Giải pháp Quản lý bán hàng – Ngành Nhà thuốc

I. Giới thiệu chung

Để đáp ứng những yêu cầu đặc thù và khắt khe của ngành Dược, KiotViet đã phát triển một bộ tính năng chuyên ngành, được thiết kế riêng để giúp các nhà thuốc vận hành hiệu quả, an toàn và tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Y tế. Bộ tính năng này không chỉ là một công cụ quản lý bán hàng thông thường mà còn là một giải pháp toàn diện, từ việc quản lý thuốc theo Lô – Hạn sử dụng, liên thông dữ liệu với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia, đến việc tối ưu hóa quy trình bán thuốc theo đơn. Tất cả đều nhằm mục đích giúp chủ nhà thuốc kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Y tế: Hỗ trợ kết nối và liên thông dữ liệu trực tiếp với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia (CSDLDQG), giúp nhà thuốc của bạn hoạt động minh bạch, hợp pháp và tuân thủ đầy đủ các quy định.
• Quản lý hàng hóa chính xác theo Lô – Hạn sử dụng: Hệ thống tự động gợi ý xuất bán các lô thuốc có hạn sử dụng gần nhất trước (theo nguyên tắc FEFO), giúp giảm thiểu rủi ro kinh doanh, tránh lãng phí và thất thoát do hàng hóa hết hạn.
• Tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian: Cho phép đồng bộ đơn thuốc mẫu từ dữ liệu quốc gia, tự động gợi ý thông tin thuốc, giúp đẩy nhanh tốc độ phục vụ và giảm sai sót khi bán hàng theo đơn.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế tại nhà thuốc.

1. Thiết lập kết nối với CSDL Dược Quốc gia

• Tình huống: Để bắt đầu liên thông dữ liệu, bạn cần thiết lập kết nối giữa chi nhánh nhà thuốc trên KiotViet với tài khoản trên CSDL Dược Quốc gia.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tại màn hình Quản lý, bạn vào Thiết lập → Quản lý chi nhánh.
  • Khi Thêm mới hoặc Chỉnh sửa một chi nhánh, bạn điền đầy đủ Thông tin tài khoản kết nối với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia.
  • Nhấn Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ sử dụng thông tin này để đăng ký liên thông.

• Lưu ý:
  • Để có thông tin tài khoản (Mã cơ sở, Tên đăng nhập, Mật khẩu), bạn cần liên hệ Sở Y tế địa phương để được cấp.
  • Mỗi chi nhánh trên KiotViet sẽ tương ứng với một Mã cơ sở riêng biệt.

2. Quản lý Danh mục hàng hóa (Thuốc)

• Tình huống: Bạn cần thêm các sản phẩm thuốc vào hệ thống, phân biệt giữa thuốc có trong danh mục của Cục Quản lý Dược và thuốc do bạn tự đăng ký.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Hàng hóa → Danh sách hàng hóa, bạn nhấn Tạo mới → chọn Thuốc.

2. Với thuốc trong Danh mục của Cục Quản lý Dược: Tại ô Tên thuốc, bạn tìm và chọn thuốc theo danh mục có sẵn. Các Thông tin thuốc sẽ được tự động điền.

Lưu ý: Hệ thống cho phép bạn thay đổi thông tin hàng hóa đúng với thực tế đang có ở cửa hàng. Tuy nhiên, các thông tin sau chỉnh sửa sẽ không cập nhật ngược lại vào danh mục của Cục Quản lý Dược.

3. Với thuốc ngoài Danh mục (hoặc cần đăng ký mới):
   • Bạn tự nhập Tên thuốc và điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (Đường dùng, Số đăng ký, Hoạt chất, Quy cách đóng gói…).
   • Tích chọn Đồng bộ lên CSDL Dược Quốc gia nếu bạn muốn hệ thống đồng bộ thông tin, giao dịch gắn với hàng hóa đó lên CSDLDQG.
   • Lưu ý: tính năng chỉ hiển thị với gian hàng nhà thuốc đã liên thông với CSDLDQG thành công.

4. Hàng hóa loại Thuốc sẽ mặc định được quản lý theo Lô – Hạn sử dụng.
5. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ gian hàng thiết lập Tên viết tắt theo quy định nội bộ, giúp tìm kiếm nhanh hơn trong quá trình bán hàng.

3. Quản lý hàng hóa (Nội bộ)

• Tình huống: Quản lý các hàng hóa có lô-hạn sử dụng nhưng nằm ngoài danh mục cần liên thông với Cục Quản lý dược.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Hàng hóa → Danh sách hàng hóa, bạn nhấn Tạo mới -> Hàng hóa.

2. Điền các thông tin cơ bản về sản phẩm (tên, nhóm hàng, giá vốn, giá bán,…). Chọn Có vào ô Quản lý theo lô, hạn sử dụng để kích hoạt tính năng quản lý theo lô.

4. Nhập hàng theo Lô – Hạn sử dụng

• Tình huống: Bạn vừa nhập một lô hàng mới và cần ghi nhận số lượng, hạn sử dụng và giá vốn của lô đó vào hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Khi tạo phiếu Nhập hàng, với sản phẩm quản lý theo lô, bạn nhấn vào Thêm mới lô, hạn sử dụng.
2. Nhập Lô, Hạn sử dụng, Số lượng → nhấn Thêm

3. Tiếp tục nhập Đơn giá và các thông tin thanh toán cho lô hàng.
4. Nhấn Hoàn thành phiếu nhập để tăng tồn kho cho lô hàng vừa nhập.

5. Bán hàng theo Lô – Hạn sử dụng

• Tình huống: Khách hàng mua một sản phẩm, bạn cần xuất bán từ lô hàng có hạn sử dụng gần nhất để tối ưu vòng đời sản phẩm.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tìm kiếm thuốc: Khi tạo đơn hàng có hàng hóa thuốc, ngoài các tiêu chí: tên, mã hàng, mã vạch, lô –  hạn sử dụng, bạn còn có thể tìm kiếm thuốc theo tên viết tắt.
2. Khi thêm sản phẩm vào hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gợi ý lô có hạn sử dụng gần nhất (nguyên tắc FEFO).
3. Hệ thống sẽ cảnh báo bằng màu sắc: màu vàng cho lô sắp hết hạn và màu đỏ cho lô đã hết hạn.
4. Bạn có thể chọn lô khác nếu muốn.

5. Nhập các thông tin khách hàng, thanh toán để hoàn tất giao dịch.

III. Các tính năng nâng cao

1. Tạo và sử dụng Đơn thuốc mẫu

• Tình huống: Nhà thuốc của bạn thường xuyên bán các đơn thuốc cho những bệnh phổ biến và bạn muốn tạo sẵn các đơn này để tiết kiệm thời gian.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào Bác sĩ → Đơn thuốc mẫu và nhấn Thêm mới.

2. Nhập tên đơn thuốc, tìm và thêm các loại thuốc cùng liều dùng vào đơn.

3. Khi bán hàng, bạn có thể chuyển sang chế độ tìm kiếm theo đơn thuốc mẫu để thêm nhanh toàn bộ sản phẩm vào hóa đơn.

2. Quản lý thông tin Bác sĩ

• Tình huống: Bạn cần lưu lại thông tin của các bác sĩ thường xuyên kê đơn cho khách hàng để dễ dàng quản lý và tra cứu khi bán thuốc theo đơn.
• Thao tác thực hiện như sau: Bạn vào menu Bác sĩ để thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết (tên, số điện thoại, chuyên khoa, nơi công tác…).

3. Bán thuốc theo đơn (Liên thông Đơn thuốc Quốc gia)

• Tình huống: Khách hàng mang đến một đơn thuốc có mã từ hệ thống Đơn thuốc Quốc gia và bạn cần bán đúng theo đơn này.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Bán hàng, sau khi thêm hàng, bạn nhấn vào mục Bán thuốc theo đơn.
2. Nhập Mã đơn thuốc của khách vào ô tương ứng.
3. Nếu mã hợp lệ, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin trên đơn thuốc, bao gồm:

• Bác sĩ kê đơn
• Cơ sở khám bệnh
• Tên bệnh nhân
• Tuổi
• Cân nặng
• CMTND/Căn cước
• Thẻ BHYT
• Địa chỉ
• Người giám hộ
• Điện thoại liên hệ
• Chẩn đoán

Lưu ý: Với các thông tin về bác sĩ và cơ sở khám chữa bệnh:

• Nếu đã trùng trên KiotViet → hệ thống ghi nhận thông tin đã có trên KiotViet.

• Nếu chưa có trên KiotViet → hệ thống tạo mới thông tin trên KiotViet.

4. Sau khi bạn kích Xong → hệ thống sẽ đối chiếu thuốc trong đơn với hàng hóa trên KiotViet thông qua mã thuốc (trong Danh mục thuốc của Cục Quản lý dược quốc gia).
   • Nếu trùng khớp:
     • Hiển thị thông tin hàng hóa trên KiotViet với ghi chú cách dùng và số lượng theo đơn bác sĩ kê.
     • Khi bạn Thanh toán hóa đơn trên KiotViet → hệ thống ghi nhận số lượng đã bán thực tế vào mục Đã bán của Đơn thuốc trên trang http://donthuocquocgia.vn.

• Lưu ý: Nếu người bán cập nhật các thông tin khác của hóa đơn bán thuốc theo đơn trên KiotViet -> không làm ảnh hưởng đến đơn thuốc của bác sĩ đã kê trên http://donthuocquocgia.vn.
• Nếu không trùng: Hệ thống hiển thị cảnh báo. Người bán có thể:
  • Chọn lại thuốc khác trên phần mềm KiotViet
  • Không bán thuốc này trên hóa đơn

• Khi thanh toán hóa đơn → hệ thống hiển thị cảnh báo, bạn chọn:

• Đồng ý:
  • Thanh toán đơn trên KiotViet.
  • Không ghi nhận thông tin trên trang http://donthuocquocgia.vn
• Bỏ qua hoặc kích : hệ thống đóng pop-up, không thanh toán hóa đơn.

4. Quản lý các giao dịch liên thông

• Tình huống: Bạn cần đảm bảo tất cả các giao dịch liên quan đến thuốc (nhập, trả, chuyển, hủy…) đều được đồng bộ lên CSDL Dược Quốc gia.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Hệ thống thực hiện đồng bộ lên CSDLDQG tương ứng với các thao tác: tạo mới, hủy, chỉnh sửa các giao dịch Trả hàng, Đổi trả hàng, Nhập hàng, Trả hàng nhập, Chuyển hàng, Kiểm kho, Xuất hủy có chứa thuốc nằm trong danh mục của Cục Quản lý Dược.
  • Trên danh sách các giao dịch (ví dụ: Hóa đơn), những phiếu đã được đồng bộ sẽ có biểu tượng tích v xanh bên cạnh mã phiếu.

5. Xem báo cáo hàng hóa theo hạn sử dụng

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra xem có loại thuốc nào trong kho sắp hết hạn để lên kế hoạch xử lý, tránh lãng phí.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn truy cập vào hệ thống Phân tích → Báo cáo → Hàng hóa.

2. Chọn mối quan tâm là Hạn sử dụng. Báo cáo sẽ liệt kê chi tiết các lô hàng sắp hết hạn và đã hết hạn để bạn đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, tránh lãng phí.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng quản lý nhà thuốc trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ các thao tác cốt lõi với hàng hóa có Lô – Hạn sử dụng.

1. Thêm mới và Nhập hàng theo Lô – Hạn sử dụng

• Tình huống: Bạn cần tạo mới một loại thuốc và nhập lô hàng đầu tiên cho nó ngay trên ứng dụng di động.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trong menu Hàng hóa trên ứng dụng KiotViet, chạm vào biểu tượng dấu + để thêm Thuốc mới, bật các tùy chọn quản lý cần thiết.

2. Khi tạo phiếu Nhập hàng, sau khi chọn thuốc, ứng dụng sẽ hiển thị màn hình Thêm lô để bạn nhập thông tin chi tiết (Tên lô, Hạn sử dụng, Số lượng).

2. Bán hàng theo Lô – Hạn sử dụng

• Tình huống: Bạn cần tạo hóa đơn cho khách và chọn đúng lô thuốc cần bán ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tìm kiếm thuốc: Khi tạo đơn hàng có hàng hóa thuốc, ngoài các tiêu chí: tên, mã hàng, mã vạch, lô –  hạn sử dụng, bạn còn có thể tìm kiếm thuốc theo tên viết tắt.
2. Sau khi chọn được thuốc, bạn chạm vào lô cần bán và nhập số lượng tương ứng để thêm vào hóa đơn.

V. Thao tác trên Máy POS Android

Ứng dụng KiotViet trên Máy POS Android hỗ trợ bán hàng theo Lô – Hạn sử dụng một cách nhanh chóng tại quầy.

• Tình huống: Dược sĩ tại quầy cần nhanh chóng xuất bán thuốc cho khách theo đúng lô hàng được hệ thống gợi ý.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tìm kiếm thuốc: Khi tạo đơn hàng có hàng hóa thuốc, ngoài các tiêu chí: tên, mã hàng, mã vạch, lô –  hạn sử dụng, bạn còn có thể tìm kiếm thuốc theo tên viết tắt.
2. Hệ thống tự động gợi ý theo lô có hạn sử dụng gần nhất. Bạn có thể chọn một lô khác từ danh sách.

3. Sau khi chọn lô, thuốc sẽ được thêm vào hóa đơn để tiến hành thanh toán.

Thông tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com