Hướng dẫn cách theo dõi quản lý công nợ bằng Excel chi tiết nhất

Phương pháp quản lý công nợ khách hàng bằng file Excel là một trong những cách thức theo dõi công nợ có hiệu quả khá tốt cho cửa hàng vừa và nhỏ. Để hiểu hơn về cách quản lý này, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích ---

1. Quản lý công nợ bằng Excel là gì? Bao gồm những gì?

Quản lý công nợ bằng Excel là cách theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cbằng các file dữ liệu Excel. Nhân viên sẽ nhập thông tin trên file Excel và chủ cửa hàng từ đó có thể quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng nhất. Theo dõi công nợ trên Excel sẽ bao gồm:

• Quản lý công nợ phải thu khách hàng: Công nợ phải thu phát sinh khi cửa hàng bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nếu khách hàng mua chịu, khoản tiền này sẽ được ghi vào công nợ phải thu khách hàng.
• Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp: Công nợ phải trả phát sinh khi cửa hàng nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Khoản tiền này nếu chưa được thanh toán ngay thì sẽ được ghi vào công nợ phải trả nhà cung cấp.​

Xem thêm: [Tải miễn phí] File Excel quản lý bán hàng đơn giản

Ngày nay, việc sử dụng file excel để quản lý công nợ đã không còn phổ biến vì chúng mất quá nhiều thời gian để thao tác, khó khăn trong việc ghi nhớ các hàm tính toán. So với việc thao tác nhấn, quẹt trên một chiếc điện thoại di động, Phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng quản lý công nợ ĐƠN GIẢN, DỄ DÀNG và bất kỳ ai cũng có thể thao tác được. 

2. Những thông tin cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel

Rất nhiều cửa hàng bán lẻ đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho bán hàng. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn Phí tại đây để tự đánh giá phương án này nhé.
MIỄN PHÍ dùng thử

Để theo dõi công nợ bằng Excel hiệu quả nhất, nhân viên cần phải nhập thông tin vào file một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Hãy cùng tham khảo những thông tin cần có trong file file Excel quản lý công nợ để thực hiện công việc tốt nhất.

• Thông tin về khách hàng/nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số điện thoại
• Thông tin về công nợ phải trả: Nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân viên thực hiện
• Thông tin về công nợ phải thu: Nội dung công nợ, phải thu đầu kỳ, phải thu tăng, phải thu giảm, phải thu cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân viên thực hiện​

Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

3. Các bước để tạo file quản lý công nợ trên Excel

Với phương pháp quản lý công nợ bằng Excel miễn phí, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi công nợ phải thu, phải trả một cách chi tiết nhất. Từ đó sẽ có được những quyết định về công nợ chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó, cách theo dõi công nợ trên Excel cũng khá đơn giản và dễ dàng, giúp chủ cửa hàng thuận tiện hơn khi quản lý.

Bạn có thể tham khảo các bước tạo file quản lý công nợ trên Excel sau để có thể áp dụng thành công trong thực tế.

• Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo file mới
• Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ
• Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.​

Xem thêm: Quản lý công nợ khách hàng với phần mềm quản lý bán hàng

4. Nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel

Tuy được ưa chuộng nhưng cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel vẫn còn khá nhiều hạn chế. Đặc biệt hiện nay khi các phần mềm bán hàng có tính năng quản lý công nợ ra đời thì file Excel quản lý công nợ đã xuất hiện khá nhiều nhược điểm so với phần mềm này.

• Không quản lý được lượng thông tin lớn: Khi cửa hàng có lượng dữ liệu công nợ quá lớn, Excel sẽ gặp nhiều khó khăn để quản lý và xuất hiện tình trạng xử lý dữ liệu chậm. Điều này có thể dẫn đến nhiều sai sót trong quản lý công nợ và gây ra nhiều vấn đề cho cửa hàng.
• Theo dõi thông tin không thống nhất: Dữ liệu công nợ trong Excel không được lưu trên một file Excel duy nhất mà phải lưu trữ trong nhiều file độc lập. Như vậy thông tin không được theo dõi một cách có hệ thống khiến chủ cửa hàng gặp nhiều khó khăn khi kiểm soát công nợ khách hàng/nhà cung cấp.
• Tính bảo mật không cao: So với các phần mềm bán hàng, quản lý công nợ phải thu bằng Excel có một nhược điểm khá lớn đó là tính bảo mật không cao. Nó không có hệ thống bảo mật chắc chắn cũng như dễ dàng thất lạc, do đó việc quản lý công nợ bằng file Excel không phù hợp cho những cửa hàng có dữ liệu khách hàng lớn.
• Khó sử dụng cho người không biết về Excel: Đối với những chủ cửa hàng không có nhiều sự hiểu biết về Excel, rất khó để sử dụng file Excel để tính toán hay xem báo cáo công nợ.

5. Phần mềm thay thế file excel quản lý bán hàng và công nợ

Thay vì dùng sổ theo dõi công nợ khách hàng hoặc file excel quản lý bán hàng và công nợ thì nay các chủ shop đã thay đổi cách quản lý, sử dụng Phần mềm quản lý công nợ KiotViet miễn phí dùng thử với đầy đủ tính năng như quản lý sổ quỹ, quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, quản lý hàng hóa xuất nhập tồn, thống kê mọi giao dịch thu, chi,...

Giao diện đơn giản của phần mềm quản lý công nợ

Xem thêm: Cách quản lý công nợ chi tiết từng giao dịch?

Khác với file Excel quản lý bán hàng và công nợ thông thường, phần mềm KiotViet có giao diện rất thân thiện với người dùng với các thao tác vô cùng đơn giản, giúp chủ cửa hàng không gặp nhiều khó khăn khi sử dụng. Khi quản lý công nợ bằng phần mềm bán hàng, các dữ liệu về công nợ khách hàng/nhà cung cấp sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, từ đó việc theo dõi công nợ sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Màn hình quản lý công nợ của phần mềm KiotViet

Chẳng còn phải đau đầu tìm cách làm báo cáo công nợ khách hàng, nhà cung cấp, chỉ cần phần mềm quản lý bán hàng KiotViet với khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với tính chính xác và hiệu quả cao. Hơn nữa các phần mềm còn sở hữu tiêu chuẩn an ninh cao với các dữ liệu luôn được bảo mật tuyệt đối.

Tham Khảo Tính Năng Quản Lý Công Nợ Khách Hàng & Nhà Cung Cấp Của Phần Mềm Bán Hàng KiotViet Bằng Video Sau:​

Hiện tại phần mềm quản lý công nợ khách hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG miễn phí. Bạn có thể đăng ký ngay tại ĐÂY để trải nghiệm tính năng tối ưu của phần mềm.

Bài viết trên đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về cách theo dõi và quản lý công nợ bằng Excel cũng như các thao tác để theo dõi công nợ bằng Excel nhanh chóng, đơn giản nhất. Tuy nhiên để sử dụng dễ dàng và hiệu quả hơn, phần mềm bán hàng có tính năng quản lý công nợ sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn dành cho nhiều chủ cửa hàng.