[Chia sẻ] 8+ KINH NGHIỆM quản lý kho hàng hiệu quả

Để quản lý kho hàng hiệu quả, chủ cửa hàng phải xây dựng được quy trình làm việc rõ ràng và chuyên nghiệp. Bài viết sau sẽ đưa đến những kinh nghiệm quản lý kho hàng mà các chủ cửa hàng cần để quản lý hiệu quả nhất.

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý kho nhất định phải có của nhân viên kho hàng

1. Kinh nghiệm quản lý kho hàng: Những điều cần tránh

Quản lý kho và những điều cần tránh

1.1. Không xác định định mức tồn kho cần thiết

Không xác định được định mực tốn kho cần thiết là sai lầm đầu tiên mà KiotViet muốn nhắc đến đầu tiên trong 8+ kinh nghiệm quản lý kho hàng lần này. Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa cần được duy trì trong kho vừa đủ cho công việc kinh doanh của cửa hàng mà vẫn tiết kiệm được chi phí lưu trữ kho.

Do đó xác định định mức tồn kho cần thiết là một công việc hết sức quan trọng nhằm duy trì sự ổn định cho hoạt động bán hàng. Nếu chủ cửa hàng không thực hiện khâu xác định này, cửa hàng rất dễ gặp phải rủi ro phát sinh do biến động không lường trước của hàng hóa.

Xem thêm: TẢI MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tốt nhất

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

1.2. Hàng hóa trong kho không được sắp xếp, dán nhãn

Sắp xếp hàng hóa trong kho là một hoạt động rất cần thiết nhằm tiết kiệm diện tích trong kho cũng như tăng hiệu quả cho việc xuất nhập hay kiểm soát hàng hóa. Nhân viên cần phân loại, dán nhãn hàng hóa và bố trí phù hợp với đặc điểm của từng mặt hàng.

Tình trạng hàng hóa bị sắp xếp cẩu thả sẽ khiến chủ cửa hàng gặp nhiều khó khăn và bất tiện khi theo dõi, thậm chí còn có thể gây ra những nhầm lẫn không đáng có.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho DỄ SỬ DỤNG nhất, hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng

• Link tải Phần mềm Quản lý Kho trên IOS:             ​
• Link tải Phần mềm Quản lý Kho trên ANDROID:​   

1.3. Số liệu nhập kho, xuất kho không đầy đủ, đồng nhất

Có nhiều trường hợp nhân viên mắc sai sót hoặc quên việc nhập các số liệu nhập xuất kho. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng số liệu không đầy đủ, đồng nhất và gây khó khăn cho chủ cửa hàng khi theo dõi, quản lý.

Theo kinh nghiệm quản lý kho hàng của KiotViet thì với sai lầm này, chủ cửa hàng có thể không nắm rõ được tình hình xuất nhập của các mặt hàng, từ đó không thể kiểm soát hàng hóa triệt để và hiệu quả nhất.

1.4. Kiểm kho không thường xuyên

Kiểm kho là một công việc tốn nhiều thời gian cũng như phức tạp, do đó có khá nhiều người không thực hiện kiểm kê số lượng và tình trạng hàng hóa thường xuyên.

Đây là một sai lầm nghiêm trọng bởi nó có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hỏng hóc, thất lạc và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Kiểm kho định kỳ sẽ giúp chủ cửa hàng có được kế hoạch nhập hàng phù hợp và đánh giá được tình hình tiêu thụ của hàng hóa, từ đó có chiến lược kinh doanh hợp lý.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

2. Kinh nghiệm quản lý kho hàng: Những điều nên làm

Quản lý kho và những điều nên làm

2.1. Kinh nghiệm nhập kho

Kinh nghiệm quản lý kho hàng đầu tiên là bạn phải biết quản lý nhập kho, tránh ghi nhầm hàng hóa, thất thoát không đáng có:

• Kiểm tra giấy tờ nhập kho: Khi có các yêu cầu nhập kho, nhân viên cần tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, giấy tờ một cách cẩn thận và kỹ lưỡng nhất. Đây là một khâu cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp nhân viên nắm rõ số lượng cũng như tình hình các mặt hàng, hỗ trợ cho việc kiểm tra chất lượng.
• Kiểm tra chất lượng: Một điều bạn cần nhớ khi nhập kho đó là phải kiểm tra chất lượng của hàng hóa. Tùy theo mặt hàng mà sẽ có những yêu cầu chất lượng riêng và hàng hóa cần đảm bảo những tiêu chí đó mới có thể vào kho. Lưu ý cần lập phiếu trong quá trình kiếm tra.  
• Ghi phiếu nhập kho và nhập số liệu: Sau khi đã thực hiện đầy đủ quy trình, nhân viên sẽ tiến hành ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng. Bên cạnh đó nhân viên cũng cần cập nhật số liệu một cách chính xác và đầy đủ nhất, tránh việc nhầm lẫn hay sai sót.

  Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

2.2. Kinh nghiệm quản lý hàng hóa trong kho

• Sắp xếp kho ngăn nắp: Nhân viên nên tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước khi sắp xếp kho. Bên cạnh đó cần phân loại hàng hóa cẩn thận và có cách bố trí hợp lý cho mỗi mặt hàng. Bạn cũng cần giữ cho không gian kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp để tạo điều kiện cho việc quản lý hàng hóa.
• Dán nhãn hàng hóa: Mỗi mặt hàng cần được dán nhãn đầy đủ với những thông tin chi tiết về mã hàng, màu sắc, kích thước,…Dán nhãn sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý hiệu quả bằng mã vạch cũng như giúp việc tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn.
• Sử dụng thẻ kho: Với thẻ kho, hàng hóa trong kho sẽ được theo dõi một cách chính xác và chi tiết nhất. Nhân viên sẽ cập nhật số liệu trong thẻ thường xuyên, từ đó chủ cửa hàng có thể kiểm soát tình hình hàng hóa thuận tiện và nhanh chóng nhất.

2.3. Kinh nghiệm xuất kho, thanh lý hàng hóa

• Kiểm tra chứng từ: Cũng giống như khi nhập kho, nhân viên cần tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ nhập kho theo quy định. Nhân viên cần lưu ý kỹ những thông tin về mặt hàng, số lượng và thời gian nhằm đảm bảo đúng với thực tế.
• Sắp xếp lại không gian kho: Sau khi xuất kho, nhân viên nên vệ sinh và sắp xếp không gian kho cũng như bỏ đi những vật dụng không cần thiết. Như vậy không gian kho luôn được giữ ngăn nắp và tạo điều kiện cho các lần nhập kho tiếp theo.
• Lập thống kê xuất kho: Nhân viên cần ghi chép số liệu đầy đủ chi tiết và lập thống kê xuất kho cho chủ cửa hàng. Việc này sẽ giúp kiểm soát số lượng hàng hóa một cách chặt chẽ nhất, hạn chế được tình trạng thất thoát hàng hóa.

2.4. Kinh nghiệm kiểm kho

• Kiểm kho thường xuyên: Chủ cửa hàng cần kiểm kho định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa trong sổ sách và trong thực tế. Đây cũng là dịp chủ cửa hàng kiểm soát chất lượng hàng trong kho và loại bỏ những mặt hàng hư hỏng, sắp xếp lại không gian kho.
• Lập biên bản kiểm kho và báo cáo: Sau khi kiểm kho, kết quả sẽ được ghi lại trong biên bản một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Từ đó, nhân viên sẽ tiến hành lập các báo cáo giúp chủ cửa hàng nắm được tình hình hàng hóa rõ ràng, hỗ trợ cho việc lập kế hoạch nhập hàng hay luân chuyển hàng phù hợp.

  Xem thêm: Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho vật tư, hàng hóa

2.5. Sử dụng phần mềm quản lý để hỗ trợ quản lý kho hiệu quả

 Tính năng kiểm kho của phần mềm KiotViet

Với số lượng hàng hóa của cửa hàng ngày càng tăng lên, công việc quản lý kho cũng khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức hơn. Một kinh nghiệm quản lý kho hàng nữa mà bất kỳ ai cũng nên thực hiện. Đó là sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ.

Trong đó phần mềm quản lý bán hàng KiotViet với các tính năng thông minh là một trong những công cụ được yêu thích nhất, giúp chủ cửa hàng quản lý kho và giảm thiểu thất thoát hiệu quả hơn.

• Tính năng thẻ kho: KiotViet cho phép chủ cửa hàng theo dõi lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa một cách cực kì dễ dàng và nhanh chóng. Chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm soát tình hình hàng hóa qua mỗi mỗi lần nhập hàng, bán hàng, luân chuyển hàng hay kiểm hàng, nhờ đó có thể hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa đáng kể.
• Thiết lập định mức tồn kho: Phần mềm sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng thiết lập định mức tồn kho đối với mỗi mặt hàng riêng. Chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn được thống kê đầy đủ và được thông báo khi hàng hóa sắp vượt định mức tồn. Điều này giúp chủ cửa hàng có được kế hoạch bán hàng và nhập hàng hợp lý hơn.
• Kiểm kho: Người dùng có thể tạo phiếu kiểm kho và thực hiện hoạt động kiểm kê hàng hóa đơn giản và nhanh chóng nhờ sự trợ giúp của phần mềm KiotViet. Bạn sẽ nắm được thông tin hàng hóa chính xác cũng như theo dõi số lượng hàng thực tế và số lượng sai lệch chi tiết nhất.

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý kho hàng cần biết nếu bạn muốn theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho hiệu quả và dễ dàng hơn. Hy vọng các chủ cửa hàng có thể áp dụng các kinh nghiệm vào thực tế kinh doanh và đạt được kết quả tốt.