Quản trị kho hàng và tồn trữ hiệu quả mà không tốn sức

Kho hàng là một trong những tài sản quan trọng nhất đối với mỗi cửa hàng. Chính vì vậy việc quản trị kho hàng luôn là một vấn đề được nhiều chủ cửa hàng quan tâm bởi nếu không kiểm soát hàng hóa trong kho hiệu quả, cửa hàng có thể gặp nhiều vấn đề thất thoát.

Xem thêm: 6 KỸ NĂNG quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

Vậy làm cách nào để quản trị kho hàng và tồn trữ hiệu quả, thuận tiện, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quản trị kho hàng, kho bãi là gì? Tại sao phải quản trị tồn trữ kho hàng?

Quản trị kho hàng có vai trò rất quan trọng đối với các cửa hàng

Quản trị kho hàng kho bãi là công tác quản trị từng hoạt động liên quan đến kho hàng như bố trí, thiết kế cấu trúc kho; quản lý kiểm kê hàng hóa; kiểm soát xuất nhập hàng hay đảm bảo an toàn cho kho.

Với những công việc trên, quản trị kho bãi đóng vai trò thiết yếu trong việc vận hành kinh doanh của các cửa hàng. Chúng ta có thể kể đến những lợi ích thiết thực sau của việc quản trị tồn trữ kho hàng.

- Hạn chế các thất thoát trong kho

Quản lý tốt kho hàng sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi một cách chi tiết nhất lượng hàng hóa có trong kho. Điều này sẽ hạn chế tối đa vấn đề về thất thoát hay sai sót có thể xảy ra.

Bên cạnh đó, việc quản trị kho còn giúp chủ cửa hàng kiểm soát được hàng hóa tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc hay hết hạn sử dụng và có phương pháp xử lý nhằm tránh sự lãng phí không đáng có.

>> Xem thêm: Cách quản lý kho hàng giúp TĂNG HIỆU QUẢ cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng

- Tiết kiệm chi phí lưu kho

Việc tồn trữ hàng hóa ở kho hàng, kho bãi sẽ khiến cửa hàng tốn nhiều chi phí về thiết bị, điện, nước, nhân công và nhiều khoản phí khác.

Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

Quản trị kho hàng sẽ giúp chủ cửa hàng phát hiện những hàng hóa tồn kho lớn và có biện pháp lưu chuyển kịp thời, từ đó có thể tiết kiệm được chi phí lưu kho đáng kể cho cửa hàng.

- Công việc kinh doanh thuận lợi hơn

Việc kiểm soát tồn trữ kho hàng còn giúp cửa hàng có sẵn nguồn cung, tránh tình trạng không đủ hàng đáp ứng cho nhu cầu khách hàng. Hơn nữa chủ cửa hàng có thể từ số lượng hàng tồn trữ để có thể lên kế hoạch cho việc nhập hàng hóa cũng như điều chỉnh vốn một cách phù hợp nhất.

2. Các nội dung cần chú ý khi quản trị kho hàng và tồn trữ kho

Bố trí hàng hóa hợp lý, khoa học

Hiện nay công việc quản trị kho hàng và tồn trữ kho vẫn chưa được thực hiện một cách thực sự hiệu quả ở các cửa hàng. Để quản trị kho dễ dàng hơn, chủ cửa hàng cần chú ý đến các nội dung sau:

• Thiết kế và bố trí không gian kho: Thiết kế cấu trúc kho bãi, lập sơ đồ kho, bố trí hàng hóa hợp lý theo chủng loại hoặc theo mùa.
• Theo dõi hàng tồn kho: Phân loại hàng, lập danh mục hàng hóa, ký hiệu hàng hóa bằng nhãn dán, thanh lý hàng hết hạn sử dụng hay hỏng hóc.
• Quản lý xuất nhập hàng: Cập nhật số lượng hàng hóa; kiểm tra giấy tờ chứng từ; thu dọn, sắp xếp kho sạch sẽ trước và sau khi xuất nhập hàng hóa, kiểm soát hoạt động xuất nhập.
• Kiểm kê hàng hóa: Kiểm kê tồn trữ kho, thiết lập định mức tồn kho, điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có).
• Bốc dỡ và sắp xếp: hướng dẫn và theo dõi hoạt động xếp dỡ hàng, kiểm soát chất lượng hàng hóa khi bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa khoa học, tuân thủ nguyên tắc bảo quản hàng hóa và phòng cháy chữa cháy.

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

3. Quản trị kho hàng không tốn sức với phần mềm bán hàng có tính năng kiểm kho

Quản trị kho hàng kho bãi là một công việc khá phức tạp với nhiều công đoạn khác nhau. Do đó để đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian, công sức, các chủ cửa hàng hiện nay đang ưa chuộng sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng kiểm kho.

Với những phần mềm này, chủ cửa hàng lập phiếu kiểm kho ngay trên phần mềm quản lý bán hàng với các thông tin thời gian, mặt hàng, số lượng tồn, số lượng kiểm thực tế và chênh lệch mà không cần qua sổ sách cồng kềnh.

Ngay sau khi lập phiếu, chứng từ kiểm hàng sẽ tự động xuất hiện để điều chỉnh lượng tồn cuối cho phù hợp với lượng tồn thực tế. Từ những dữ liệu đã lưu trên hệ thống này, chủ cửa hàng có thể quản trị kho hàng dễ dàng hơn rất nhiều:

• Lập kế hoạch xuất nhập hàng chính xác nhờ cảnh bảo số lượng hàng hóa ở định mức tồn.
• Nắm bắt số lượng hàng hóa thường xuyên, nhanh chóng trên các thiết bị có cài đặt phần mềm.
• Kiểm kê kho dễ dàng qua mã vạch, mã imei hay serial.
• Báo cáo tồn kho thông minh giúp theo dõi tồn trữ hiệu quả hơn.

Chứng từ kiểm kho trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

Quản trị kho hàng kho bãi là nhân tố không thể thiếu góp phần tạo nên sự thành công của cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức.