Kết nối Phần mềm Hóa đơn điện tử
(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)
I. Giới thiệu chung
Để đáp ứng quy định của Nhà nước và nhu cầu của các chủ cửa hàng, KiotViet đã ra mắt tính năng kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử (HĐĐT) lớn trên thị trường, bao gồm: KiotViet (KV-EINVOICE), MISA, VIETTEL, VNPT và FPT. Tính năng này cho phép bạn phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ màn hình Bán hàng của KiotViet, giúp quy trình bán hàng và xuất hóa đơn trở nên liền mạch và hiệu quả.
Lợi ích nổi bật của tính năng:
- Chủ động và linh hoạt 24/7: Giúp chủ cửa hàng chủ động trong việc lập hóa đơn hoặc xử lý các sai sót ngay khi có phát sinh giao dịch bán hàng, dịch vụ, bất kể thời gian nào.
- Xử lý triệt để độ trễ: Giải quyết hoàn toàn vướng mắc về khoảng cách thời gian giữa lúc khách hàng thanh toán và thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo tính tức thời và chính xác.
- Thao tác đơn giản, không bắt buộc chữ ký số: Quy trình phát hành hóa đơn từ máy tính tiền được đơn giản hóa và không yêu cầu chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn.
II. Kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử
1. KiotViet eInvoice
Kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử KiotViet (KV-EINVOICE) là giải pháp được tích hợp sâu và toàn diện nhất, được đa số người dùng KiotViet lựa chọn.
- Tình huống: Cửa hàng của bạn đã đăng ký và có tài khoản KiotViet eInvoice. Bây giờ, bạn cần kết nối tài khoản này vào phần mềm quản lý bán hàng KiotViet.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Bắt đầu kết nối
- Tại màn hình Quản lý, vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng) → Xem tất cả thiết lập.
- Trong menu bên trái, chọn Hóa đơn điện tử, bật xanh tính năng.
- Chọn nhà cung cấp là Hóa đơn điện tử KiotViet và nhấn Tiếp tục.
- Nhập thông tin và cấu hình tùy chọn
- Nhập thông tin tài khoản KiotViet eInvoice của bạn.
- Cấu hình các tùy chọn nâng cao:
- Tự động phát hành hóa đơn điện tử với đơn hàng sàn TMĐT giao thành công: Nếu tích chọn, hệ thống sẽ tự động phát hành HĐĐT cho các đơn từ Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki ngay khi vận đơn được cập nhật trạng thái “Giao thành công”.
- Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên Màn hình bán hàng: Nếu tích chọn, hệ thống sẽ hỗ trợ phát hành HĐĐT ngay sau khi thanh toán trên Màn hình bán hàng.
- In hóa đơn có mã tra cứu hóa đơn điện tử: Nếu tích chọn, hóa đơn in ra từ KiotViet sẽ kèm theo mã tra cứu HĐĐT để khách hàng tiện theo dõi.
- Nhấn Kết nối.
- Chọn mẫu hóa đơn
- Sau khi kết nối thành công, bạn cần chọn đúng mẫu hóa đơn đã đăng ký với Cơ quan Thuế để sử dụng.
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
- Lưu ý: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng nhập hoặc mẫu hóa đơn trên trang KiotViet eInvoice, bạn cần thực hiện lại thao tác kết nối và chọn lại mẫu hóa đơn trên KiotViet.
2. Kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác
Bên cạnh KiotViet eInvoice, bạn cũng có thể kết nối với các nhà cung cấp HĐĐT khác. Quy trình kết nối chung là vào pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, chọn nhà cung cấp và điền thông tin tài khoản tương ứng.
- MISA meInvoice: Tại pop-up Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử, chọn MISA, nhập thông tin tài khoản MISA meInvoice của bạn và chọn mẫu hóa đơn điện tử muốn sử dụng.
- VIETTEL SInvoice: Chọn VIETTEL, nhập thông tin tài khoản và chọn mẫu hóa đơn để kết nối.
- VNPT-INVOICE: Chọn VNPT, điền các thông tin chi tiết do VNPT cung cấp (Link đăng nhập, Mã số thuế, Tên đăng nhập/Mật khẩu, Link tra cứu) và chọn mẫu hóa đơn.
- FPT.eInvoice: Chọn FPT và nhập thông tin tài khoản FPT-eInvoice của bạn để Kết nối.
III. Các tính năng nâng cao
1. Quản lý kết nối cho gian hàng nhiều chi nhánh
- Tình huống: Khi bạn quản lý một chuỗi cửa hàng với nhiều chi nhánh và cần thiết lập HĐĐT riêng lẻ cho từng chi nhánh.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Thiết lập: Sau khi bật tính năng Hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chi nhánh. Bạn có thể kết nối mỗi chi nhánh với một nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Phát hành HĐĐT (Màn hình Bán hàng): Hóa đơn được bán tại chi nhánh nào sẽ được phát hành HĐĐT theo thiết lập của chi nhánh đó.
- Phát hành HĐĐT (Màn hình Quản lý > Hóa đơn): Hệ thống hỗ trợ phát hành hàng loạt (tối đa 50 hóa đơn/lần) trên nhiều chi nhánh với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
- Chuyển HĐĐT (Màn hình Quản lý > Hóa đơn): Hệ thống chỉ hỗ trợ chuyển hàng loạt (tối đa 50 hóa đơn/lần) trên cùng 1 chi nhánh.
2. Thay đổi thông tin/hủy kết nối
- Tình huống: Khi bạn cần cập nhật lại thông tin kết nối (ví dụ: đổi mật khẩu tài khoản HĐĐT) hoặc muốn ngưng sử dụng tính năng.
- Thao tác thực hiện như sau:
- Sửa thiết lập: Tại màn hình thiết lập Hóa đơn điện tử, bạn kích chọn Sửa thiết lập để cập nhật thông tin.
- Hủy kết nối với gian hàng có 1 chi nhánh: Bạn chỉ cần tắt công tắc Hóa đơn điện tử về màu xám.
- Hủy kết nối với gian hàng có nhiều chi nhánh: Bạn có thể tắt công tắc chung, hoặc tích chọn các chi nhánh muốn hủy và chọn thao tác Hủy kết nối hàng loạt.
Thông tin Hỗ trợ
- Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6262
- Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
- Email hỗ trợ: hotro@kiotViet.com
