Những điều nhân viên quản lý đơn hàng shop bán lẻ cần biết

Đối với các cửa hàng bán lẻ, việc quản lý đơn hàng là vấn đề luôn được quan tâm bởi nó có ảnh hưởng lớn đến công việc kinh doanh. Cũng bởi vì vậy, nhân viên quản lý đơn hàng là một vị trí không thể thiếu trong các cửa hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý đơn hàng online hiệu quả và chi tiết nhất

Nếu bạn muốn hiểu thêm về công việc của những nhân viên quản lý đơn hàng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Nhân viên quản lý đơn hàng là gì?

Nhân viên quản lý đơn hàng rất quan trọng trong shop bán lẻ

Nhân viên quản lý đơn hàng là người có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng của khách hàng, từ đó thực hiện đóng gói và giao hàng đúng với yêu cầu của khách hàng. Những công việc chính của nhân viên quản lý đơn hàng trong các shop bán lẻ đó là:

• Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng
• Soạn đơn hàng, lên kế hoạch đóng gói và giao hàng theo đúng yêu cầu
• Quản lý và đảm bảo chất lượng đơn hàng
• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng

Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả!

2. Các tiêu chuẩn cần có của một nhân viên quản lý đơn hàng

Với những công việc trên, nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các cửa hàng. Đặc biệt khi cửa hàng ngày càng phát triển với công việc trở nên phức tạp thì vị trí công việc này sẽ giúp hoạt động kinh doanh được diễn ra ổn định và suôn sẻ hơn. Nếu muốn trở thành một nhân viên quản lý đơn hàng, bạn cần đáp ứng những tiêu chuẩn sau.

Nền tảng kiến thức toán học và khả năng tư duy logic

Làm công việc liên quan đến đơn hàng có nghĩa là bạn sẽ phải làm việc với các con số và dữ liệu. Nhân viên quản lý đơn hàng không nhất thiết phải là một người học chuyên về toán học nhưng để làm được công việc này, bạn sẽ phải có nền tảng kiến thức toán học nhất định.

Bên cạnh đó, khả năng tư duy logic cũng giúp ích rất nhiều khi đảm nhiệm công việc xử lý đơn hàng.

Thành thạo trong thao tác trên máy tính

>> BẠN CÓ BIẾT Cách quản lý đơn hàng để NÂNG CAO hiệu quả kinh doanh

Nhân viên quản lý đơn hàng phải thành thạo nhiều kỹ năng

Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ là người phải thực hiện các công việc trên máy tính với cường độ cao. Vì vậy, bạn phải nắm vững các thao tác trên máy tính, trong đó phải thành thạo các hoạt động nhập, xuất dữ liệu và xử lý thông tin.

Đây là một tiêu chuẩn bắt buộc để có thể hoàn thành nhiệm vụ của người quản lý đơn hàng tại cửa hàng, đặc biệt khi công việc kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp hơn.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ

Kỹ năng giao tiếp tốt

Khi làm việc ở vị trí quản lý đơn hàng, bạn sẽ cần phải tiếp xúc với khách hàng hàng ngày thông qua nhiều kênh từ trực tiếp đến gián tiếp. Chính vì vậy kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn khi xử lý thông tin khách hàng.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải lắng nghe các khiếu nại về đơn hàng và tìm ra hướng giải quyết những vấn đề đó. Kỹ năng giao tiếp sẽ đưa đến lợi thể giúp bạn có thể lắng nghe và đưa ra những giải pháp hiệu quả nhất cho khách hàng.

3. Làm sao để nhân viên quản lý đơn hàng làm việc hiệu quả?

Những gợi ý sau sẽ giúp những nhân viên quản lý đơn hàng tại các cửa hàng thực hiện tốt công việc của mình và đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

Tiến hành lọc đơn hàng

Khi công việc kinh doanh của cửa hàng ngày càng phát triển, khối lượng các đơn hàng cũng ngày một nhiều hơn. Trong quá trình kinh doanh, mức độ phức tạp của các đơn hàng đưa đến yêu cầu về thứ tự ưu tiên trong vận chuyển.

Nhân viên đơn hàng cần có phương pháp sắp xếp các đơn hàng này theo mức độ ưu tiên nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhưng vẫn đảm bảo tiến độ giao hàng. Nếu không lọc đơn hàng, bạn có thể sẽ gặp tình trạng nhầm lẫn các đơn hàng của khách hàng cũ hoặc không giao hàng đúng thời gian, đưa đến nhiều ảnh hưởng xấu cho cửa hàng.

Xem thêm: Quy trình quản lý đơn hàng và 5 sai lầm phổ biến nhất

Kiểm soát hàng tồn kho

Đối với các nhân viên quản lý đơn hàng, hàng tồn kho là một yếu tố phải luôn theo dõi sát sao bởi nó có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất và vận chuyển. Chỉ khi nắm rõ tình trạng hàng tồn kho, nhân viên mới có thể tạo các đơn hàng một cách chính xác nhất và hạn chế các vấn đề như thiếu hàng hay hàng không đảm bảo chất lượng.

Chính vì vậy, để quản lý đơn hàng hiệu quả, trước hết nhân viên nên theo dõi sát sao tình hình hàng tồn kho cũng như thông tin xuất nhập hàng hóa trong từng giai đoạn.

Xử lý quá trình vận chuyển nhanh chóng

Khách hàng luôn yêu cầu đơn hàng được vận chuyển nhanh với mức chi phí hợp lý nhất. Nếu nhân viên không xử lý đơn và giao hàng nhanh chóng, nhiều người sẽ cảm thấy khó chịu và không tin tưởng vào cửa hàng.

Do đó, nhân viên xử lý đơn hàng luôn cần phải có phương pháp xử lý thông tin hiệu quả và lựa chọn cách thức vận chuyển phù hợp với từng đơn hàng để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Sử dụng phần mềm hiện đại

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý đơn hàng hiệu quả

Ngày nay phương pháp quản lý đơn hàng thủ công đã không còn đạt được hiệu quả trong kinh doanh thực tế. Vì vậy sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng hiện đại là một điều tất yếu để công việc trở nên tối ưu hơn. Những phần mềm này không chỉ đảm bảo hoạt động tiếp nhận, tạo đơn và xử lý đơn được diễn ra suôn sẻ mà còn tránh được những sai sót xảy ra của nhân viên quản lý đơn hàng.

Bên cạnh đó, việc tự động hóa cũng giúp các bộ phận khác thuận tiện hơn trong quá trình làm việc cùng bộ phận bán hàng. Chính vì thế nhân viên quản lý đơn hàng cần phải biết cách sử dụng phần mềm hiện đại và ứng dụng nó một cách nhuần nhuyễn nhất, từ đó đạt được hiệu quả trong công việc cao hơn.

Xem thêm: Cách quản lý đơn hàng hiệu quả bằng phần mềm quản lý bán hàng

Hoạt động quản lý đơn hàng không chỉ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin kịp thời và chính xác còn giúp việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các nhân viên quản lý đơn hàng hiểu rõ hơn về công việc cũng như hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.