Thiết lập cửa hàng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Thiết lập cửa hàng đóng vai trò là “trung tâm điều khiển” giúp bạn cấu hình toàn bộ cách thức vận hành của hệ thống Salon/Spa, từ quản lý hàng hóa, quy tắc đặt lịch hẹn cho đến bảo mật dữ liệu.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Chuẩn hóa quy trình: Giúp chủ Spa/Salon thiết lập các quy tắc bán hàng, tính giá vốn và quản lý tồn kho chuyên nghiệp.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Kích hoạt các tính năng đặt lịch online, đánh giá dịch vụ và chương trình tích điểm thàviên.
• Tối ưu hóa quản lý nhân sự: Theo dõi lịch sử thao tác và phân quyền chặt chẽ thông qua các thiết lập bảo mật.
• Chuyên nghiệp hóa thương hiệu: Tùy chỉnh thông tin và hình ảnh Salon hiển thị trên hóa đơn cũng như trang đặt lịch.

II. Thiết lập Quản lý

Đây là khu vực cốt lõi, định hình toàn bộ quy trình vận hành của Salon/Spa trên KiotViet. Mỗi thiết lập trong mục này đều ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn quản lý dịch vụ, sản phẩm, đơn hàng và khách hàng.

1. Hàng hóa

1.1. Thông tin hàng hóa

• Thuộc tính: Phân loại hàng hóa theo đặc điểm riêng như màu sắc, kích cỡ, chất liệu…(VD: kem chống nắng dành cho da thường, da khô, da nhạy cảm,…)
• Đơn vị tính: Cho phép thiết lập nhiều đơn vị tính cho một hàng hóa (VD: chai – ml, can – ml) và quy đổi giữa các đơn vị để quản lý tồn kho chính xác.
• Quản lý theo mã vạch: Quản lý hàng hóa bằng mã vạch chuẩn hoặc mã vạch do cửa hàng tạo ra để thuận tiện cho việc bán hàng và quản lý kho.

• Phương pháp tính giá vốn: Cho phép lựa chọn cách tính giá vốn cố định hoặc giá vốn trung bình từ các lần nhập hàng, trả hàng nhập, nhận hàng chuyển, khách trả hàng.

1.2. Nhập hàng

• Quản lý chi phí nhập hàng: Cho phép tạo và quản lý khoản nhập hàng ngoài như phí dịch vụ, phí lưu kho…

1.3. Khác

• Cho phép giao dịch dù hàng hóa đã hết tồn kho: Nếu bật tính năng → khi hết tồn kho, hệ thống vẫn cho phép thực hiện giao dịch Chuyển hàng, Trả hàng nhập, Xuất hủy và ghi nhận giá trị tồn kho âm. Sau khi Nhập hàng cần điều chỉnh lại thời gian về trước khi có giao dịch dẫn đến tồn kho âm.
• Không cho phép thay đổi thời gian giao dịch: Nếu bật tính năng → hệ thống không cho phép thay đổi thời gian giao dịch trên phiếu kiểm kho, chuyển hàng, xuất huỷ, nhập hàng, trả hàng nhập, thu/chi.

2. Đơn hàng

• Quản lý thu khác: Cho phép tạo và quản lý khoản thu khác khi bán hàng như phí phòng VIP, tip nhân viên, phụ phí dịch vụ…
• Cho phép in tạm tính/báo giá: Nếu bật tính năng → nhân viên có thể in tạm tính/báo giá khi chưa tạo thành hóa đơn và trả hàng.
• Tự động hiển thị QR tĩnh: Nếu bật tính năng → màn hình hiển thị QR sẽ hiển thị mã QR của số tài khoản ngân hàng đã thanh toán hóa đơn trước đó trong các trường hợp màn hình Thu ngân không có đơn hoặc có đơn nhưng tổng tiền = 0 hoặc đơn có phương thức thanh toán là tiền mặt/ thẻ.
• Ẩn loại hàng hóa cửa hàng không kinh doanh: Bật tính năng nếu muốn hệ thống tự động ẩn loại hàng không có hàng hóa nào đang kinh doanh trên màn hình Thu ngân. Áp dụng với Sản phẩm, Dịch vụ, Gói dịch vụ, Thẻ tài khoản.
• Sắp xếp danh sách hàng hóa khi in hóa đơn: Bạn chọn theo 1 trong 2 loại:
  • Theo thứ tự trên chi tiết hóa đơn: Khi in hóa đơn, danh sách hàng hóa được sắp xếp theo thứ tự giống chi tiết hóa đơn.
  • Hoặc Theo loại hàng: Khi in hóa đơn, danh sách hàng hóa được nhóm lại và sắp xếp theo thứ tự loại hàng: Dịch vụ, Gói dịch vụ, Thẻ tài khoản, Sản phẩm.

3. Khách hàng

3.1. Khách hàng

• Quản lý khách hàng theo chi nhánh: Bật tính năng để quản lý khách hàng (thông tin, công nợ, điểm) theo từng chi nhánh thay vì quản lý chung trên toàn hệ thống.

3.2. Voucher

Bật tính năng để quản lý, phát hành, thanh toán bằng voucher.

3.3. Khuyến mại

Bật tính năng để tạo và quản lý khuyến mại theo hàng hóa hoặc giá trị mua hàng.

3.4. Tin nhắn SMS, Email, Zalo

Bật tính năng để gửi zalo, sms, email đến khách hàng, nhà cung cấp.

3.5. App khách hàng Hi Kiot

Bật tính năng để khách hàng của gian hàng có thể:

• Theo dõi liệu trình, thẻ tài khoản đã mua.
• Đặt lịch hẹn, chọn kỹ thuật viên.
• Liên hệ cửa hàng nhanh chóng.

4. Báo cáo

• Tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu: Bật tính năng Tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu cho một ngày thay vì dùng khung giờ mặc định từ 00:00 sáng đến trước 00:00 giờ đêm.

5. Thuế

• Thuế VAT: bật tính năng để Thiết lập phương pháp tính thuế, thuế suất mặc định áp dụng cho cửa hàng.

6. Hóa đơn điện tử

• Kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng.

7. Lý do hủy đặt lịch

Quản lý lý do khách hủy đặt lịch

8. Quản lý mẫu in

• Cho phép quản lý, tùy chỉnh mẫu in của gian hàng.

II. Thiết lập Tiện ích

Khu vực tích hợp các dịch vụ hỗ trợ vận hành và chăm sóc khách hàng.

1. Đặt lịch online

• Cho phép khách hàng chủ động đặt lịch qua đường link dành riêng cho gian hàng.

2. Tích điểm

• Tích điểm cho khách hàng khi mua hàng, quy đổi điểm thưởng để thanh toán đơn hàng hoặc chia nhóm khách hàng.

3. Đánh giá dịch vụ

• Thiết kế mẫu đánh giá và tạo mã QR trên mỗi hóa đơn để khách hàng dễ dàng phản hồi về chất lượng dịch vụ.

III. Thiết lập Cửa hàng

Thiết lập thông tin nền tảng và cấu trúc tổ chức của Salon/Spa.

1. Thông tin cửa hàng

• Cập nhật tên, địa chỉ, logo hiển thị trên hóa đơn và trang đặt lịch online.

2. Tài khoản người dùng

• Tạo tài khoản, phân quyền chi tiết cho chủ Spa, lễ tân, kỹ thuật viên truy cập và thực hiện trên phần mềm.

3. Quản lý chi nhánh

• Quản lý thông tin từng chi nhánh trong chuỗi Salon/Spa.

4. Kết nối API

• Kết nối với website, hệ thống đặt lịch, CRM hoặc các nền tảng bên ngoài.

5. Kết nối Webhook

• Cấu hình webhook để tự động thông báo và gửi dữ liệu đến các hệ thống khi có một sự kiện nào đó phát sinh.

6. Bảo mật

• Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA), bảo vệ dữ liệu và tài khoản quản trị.

IV. Dữ liệu

1. Khóa sổ

• Chốt dữ liệu đến một thời điểm để ngăn chỉnh sửa giao dịch cũ, đảm bảo tính chính xác báo cáo.

2. Lịch sử thao tác

• Theo dõi chi tiết các hành động của nhân viên trên hệ thống.
• Hỗ trợ lọc, tùy chọn cột hiển thị và xuất file dữ liệu.

3. Xóa dữ liệu hệ thống

• Liên hệ KiotViet khi gian hàng cần xóa dữ liệu toàn bộ gian hàng.

V. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thiết lập cửa hàng trên ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ salon, spa thực hiện các thao tác: Cấu hình đánh giá dịch vụ và Thiết lập đặt lịch online cho khách hàng.

1. Thiết lập Đánh giá dịch vụ

• Tình huống: Bạn muốn lắng nghe phản hồi của khách hàng về chất lượng gội đầu, làm móng hoặc thái độ của nhân viên ngay sau khi họ hoàn thành dịch vụ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên ứng dụng KiotViet Salon, vào menu Nhiều hơn → chọn Thiết lập cửa hàng → Đánh giá dịch vụ.
  2. Gạt công tắc sang màu xanh để bật tính năng.
  3. Cấu hình loại đánh giá: Chọn đánh giá theo Từng dịch vụ (chi tiết từng kỹ thuật viên) hoặc Đánh giá chung. Bạn có thể thêm các ti&ên chí như: Độ hài lòng, Không gian Salon…

4. Nhấn Xem trước để kiểm tra giao diện hiển thị trên máy khách.

5. Nhấn Lưu để ghi nhận thiết lập.

2. Thiết lập Đặt lịch online

• Tình huống: Bạn muốn khách hàng có thể chủ động xem lịch trống và đặt dịch vụ qua mã QR dán tại quầy hoặc link gửi qua Facebook.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại phần Thiết lập cửa hàng, chọn Đặt lịch online.

2. Bật xanh tính năng
3. Chia sẻ Link/QR: Nhấn Tải QR để in đặt tại Salon hoặc Chia sẻ link cho khách hàng. Bạn có thể tùy chỉnh đuôi link theo tên thương hiệu.
4. Tùy chỉnh giao diện: Thay đổi màu sắc chủ đạo theo thương hiệu Salon, chọn cách sắp xếp dịch vụ và thiết lập việc có bắt buộc chọn nhân viên hay không.
5. Cấu hình thời gian: Thiết lập khung giờ mở cửa, khoảng cách giữa các slot (ví dụ 30 phút/slot) và giới hạn số khách tối đa trong một khung giờ để tránh quá tải.
6. Chi nhánh: Chọn các chi nhánh và nhân viên cụ thể được phép nhận lịch hẹn online.
7. Nhấn Lưu để ghi nhận thiết lập.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!