Quản lý mua bán hàng hóa bằng phần mềm bán hàng

Hiện nay tình trạng thất thoát hàng hóa đang xảy ra khá thường xuyên, gây ra những hậu quả xấu cho công việc kinh doanh của cửa hàng. Để hạn chế thất thoát xảy ra, nhiều chủ cửa hàng tìm đến phương pháp quản lý mua bán hàng hóa bằng phần mềm thông minh. Liệu đây có phải là một sự lựa chọn hợp lý, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Cách quản lý mua bán hàng hóa bằng phần mềm bán hàngCách quản lý mua bán hàng hóa bằng phần mềm bán hàng​

1. Những lý do dẫn đến thất thoát hàng hóa tại cửa hàng

1.1. Chưa có quy trình quản lý mua bán hàng hóa

Nguyên nhân chính khiến hàng hóa trong cửa hàng xảy ra hiện tượng thất thoát là cửa hàng chưa có quy trình quản lý mua bán hàng hóa hợp lý. Có nhiều cửa hàng hiện nay vẫn còn sử dụng những quy trình quản lý cũ với công cụ là sổ sách, file excel.

Những phương pháp này yêu cầu nhân viên phải thực hiện các thao tác bằng tay cũng như không đảm bảo về mặt bảo mật dữ liệu. Đặc biệt quy trình quản lý cũ chưa có mẫu phiếu thu chi và hệ thống quản lý các phiếu mua bán hàng hóa, do đó việc quản lý mua bán sẽ không thực sự hiệu quả và chính xác.

1.2. Phân cấp nhân viên quá rộng

Nhiều cửa hàng đang có sự phân cấp nhân viên quá rộng khi có quá nhiều nhân viên tham gia quá trình mua bán hàng hóa. Điều này khiến công việc dễ bị rối loạn, nhiệm vụ không được phân chia rõ ràng và cụ thể.

Bên cạnh đó việc phân cấp rộng còn dẫn đến tình trạng không biết quy trách nhiệm cho ai khi bị thất thoát, khiến chủ cửa hàng gặp khó khăn trong việc xử lý vấn đề.

1.3. Nhân viên làm ăn gian dối

Có rất nhiều trường hợp nhân viên tại cửa hàng làm việc không trung thực, có nhiều hành vi gian dối khiến cửa hàng bị thất thoát. Trong đó những tình huống phổ biến có thể kể đến như thu tiền không thanh toán cho cửa hàng, lợi dụng các chính sách bán hàng để trục lợi.

Kinh nghiệm quản lý nhân viên bán hàng rất cần thiết trong kinh doanhKinh nghiệm quản lý nhân viên bán hàng rất cần thiết trong kinh doanh​

Do đó, cửa hàng có thể gặp vấn đề thất thoát nhưng khó tìm ra nguyên nhân chính, gây ra hậu quả xấu cho công việc kinh doanh.

1.4. Do khách hàng hoặc bị mất cắp

Tình trạng thất thoát hàng hóa có thể xảy ra với nguyên nhân đến từ chính khách hàng. Trong quá trình mua hàng, khách hàng có thể nhầm lẫn, thậm chí hàng hóa có thể bị mất cắp bởi chính những người khách đến cửa hàng. Đây là một trường hợp rất khó tránh khỏi cũng như khó để giải quyết một cách dứt điểm.

2. Cách quản lý mua bán hàng hóa bằng phần mềm

2.1. Hoàn thiện quy trình quản lý mua bán hàng hóa

Xây dựng quy trình quản lý mua bán hàng hóa hợp lý và khoa học là điều đầu tiên các chủ cửa hàng cần thực hiện. Quy trình này cần bao gồm các bước cụ thể, theo trình tự nhập hàng, lưu kho, bán hàng, dịch vụ, khách hàng.

Mỗi bước sẽ có cách theo dõi và quản lý riêng, giúp chủ cửa hàng dễ dàng và thuận tiện hơn khi kiểm soát việc mua bán hàng hóa. Bên cạnh đó, với sự hỗ trợ của phần mềm KiotViet, hoạt động quản lý mua bán hàng hóa càng trở nên đơn giản hơn nhờ những tính năng ưu việt của phần mềm.

  • Tính năng quản lý nhà cung cấp

KiotViet hỗ trợ sắp xếp danh sách nhà cung cấp với những thông tin có sẵn. Nhờ đó, chủ cửa hàng chủ động và dễ dàng hơn trong việc quản lý nhà cung cấp.

Bên cạnh đó tính năng theo dõi lịch sử nhập hàng và quản lý nợ cần trả nhà cung cấp cũng giúp chủ cửa hàng theo dõi nhà cung cấp nhanh chóng và hiệu quả hơn.

  • Tính năng kiểm kho, lưu kho

Phiếu kiểm kho trong phần mềm KiotVietNội dung kiểm kho của phần mềm KiotViet

Hàng hóa sau khi lưu kho sẽ được cung cấp một mã hàng riêng và ghi nhận thông tin chi tiết trên hệ thống. Bên cạnh đó người dùng cũng có thể kiểm kho dễ dàng và nhanh chóng hơn khi có thể sử dụng mã vạch hay số serial để kiểm hàng.

Điều này giúp chủ cửa hàng quản lý mua bán hàng hóa dễ dàng bằng cách theo dõi chính xác số lượng hàng hóa, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát.

  • Tính năng bán hàng, quản lý đơn hàng

Với phần mềm KiotViet, nhân viên có thể thao tác bán hàng nhanh chóng và thuận tiện hơn với giao diện trực quan, chi tiết.

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm KiotVietQuản lý đơn hàng bằng phần mềm KiotViet

Đặc biệt tính năng quản lý đơn hàng cho phép người dùng theo dõi, tìm kiếm đơn hàng hay quản lý thông tin đơn hàng theo từng nhóm hay danh mục hàng hóa. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể quản lý mua bán hàng hóa hiệu quả và chính xác hơn.

  • Tính năng quản lý khách hàng, giao hàng

Phần mềm KiotViet hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc theo quản lý khách hàng. Điều này không chỉ giúp tạo dựng hệ thống thông tin khách hàng phục vụ hoạt động kinh doanh mà còn dễ dàng hơn cho chủ cửa hàng trong việc quản lý khách hàng.

Chi tiết thông tin khách hàng trên KiotVietKiotViet cho phép người dùng quản lý khách hàng theo nhóm

Bên cạnh tính năng quản lý khách hàng, quản lý đối tác giao hàng của KiotViet cũng giúp nhân viên thuận lợi hơn trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Nhà quản lý cũng quản lý mua bán hàng hóa dễ dàng.

2.2. Phân quyền nhân viên

Phần mềm KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng thiết lập phân quyền cho từng nhân viên, từ đó nhân viên có thể tập trung vào công việc được giao và chủ cửa hàng cũng không lo lắng đến vấn đề vượt quyền.

Tính năng phân quyền nhân viên theo vai trò của phần mềm KiotVietThiết lập phân quyền nhân viên trên phần mềm KiotViet

Quyền hạn của nhân viên được KiotViet giới hạn trong 4 thiết lập là nhân viên thu ngân, quản trị chi nhánh, nhân viên kho và không được phân quyền. Mỗi chức vụ sẽ có quyền tiếp cận thông tin khác nhau cũng như có trách nhiệm riêng trong công việc.

2.3. Hệ thống báo cáo bán hàng KiotViet

Hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết của phần mềm KiotVietHệ thống báo cáo trực quan, chi tiết của phần mềm KiotViet

Hệ thống báo cáo bán hàng chi tiết và đầy đủ của KiotViet sẽ giúp chủ cửa hàng nắm rõ mọi thông tin về hoạt động của cửa hàng. Đặc biệt, chủ cửa hàng có thể linh hoạt tùy chỉnh các tiêu chí báo cáo để có cái nhìn tổng quan nhất.

Hệ thống báo cáo tại KiotViet bao gồm:

  • - Báo cáo cuối ngày
  • - Báo cáo bán hàng
  • - Báo cáo đặt hàng
  • Báo cáo hàng hóa
  • - Báo cáo khách hàng
  • - Báo cáo nhà cung cấp
  • - Báo cáo nhân viên
  • - Báo cáo tài chính

Những báo cáo này không chỉ hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của chủ cửa hàng mà còn giúp quản lý mua bán hàng hóa, tránh được tình trạng nhân viên có hành vi gian dối trong công việc.

2.4. Lắp camera, sử dụng cổng an ninh

Các chủ cửa hàng có thể sử dụng cổng an ninh hoặc lắp camera theo dõi tại cửa hàng. Đây là một phương pháp khá hiệu quả nhằm tránh tình trạng mất cắp hàng hóa xảy ra.

Camera có thể theo dõi mọi hoạt động của cửa hàng, hạn chế những tình huống hàng hóa mất cắp. Cổng an ninh cũng sẽ ngăn chặn việc hàng hóa bị đưa ra khỏi cửa hàng một cách hiệu quả nhất.

2.5. Các phương pháp khác

  • - Sắp xếp hàng hóa ở cửa hàng khoa học: Hàng hóa nên được sắp xếp một cách khoa học và có trật tự nhất định. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi tìm kiếm hay kiểm hàng mà còn giúp theo dõi số lượng hàng tại cửa hàng dễ dàng hơn.

  • - Sử dụng quản lý hàng hóa bằng mã vạch: Sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa là một phương pháp hiệu quả để kiểm soát số lượng hàng hóa, hạn chế thất thoát. Mỗi mặt hàng đều có mã vạch riêng, được lưu trữ trên hệ thống. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể theo dõi và kiểm soát hàng hóa đơn giản, thuận tiện.

Quản lý mua bán hàng hóa là một công việc quan trọng tại cửa hàng nhằm hạn chế tình trạng thất thoát xảy ra. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu hơn về cách quản lý hàng hóa bằng phần mềm hiệu quả.

KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

  • Với 70.000 cửa hàng sử dụng
  • Giá chỉ từ: 4.000đ/ ngày
Chuyên mục: Cẩm nang