Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

Quy trình quản lý kho, quy trình quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động trọng yếu nhất của các cửa hàng để có thể theo dõi và kiểm soát tốt nhất tình hình hàng hóa. Các cửa hàng nên tuân thủ theo quy trình quản lý kho để đưa đến hiệu quả cao nhất, tránh rủi ro, thất thoát.

Xem thêm: Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho vật tư, hàng hóa

Hãy cùng tìm hiểu về quy trình quản lý kho theo ISO / Quy trình nghiệp vụ quản lý kho cách áp dụng trong thực tế qua bài viết sau.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

1. Quy trình quản lý kho theo ISO

1.1. Quy trình quản lý kho là gì? Ích lợi của việc quản lý kho theo quy trình

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa kho đã được cửa hàng quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho này sẽ giúp người thực hiện công việc biết được mình phải tiến hành theo những bước nào và làm ra sao. Có thể nói việc quản lý kho theo quy trình sẽ đưa đến rất nhiều lợi ích cho cửa hàng.

Quy trình quản lý hàng tồn kho. Quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ 

Quản lý kho hiệu quả hơn

Quy trình quản lý kho hàng hóa sẽ giúp nhân viên có thể hiểu rõ công việc của mình cũng như biết được chính xác các bước thực hiện.

Chính vì vậy, việc quản lý kho sẽ thuận lợi và đạt được hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó nhờ có quy trình quản lý hàng tồn kho chủ cửa hàng sẽ kiểm soát chất lượng công việc dễ dàng hơn cũng như có sự điều chỉnh thích hợp nếu có các sai sót xảy ra.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp đã áp dụng quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ, quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa để gia tăng chất lượng quản lý kho, chống thất thoát, tối ưu hoạt động kinh doanh. 

Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

Giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn

Trong quá trình quản lý kho, dựa vào quy trình nghiệp vụ quản lý kho, người quản lý có thể biết được lỗi ở công đoạn nào cũng như xác định được nguyên nhân nhanh chóng.

Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng có phương hướng giải quyết các vấn đề này một cách chính xác và hiệu quả nhất, từ đó hạn chế tối đa các thất thoát có thể xảy ra.

Ví dụ như ở một kho nguyên liệu phụ: Khi áp dụng quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ, người quản lý dễ dàng nắm bắt các loại hàng hóa, số lượng hàng tồn, hàng xuất nhập. 

Hiện nay, các doanh nghiệp đã áp dụng Phần mềm quản lý bán hàng để kiểm kho tiêu chuẩn. Quản lý chính xác hàng tồn kho theo các quy chuẩn định sẵn. 

MIỄN PHÍ dùng thử

1.2. Quy trình quản lý kho theo ISO

Cơ sở dữ liệu hàng hóa

Mỗi cửa hàng sẽ cần phải có cơ sở dữ liệu về hàng hóa riêng trước khi thực hiện công tác quản lý kho. Đây sẽ là những thông tin cần thiết để bạn theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa sau những giao dịch mua hàng, xuất nhập hay lưu kho.

Mua hàng

Trong bước mua hàng, chủ cửa hàng sẽ phải quyết định số lượng hàng hóa cần mua dựa trên tình hình tồn kho hiện thời. Sau đó người chủ sẽ lên kế hoạch mua hàng với số lượng phù hợp.

Nhập kho

Nhân viên phụ trách nhập kho sẽ phải thực hiện các công việc sau

• Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho theo quy định
• Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập

Lưu kho

Nhân viên phụ trách lưu kho cần đảm nhiệm những công việc sau:

• Hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết: danh mục kho vật tư, biên bản lưu kho.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho cẩn thận và ngăn nắp
• Lập sơ đồ kho theo vị trí các kệ hàng hóa
• Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và quy định an toàn khi lưu kho

Xuất kho

Trong quy trình quản lý nghiệp vụ kho. Nhân viên phụ trách xuất kho cần thực hiện các công việc sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định
• Ghi phiếu xuất kho cho đối tác
• Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho
• Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho
• Lập thống kê xuất kho

Kiểm kê, báo cáo & thống kê

• Kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách
• Lập biên bản kiểm kho sau khi hoàn thành
• Thống kê hàng hóa và báo cáo với chủ cửa hàng, bao gồm báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ và báo cáo tổng hợp tồn kho.

  Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

2. Áp dụng quy trình quản lý kho theo từng giai đoạn sản xuất

Để có thể áp dụng quy trình quản lý kho hiệu quả và phù hợp với thực tế kinh doanh, bạn nên thực hiện theo từng giai đoạn sản xuất riêng biệt.

Điều này vừa đảm bảo các công việc được thực hiện một cách tốt nhất vừa giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi hơn. Quy trình ở các giai đoạn sản xuất đều có những bước giống nhau nhưng sẽ có sự khác biệt nhất định ở một số điểm sau:

Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu

• Dựa trên tình hình sản xuất chủ cửa hàng xác định số lượng nguyên vật liệu cần nhập kho. Quy trình nhập kho, quy trình quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu cần thực hiện nghiêm và chính xác ngay từ những bước cơ bản nhất. Toàn bộ việc vận hành kho sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều từ quy trình nhập kho nguyên vật liệu này.
• Đảm bảo sắp xếp các nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm của chúng, hạn chế tối đa vấn đề hư hỏng có thể xảy ra.
• Quản lý thông tin hàng hóa từ nhà cung cấp, thông tin nguyên vật liệu cần bao gồm: mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, đơn vị tính, thông tin chung giúp quy trình vận hành kho được dẽ dàng, chính xác.

Quy trình quản lý kho trong sản xuất.

• Quy trình nghiệp vụ quản lý kho nguyên vật liệu trong sản xuất vô cùng quan trọng. Đặc biệt đối với các ngành hàng thực phẩm, FnB. Quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ cần đảm bảo chặt chẽ chất lượng nguyên liệu để đảm bảo ra thành phẩm. 
• Các nguyên vật liệu sẽ được nhập kho sản xuất dựa trên tình hình thực tế trong mỗi khoảng thời gian khác nhau.
• Đảm bảo tuyệt đối an toàn phòng cháy chữa cháy trong kho sản xuất.
• Quy trình quản lý kho trong sản xuất cần tuân theo các quy định sản xuất để đảm bảo năng suất và hiệu quả

BẠN CÓ BIẾT: Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đã có tính năng quản lý thành phẩm, dự trù định lượng nguyên liệu sản xuất. Giúp việc quản lý kho được chặt chẽ hơn. 

MIỄN PHÍ dùng thử

Quy trình quản lý kho thành phẩm

• Quản lý thông tin thành phẩm dựa trên thông tin kho sản xuất.
• Các hoạt động cần chú ý là nhập kho thành phẩm từ sản xuất và xuất kho thành phẩm bán khách hàng.
• Thông tin thành phẩm bao gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, thông tin sản phẩm, đơn vị tính, ngày sản xuất, thông tin khác.

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa

• Quản lý thông tin vật tư hàng hóa theo cơ sở dữ liệu cửa hàng.
• Thiết lập định mức tồn kho dựa trên thực tế kinh doanh và đảm bảo số lượng vật tư hàng hóa luôn ổn định.
• Lên kế hoạch nhập kho theo định mức tồn kho theo từng kỳ.
• Quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ: Quản lý hàng tồn kho chính xác mỗi lần có giao dịch phát sinh, cập nhật và thống kê số lượng hàng hóa xuất nhập tồn đầy đủ. Quy trình quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp/cửa hàng do đó cần làm chặt chẽ.

  Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả

Nhiều chủ shop hay đi tìm tài liệu quy trình nghiệp vụ quản lý kho, quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ KiotViet gợi ý bạn có thể tìm những tài liệu này khi đánh từ khóa "Tài liệu quy trình quản lý kho" trên Google. Hay hiệu quả hơn là tham gia vào các nhóm quản lý kho chuyên nghiệp trên Zalo, Facebook, mạng xã hội nói chung...để có được tài liệu quy trình quản lý kho chất lượng và phù hợp nhất với mình.

3. Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng cho từng loại doanh nghiệp

Quy trình quản lý kho thuốc

• Căn cứ vào số lượng thuốc sử dụng trong tháng và số lượng tồn kho thực tế để đặt số lượng thuốc cần mua phù hợp.
• Kiểm thuốc trước khi nhập kho, cần có hội đồng kiểm nhập với các bộ phận dược, tài chính kế toán, thủ kho.
• Quy trình quản lý hàng tồn kho thuốc yêu cầu chỉ xuất kho cho các hoạt động khám bệnh và phát thuốc cho người bệnh.
• Sắp xếp thuốc theo từng loại với nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra để quy trình vận hành kho hiệu quả nhất.
• Bảo quản theo đúng yêu cầu bảo quản đặc biệt trên nhãn hàng hóa.
• Theo dõi hạn sử dụng thường xuyên, đối với thuốc hết hạn sử dụng, thuốc hư hỏng cần lập đề nghị xin hủy theo đúng quy đinh.
• Thường xuyên kiểm tra số lượng và chất lượng thuốc
• Kiểm kho và báo cáo tình hình số lượng thuốc theo kỳ.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho thuốc rất nghiêm ngặt và kỹ lưỡng

Quy trình quản lý kho công trường

• Nhận thông báo nhập kho từ nhà cung cấp.
• Kiểm tra vật tư trước khi nhập kho đảm bảo tiêu chí về số lượng, chất lượng, chủng loại và yêu cầu về kỹ thuật theo đúng quy trình vận hành kho.
• Đối với vật tư nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, cần có các biện pháp kịp thời xử lý hoặc sắp xếp ở một khu vực trong thời gian chờ chỉ thị của người quản lý.
• Sắp xếp, bố trí vật tư theo đúng sơ đồ kho một cách khoa học và thuận tiện nhất.
• Tiến hành bảo quản vật tư theo đúng quy định của công trình.
• Kiểm tra đề nghị xuất kho và cho phép xuất kho theo đúng yêu cầu về chủng loại và số lượng.
• Báo cáo cho cấp trên về tình hình xuất kho hàng ngày.
• Theo dõi định mức tồn kho tối thiểu hàng ngày và yêu cầu nhập kho ngay khi xuất hiện tình trạng thiếu vật tư.
• Dựa vào kế hoạch vật tư hàng tháng, nhân viên kho điều chỉnh, cân đối và dự kiến số lượng vật tư cần mua trong tháng và gửi lên người quản lý để ký duyệt.
• Quy trình quản lý hàng tồn kho cho công trường giúp quản lý chặt chẽ vật tư, hạn chế thất thoát. 

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý kho nhất định phải có của nhân viên kho hàng

4. Ứng dụng phần mềm KiotViet giúp quản lý kho hiệu quả theo ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO là quy trình được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay để đưa đến hiệu quả cao nhất cho việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong kho. Tuy nhiên quy trình nghiệp vụ quản lý kho đối với các cửa hàng bán lẻ có quy mô vừa và nhỏ, quy trình này lại khá phức tạp với nhiều công đoạn. Chính vì vậy nhiều cửa hàng thay vì áp dụng quy trình này đã chuyển sang quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng.

Việc sử dụng phần mềm này sẽ giúp các cửa hàng thiết lập quy trình quản lý hàng tồn kho dễ nhanh chóng, chính xác nhưng vấn đảm bảo sự thuận tiện, dễ dàng, có một quy trình vận hành kho khoa học. Trong đó KiotViet là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất với nhiều tính năng hữu ích.

Quy trình nhập kho hàng hóa

Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, quy trình nhập kho sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Nhân viên sẽ dùng điện thoại như một chiếc máy quét mã vạch và số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật.

Không cần những sổ sách cồng kềnh, bạn sẽ có thể quản lý mọi số liệu nhập kho với thiết bị có cài phần mềm quản lý bán hàng.

Đối với các kho hàng nguyên liệu, KiotViet giúp bạn thiết lập quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ hiệu quả, chính xác, đảm bảo cả thời gian sử dụng, cảnh báo ngày hết hạn, số lượng từng mặt hàng và vị trí cất giữ. 

Sử dụng thẻ kho, tồn kho

Tính năng thẻ kho

 Quy trình quản lý hàng tồn kho - Tính năng xem tồn kho

Phần mềm bán hàng KiotViet sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc theo dõi lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa với chức năng thẻ kho. Chỉ với chức năng này, bạn có thể dễ dàng biết được chính xác hàng hóa trong mỗi giao dịch xuất nhập, bán hàng, luân chuyển hay kiểm hàng.

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

Bên cạnh đó, chức năng tồn kho cũng giúp bạn kiểm soát số lượng tồn kho chi tiết để có được kế hoạch đặt hàng phù hợp.

Đối với những cửa hàng, chủ doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thiết lập quy trình nghiệp vụ quản lý kho thì việc dùng phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả trong quản lý kho hàng. 

Sản xuất hàng hóa

Tạo phiếu sản xuất trên phần mềm KiotViet

Một tính năng cực kỳ hữu ích của phần mềm KiotViet đó là tính năng sản xuất hàng hóa – cho phép chủ cửa hàng tạo phiếu sản xuất với thông tin về các nguyên vật liệu cấu thành một mặt hàng nhất định.

Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ có thể tính toán các nguyên liệu cần thiết để tạo ra số lượng thành phẩm theo yêu cầu và có được quyết định nhập nguyên vật liệu chính xác nhất. Phần mềm hỗ trợ đắc lực trong việc thiết lập quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ. 

Quy trình quản lý kho hàng hóa, quy trình quản lý hàng tồn kho là một quy trình không thể thiếu trong hoạt động của các cửa hàng. Tuy nhiên các chủ cửa hàng nên kết hợp áp dụng quy trình với việc sử dụng phần mềm để công tác quản lý trở nên thuận lợi nhưng vẫn đạt được hiệu quả tốt nhất.