Mẫu Excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp cho cửa hàng

Hiện nay, file Excel được ứng dụng khá nhiều trong công việc quản lý của các cửa hàng. Sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng không chỉ giúp theo dõi thông tin khách hàng nhanh chóng mà còn giúp hoạt động quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.

Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Ưu điểm của mẫu Excel quản lý khách hàng

Mẫu excel quản lý khách hàng

So với phương pháp quản lý bằng sổ sách truyền thống, quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel không chỉ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức mà còn đưa đến tính chính xác cao hơn.

Song song với phương pháp quản lý bằng file excel, ngày càng nhiều chủ shop chuyển sang sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, theo dõi tất cả giao dịch, chăm sóc khách hàng, tạo nhóm khuyến mãi cho khách ngay trên chiếc điện thoại di động ĐƠN GIẢN, HIỆU QUẢ.

Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý công nợ bằng Excel chi tiết nhất

Bên cạnh đó mẫu Excel quản lý khách hàng còn có nhiều ưu điểm nổi bật như sau:

• Lưu trữ thông tin khách hàng một cách tập trung, giúp theo dõi, tính toán các số liệu nhanh chóng và chính xác.
• Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ và có hệ thống, tránh việc bỏ quen các khách hàng cũ.
• Các thuật toán của Excel có thể hỗ trợ phân loại khách hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.
• Phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng.

MIỄN PHÍ dùng thử

2. Tải mẫu Excel quản lý khách hàng và một số lưu ý khi sử dụng

Chẳng cần phải xem hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý khách hàng, chỉ cần tải file excel mẫu dưới đây, bạn sẽ mất vài phút để sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng hiệu quả, người dùng trước hết cần xây dựng được những thông tin cần thiết có trong file. Các file mẫu sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này và áp dụng hiệu quả cho cửa hàng:

• Mẫu 1: TẢI file Excel mẫu 1 TẠI ĐÂY
• Mẫu 2: TẢI file Excel mẫu 2 TẠI ĐÂY

Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần ghi nhớ một số lưu ý khi sử dụng file mẫu Excel quản lý khách hàng:

• Các thuật toán của Excel khá phức tạp vì vậy người dùng cần có sự hiểu biết nhất định về Excel để làm việc hiệu quả hơn.
• Khi nhập liệu tránh các lỗi sai thường gặp như lỗi độ rộng, lỗi đánh số sai tên hàm hay lỗi tham chiếu bởi nó có thể ảnh hưởng đến kết quả tính toán.
• Excel sẽ gặp tình trạng chậm nếu mở file quá nặng vì vậy cần chia các dữ liệu thành các file khác nhau.

MIỄN PHÍ dùng thử

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

3. Lưu ý đắt giá khi dùng file mẫu excel quản lý khách hàng

Không ai có thể chối cãi sự tiện lợi mà file excel mang lại bởi chi phí rẻ và những hàm tính toán logic, khoa học được thiết lập sẵn trong excel khiến chủ shop làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên sử dụng excel cũng mang lại nhiều bất tiện:

• Nắm rõ các hàm tính toán trong excel
• Sai dấu chấm hoặc dấu phẩy cũng làm toàn bộ bảng tính sai số
• Không truy được lịch sử thao tác, mất dữ liệu khó tìm lại được
• Chỉ dùng được trên máy tính, không dùng được bằng điện thoại

Trước đây chủ shop dùng excel để thay thế sổ theo dõi khách hàng, giờ đây excel lại một lần nữa "lạc hậu" bị thay thế bởi phần mềm quản lý bán hàng.

Thời đại 4.0 việc cải tiến công nghệ quản lý là một việc chắc chắn sẽ làm, nếu không muốn tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ shop nào cũng sẽ lựa chọn việc thay đổi sang phần mềm quản lý.

MIỄN PHÍ dùng thử

4. Xu hướng mới: Quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp

Đối với các cửa hàng có quy mô lớn hơn với số lượng khách hàng được mở rộng, quản lý khách hàng trên Excel sẽ không đưa đến sự hiệu quả và chính xác cao. Do đó quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp là một sự lựa chọn thay thế rất phù hợp cho các chủ cửa hàng.

Trong đó KiotViet là một trong những phần mềm bán hàng được người dùng tin tưởng nhất. Phần mềm này không chỉ giúp chủ cửa hàng quản lý nhanh chóng thuận tiện hơn mà còn đưa đến rất nhiều tính năng hữu ích.

- Quản lý thông tin cơ bản của khách hàng

Với phần mềm bán hàng KiotViet, việc quản lý thông tin cơ bản của khách hàng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Thông tin về tên, tuổi, số điện thoại, thời gian mua hàng đều được lưu trữ chính xác và đầy đủ.

Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng theo dõi sát sao tình hình khách hàng mà còn hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng trong tương lai.

Xem thêm: Giải pháp quản lý khách hàng hiệu quả bằng phần mềm bán hàng

- Quản lý khách hàng theo nhóm

Quản lý khách hàng theo nhóm trên phần mềm KiotViet

KiotViet cho phép người dùng phân loại khách hàng theo từng nhóm với các điều kiện thiết lập khác nhau. Dựa vào từng nhóm khách hàng này, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng xây dựng các chương trình ưu đãi riêng biệt, vừa đưa đến hiệu quả cao vừa tiết kiệm chi phí cho cửa hàng.

MIỄN PHÍ dùng thử

- Quản lý khách hàng theo chi nhánh

Đối với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, tính năng này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi được thông tin của khách hàng ở những chi nhánh khách nhau.

Bên cạnh đó chủ cửa hàng cũng có thể xem báo cáo khách hàng theo từng chi nhánh, từ đó nắm rõ được tình hình kinh doanh và công nợ của cửa hàng một cách chính xác nhất.

- Theo dõi lịch sử đặt/bán hàng cho khách

Không chỉ quản lý thông tin khách hàng, KiotViet còn cho phép chủ cửa hàng theo dõi lịch sử bán hàng cho khách. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn cũng như những thông tin chi tiết về thời gian, người tạo, số tiền. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi việc bán hàng hiệu quả, hạn chế tình trạng sai sót và thất thoát.

Xem thêm: Quản trị quan hệ khách hàng là gì? Quy trình quản trị khách hàng

- Quản lý nợ cần thu từ khách hàng

Tính năng quản lý nợ cần thu từ khách hàng của phần mềm KiotViet

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để quản lý khách hàng, hệ thống luôn theo dõi nợ cần thu từ khách. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ có thể đề ra những cách xử lý công nợ phù hợp nhất, giảm thiểu được tình trạng nợ quá nhiều ở khách hàng.

Quản lý khách hàng trên Excel tuy có nhiều ưu điểm như chính xác, tiết kiệm nhưng nó chưa thực sự đưa lại hiệu quả cao đối với các cửa hàng có số lượng khách hàng lớn. Chính vì vậy, phần mềm bán hàng có tính năng quản lý khách hàng sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn với các chủ cửa hàng.

MIỄN PHÍ dùng thử

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc quản lý khách hàng bằng Excel cũng như bằng phần mềm để có thể áp dụng hiệu quả cho cửa hàng.