Quy trình quản lý đơn hàng và 5 sai lầm phổ biến nhất

Một trong những mối quan tâm hàng đầu của các chủ cửa hàng đó là những công việc liên quan đến quy trình quản lý đơn hàng. Nếu việc quản lý đơn hàng được tiến hành suôn sẻ thì mới có thể giúp cửa hàng kinh doanh hiệu quả và thuận lợi.

--- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ thông tin hữu ích đến với bạn ---

Xem thêm: Cách quản lý đơn hàng hiệu quả bằng phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý đơn hàng tuy là một hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh, nhưng vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu về bản chất của công việc này. Vậy quản lý đơn hàng và những công việc cần thực hiện khi quản lý đơn hàng là gì, hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là một hoạt động của các chủ cửa hàng nhằm giúp công việc kinh doanh được diễn ra một cách hiệu quả. Chức năng quan trọng của hệ thống quản lý đơn hàng đó là theo dõi thông tin đơn hàng, lên kế hoạch thực hiện đóng gói và giao hàng cũng như đảm bảo tiến độ của đơn hàng đến tay khách hàng.

Vậy quản lý đơn hàng là làm gì? Đối với một nhân viên quản lý đơn hàng, nhiệm vụ chính trong cửa hàng sẽ bao gồm các công việc cụ thể như:

• - Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng
• - Đóng gói hàng hóa dựa trên thông tin đơn hàng
• - Tiến hành giao hàng cho khách hàng
• - Theo dõi trạng thái của đơn hàng và báo cáo với chủ cửa hàng nếu tiến độ đơn hàng gặp vấn đề​

BẠN CÓ BIẾT hàng loạt Shop kinh doanh Online và Offline ĐANG SỬ DỤNG Phần mềm quản lý đơn hàng giúp TĂNG HIỆU QUẢ kinh doanh 

Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả!

Quy trình quản lý đơn hàng ngày càng trở nên quan trọng

2. Những sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng

Hiện nay ở các cửa hàng, quy trình quản lý đơn hàng vẫn còn tồn tại khá nhiều vấn đề. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến công việc kinh doanh mà còn tác động xấu đến khách hàng. 5 sai lầm phổ biến nhất trong quản lý đơn hàng sau sẽ giúp các chủ cửa hàng có thể tránh được những tình huống xấu trong kinh doanh hàng ngày.

Xem thêm: Những điều nhân viên quản lý đơn hàng shop bán lẻ cần biết

2.1. Không lọc kĩ đơn hàng

Một cửa hàng nếu việc kinh doanh ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc sẽ nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn. Bạn sẽ phải xử lý rất nhiều đơn hàng với mức độ khó khăn và phức tạp lớn hơn. Nếu không lọc kĩ đơn hàng, việc đóng gói và giao hàng sẽ trở nên rất khó khăn, từ đó có thể khiến khách hàng không hài lòng đối với cửa hàng.

Vì vậy, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải tiến hành sàng lọc các đơn theo những đầu mục như đơn chuyển phát nhanh, đơn đã thanh toán hay lọc theo mức độ ưu tiên của đơn hàng. Điều này sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng cùng một lúc mà không bỏ sót bất cứ đơn đặt hàng nào.

ĐỌC NGAY: Phần mềm quản lý đơn hàng Online và Offline HIỆU QUẢ nhất hiện nay.

• Link tải Phần mềm Quản lý Đơn hàng trên IOS:             ​
• Link tải Phần mềm Quản lý Đơn hàng trên ANDROID:   ​

2.2. Không quản lý sát sao lượng hàng tồn kho

Đây là một sai lầm khá phổ biến ở các cửa hàng. Số lượng hàng tồn kho có vai trò quyết định đơn hàng có được thực hiện theo đúng tiến độ hay không. Nếu không theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, bạn sẽ rất khó để biết liệu lượng hàng còn lại có đủ đáp ứng cho những đơn hàng trong thời gian này hay không. Nếu gặp tình trạng thiếu hàng thì sẽ không thể giao hàng đúng thời gian cho khách hàng, từ đó dẫn đến nhiều hậu quả xấu cho cửa hàng.

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng - vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng bán lẻ

2.3. Bỏ qua bước gắn mã theo dõi

Khi thực hiện giao hàng, đã có khá nhiều trường hợp đơn hàng bị thất lạc không rõ lý do. Tình trạng này xảy ra do nhiều cửa hàng bỏ qua bước gắn mã theo dõi, từ đó không nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi giao hàng đi.

Chủ cửa hàng có thể sử dụng mã theo dõi để kiểm tra đơn hàng của mình mà không cần liên hệ với đối tác giao nhận. Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong việc quản lý mà còn giúp tránh nhiều trường hợp xấu xảy ra khi giao hàng.

2.4. Không áp dụng quy tắc "nhập trước - xuất trước"

“Nhập trước -  xuất trước” là một quy tắc bắt buộc khi ghi nhận thông tin về các đơn hàng. Tuy nhiên ở một số cửa hàng nhỏ chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp, đôi khi việc bỏ sót các đơn đặt hàng cũ vẫn có thể xảy ra.
Sai lầm này có thể gây ra bởi kỹ thuật khi nhập liệu hoặc cũng có thể do nhân viên không thể kiểm soát một số lượng lớn đơn hàng. Chỉ một sai sót nhỏ như thế nhưng cũng có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quy trình quản lý, khiến công việc kinh doanh của cửa hàng bị ảnh hưởng.

2.5. Quy trình quản lý đơn hàng chưa được tự động hóa

Nguyên nhân chính cho những sai lầm phổ biến của chủ cửa hàng khi quản lý đơn hàng đó là chưa có một hệ thống quản lý được tự động hóa. Quy trình quản lý đơn hàng thủ công đã không còn đưa đến sự tối ưu và hiệu quả khi số lượng đơn hàng cũng như mức độ phức tạp ngày càng gia tăng.

Do đó, các phần mềm quản lý đơn hàng đang được rất nhiều chủ cửa hàng sử dụng và đưa đến nhiều lợi ích thiết thực.

Xem thêm: Cách quản lý đơn hàng hiệu quả bằng phần mềm quản lý bán hàng

Các phần mềm sẽ hỗ trợ trong việc quản lý thông tin với các đơn hàng được sắp xếp theo từng danh mục, nhóm hàng hay tình trạng thực hiện cụ thể. Các đơn hàng cũng được cập nhật trên hệ thống với đầy đủ thông tin như mã đặt hàng, thời gian, giá trị đơn hàng,…giúp chủ cửa hàng nắm rõ trạng thái của đơn hàng cũng như doanh số thu về. Với công cụ này, bạn sẽ có thể quản lý đơn hàng online nhanh chóng và chính xác nhất, giúp công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Phần mềm quản lý đơn hàng KiotViet giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng hiệu quả không chỉ giúp công việc kinh doanh của cửa hàng thuận lợi hơn mà còn góp phần vào việc tăng doanh thu cửa hàng. Những chia sẻ trên về các sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng đã phần nào giúp bạn hiểu hơn về công việc này và thực hiện nó hiệu quả hơn trong tương lai.