Kết nối Phần mềm QLBH và Phần mềm HĐĐT KiotViet

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Kết nối Phần mềm Quản lý bán hàng và Phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet là giải pháp tối ưu giúp đồng bộ hóa quy trình bán hàng và xuất hóa đơn trên cùng một nền tảng duy nhất. Thay vì phải thao tác trên hai hệ thống riêng biệt, tính năng này cho phép dữ liệu từ phần mềm Quản lý bán hàng được truyền tải tức thì sang phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet, giúp chủ cửa hàng tuân thủ quy định của cơ quan Thuế một cách dễ dàng và hiệu quả.

(Lưu ý: Hướng dẫn kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác sẽ được đề cập trong các tài liệu hướng dẫn riêng biệt).

Lợi ích nổi bật khi kết nối hai hệ thống KiotViet:

• Xử lý triệt để độ trễ: Loại bỏ hoàn toàn khoảng cách thời gian giữa lúc khách hàng thanh toán và thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo tính tức thời và chính xác của dữ liệu.
• Chủ động và linh hoạt 24/7: Giúp bạn chủ động lập hóa đơn hoặc xử lý sai sót ngay khi phát sinh giao dịch, bất kể thời gian nào trong ngày.
• Thao tác đơn giản: Quy trình phát hành từ máy tính tiền được tối ưu hóa, giảm thiểu thao tác thủ công và không yêu cầu chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn lẻ.

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là hướng dẫn thao tác kết nối và thiết lập cấu hình hóa đơn điện tử

• Tình huống: Bạn là chủ cửa hàng và muốn hệ thống tự động xuất hóa đơn điện tử mỗi khi nhân viên hoàn tất đơn hàng, đảm bảo tuân thủ quy định thuế mà không tốn thêm thao tác thủ công. Bạn cần thực hiện kết nối Mã số thuế của cửa hàng với hệ thống KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Bước 1: Vào màn hình kết nối

(1) Tại màn hình Quản lý, bạn vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng) → Xem tất cả thiết lập.

(2) Trong menu bên trái, chọn Hóa đơn điện tử, bật xanh tính năng.

• Với gian hàng có 1 chi nhánh → bạn chọn nhà cung cấp Hóa đơn điện tử KiotViet và nhấn Tiếp tục.

• Với gian hàng có nhiều chi nhánh, tại chi nhánh cần phát hành hóa đơn điện tử, nhấn Kết nối → chọn nhà cung cấp Hóa đơn điện tử KiotViet và nhấn Tiếp tục.

Lưu ý: Bạn cần đảm bảo Mã số thuế đã được thiết lập hồ sơ hóa đơn điện tử trước khi thực hiện.

• Bước 2: Nhập Mã số thuế

(1) Nhập chính xác Mã số thuế của cửa hàng (theo giấy đăng ký kinh doanh) vào thông tin tương ứng trên màn hình.

(2) Nhấn Tiếp tục. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem Mã số thuế đã có hồ sơ và có khớp với thông tin khai báo hay không.

• Bước 3: Xác thực OTP

(1) Hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại chủ gian hàng (đã đăng ký trong thông tin Tài khoản).

(2) Nhập mã OTP 6 chữ số vào màn hình xác thực và nhấn Tiếp tục.

Lưu ý: Mã OTP có hiệu lực trong 5 phút. Nếu không nhận được, bạn có thể nhấn Gửi lại mã OTP.

• Bước 4: Thiết lập cấu hình phát hành: Sau khi xác thực thành công, hệ thống hiển thị  pop-up Thiết lập phát hành hóa đơn điện tử để bạn thiết lập các thông tin:

(1) Mẫu hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn phù hợp từ danh sách (Ví dụ: C26MHT). Đây là thông tin bắt buộc.

(2) Tùy chọn tự động: Tích chọn vào các mục phù hợp với nhu cầu của bạn:

• Tự động phát hành hóa đơn điện tử với đơn hàng sàn TMĐT giao thành công.
• Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng.
• In hóa đơn có mã tra cứu hóa đơn điện tử trên Màn hình quản lý và Màn hình bán hàng.

(3) Nhấn Lưu để hoàn tất.

• Sau khi lưu, trạng thái kết nối sẽ chuyển sang Đã kết nối. Từ lúc này, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn theo cấu hình bạn vừa thiết lập.

III. Các tính năng nâng cao

1. Xử lý khi Mã số thuế chưa thiết lập hồ sơ

• Tình huống: Khi bạn nhập Mã số thuế ở Bước 2 nhưng hệ thống báo Mã số thuế này chưa có hồ sơ hóa đơn điện tử. Bạn cần tạo hồ sơ trước khi tiếp tục kết nối.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại thông báo, nhấn Tạo hồ sơ.

(2) Hệ thống sẽ chuyển hướng bạn sang trang đăng ký Hóa đơn điện tử KiotViet → hoàn tất 4 bước thiết lập hồ sơ theo hướng dẫn trên màn hình.

(3) Sau khi tạo hồ sơ xong, quay lại menu Hóa đơn điện tử (trong Thiết lập → Xem tất cả thiết lập) để thực hiện lại quá trình kết nối.

2. Xử lý khi Mã số thuế không khớp với Tờ khai thuế

• Tình huống: Bạn nhập một Mã số thuế mới để kết nối, nhưng hệ thống phát hiện dữ liệu sổ sách hiện tại đang gắn liền với một Mã số thuế cũ khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Hệ thống sẽ hiển thị thông báo: Không thể đổi mã số thuế… Dữ liệu đang được ghi nhận vào Sổ kế toán và Tờ khai của mã số thuế [Mã số thuế cũ].

(2) Trong trường hợp này, bạn không thể tự thao tác. Vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6522 để được nhân viên KiotViet hỗ trợ gỡ kết nối an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu kế toán.

(3) Nhấn Đóng để tắt thông báo.

3. Ngắt kết nối và kết nối lại Mã số thuế khác

• Tình huống: Cửa hàng thay đổi giấy phép kinh doanh hoặc bạn muốn chuyển sang sử dụng một tài khoản Hóa đơn điện tử khác.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Tại màn hình Quản lý, bạn vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng) → Xem tất cả thiết lập.

(2) Tại khu vực thông tin kết nối hiện tại, nhấn nút Hủy kết nối.

(3) Đọc kỹ cảnh báo (về việc ngừng đồng bộ dữ liệu vào tờ khai/sổ kế toán) và nhấn Hủy kết nối để xác nhận.

(4) Sau khi hủy thành công, bạn có thể bắt đầu lại quy trình kết nối với Mã số thuế mới như hướng dẫn ở Phần II.

4. Kết nối Mã số thuế dạng tài khoản độc lập (Luồng cũ)

• Tình huống: Bạn đã sử dụng Hóa đơn điện tử KiotViet từ lâu và sở hữu một tài khoản Hóa đơn điện tử độc lập (được tạo trước khi có tính năng quản lý theo gian hàng), nay muốn kết nối vào phần mềm quản lý.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Sau khi bạn nhập Mã số thuế, nếu hệ thống phát hiện đây là tài khoản cũ, một màn hình đăng nhập sẽ hiện ra.

(2) Nhập Tên tài khoản và Mật khẩu của tài khoản Hóa đơn điện tử cũ.

(3) Nhấn Kết nối để hoàn tất.

Mời bạn tham khảo các bài viết có liên quan tới chủ đề trên:
 

• Bước 1: Đăng ký Chữ ký số KiotViet IntrustCA 
• Bước 2: Thiết lập Thuế VAT
• Bước 3: Bắt đầu sử dụng Hóa đơn điện tử KiotViet 
• Bước 4: Thiết lập chữ ký số 
• Bước 5: Lập Tờ khai HĐĐT Gửi Cơ quan Thuế 
• Bước 6: Tạo mẫu hóa đơn 
• Bước 7: Kết nối phần mềm QLBH và Phần mềm HĐĐT KiotViet 
• Bước 8: Phát hành hóa đơn điện tử 
• Bước 9: Quản lý hóa đơn điện tử 
• Bước 10: Quản lý Sổ kế toán 
• Bước 11: Quản lý Tờ khai thuế 

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!