Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

 

File Excel quản lý bán hàng đơn giản

Đối với các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, công việc quản lý bán hàng sẽ đòi hỏi sự đơn giản và nhanh chóng. Do đó quản lý bán hàng bằng Excel là một phương pháp được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel một cách hiệu quả nhất.

Rất nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho bán hàng. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn Phí tại đây để tự đánh giá phương án này nhé.
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý KiotViet miễn phí

1. Mục tiêu cần có của việc quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel

Cũng như những công cụ quản lý bán hàng khác, file Excel được sử dụng với mục đích giúp theo dõi và kiểm soát các hoạt động bán hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất. Để đạt được kết quả tốt nhất với file Excel quản lý bán hàng đơn giản, chủ cửa hàng cần hiểu được những mục tiêu của cách quản lý này.

1.1. Tổng hợp danh mục hàng hóa hiện có trong cửa hàng

 Tổng hợp danh mục hàng hóa bằng Excel

Tổng hợp danh mục hàng hóa bằng Excel

Khi quản lý bán hàng bằng file Excel, chủ cửa hàng sẽ phải tổng hợp được danh mục hàng hóa trong cửa hàng. Từng mặt hàng sẽ được thống kê chi tiết với các thông tin về mã hàng hóa, số lượng xuất nhập tồn và đơn giá, giúp chủ cửa hàng nắm rõ số liệu cụ thể về hàng hóa. Điều này sẽ giúp hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát không đáng có cũng như hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc ra quyết định bán hàng chính xác.

1.2. Thống kê được doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Một mục tiêu khác khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng đơn giản đó là thống kê được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cửa hàng. Những số liệu này phải được thể hiện đầy đủ và chi tiết theo từng ngày, từng tháng hay từng quý. Bởi chỉ khi có được dữ liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, chủ cửa hàng mới biết được chính xác tình hình bán hàng cửa hàng. Từ đó chủ cửa hàng có thể điều chỉnh cũng như lên kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

 Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng Excel - Đơn giản, miễn phí nhưng nguy hiểm

2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng đơn giản

Mẫu file Excel quản lý bán hàng

Mẫu file Excel quản lý bán hàng

Những hướng dẫn về cách quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel sau đây sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng hơn khi áp dụng phương pháp quản lý này cho cửa hàng mình.

2.1. Download file Excel quản lý bán hàng đơn giản

Bạn có thể tham khảo mẫu file Excel sau khi quản lý bán hàng tại đây

Tổng hợp các mẫu file Excel MIỄN PHÍ khác:

Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

2.2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng

Để bắt đầu sử dụng file Excel quản lý bán hàng, chủ cửa hàng sẽ cần xây dựng các phần chính của file, bao gồm:

  • Danh mục sản phẩm
  • Nhập hàng
  • Xuất hàng
  • Báo cáo nhập xuất tồn
  • Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

2.2.1. Danh mục sản phẩm

Như đã chia sẻ, việc có danh mục hàng hóa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Do đó, chủ cửa hàng cần xây dựng danh mục bán hàng thật khoa học với những thông tin chi tiết như sau:

  • Tên hàng hóa
  • Loại hàng hóa
  • Mã hàng hóa
  • Đơn vị tính
  • Số lượng hàng có trong kho

​Một số mẫu file excel bạn có thể quan tâm:

2.2.2. Nhập hàng và xuất hàng

Đối với mỗi giao dịch phát sinh, chủ cửa hàng sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý đơn giản và thuận lợi hơn. Mục này cần bao gồm những thông tin:

  • Ngày tháng phát sinh giao dịch
  • Chứng từ giao dịch
  • Mã hàng hóa, tên hàng hóa
  • Đơn vị tính
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • Thành tiền
  • Ghi chú

2.2.3. Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

Để xem báo cáo về nhập xuất tồn hàng hóa trong cửa hàng, bạn sẽ cần sử dụng một số hàm Excel đơn giản như VLOOKUP, SUM, SUBTOTAL, SUMIF HAY SUMIFS. Bên cạnh đó, file Excel còn tích hợp tính năng xem theo thời gian giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi báo cáo mà không phải tạo file theo từng tháng.

2.2.4. Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Với phần này, chủ cửa hàng sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của cửa hàng cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng của cửa hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.

3. Những lựa chọn khác khi không quản lý bán hàng bằng Excel

Bên cạnh phương pháp quản lý bán hàng bằng Excel, chủ cửa hàng vẫn còn nhiều sự lựa chọn khác cho công việc quản lý bán hàng. Trong đó 2 phương pháp được nhắc đến khá nhiều đó là quản lý bằng sổ sách và quản lý bằng phần mềm.

3.1. Quản lý bán hàng bằng sổ sách

Đây là cách quản lý bán hàng thường được áp dụng bởi những cửa hàng nhỏ có hoạt động kinh doanh đơn giản. Tuy nhiên đây là phương pháp có nhiều bất cập và hạn chế, không còn được ưa chuộng trong kinh doanh hiện đại ngày nay. Đầu tiên quản lý bằng sổ sách rất cồng kềnh và khiến chủ cửa hàng tốn nhiều thời gian, công sức khi làm việc. Bên cạnh đó, nó hoàn toàn không có tính bảo mật, sổ sách có thể bị trộm hoặc bị hư hại, khiến cửa hàng mất hoàn toàn dữ liệu. Hơn nữa, trong trường hợp có sai sót xảy ra, việc rà soát số liệu cũng như thay đổi sẽ rất khó khăn và bất tiện..

 Xem thêm: 7 lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

3.2. Quản lý bán hàng bằng phần mềm

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ rất được ưa chuộng hiện nay, giúp công việc của các cửa hàng diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Dữ liệu trong phần mềm được cập nhật liên tục nhanh chóng, từ đó việc theo dõi và quản lý bán hàng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Những phần mềm này được thiết kế tích hợp nhiều tính năng thông minh như quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, theo dõi công nợ, tự động cập nhật báo cáo…giúp chủ cửa hàng tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG. Phần mềm bán hàng KiotViet giúp bạn hoàn toàn THẢNH THƠI bán hàng:

Video 2 phút giới thiệu qua về tính năng của KiotViet

File Excel quản lý bán hàng đơn giản được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn bởi sự đơn giản và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn phương pháp quản lý bán hàng bằng phần mềm để giúp công việc quản lý nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn lựa chọn và áp dụng phương pháp quản lý phù hợp cho cửa hàng.

KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

  • Với 70.000 cửa hàng sử dụng
  • Chỉ từ: 5.000đ/ ngày
Chuyên mục: Cẩm nang