Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

 

Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

Bài viết sẽ tổng hợp tất cả các mẫu file Excel quản lý bao gồm: mẫu quản lý đơn hàng, mẫu quản lý hàng hóa, mẫu quản lý khách hàng, mẫu quản lý kho... dành cho các cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra phần cuối bài viết sẽ giới thiệu các mẫu file quản lý bán hàng được thiết kế chuyên nghiệp, đầy đủ ở phần mềm KiotViet.

1. Sử dụng mẫu file Excel để quản lý

File Excel là một trong những công cụ rất hữu ích trong công việc quản lý cửa hàng. Với Excel, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình kho hàng, bán hàng hay khách hàng của cửa hàng.

1.1. Mẫu quản lý đơn hàng

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng

File Excel quản lý đơn hàng được khá nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi nó giúp theo dõi đơn hàng khá đơn giản và nhanh chóng.

Tải miễn phí: Mẫu file Excel quản lý đơn hàng, quản lý bán hàng

Nhân viên sẽ nhập liệu vào file các thông tin về đơn hàng, bao gồm:

  • Mã số đơn hàng
  • Loại đơn hàng
  • Ngày đặt hàng
  • Ngày dự kiến
  • Sản phẩm/hàng hóa
  • Số lượng

Tuy nhiên với mẫu file này, chủ cửa hàng cần có kiến thức về Excel nhất định để có thể thiết kế cũng như tính toán trong file. Bên cạnh đó, file không hỗ trợ tính năng giao hàng cũng như không kết nối với máy in hóa đơn nên rất bất tiện trong quá trình làm việc.

Xem thêm: Những lý do bạn không nên quản lý đơn hàng bằng Excel

Xem thêm:

1.2. Mẫu quản lý hàng hóa

Mẫu file Excel quản lý hàng hóa

Mẫu file Excel quản lý hàng hóa

Khi quản lý hàng hóa bằng mẫu file Excel, dữ liệu về các mặt hàng sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt, do đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng. Bên cạnh đó, việc cập nhật số liệu trên mẫu quản lý hàng hóa cũng khá đơn giản và nhanh chóng.

Tải miễn phí: File Excel quản lý hàng hóa đơn giản miễn phí

Những nội dung cơ bản trong file Excel quản lý hàng hóa bao gồm:

  • Thời gian
  • Mã hàng hóa
  • Tên hàng hóa
  • Số lượng xuất/nhập/tồn kho
  • Giá vốn/giá bán

Nhược điểm của mẫu file này đó là nó sẽ rất dễ nhầm lẫn khi phải quản lý số lượng hàng hóa quá lớn. Hơn nữa, file khó kết hợp với báo cáo bán hàng nên chủ cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn nếu muốn theo dõi báo cáo trong quá trình bán hàng. File Excel chỉ sử dụng được trên máy tính do đó việc kiểm kho sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn.

Xem thêm: Quản lý hàng hóa bằng Excel có nên không? Cách quản lý hàng hóa trên Excel như thế nào?

1.3. Mẫu quản lý khách hàng

Mẫu file Excel quản lý khách hàng

Mẫu file Excel quản lý khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng bằng file Excel là một phương pháp đưa đến tính chính xác cao hơn cũng như tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp quản lý bằng sổ sách. Mẫu quản lý khách hàng này có thể phan loại cũn như lưu trữ thông tin khách hàng tập trung, giúp việc tính toán hay theo dõi chính xác và hiệu quả hơn.

Tải miễn phí: Mẫu Excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp cho cửa hàng

Với file Excel quản lý khách hàng, chủ cửa hàng sẽ cần chú ý đến những nội dung sau:

  • - Tên khách hàng
  • - Tên liên lạc
  • - Địa chỉ
  • - Thành phố
  • - Số điện thoại
  • - Email

1.4. Mẫu quản lý kho

Mẫu file Excel quản lý kho

Mẫu file Excel quản lý kho

Tải miễn phí: File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Quản lý kho bằng Excel sẽ giúp việc theo dõi tình hình kho dễ dàng và đơn giản hơn. Trước hết, chủ cửa hàng cần thiết kế file Excel bao gồm các nội dung:

  • Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
  • Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
  • Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
  • Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
  • Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
  • Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Chủ cửa hàng cần nắm rõ các thao tác với Excel cũng như các hàm tính toán để có thể sử dụng mẫu quản lý kho một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý rằng file Excel còn tồn tại một số hạn chế như dữ liệu không được bảo mật, không cập nhật số liệu liên tục hay dễ bị nhầm lẫn. Điều này có thể dẫn đến một số bất tiện trong quá trình quản lý, do đó chủ cửa hàng nên có biện pháp xử lý phù hợp.

1.5. Các mẫu file Excel quản lý khác

1.5.1. Mẫu file Excel quản lý thu chi

Tải miễn phí:  Mẫu file quản lý thu chi bằng Excel

1.5.2. Mẫu file Excel quản lý công nợ khách hàng

Tải miễn phí: Mẫu file Excel quản lý công nợ khách hàng

2. Sử dụng phần mềm KiotViet để quản lý bán hàng tốt nhất

Hiện nay các chủ cửa hàng thường tìm đến các phương pháp quản lý bán hàng hiện đại và hiệu quả hơn so với việc sử dụng mẫu file, đó là phần mềm quản lý bán hàng. Trong đó KiotViet là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất. Với những tính năng thông minh, KiotViet giúp chủ cửa hàng quản lý các hoạt động đơn giản và nhanh chóng hơn. Đồng thời hệ thống mẫu file xuất bán, báo cáo đầy đủ:

Có rất nhiều mẫu file quản lý bán hàng ở trên phần mềm KiotViet

Có rất nhiều mẫu file quản lý bán hàng ở trên phần mềm KiotViet

2.1. Quản lý đơn hàng

Phần mềm bán hàng KiotViet hỗ trợ mẫu quản lý đơn hàng với đầy đủ thông tin cơ bản của khách hàng cũng như lịch sử thanh toán, mua hàng...

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm KiotViet

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm KiotViet

  • Theo dõi thông tin đơn hàng:

Với KiotViet, chủ cửa hàng có thể theo dõi thông tin đơn hàng một cách chi tiết và chính xác nhất. Chủ cửa hàng cũng có thể tra cứu lịch trình thông qua lịch sử giao dịch, Nhờ đó chủ cửa hàng có thể nắm được tình hình đơn hàng cũng như doanh số thu về, hạn chế thất thoát cho cửa hàng.

  • Dễ dàng tìm kiếm đơn hàng:

KiotViet hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm các đơn hàng với các thông tin như mã đặt hàng, thời gian, tên khách hàng, tổng giá trị đơn hàng, trạng thái của đơn hàng. Tính năng lọc theo thời gian cũng giúp thao tác tìm kiếm trở nên nhanh chóng hơn.

  • Quản lý đơn hàng hiệu quả:

Phần mềm KiotViet có thể hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý thông tin đơn hàng theo từng nhóm hay danh mục hàng hóa cụ thể. Qua đó xác định chính xác tình trạng hàng hóa, giúp quản lý danh sách đơn đặt hàng thuận tiện hơn.

  • Xuất file Excel:

Hệ thống cho phép xuất danh sách đơn đặt hàng ra file Excel đơn giản và nhanh chóng. Điều này giúp nhân viên có thể giúp việc theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn cũng như giúp ích cho hoạt động tổng kết, báo cáo trong tương lai.

2.2. Quản lý hàng hóa

Mẫu quản lý hàng hóa KiotViet thể hiện đầy đủ hình ảnh, mã hàng hóa, tên hàng, nhóm hàng, tồn kho... cho người quản lý dễ dàng nhận biết và thao tác quản lý.

Quản lý hàng hóa bằng phần mềm KiotViet

Quản lý hàng hóa bằng phần mềm KiotViet

  • Cập nhật thông tin hàng hóa nhanh chóng:

Người dùng có thể cập nhật thông tin hàng hóa rất đơn giản và nhanh chóng trên phần mềm KiotViet. Nhờ đó việc theo dõi và quản lý hàng hóa sẽ thuận tiện và chính xác hơn.

  • Quản lý hàng hóa không giới hạn:

Với KiotViet, chủ cửa hàng có thể quản lý số lượng hàng hóa lớn mà không cần lo lắng đến tình trạng sai sót hay nhầm lẫn. Thuật toán thông minh cùng tính năng quản lý theo nhóm sẽ giúp hoạt động quản lý đồng bộ và hiệu quả hơn:

  • Kiểm kho đơn giản:

Bạn sẽ không cần phải đến tận kho hàng để kiểm hàng hóa, giờ đây tính năng kiểm kho của KiotViet cho phép chủ cửa hàng kiểm tra tình hình hàng hóa nhanh chóng với thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính bảng. Số lượng hàng hóa sẽ được hiển thị chi tiết và đầy đủ, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

  • Nhập hàng hóa từ file Excel:

Tính năng này hỗ trợ trong việc khởi tạo dữ liệu hàng hóa hay thêm hàng hóa từ file Excel. Nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót cho quá trình nhập liệu, hỗ trợ quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

  • Xuất danh sách hàng hóa ra file Excel:

Bạn có thể xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa từ phần mềm ra file Excel. Nhừ đó bạn sẽ chỉnh sửa dữ liệu nhanh chóng đơn giản hơn và nhập lại dữ liệu trên hệ thống, hỗ trợ theo dõi hàng hóa thuận tiện hơn.

2.3. Quản lý khách hàng

Mẫu quản lý khách hàng sẽ quản lý toàn bộ khách hàng đã từng mua hàng của cửa hàng, khi nhập phiếu bán hàng, hóa đơn... mỗi khách hàng sẽ được phân 1 mã khách hàng riêng biết với đầy đủ thông tin, số nợ, lượng hàng đã mua.

Tính quản lý khách hàng của KiotViet

Tính quản lý khách hàng của KiotViet

  • Theo dõi lịch sử đặt/bán hàng cho khách:

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn ứng với từng khách hàng cùng những thông tin chi tiết về thời gian hay số tiền. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi việc bán hàng hiệu quả, hạn chế tình trạng sai sót và thất thoát.

  • Quản lý khách hàng theo nhóm:

Bên cạnh việc quản lý thông tin cơ bản của khách hàng, KiotViet hỗ trợ người dùng quản lý khách hàng theo nhóm. Bạn có thể phân loại khách hàng với các điều kiện khác nhau, từ đó dễ dàng xây dựng các chương trình ưu đãi riêng biệt một cách hiệu quả hơn.

  • Quản lý khách hàng theo chi nhánh:

Đối với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, KiotViet sẽ giúp theo dõi thông tin khách hàng ở các chi nhanh khách nhau. Mỗi chi nhánh sẽ có báo cáo khách hàng riêng, nhờ đó chủ cửa hàng nắm rõ được tình hình kinh doanh một cách chi tiết nhất.

  • Quản lý nợ cần thu:

Phần mềm KiotViet cho phép người dùng theo dõi nợ cần thu của khách. Những thông tin chi tiết về công nợ khách hàng giúp chủ của hàng có thể đề ra phương pháp giải quyết phù hợp, hạn chế tình trạng nợ quá nhiều ở khách.

  • Xuất/nhập file Excel:

Một tính năng thông minh ở phần mềm KiotViet khi quản lý khách hàng đó là cho phép xuất/nhập file Excel. Điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian khi phải tạo danh sách khách hàng hay chỉnh sửa số liệu.

2.4. Quản lý kho

Mẫu quản lý kho tại KiotViet với nhiều tính năng:

  • Kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng và thường xuyên:

Hàng hóa sẽ được quy ước bởi mã vạch riêng trong phần mềm KiotViet, do đó việc nhập liệu sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng web nên sẽ không xảy ra các sự cố mất số liệu. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể theo dõi hàng tồn kho thường xuyên và hiệu quả hơn.

  • Tích hợp báo cáo trực quan:

Phần mềm KiotViet sẽ tự động xuất báo cáo dựa trên dữ liệu hàng hóa xuất nhập. Những báo cáo dễ hiểu và rõ ràng này sẽ giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hàng hóa trong kho, hỗ trợ việc lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn.

  • Đồng bộ thông tin với bộ phận bán hàng:

Thông tin về kho hàng sẽ được đồng bộ trên toàn hệ thống, giúp các bộ phần khác cập nhập tình hình kịp thời nhất. Nhờ đó hoạt động trong cửa hàng sẽ diễn ra thuận lợi hơn, nâng cao hiệu suất bán hàng cũng như tăng hiệu quả sử dụng vốn.

Trên đây là tổng hợp các mẫu file Excel quản lý dành cho các cửa hàng bán lẻ. Chủ cửa hàng cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng xuất/nhập Excel nhằm giúp công việc quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Ngoài ra những mẫu quản lý đơn hàng, mẫu quản lý hàng hóa, mẫu quản lý khách hàng, mẫu quản lý kho từ phần mềm bán hàng KiotViet luôn hoàn toàn có thể xuất và nhập file excel dễ dàng để quản lý. Quý khách có thể đăng ký dùng thử ngay sau đây:

KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

  • Với 70.000 cửa hàng sử dụng
  • Chỉ từ: 5.000đ/ ngày
Chuyên mục: Cẩm nang