và khai báo thông tin chữ ký số sẽ dùng để ký tờ khai và hóa đơn.

• Thông tin khác: Điền các thông tin về tổ chức cung cấp hoá đơn điện tử, tổ chức truyền nhận, đơn vị hạch toán phụ thuộc….

• Đơn vị đang dùng nhiều phần mềm hóa đơn điện tử: Chọn 1 trong 2 loại:
  • Chỉ dùng KV-Einvoice, các phần mềm hóa đơn điện tử cũ đã ngưng sử dụng: Nếu chọn loại này, bạn điền thời gian ngừng sử dụng phần mềm cũ.
  • Đang dùng nhiều phần mềm hóa đơn điện tử cùng lúc: Nếu chọn loại này, cần điền thêm Thông tin tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và Thông tin tổ chức truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử khác KiotViet.

• Chọn Có hoặc Không có đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn trên trang của Thuế
• Chọn Có hoặc Không Tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
• Tích chọn loại doanh nghiệp nếu thuộc Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

3. Nộp Tờ khai và chờ phê duyệt

• Bước 1: Nộp tờ khai trên KV-EINVOICE
  • Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin, bạn nhấn nút Nộp tờ khai cho CQT.

• Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác thực bằng chữ ký số đã đăng ký để ký và gửi tờ khai đi.

• Bước 2: Theo dõi trạng thái và chờ phê duyệt
  • Trạng thái của tờ khai sẽ được cập nhật trên giao diện KV-EINVOICE.
  • CQT thường sẽ xử lý và phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc.
  • Lưu ý quan trọng: Bạn chỉ được phép phát hành hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo “chấp nhận” từ Cơ quan Thuế.

4. Xử lý các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai

Trong quá trình nộp, bạn có thể gặp một số lỗi được CQT trả về. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục:

• Lỗi 1008/1009 – Trạng thái MST/Cơ quan thuế không hợp lệ: Cần tra cứu lại thông tin trên trang tracuunnt.gdt.gov.vn và liên hệ CQT để cập nhật nếu cần.
• Lỗi 1011 – Thông tin chữ ký số không đúng định dạng: Đảm bảo MST trong tờ khai và trong chữ ký số phải giống hệt nhau.
• Lỗi 1025 – Loại hóa đơn sử dụng không hợp lệ: Kiểm tra lại phương pháp tính thuế đã đăng ký (khấu trừ hay trực tiếp) để chọn đúng loại hóa đơn (Hóa đơn GTGT hay Hóa đơn bán hàng).
• Lỗi 1034 – Thông tin Người đại diện pháp luật không đúng: Đối chiếu thông tin (tên, ngày sinh,…) với app VNeID hoặc giấy ĐKKD, đảm bảo khớp từng ký tự.
• Lỗi 9992 – Đã tồn tại tờ khai được chấp nhận: Nếu bạn đã được CQT chấp nhận trước đây, hãy lập tờ khai với hình thức “Thay đổi thông tin” thay vì “Đăng ký mới”.

Thông tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com