Tích điểm

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Tích điểm trên KiotViet giúp các Salon/Spa xây dựng chương trình khách hàng thân thiết (Loyalty Program) chuyên nghiệp. Bằng cách tích lũy điểm thưởng sau mỗi lần sử dụng dịch vụ hoặc mua mỹ phẩm, bạn có thể khích lệ khách hàng quay lại thường xuyên hơn, đồng thời sử dụng số điểm này để phân hạng thành viên (Bạc, Vàng, Kim Cương) và áp dụng các chính sách chăm sóc đặc biệt.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Gia tăng tỷ lệ quay lại: Khách hàng có động lực quay lại để tích thêm điểm hoặc tiêu điểm.
• Thanh toán linh hoạt: Cho phép khách dùng điểm để trừ trực tiếp vào hóa đơn thanh toán.
• Phân loại khách VIP: Tự động xếp hạng khách hàng dựa trên tổng điểm tích lũy để có chế độ chăm sóc riêng.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thiết lập tính năng

Để bắt đầu, bạn cần kích hoạt và cấu hình tỷ lệ quy đổi điểm.

• Thao tác thực hiện:
  1. Tại màn hình Quản lý, vào menu Thiết lập → Tiện ích.

2. Chọn menu Tích điểm → bật tính năng.
3. Thiết lập Thông tin:
   • Tỷ lệ quy đổi:  Nhập số tiền doanh thu để đổi 1 điểm (Ví dụ: 100,000).
   • Thanh toán bằng điểm: Bật tính năng này nếu bạn cho phép khách dùng điểm để trừ tiền.
     • Quy đổi: Ví dụ 1 điểm = 1.000 VNĐ.
   • Thanh toán bằng điểm sau … lần mua: Thiết lập số lần giao dịch tối thiểu để được dùng điểm.
   • Các tùy chọn khác: Tích điểm cho hàng, hóa đơn giảm giá, hóa đơn thanh toán bằng điểm thưởng.

4. Chuyển sang tab Phạm vị áp dụng: Chọn Toàn bộ khách hàng hoặc giới hạn Nhóm khách hàng cụ thể.

5. Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: Lần đầu bật tính năng, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn Khởi tạo tích điểm cho toàn bộ hàng hóa/dịch vụ không. Bạn nên chọn Có để áp dụng nhanh. Nếu muốn thiết lập riêng (ví dụ: chỉ Dịch vụ mới được tích điểm, Mỹ phẩm thì không), bạn vào chi tiết từng Hàng hóa để chỉnh sửa.

2. Tích điểm và Thanh toán bằng điểm

Quy trình này diễn ra khi khách hàng thanh toán hóa đơn tại quầy.

• Tích điểm:
  • Tại màn hình Thu ngân, bắt buộc phải chọn tên Khách hàng (hoặc tìm theo SĐT) vào đơn hàng.
  • Sau khi khách thanh toán xong hóa đơn, điểm thưởng sẽ tự động được cộng vào tài khoản của khách theo tỷ lệ đã cài đặt.

• Thanh toán bằng điểm:
  • Tình huống: Khách có 55 điểm (tương đương 55,000) và muốn dùng để trừ vào hóa đơn hết 600,000.
  • Thao tác thực hiện như sau:
    1. Chọn khách hàng vào đơn.
    2. Nhấn Thanh toán.
    3. Tại màn hình thanh toán, chọn biểu tượng thanh toán đa phương thức.
    4. Nhập số tiền khách muốn dùng điểm để trả (Ví dụ: 50,000) → chọn Điểm. Hệ thống sẽ tự trừ số điểm tương ứng (50 điểm).
    5. Nhập số tiền còn lại khách trả bằng phương thức khác (Tiền mặt/Chuyển khoản).
    6. Nhấn Xong.

7. Nhấn Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý và Điều chỉnh điểm tích lũy

• Tình huống: Bạn chuyển đổi từ phần mềm cũ sang KiotViet và muốn nhập lại số điểm cũ cho khách, hoặc khách khiếu nại bị tính sai điểm.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Quản lý → vào menu Khách hàng → Khách hàng.
  2. Tìm và chọn tên khách hàng → vào tab Lịch sử tích điểm.
  3. Nhấn Điều chỉnh.

4. Nhập Điểm mới và Mô tả lý do (VD: Cập nhật điểm từ hệ thống cũ).
5. Nhấn Lưu.

Lưu ý: Cần được phân quyền “Cập nhật tích điểm” mới thực hiện được thao tác này.

2. Tự động phân nhóm khách hàng theo điểm

• Tình huống: Bạn muốn hệ thống tự động đưa khách vào nhóm VIP khi họ đạt đủ điểm tích lũy.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Vào Khách hàng → Khách hàng → tại dòng Nhóm khách hàng nhấn Tạo mới hoặc sửa nhóm khách (VD: Nhóm khách Vàng).
  2. Vào tab Thiết lập nâng cao → thiết lập điều kiện:
     • Tổng điểm: >= 1,000 (Toàn bộ điểm tích lũy cộng dồn) hoặc Điểm hiện tại: >= 1,000 (Số điểm thực tế đang có).
     • Tùy chọn: Thêm khách hàng vào nhóm theo điều kiện hoặc Cập nhật lại danh sách theo điều kiện.
     • Tích chọn Hệ thống thực hiện tự động.
  3. Nhấn Lưu. Hệ thống sẽ tự động quét và đưa khách đạt chuẩn vào nhóm.

3. Xem Báo cáo liên quan đến điểm

Để kiểm soát chi phí “trả thưởng” cho khách hàng.

• Báo cáo Tài chính:
  • Vào Phân tích → Tài chính.
  • Xem mục Chi phí → dòng Giá trị thanh toán bằng điểm. Đây là số tiền thực tế bạn đã “biếu” khách hàng qua việc đổi điểm.

• Báo cáo Cuối ngày: Xem mối quan tâm Tổng hợp hoặc sử dụng bộ lọc Phương thức thanh toán, chọn Điểm với mối quan tâm Bán hàng hoặc Thu chi để xem các hóa đơn có dùng điểm trong ngày.

4. Trừ điểm khi Trả hàng (Hoàn tiền dịch vụ)

• Khi khách khiếu nại và yêu cầu hoàn tiền dịch vụ đã thanh toán (có tích điểm).
• Tại màn hình Trả hàng, khi bạn tạo phiếu trả, hệ thống sẽ tự động thu hồi số điểm tương ứng mà khách đã nhận được từ giao dịch đó, đảm bảo công bằng.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Ứng dụng KiotViet Salon trên điện thoại hỗ trợ xem và điều chỉnh điểm nhanh chóng.

1. Xem điểm tích lũy

• Vào menu Khách hàng.
• Chạm vào tên khách hàng để xem tổng điểm của khách.

2. Thanh toán bằng điểm

• Khi tạo hóa đơn:
  1. Chọn khách hàng → chạm Thanh toán.
  2. Chọn Phương thức Khác.
  3. Chọn Điểm → nhập số tiền muốn dùng → nhấn Xong.
  4. Nhập số tiền còn lại khách trả bằng phương thức khác (Tiền mặt/Chuyển khoản).
  5. Nhấn Áp dụng.

6. Hoàn thành thanh toán để ghi nhận hóa đơn.

3. Điều chỉnh điểm

• Tại màn hình chi tiết khách hàng, chạm Tổng điểm.
• Xem lịch sử tích điểm.
• Chạm Điều chỉnh điểm (cần được phân quyền).
• Nhập Điểm mới, Thời gian và Mô tả lý do.
• Nhấn Cập nhật.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!