Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Nên quản lý công nợ bằng Excel miễn phí hay bằng phần mềm bán hàng?

06/04/2021 17:49:46 Để lại bình luận

Với công nghệ ngày càng phát triển, các chủ cửa hàng có rất nhiều công cụ hữu ích hỗ trợ hoạt động quản lý công nợ như phần mềm Excel miễn phí hay phần mềm bán hàng,… Các phần mềm đều giúp chủ cửa hàng theo dõi sát sao tình hình công nợ và thu hồi kịp thời, tránh ảnh hưởng đến dòng tiền cửa hàng, tuy nhiên chúng đều có những ưu nhược điểm riêng.

Xem thêm: Mẫu file Excel quản lý công nợ phải trả, phải thu thông dụng

Vậy nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ bằng Excel hay phần mềm bán hàng, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel với phần mềm bán hàng

Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel

Quản lý công nợ bằng file Excel

Quản lý công nợ bằng file Excel

Phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí rất được ưa chuộng với ưu điểm nổi bật là chi phí thấp và khả năng lưu trữ thông tin một cách có hệ thống và khoa học. Nhân viên sẽ có thể cập nhật dữ liệu dựa trên các giao dịch, qua đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và phân tích thông tin nhanh chóng.

Bên cạnh đó, nhờ Excel bạn sẽ không cần mất quá nhiều thời gian xử lý số liệu mà vẫn nhận được những kết quả chính xác nhất.

Tuy nhiên phần mềm quản lý công nợ bằng Excel vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế, đặc biệt khi thông tin công nợ cần quản lý quá nhiều và quá phức tạp. Khi mở các file dữ liệu lớn, phần mềm Excel gặp phải nhiều vấn đề khi xử lý thông tin.

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng - Bí quyết để gia tăng doanh thu

Hơn nữa quản lý công nợ bằng Excel sẽ khiến chủ cửa hàng không thể theo dõi thông tin một cách thống nhất bởi dữ liệu phải lưu trữ trong nhiều file độc lập và chúng cũng không kết nối với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch hay lập hóa đơn.

Các file Excel cũng có tính bảo mật không cao cũng như có thể xảy ra hiện tượng thất lạc, từ đó có thể gây nên nhiều vấn đề cho cửa hàng.

Ưu nhược điểm của quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng

Quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng

Quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng

Một giải pháp quản lý công nợ thay thế phần mềm Excel được nhiều chủ cửa hàng tin tưởng đó là sử dụng phần mềm bán hàng. Phần mềm này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi và quản lý dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, từ đó sẽ hạn chế tối đa tình trạng dữ liệu bị phân tán.

Xem thêm: Cách quản lý công nợ chi tiết đến từng giao dịch

Với giao diện thân thiện, người dùng sẽ dễ dàng sử dụng với các thao tác đơn giản. Hơn nữa, chủ cửa hàng có thể truy cập và theo dõi công nợ thuận tiện, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị có cài đặt phần mềm.

Quản lý công nợ bằng phần mềm cũng có tính năng tích hợp các thiết bị như đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, két đựng tiền,…đưa đến cho cửa hàng quy trình quản lý hiệu quả và thống nhất hơn.

Nhược điểm của phần mềm bán hàng đó là khi gặp các vấn đề về kỹ thuật, người dùng không thể khắc phục một cách hiệu quả mà cần đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm. Do đó khi gặp trục trặc về phần mềm, nếu không có sự giúp đỡ kịp thời của nhân viên tư vấn thì việc quản lý có thể bị đình trệ và đưa đến hậu quả xấu.

Với những ưu nhược điểm của các phương pháp quản lý công nợ như trên, chúng ta có thể thấy quản lý công nợ bằng Excel sẽ phù hợp với các cửa hàng nhỏ với lượng dữ liệu không quá nhiều và không quá phức tạp.

Còn sử dụng phần mềm bán hàng sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời của các cửa hàng đang phát triển với số lượng khách hàng ngày càng tăng cũng như mức độ phức tạp về các giao dịch lớn.