Những lý do bạn không nên quản lý đơn hàng bằng Excel

Hiện nay quản lý đơn hàng bằng Excel là một trong những phương pháp quản lý đơn hàng phổ biến và thông dụng nhất. Vậy đây có thực sự là một lựa chọn tối ưu cho cửa hàng, bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ tại sao không nên quản lý đơn hàng bằng Excel.

1. Những lý do bạn không nên quản lý đơn hàng bằng Excel

Quản lý đơn hàng bằng Excel

File Excel quản lý đơn hàng được khá nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi đây là cách quản lý khá đơn giản và tiết kiệm. Tuy nhiên nó lại còn khá nhiều hạn chế và đưa đến sự bất tiện cho hoạt động quản lý của cửa hàng.

1.1. Nhập liệu thủ công, dễ sai sót, dễ mất số liệu

Khi sử dụng Excel trong quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Đầu tiên việc nhập liệu này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Khi đó muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu gây ra sự lãng phí thời gian và công sức rất nhiều.

Bên cạnh đó, phương pháp này cũng đưa đến nguy cơ mất số liệu rất cao nếu gặp trục trặc về máy tính hay phần mềm.

Xem thêm: Phần mềm quản lý đơn hàng online hiệu quả và chi tiết nhất

Xem thêm: Bạn không thể quản lý hóa đơn bằng Excel

1.2. Cần có kiến thức về Excel, các công thức tính trong Excel để thiết kế file Excel

Để sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel, người dùng cần có kiến thức nhất định về phần mềm này bởi các hàm tính toán cũng như những thao tác trong Excel khá phức tạp. Nếu không hiểu rõ về các vấn đề này, việc thiết kế và theo dõi đơn hàng trên file Excel sẽ rất bất tiện và không đưa đến hiệu quả tốt nhất.

1.3. Không hỗ trợ tốt tính năng giao hàng

File Excel chỉ làm việc với các dữ liệu đơn hàng chứ không có nhiều tính năng hỗ trợ cho việc giao hàng. Ví dụ như khi dùng Excel để quản lý đơn hàng nhân viên sẽ không thể báo được phí vận chuyển cho khách hàng. Điều này sẽ khiến nhân viên cũng như chủ cửa hàng gặp nhiều khó khăn cũng như tốn nhiều thời gian trong việc kiểm soát đơn hàng.

1.4. Tìm kiếm đơn hàng, in hóa đơn thanh toán phức tạp

Do không kết nối với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn hay đầu đọc mã vạch nên việc tìm kiếm đơn hàng và in hóa đơn trong Excel sẽ rất phức tạp.

Người dùng sẽ phải tìm từng đơn hàng, sau đó copy/paste sang một file khác để in chứ không thể thao tác trực tiếp trên file quản lý. Việc này không chỉ gây mất thời gian cho việc bán hàng, thanh toán mà còn rất bất tiện cho nhân viên.

>> BẠN CÓ BIẾT Cách quản lý đơn hàng để NÂNG CAO hiệu quả kinh doanh

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

1.5. Khó khăn khi kiểm soát, xem số liệu

Với số lượng đơn hàng lớn, việc xem số liệu trong Excel là rất khó khăn và tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó chủ cửa hàng sẽ rất khó kiểm soát thông tin trong Excel vì dữ liệu sẽ bị phân tán và không được sắp xếp một cách khoa học, thống nhất.

1.6. Những khó khăn khác

Bên cạnh những hạn chế trên, quản lý đơn hàng bằng Excel cũng gây ra nhiều khó khăn khác cho người quản lý như:

• Không thể sử dụng cùng lúc cho nhiều nhân viên
• Tính bảo mật thấp, dễ thất lạc file
• Không cảnh báo được khách hàng xấu
• Khó khăn khi cập nhật báo cáo

2. Những lý do bạn nên quản lý đơn hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm KiotViet

Hiện nay các chủ cửa hàng đã tìm đến những phương pháp quản lý đơn hàng khác thay cho file Excel để nâng cao sự hiệu quả cho cửa hàng. Trong đó những phần mềm quản lý bán hàng rất được ưa chuộng với sự thuận lợi và đơn giản của chúng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý đơn hàng online hiệu quả và chi tiết nhất

KiotViet là một trong những phần mềm sở hữu những tính năng nổi bật nhất giúp cho công việc quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

2.1. Chi phí rẻ

KiotViet sẽ miễn phí cài đặt, phí triển khai, nâng cấp và hỗ trợ cho người dùng. Bên cạnh đó chi phí sử dụng rất hợp lý, chỉ từ 6.000 đồng/ngày chủ cửa hàng đã có thể quản lý hoạt động cửa hàng với phần mềm quản lý bán hàng này.

Tuy đây không phải là một phần mềm miễn phí như Excel nhưng với những tính năng hỗ trợ quản lý và sự thuận tiện đưa đến cho nhân viên bán hàng, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet thực sự là một công cụ tuyệt vời cho các cửa hàng.

2.2. Hỗ trợ nhiều tính năng ưu việt

• Quản lý số lượng đơn hàng không giới hạn: Khác với Excel, KiotViet không giới hạn về số lượng đơn hàng cần quản lý. Với các đơn hàng phát sinh, nhân viên chỉ cần nhập thông tin đơn hàng, hệ thống sẽ tự động theo dõi và quản lý những đơn hàng này. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ rất thuận tiện khi kiểm tra các đơn hàng.
• Dễ dàng kiểm tra - cập nhật thông tin đơn hàng dễ dàng: Các đơn hàng trên phần mềm KiotViet đều được lưu trữ với những thông tin đầy đủ cũng như gắn với lịch sử bán hàng, lịch sử đặt hàng. Do đó rất dễ dàng để cập nhật cũng như kiểm tra thông tin đơn hàng. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi sát sao tình hình đơn hàng và phát hiện ra các vấn đề kịp thời.
• Đồng bộ thông tin báo cáo: KiotViet hỗ trợ tạo báo cáo ngay trên những dữ liệu trên hệ thống. Nhờ đó báo cáo được tạo ra sẽ được đồng bộ và có sự chính xác cao, hỗ trợ tối đa cho công việc quản lý của chủ cửa hàng.

  Xem thêm: Quy trình quản lý đơn hàng và 5 sai lầm phổ biến nhất

2.3. Được cập nhật thường xuyên, nhiều công cụ hỗ trợ sử dụng

• Hỗ trợ trực tuyến trên website:

Khi truy cập website của KiotViet, người dùng sẽ được hỗ trợ trực tuyến thông qua công cụ chat của website. Bên cạnh đó để hiểu hơn về cách quản lý đơn hàng bằng phần mềm KiotViet, bạn cũng có thể tham khảo tại ĐÂY để nhận được hướng dẫn chi tiết nhất.

Có rất nhiều cách hỗ trợ trên website KiotViet

• Hỗ trợ bằng video:

Bên cạnh các hướng dẫn bằng văn bản, KiotViet cũng hỗ trợ người dùng bằng video. Các bạn có thể truy cập kênh Youtube chính thức của KiotViet để được hỗ trợ tốt nhất nhé.

• Qua hotline miễn cước 1800-6162:

Nếu có bất cứ thắc mắc nào về cách sử dụng phần mềm KiotViet, người dùng có thể gọi ngay tới tổng đài tư vấn miễn phí 1800-6162.

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ vì sao không nên quản lý đơn đặt hàng bằng Excel cho cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các chủ cửa hàng áp dụng phần mềm bán hàng hiệu quả cho công việc quản lý đơn hàng.