Bán hàng

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Bán hàng của KiotViet được thiết kế tối ưu để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn, với 3 lợi ích chính:

• Tối ưu hóa tốc độ và sự chuyên nghiệp tại quầy: Giao diện bán hàng tinh giản, hiện đại, hỗ trợ đa dạng phương thức tìm kiếm sản phẩm như quét mã vạch, tìm theo tên, hoặc chọn nhanh theo hình ảnh, giúp nhân viên lên đơn và thanh toán tức thì, giảm thời gian chờ đợi cho khách và nâng cao trải nghiệm mua sắm.
• Linh hoạt trong mọi quy trình bán hàng và thanh toán: KiotViet hỗ trợ nhiều chế độ bán hàng khác nhau (Bán nhanh, Bán thường, Bán giao hàng) và chấp nhận đa dạng hình thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản, Điểm, Voucher, Coupon, QR Code), giúp đáp ứng mọi nhu cầu giao dịch của khách hàng.
• Tích hợp toàn diện các nghiệp vụ hỗ trợ: Ngay trên màn hình bán hàng, bạn có thể dễ dàng tra cứu tồn kho, áp dụng các chương trình khuyến mại, tích điểm cho khách hàng và kết nối với các đối tác vận chuyển, tạo thành một quy trình liền mạch từ lúc bán hàng đến khi giao hàng thành công.

II. Các thao tác cơ bản

Màn hình Bán hàng trên website được thiết kế để tối ưu cho các thao tác tại quầy thu ngân, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng phức tạp.

1. Truy cập và chọn chế độ bán hàng

• Tình huống: Bạn cần bắt đầu một phiên bán hàng mới trên máy tính.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Từ màn hình Quản lý, bạn nhấn vào mục Bán hàng ở menu trên cùng để truy cập giao diện bán hàng.
2. Lựa chọn chế độ bán hàng phù hợp với nhu cầu của bạn:
   • Bán nhanh: Tối ưu cho việc nhập liệu nhanh bằng bàn phím và máy quét mã vạch.
   • Bán thường: Hiển thị sản phẩm dưới dạng hình ảnh trực quan, phù hợp cho việc chọn hàng không cần nhớ mã.
   • Bán giao hàng: Tích hợp các trường thông tin cần thiết để tạo đơn và kết nối với đối tác vận chuyển.

2. Thêm sản phẩm vào hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần thêm các sản phẩm khách mua vào hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Tìm kiếm nhanh (Chế độ Bán nhanh):
    • Nhập Mã hàng, Tên hàng vào ô tìm kiếm.
    • Sử dụng máy quét mã vạch để thêm sản phẩm tự động.
    • Nhấn phím F6 để chuyển đổi giữa chế độ Nhập nhanh (mỗi lần quét/Enter tự cộng 1 sản phẩm) và Nhập thường (nhập số lượng thủ công).

• Chọn theo hình ảnh (Chế độ Bán thường):
  • Nhấn trực tiếp vào hình ảnh sản phẩm để thêm vào đơn.
  • Sử dụng bộ lọc theo Nhóm hàng hoặc Thuộc tính (màu sắc, kích cỡ) để tìm kiếm nhanh hơn.

• Thêm hàng hóa mới: Nếu sản phẩm chưa có trong danh mục, bạn có thể nhấn vào “+ Thêm mới hàng hóa” ngay trên màn hình bán hàng để tạo nhanh (yêu cầu có phân quyền).

3. Thêm thông tin khách hàng

• Tình huống: Bạn muốn áp dụng ưu đãi hoặc ghi nhận công nợ cho khách hàng thân thiết.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại ô tìm kiếm khách hàng (phím tắt F4), nhập tên, mã hoặc số điện thoại của khách.

2. Nếu là khách hàng mới, nhấn vào biểu tượng dấu + để thêm thông tin khách hàng ngay tại màn hình Bán hàng.

4. Áp dụng khuyến mại và giảm giá

• Tình huống: Đơn hàng của khách đủ điều kiện hưởng khuyến mại hoặc bạn muốn giảm giá thêm cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Khuyến mại tự động: Nếu đơn hàng đủ điều kiện, biểu tượng Hộp quà sẽ xuất hiện và áp dụng ưu đãi.

• Giảm giá thủ công:
  • Giảm giá trên từng sản phẩm: Nhấn vào cột Giảm giá của sản phẩm để nhập số tiền hoặc phần trăm giảm.

• Giảm giá trên toàn hóa đơn: Nhập số tiền hoặc phần trăm vào ô Giảm giá ở khu vực thanh toán.

5. Thực hiện thanh toán

• Tình huống: Khách hàng sẵn sàng thanh toán hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chọn một hoặc kết hợp nhiều phương thức thanh toán: Điểm, Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ, Ví, Voucher.
2. Nhấn Thanh toán để kết thúc giao dịch và in hóa đơn.

III. Các tính năng nâng cao

Sau khi tạo hóa đơn thành công trên màn hình Bán hàng, bạn có thể tra cứu, chỉnh sửa hoặc xử lý các nghiệp vụ nâng cao tại màn hình Quản lý.

1. Tìm kiếm và Sắp xếp Hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần tìm lại đơn hàng cũ để kiểm tra.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào menu Đơn hàng, chọn Hóa đơn.
      

2. Tìm kiếm theo các tiêu chí: Theo mã hóa đơn; mã, tên hàng; số HĐĐT; mã, tên, số điện thoại khách hàng; mã vận đơn; mã đặt hàng; ghi chú; ghi chú hàng hóa hoặc sử dụng bộ lọc bên trái để tìm theo chi nhánh; thời gian; loại hóa đơn; trạng thái hóa đơn; trạng thái HĐĐT; trạng thái giao hàng; đối tác giao hàng; thời gian giao hàng; khu vực giao hàng; phương thức thanh toán; người tạo; người bán; bảng giá; kênh bán; loại thu khác.
    

3. Nhấn vào tiêu đề cột để sắp xếp danh sách tăng/giảm dần.
    

4. Nhấn vào biểu tượng tùy chọn  → tích các thông tin muốn hiển thị trên màn hình.
    

5. Kết hợp tính năng Xuất file (File tổng quan hoặc File chi tiết) và tính năng tìm kiếm, tùy chọn hiển thị có thể tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.
    

2. Thêm mới Hóa đơn từ màn hình Quản lý

• Tình huống: Kế toán hoặc quản lý cần tạo đơn khi đang xem danh sách hóa đơn trên màn hình Quản lý.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Hóa đơn, nhấn + Tạo mới → chọn Hóa đơn.

2. Hệ thống chuyển sang giao diện Bán hàng để thực hiện tạo đơn như Phần II.

3. Chỉnh sửa và xử lý hóa đơn

• Tình huống: Đơn hàng bị sai thông tin cần chỉnh sửa, hủy bỏ hoặc nhân bản đơn hàng cũ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Sửa thông tin chung:
    • Sửa hàng loạt: Tích chọn hóa đơn → nhấn 3 chấm → chọn Sửa người bán, kênh bán, ghi chú → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Sửa từng hóa đơn: Mở chi tiết hóa đơn → thay đổi các thông tin: Người bán, Ngày bán, Kênh bán, Ghi chú. Sau khi cập nhật, mã hóa đơn gốc không thay đổi.

• Sửa chi tiết hóa đơn:
  • Mở chi tiết hóa đơn → nhấn Chỉnh sửa.

• Hệ thống chuyển sang màn hình Bán hàng, bạn thực hiện chỉnh sửa các thông tin cụ thể sau:
  • Hàng hóa: Thêm/xóa/sửa hàng hóa, ngoại trừ hàng hóa serial/IMEI và lô, hạn sử dụng.
  • Khách hàng:
    • Thay đổi thông tin trong các trường hợp:
      • Khách lẻ chưa có mã trên hệ thống.
      • Hóa đơn chưa có phiếu thanh toán gắn kèm.
    • KHÔNG thay đổi thông tin trong các trường hợp:
      • Hóa đơn gắn với phiếu đặt hàng.
      • Hóa đơn đã phát sinh phiếu thanh toán mà khách hàng ≠ khách lẻ.
      • Hóa đơn giao hàng tích hợp với Hãng vận chuyển liên kết với KiotViet.
  • Bảng giá
  • Người bán
  • Thời gian: Cho phép thay đổi thời gian hóa đơn. Trừ các trường hợp sau:
    • Hóa đơn chứa hàng Serial/IMEI, lô, hạn sử dụng.
    • Hóa đơn giao hàng tích hợp với Hãng vận chuyển liên kết với KiotViet.
  • Ghi chú
  • Thông tin thanh toán
• Khi thay đổi thông tin trên hóa đơn, hệ thống sẽ:

• Hủy hóa đơn cũ và tạo hóa đơn mới.
• Tất cả các phiếu thanh toán, thông tin vận đơn của hóa đơn cũ sẽ được gắn với hóa đơn mới.
• Nếu bạn thay đổi số lượng hàng hóa, cần đảm bảo tồn kho của cửa hàng vẫn đáp ứng đủ, hệ thống sẽ không kiểm tra lại.

• Sao chép: Mở chi tiết hóa đơn → nhấn Sao chép để thêm nhanh đơn hàng tương tự đơn cũ. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin trước khi thanh toán ghi nhận đơn hàng.

• Hủy bỏ:
  • Mở chi tiết hóa đơn → nhấn Hủy bỏ → Đồng ý.

• Bạn có thể chọn hủy hoặc giữ lại phiếu thanh toán liên quan.

• Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ cho phép thực hiện trên nhiều hóa đơn được chọn các thao tác:

• Sửa thông tin giao hàng (Áp dụng với gian hàng có bật thiết lập giao hàng)
• Xác nhận đã chuyển hoàn (Áp dụng với gian hàng có Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet).
• Thanh toán đối tác giao hàng (Áp dụng với gian hàng có bật thiết lập giao hàng).
• Tạo đơn đa điểm Ahamove (Áp dụng với gian hàng có Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet).
• Tạo vận đơn qua KSHIP (Áp dụng với gian hàng có Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet).
• Chuyển hóa đơn điện tử (Áp dụng với gian hàng có thiết lập hóa đơn điện tử).
• Phát hành hóa đơn điện tử (Áp dụng với gian hàng có thiết lập hóa đơn điện tử).
• Hủy.
• In.
• Xuất file tổng quan.
• Xuất file chi tiết.

4. Import hóa đơn từ Excel

• Tình huống: Cần nhập liệu hàng loạt đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Hóa đơn, nhấn nút Import.
  2. Tích chọn Giao hàng cho tất cả các hóa đơn trong 1 file import (nếu cần).
  3. Nhấn Chọn file dữ liệu → chọn file cần import → nhấn Thực hiện.

Bạn có thể tải về file mẫu Excel file để nhập dữ liệu.

• File mẫu có dữ liệu mẫu được nhập sẵn và gắn bình luận (comment) ở một số thông tin chính để hướng dẫn người dùng. Bạn có thể di chuyển linh hoạt các cột trong file để thuận tiện cho thói quen thao tác nhập dữ liệu.

• Những thông tin bắt buộc bao gồm: Mã hóa đơn (bắt đầu bằng HDIP, nếu không hệ thống sẽ tự động thêm tiền tố HDIP vào hóa đơn sau khi import), Mã hàng, Số lượng, Đơn giá.
• Những thông tin còn lại không cần nhập liệu: bạn có thể để trống/ xóa cột khỏi file dữ liệu.
• Với những thông tin cũ đã có trên hệ thống, bạn chỉ cần nhập Mã để hệ thống tự điền thông tin chi tiết đó vào đơn sau khi import thành công, cụ thể:
  • Khách hàng cũ:
    • Bạn chỉ cần nhập Mã khách hàng hoặc Điện thoại.
    • Nếu khách hàng có địa chỉ giao hàng không đổi, bạn không phải nhập lại thông tin người nhận, hệ thống tự động lấy thông tin khách hàng là thông tin người nhận.

• Thu khác (cần có sẵn các khoản thu khác trên hệ thống):
  • Nếu cần lấy giá trị mặc định của thu khác, bạn chỉ cần nhập Mã thu khác.
  • Để thêm nhiều khoản thu khác, bạn insert thêm bộ 3 cột: Mã thu khác, Giá trị thu khác, Giá trị thu khác % và đánh số tương ứng 2,3,4…Ví dụ: Mã thu khác 2, Giá trị thu khác 2, Giá trị thu khác % 2.

• Những thông tin trên hóa đơn hệ thống sẽ tự động tính toán, bạn không cần nhập liệu, bao gồm: Tổng tiền hàng, Khách cần trả, Khách đã trả, Cần thu hộ (COD)/ Còn cần thu, Thành tiền.

Lưu ý khi import:

• Để import được hóa đơn tại màn hình Quản lý, người dùng cần được phân quyền Xem và Import trong Đơn hàng → Hóa đơn.

• File import hóa đơn:

• Thời gian: bỏ trống → mặc định là thời gian hiện tại khi import hóa đơn.
• Người bán:
  • Bỏ trống → mặc định là tài khoản import.
  • Nếu sửa lại người bán, bạn cần nhập thông tin theo Tên đăng nhập của người bán trên hệ thống.
• Kênh bán:
  • Bỏ trống → mặc định là Bán trực tiếp.
  • Nếu chọn kênh bán khác, bạn cần nhập thông tin kênh bán đã có trên hệ thống.
• Khách hàng:
  • Nếu bạn bỏ trống thông tin khách hàng, hệ thống sẽ tạo hóa đơn gắn với Khách lẻ
  • Nếu bạn nhập Mã khách hàng/ Điện thoại chưa có trên hệ thống → hệ thống sẽ tạo mới khách hàng.
• Bảng giá:
  • Bỏ trống → mặc định là Bảng giá chung.
  • Nếu chọn bảng giá khác, bạn cần nhập thông tin bảng giá đã có trên hệ thống.
• Thu khác: gian hàng cần bật tính năng Thu khác khi bán hàng
• Phương thức thanh toán: chưa áp dụng phương thức thanh toán bằng điểm và voucher.
• Ngoài ra, với hàng hóa quản lý theo serial/Imei hoặc lô, hạn sử dụng, bạn cần thiết lập bật tính năng trong Thiết lập cửa hàng và có sẵn thông tin, số lượng serial/Imei hoặc lô, hạn sử dụng trên hệ thống.

Sau khi import Hóa đơn có giao hàng lên trên hệ thống, bạn có thể tiếp tục tạo hàng loạt vận đơn qua hãng vận chuyển.

Với các hóa đơn có thông tin thanh toán, sau khi import thành công hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu tương ứng.

5. Thu nợ hóa đơn qua mã QR

• Tình huống: Khách mua nợ chuyển khoản trả tiền.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Với tài khoản người dùng có quyền Thanh toán khách hàng → Tạo Phiếu thu chi, khi xem thông tin chi tiết hóa đơn, bạn kích Tạo QR.
2. Chọn số Tài khoản nhận của gian hàng.
3. Nhập Số tiền: Hệ thống gợi ý số tiền thanh toán = số tiền Khách cần trả, bạn có thể thay đổi thông tin theo thực tế khách thanh toán.

4. Quét mã thanh toán hoặc Tải QR hoặc Sao chép QR gửi cho khách hàng.
   • Nếu tài khoản ĐÃ đăng ký nhận thông báo thanh toán QR → hệ thống:

• Tự động xác nhận khi nhận được tiền.

• Tự động tạo phiếu thanh toán.

• Gửi thông báo:
  • Trên màn hình Tổng quan.

• Ứng dụng KiotViet.

• Nếu tài khoản CHƯA đăng ký nhận thông báo thanh toán QR:

• Bạn nhấn Xác nhận thanh toán → chọn Xác nhận.

• Hệ thống tạo phiếu thanh toán hóa đơn tương ứng.

Ngoài ra, gian hàng cũng có thể gửi hóa đơn có mã QR thanh toán để khách hàng quét mã.

• Để hiển thị mã QR trên mẫu in hóa đơn cần thêm token {Ma_QR} hoặc {Ma_QR_Co_Thong_Tin_Tai_Khoan}.
• Hóa đơn hiển thị như sau:

• Khi khách hàng quét mã QR trực tiếp trên hóa đơn, hệ thống xử lý tương tự như thao tác Tạo QR trên chi tiết hóa đơn.

6. Lịch sử thanh toán

• Tình huống: Bạn cần xem lại lịch sử các lần khách đã trả tiền cho hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau: Tại chi tiết hóa đơn, chọn tab Lịch sử thanh toán để xem các lần khách trả tiền cho đơn hàng này.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Ứng dụng KiotViet trên di động được thiết kế tinh gọn, giúp bạn bán hàng linh hoạt mọi lúc mọi nơi.

1. Chọn hàng bán

• Tình huống: Bạn đang tư vấn cho khách và cần tạo đơn hàng ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Bán hàng, tìm sản phẩm bằng cách nhập tên/mã, quét mã vạch hoặc lọc theo nhóm/thuộc tính.
2. Bật chế độ Chọn nhiều để thêm nhiều sản phẩm vào giỏ hàng cùng lúc.
3. Chạm Xong để đưa tất cả sản phẩm vào hóa đơn.

2. Cập nhật thông tin hóa đơn

• Tình huống: Bạn cần chỉnh sửa số lượng, giá bán hoặc thêm thông tin khách hàng vào hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình chi tiết hóa đơn, chạm vào Khách lẻ để tìm kiếm hoặc thêm mới khách hàng.

2. Chạm vào từng dòng sản phẩm để chỉnh sửa số lượng, giá bán hoặc thêm ghi chú (nếu cần).

3. Thanh toán hóa đơn

• Tình huống: Hoàn tất đơn hàng và nhận thanh toán từ khách.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào nút Thanh toán.

2. Nhập Giảm giá, số tiền Khách thanh toán và chọn Phương thức thanh toán.

3. Bạn có thể bật Giao hàng và điền thông tin người nhận ngay tại màn hình này.

4. Chạm Hoàn thành để kết thúc giao dịch.

V. Thao tác trên Máy POS

Ứng dụng KiotViet trên Máy POS Android được tối ưu cho các thao tác cảm ứng nhanh tại quầy.

1. Thêm hàng hóa vào hóa đơn

• Tình huống: Bạn đang ở quầy thu ngân và cần thêm sản phẩm vào đơn hàng trên máy POS.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thêm sản phẩm bằng cách nhập tên/mã vào ô “Tìm hàng hóa”, dùng máy quét mã vạch, hoặc chọn nhanh từ các nhóm hàng.

• Để thay đổi số lượng hoặc giá bán, bạn chạm trực tiếp vào dòng sản phẩm tương ứng trong hóa đơn.

2. Nhập thông tin đơn hàng

• Tình huống: Bạn cần thêm thông tin khách hàng hoặc thay đổi người bán cho đơn hàng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chạm vào khu vực thông tin khách hàng để tìm kiếm hoặc thêm mới.

2. Sau khi nhấn Thanh toán → chạm vào biểu tượng bánh răng góc trên bên phải màn hình → thay đổi các mục Người bán, Kênh bán, Ngày giờ trên pop-up Thông tin bán hàng nếu cần → chạm Lưu.

3. Thanh toán

• Tình huống: Khách hàng sẵn sàng thanh toán tại quầy POS.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Sau khi thêm hàng bán và khách hàng vào đơn, bạn chạm vào nút Thanh toán.

2. Ứng dụng mở ra màn hình thanh toán chi tiết, bạn áp dụng Giảm giá, thêm Thu khác, sử dụng Điểm và chọn một hoặc nhiều Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ, Ví).
3. Chạm Hoàn thành để kết thúc giao dịch và in hóa đơn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!