Quản lý Vị trí/Phòng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Trong mô hình kinh doanh Spa, Salon tóc hay Tiệm Nail, việc quản lý số lượng Giường (Bed), Ghế (Chair) hay Phòng (Room) là yếu tố then chốt để sắp xếp lịch hẹn hiệu quả. Tính năng Quản lý Vị trí/Phòng giúp bạn khai báo và theo dõi trạng thái cơ sở vật chất, từ đó tối ưu hóa việc điều phối nguồn lực và phục vụ khách hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tối ưu vận hành: Giúp lễ tân nắm bắt ngay lập tức vị trí nào đang trống để xếp khách, tránh để khách chờ đợi.
• Chuyên nghiệp hóa lịch hẹn: Đồng bộ trạng thái thực tế của cửa hàng lên màn hình quản lý lịch hẹn.
• Quản lý bảo trì: Dễ dàng tạm khóa các vị trí đang hỏng hóc hoặc cần vệ sinh để tránh sai sót khi vận hành.
• Phân loại khoa học: Hỗ trợ phân nhóm vị trí theo khu vực (Khu gội, Phòng VIP, Khu làm móng) để dễ quản lý.

II. Hướng Dẫn Các Thao Tác Cơ Bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Thêm mới Giường/Ghế/Phòng

• Tình huống: Salon của bạn vừa nhập thêm 2 ghế gội đầu và mở rộng thêm 1 phòng VIP Massage. Bạn cần khai báo các vị trí này lên phần mềm để bắt đầu xếp lịch.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, bạn chọn Vị trí → nhấn nút + Vị trí/phòng.

2. Nhập thông tin chi tiết:
   • Tên vị trí/phòng: (Bắt buộc) Ví dụ: Giường Massage 01, Ghế Nail 03.
   • Nhóm: Phân loại khu vực (Ví dụ: Khu vực Gội, Phòng VIP).
   • Số thứ tự: Nhập số để sắp xếp thứ tự hiển thị ưu tiên trên màn hình Lịch hẹn.
   • Ghi chú: Mô tả thêm đặc điểm.
3. Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Cập nhật thông tin

• Tình huống: Bạn muốn đổi tên “Giường 1” thành “Giường massage 1” để tăng tính chuyên nghiệp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trên màn hình Vị trí/phòng, chọn vị trí/phòng cần sửa.
  2. Nhấn Chỉnh sửa.
  3. Thay đổi các thông tin cần thiết.
  4. Nhấn Lưu.

3. Ngừng hoạt động

• Tình huống: “Giường 1” bị hỏng cần sửa chữa. Bạn cần tạm ngưng giường này để nhân viên không xếp khách vào vị trí này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn vị trí/phòng đang cần bảo trì.
  2. Nhấn Ngừng hoạt động → xác nhận Ngừng hoạt động trên thông báo.

Lưu ý: Sau khi ngừng hoạt động, các lịch hẹn đã trót xếp vào giường này sẽ tự động chuyển sang cột Chưa xác định trên màn hình Lịch hẹn để bạn sắp xếp lại vị trí mới.

3. Khi việc sửa chữa hoàn tất, chọn lại vị trí đó và nhấn Cho phép hoạt động để mở lại.

4. Xóa Vị trí/Phòng

• Tình huống: Bạn không còn sử dụng “Giường gội 10”.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn vị trí/phòng muốn xóa trong danh sách.
  2. Nhấn Xóa → xác nhận Xóa.

Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép xóa các vị trí chưa từng phát sinh lịch hẹn. Nếu đã từng có lịch sử sử dụng, bạn chỉ có thể chọn tính năng “Ngừng hoạt động” để đảm bảo tính toàn vẹn của báo cáo.

III. Các tính năng nâng cao

1. Import danh sách từ Excel

• Tình huống: Bạn đang setup một cửa hàng lớn với số lượng 50-100 giường/ghế và muốn đưa dữ liệu lên phần mềm nhanh chóng thay vì nhập tay từng mục.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Vị trí/Phòng, nhấn Nhập file.
  2. Tải file mẫu từ hệ thống về máy tính.

3. Nhập danh sách tên giường, nhóm phòng vào file Excel theo đúng định dạng mẫu.

4. Chọn file đã nhập dữ liệu và nhấn Thực hiện.

2. Xuất danh sách ra Excel

• Tình huống: Chủ cửa hàng cần lưu trữ hồ sơ cơ sở vật chất hoặc in danh sách để phục vụ công tác kiểm kê tài sản định kỳ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Vị trí/Phòng, nhấn Xuất file.
  2. Hệ thống sẽ tự động tải xuống một file Excel chứa toàn bộ danh sách các vị trí/phòng hiện có tại cửa hàng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!