Quản lý Voucher

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Voucher trên KiotViet giúp các Salon/Spa phát hành và quản lý phiếu quà tặng một cách chuyên nghiệp. Khác với khuyến mại giảm giá đại trà, Voucher thường được dùng như một loại “tiền tệ” riêng của Salon để:

• Bán thẻ quà tặng (Gift Voucher): Khách hàng mua để tặng bạn bè, người thân đến trải nghiệm dịch vụ.
• Tri ân khách VIP: Tặng voucher tiền mặt cho các khách hàng chi tiêu cao.
• Xử lý sự cố: Tặng voucher đền bù khi khách không hài lòng về dịch vụ để mời họ quay lại.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý chặt chẽ: Theo dõi chi tiết từng mã voucher (phát hành, đã dùng, hết hạn), tránh tình trạng làm giả hoặc gian lận.
• Linh hoạt: Hỗ trợ cả hình thức Bán (thu tiền trước) và Tặng (chi phí Marketing).
• Báo cáo minh bạch: Tách biệt rõ ràng doanh thu bán hàng và chi phí voucher trong báo cáo tài chính.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thiết lập tính năng

Trước khi phát hành, bạn cần bật tính năng này trên hệ thống.

1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → Khách hàng.

2. Bật tính năng Voucher → đọc kỹ thông tin → chọn Tôi đã hiểu và đồng ý với nội dung trên. → chọn Đồng ý.

2. Tạo đợt phát hành Voucher

Mỗi đợt phát hành sẽ tương ứng với một chương trình Marketing (Ví dụ: Voucher 200k chào xuân sang).

• Vào menu Thiết lập → Khách hàng → Voucher → nhấn Xem danh sách.

• Nhấn + Đợt phát hành mới → điền Thông tin
  • Tên đợt phát hành: VD: Chào xuân sang.
  • Hiệu lực: Thiết lập ngày hết hạn của Voucher (VD: 6 tháng kể từ ngày phát hành).
  • Trạng thái: Kích hoạt.
  • Mệnh giá: Số tiền được trừ khi dùng voucher (VD: 200,000 VNĐ).
  • Điều kiện mua hàng: (nếu có)
    • Nhập Tổng tiền mua hàng tối thiểu.
    • Giới hạn khi mua hàng/ hàng trong nhóm.

• Nhập Ghi chú (nếu có).
• Tùy chọn Áp dụng gộp nhiều voucher trên một hoá đơn.

• Phạm vi áp dụng: Hệ thống mặc định áp dụng tất cả các chi nhánh, tài khoản và nhóm khách hàng, bạn có thể giới hạn cụ thể.

• Nhấn Lưu & Tạo mã voucher để chuyển sang bước thêm mã voucher.

3. Thêm mã Voucher vào đợt phát hành

Sau khi tạo đợt phát hành voucher, bạn cần sinh ra các mã code cụ thể.

• Thao tác: Tại màn hình Tạo mã voucher.
  • Cách 1: Tạo mã theo cú pháp (Khuyên dùng):
    1. Nhập Số lượng voucher (VD: 100).
    2. Ký tự bắt đầu: VD: “XUAN”.
    3. Số lượng ký tự ngẫu nhiên: ít nhất 6.
    4. Ký tự kết thúc: VD: “26”.
    5. Nhấn Lưu hoặc Lưu và phát hành.

• Cách 2: Tạo mã thủ công (Thêm lẻ): Nhập từng mã voucher và enter để thêm.

• Cách 3: Import danh sách mã
  1. Chọn file dữ liệu mã voucher theo mẫu.

2. Nhấn Import file để đưa lên phần mềm.

4. Phát hành Voucher (Kích hoạt)

Voucher chỉ có giá trị sử dụng khi đã được chuyển sang trạng thái Đã phát hành.

• Tình huống 1: Bán Voucher
  • Khách A mua 1 Voucher trị giá 1 triệu để tặng bạn.
  • Trên tab Danh sách voucher khi xem chi tiết đợt phát hành → chọn mã voucher → nhấn Phát hành.
  • Chọn hình thức Bán. Nhập giá bán → nhấn Phát hành.

• Hệ thống sẽ tạo Phiếu thu tiền của khách A.

• Tình huống 2: Tặng Voucher
  • Salon tặng voucher 200k cho khách nhân dịp sinh nhật.
  • Chọn mã voucher → nhấn Phát hành.
  • Chọn hình thức Tặng.
  • Nhấn Phát hành.

5. Sử dụng voucher khi thanh toán

Khi khách hàng mang Voucher đến sử dụng dịch vụ.

1. Tại màn hình Thu ngân, tạo hóa đơn như bình thường.
2. Sau khi nhấn Thanh toán, bạn nhấn vào biểu tượng thanh toán đa phương thức → nhấn Voucher.

3. Nhập mã voucher khách đưa → nhấn Áp dụng.
   • Nếu mã hợp lệ: Số tiền phải trả sẽ được trừ đi tương ứng mệnh giá voucher.
   • Nếu mã không hợp lệ (chưa phát hành/hết hạn/sai dịch vụ): Hệ thống sẽ báo lỗi.

4. Tiếp tục chọn các hình thức thanh toán khác (nếu cần) → nhấn Xong.

5. Hoàn thành thanh toán để ghi nhận hóa đơn.

III. Các tính năng nâng cao

1. Trả lại Voucher

• Tình huống: Khách mua Voucher tặng bạn nhưng bạn không dùng, khách mang đến trả lại để lấy lại tiền.
• Thao tác:
  1. Vào chi tiết đợt phát hành → Danh sách voucher → tìm mã voucher khách trả.
  2. Nhấn Trả voucher.
  3. Nhập Giá trả (Số tiền hoàn lại cho khách).
  4. Nhấn Xong.

5. Xác nhận Trả voucher → hệ thống sẽ tạo Phiếu chi.

6. Chọn Đồng ý nếu muốn giữ lại ngày phát hành.

7. Voucher về lại trạng thái Chưa phát hành.

2. Hủy Voucher

• Tình huống: Phát hiện lô voucher in bị lỗi hoặc bị mất.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Chọn các mã voucher cần hủy (trạng thái Chưa sử dụng)
  • Chọn 3 chấm → Hủy voucher.

• Xác nhận Hủy voucher.

• Mã này sẽ không thể sử dụng được nữa.

3. Báo cáo hiệu quả Voucher

Chủ Salon cần xem xét hiệu quả của các chiến dịch phát hành voucher.

• Báo cáo Tài chính:
  • Khi thanh toán bằng voucher Tặng: Giá trị voucher được tính vào Chi phí bán hàng.
  • Khi thanh toán bằng voucher Bán: Hệ thống sẽ cấn trừ vào khoản thu trước đó.

• Báo cáo Cuối ngày: Kiểm tra cột Voucher trong mối quan tâm Tổng hợp để biết giá trị được thanh toán bằng voucher.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Trên ứng dụng KiotViet Salon, Voucher được sử dụng khi thanh toán hóa đơn.

Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Thanh toán bạn chọn phương thức Khác.
2. Chọn Voucher.
3. Nhập mã voucher → nhấn Xong.
4. Chọn các phương thức khác (nếu cần) → nhấn Áp dụng.

5. Chạm Hoàn thành.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!