Tích hợp Hãng vận chuyển

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Tích hợp Hãng vận chuyển giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình giao hàng của cửa hàng. Ngay khi hóa đơn được tạo, yêu cầu giao vận sẽ tự động được gửi đến hãng vận chuyển đã chọn, và trạng thái đơn hàng sẽ được đồng bộ cập nhật theo suốt hành trình, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Lợi ích nổi bật của tính năng Tích hợp Hãng vận chuyển trên KiotViet:

• Tự động hóa: Tự động đẩy đơn hàng sang hãng vận chuyển ngay khi thanh toán, không cần thao tác thủ công.
• Đồng bộ trạng thái: Luôn nắm bắt được hành trình đơn hàng với trạng thái được cập nhật tự động từ hãng vận chuyển.
• Quản lý tập trung: Theo dõi và quản lý tất cả vận đơn, dòng tiền COD, cước phí tại một nơi duy nhất.
• Linh hoạt: Hỗ trợ nhiều dịch vụ nâng cao như Giao một phần, tùy chọn bên trả phí, khai giá hàng hóa.
• Tiện lợi: Dễ dàng tạo đơn, theo dõi và quản lý giao hàng ngay trên ứng dụng KiotViet.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Bán buôn, Bán lẻ.

1. Thiết lập tính năng giao hàng

• Tình huống: Bạn muốn bắt đầu sử dụng tính năng giao hàng tự động qua các hãng vận chuyển đã tích hợp sẵn với KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý, bạn vào mục Thiết lập → Tiện ích.

2. Bật xanh tính năng Quản lý giao hàng → nhấn Xem chi tiết.

3. Tích chọn: Kích hoạt Cổng vận chuyển KiotViet và điền các thông tin cần thiết như:
   • Tên người gửi: Tên này là thông tin được gửi sang hãng vận chuyển và hiển thị trên phiếu giao hàng.
   • Số điện thoại nhận OTP: Hệ thống sẽ gửi OTP về số điện thoại này để xác nhận khi thay đổi tài khoản nhận tiền đối soát.
   • Email nhận thông tin.
4. Thiết lập thêm các tùy chọn nâng cao:
   • Sử dụng dịch vụ Đối soát nhanh: Thanh toán tiền COD ngay khi đơn hàng được giao thành công.
   • Yêu cầu KiotViet Thanh toán đối soát: KiotViet sẽ đối soát với hãng, sau đó gửi bảng kê và chuyển khoản theo thông tin này.
   • Yêu cầu KiotViet Xuất hóa đơn điện tử: KiotViet sẽ sử dụng thông tin này để xuất hóa đơn phí dịch vụ hàng tháng cho cửa hàng.
   • Không tự động cập nhật dữ liệu khi Đơn chuyển hoàn:
     • Tích chọn: Chỉ tự động cập nhật dữ liệu sau khi cửa hàng xác nhận nhận được bưu kiện.
     • Không chọn: Tự động cập nhật dữ liệu ngay khi đơn chuyển trạng thái “Đã chuyển hoàn”.

5. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Tạo đơn hàng giao qua Hãng vận chuyển

• Tình huống: Khi tạo hóa đơn bán hàng, bạn muốn giao đơn hàng này cho khách thông qua một hãng vận chuyển tích hợp trên KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Bán hàng, bạn chọn chế độ Bán giao hàng.
2. Sau khi thêm sản phẩm, bạn điền đầy đủ thông tin người nhận, trọng lượng, kích thước gói hàng.
3. Tại Cổng KiotViet, hệ thống sẽ tự động gợi ý danh sách các hãng vận chuyển và dịch vụ vận chuyển phù hợp cùng với mức cước phí tương ứng để bạn lựa chọn.

4. Bạn có thể chọn các dịch vụ đi kèm như Khai giá, Gửi hàng tại bưu cục, Bên trả phí, Lưu ý khi phát,…

5. Nhấn Thanh toán để hoàn tất. Yêu cầu giao hàng sẽ được tự động gửi tới hãng vận chuyển đã chọn.

3. Quản lý và theo dõi vận đơn

• Tình huống: Sau khi gửi hàng, bạn muốn kiểm tra xem đơn hàng đang ở đâu và hành trình giao hàng như thế nào.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào mục Đơn hàng → Vận đơn.

2. Tại đây, danh sách tất cả các vận đơn sẽ hiển thị cùng trạng thái giao hàng tương ứng. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm vận đơn theo mã, tên khách hàng, trạng thái, thời gian…

3. Nhấn vào một vận đơn bất kỳ để xem chi tiết. Các tab Lịch sử giao hàng và Chi tiết giao hàng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hành trình đơn hàng được đồng bộ từ hãng vận chuyển.

III. Các tính năng nâng cao

1. Sử dụng dịch vụ “Giao một phần”

• Tình huống: Bạn kinh doanh quần áo và muốn gửi cho khách 3 chiếc áo với 3 size khác nhau để họ chọn chiếc vừa nhất và chỉ trả tiền cho chiếc đó.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi tạo đơn giao hàng, nếu hãng vận chuyển (ví dụ: GHN, J&T) có hỗ trợ, bạn sẽ thấy tùy chọn Giao một phần.
2. Bạn tích chọn vào dịch vụ này và tiến hành tạo đơn như bình thường.
3. Khi bưu tá giao hàng, khách hàng sẽ chọn sản phẩm muốn nhận. Các sản phẩm còn lại sẽ được đóng gói và chuyển hoàn về cho bạn dưới dạng một đơn hàng hoàn một phần.

2. Xử lý đơn hàng chuyển hoàn

• Tình huống: Khách hàng từ chối nhận hàng và hãng vận chuyển cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn”. Bạn cần hệ thống tự động cập nhật lại tồn kho.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi trạng thái vận đơn được hãng vận chuyển cập nhật thành Đã chuyển hoàn, KiotViet sẽ tự động tạo một giao dịch Trả hàng tương ứng với hóa đơn gốc.

2. Hàng hóa trong đơn sẽ được tự động nhập lại vào kho, công nợ và báo cáo cũng được cập nhật tương ứng.
3. Bạn có thể tùy chọn thiết lập Không tự động cập nhật dữ liệu khi Đơn chuyển hoàn nếu muốn tự mình xác nhận đã nhận được hàng hoàn trước khi hệ thống cập nhật kho.

3. Tạo vận đơn hàng loạt

• Tình huống: Cuối ngày, bạn có 50 hóa đơn cần tạo vận đơn. Thay vì làm thủ công từng đơn, bạn muốn tạo tất cả cùng một lúc.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Đơn hàng → Hóa đơn, bạn tích chọn tất cả các hóa đơn cần tạo vận đơn.
2. Nhấn 3 chấm và chọn Tạo vận đơn qua KSHIP.

3. Trên pop-up hiện ra, bạn chọn hãng vận chuyển và các dịch vụ chung cho cả lô hàng.
4. Kiểm tra lại thông tin chi tiết của từng đơn và nhấn Tạo vận đơn. Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu và trả về mã vận đơn cho tất cả các hóa đơn đã chọn.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Tích hợp Hãng vận chuyển trên ứng dụng di động hỗ trợ bạn tạo đơn giao hàng nhanh chóng ngay khi đang bán hàng.

• Tình huống: Bạn đang tư vấn cho khách tại cửa hàng và chốt đơn thành công. Khách muốn giao hàng về nhà, bạn cần tạo hóa đơn kèm vận đơn ngay lập tức.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên ứng dụng KiotViet, tại màn hình Thanh toán, bạn bật xanh Giao hàng.
2. Nhập thông tin người nhận, địa chỉ, trọng lượng gói hàng.
3. Chạm vào mục Chọn dịch vụ vận chuyển, ứng dụng sẽ gợi ý các dịch vụ và cước phí tương ứng.
4. Chọn dịch vụ mong muốn, nhấn Lưu và Hoàn thành hóa đơn. Vận đơn sẽ được tự động tạo và gửi sang hãng vận chuyển.

Thông tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com