Quản lý Người dùng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Người dùng cho phép bạn tạo tài khoản, phân quyền và kiểm soát hoạt động của từng nhân viên (thu ngân, kỹ thuật viên, thợ chính…) trên phần mềm KiotViet. Việc này giúp đảm bảo an toàn dữ liệu, tối ưu hóa quy trình phục vụ khách hàng và tăng cường bảo mật cho Salon.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Bảo mật thông tin: Giới hạn quyền truy cập của nhân viên vào các dữ liệu nhạy cảm như báo cáo doanh thu, giá vốn hóa mỹ phẩm, hoặc thông tin khách hàng VIP.
• Phân công rõ ràng: Mỗi vị trí (lễ tân, thợ phụ, quản lý cơ sở) sẽ có tài khoản với các quyền hạn phù hợp, giúp quy trình chấm công và tính hoa hồng chuẩn xác.
• Kiểm soát hoạt động: Dễ dàng theo dõi lịch sử thao tác, giới hạn thời gian truy cập của nhân viên theo ca làm việc tại Salon.
• Linh hoạt trong quản lý: Nhanh chóng thêm, khóa hoặc xóa tài khoản khi có sự thay đổi về nhân sự (thợ mới vào hoặc thợ nghỉ việc).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, cáví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Thêm mới người dùng

• Tình huống: Salon của bạn vừa tuyển thêm một kỹ thuật viên mới và bạn cần tạo tài khoản để nhân viên này có thể đăng nhập vào hệ thống để ghi nhận dịch vụ cho khách.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn chọn Cửa hàng.

2. Trên menu bên trái, chọn Quản lý người dùng, bạn nhấn vào nút + Tài khoản.
3. Điền các thông tin bắt buộc: Tên hiển thị, Tên đăng nhập, Mật khẩu, Vai trò, Chi nhánh làm việc.
4. Tùy chọn thiết lập:
   • Xem thông tin chung của hàng hóa, giao dịch, đối tác.
   • Xem, chỉnh sửa giao dịch và xem báo cáo cuối ngày của nhân viên khác.

5. Thời gian truy cập: Hệ thống mặc định người dùng có thể truy cập toàn thời gian. Nếu cần giới hạn, bạn nhấn Thiết lập → chọn Chỉ phép truy cập trong khung giờ cố định → tích chọn thứ trong tuần và điền thời gian cụ thể → nhấn Lưu.

6. Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý:

• Một người dùng có thể được phân quyền trên nhiều chi nhánh của Salon.
• Trên một chi nhánh, một người dùng chỉ được phân quyền một vai trò duy nhất.

2. Cập nhật thông tin người dùng

• Tình huống: Một thợ chính tại Salon thay đổi số điện thoại liên lạc. Bạn cần cập nhật lại thông tin này để đồng bộ dữ liệu nhân sự.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Tài khoản người dùng, tìm và chọn tài khoản của nhân viên cần thay đổi.
  2. Nhấn Chỉnh sửa.
  3. Thay đổi các thông tin cần thiết (ví dụ: Tên hiển thị, Điện thoại, Email, Mật khẩu…).
  4. Nhấn Lưu để xác nhận thay đổi.

3. Phân quyền người dùng

• Tình huống: Nhân viên của bạn được thăng chức lên Quản lý. Bạn cần cấp thêm quyền xem báo cáo doanh thu tổng và quản lý danh sách kỹ thuật viên.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Tài khoản người dùng, chọn tài khoản bạn muốn phân quyền và nhấn Phân quyền → Chỉnh sửa.

2. Chọn tab Phân quyền theo vai trò → chọn Chi nhánh cần phân quyền → bạn có thể chọn một vai trò có sẵn (ví dụ: Quản trị chi nhánh).
3. Hệ thống hiển thị danh sách các quyền mặc định. Bạn có thể tùy chỉnh chi tiết bằng cách tích hoặc bỏ tích các quyền cụ thể (như quyền sửa lịch hẹn, xem giá vốn sản phẩm spa…).
4. Nhấn Lưu.

4. Ngừng hoạt động người dùng

• Tình huống: Một nhân viên thu ngân đã nghỉ việc. Để đảm bảo an toàn, bạn cần vô hiệu hóa tài khoản ngay lập tức để họ không thể truy cập vào danh sách khách hàng của Salon.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Tài khoản người dùng, tìm và chọn tài khoản của nhân viên → nhấn Ngừng hoạt động.
  2. Xác nhận Ngừng hoạt động.

Lưu ý: Để cho phép hoạt động trở lại, bạn chỉ cần chọn tài khoản đó và nhấn Cho phép hoạt động → xác nhận Cho phép hoạt động.

5. Xóa người dùng

• Tình huống: Bạn vô tình tạo nhầm một tài khoản người dùng thừa và muốn xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Tài khoản người dùng, tìm tài khoản bị tạo nhầm → nhấn Xóa.
  2. Xác nhận Xóa. Lưu ý: Các lịch sử dịch vụ hoặc hóa đơn (nếu có) trước đó liên quan đến người dùng này vẫn sẽ được giữ lại trên hệ thống.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý vai trò

• Tình huống: Salon của bạn có vị trí mới là “Chuyên viên tư vấn” với bộ quyền hạn riêng (chỉ được xem danh sách dịch vụ và tạo lịch hẹn, không được thanh toán hóa đơn). Bạn cần tạo một vai trò mới cho vị trí này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Thêm vai trò mới:
    • Tại menu Quản lý người dùng, chọn Quản lý vai trò → nhấn + Tạo vai trò.

• Đặt tên (ví dụ: “Chuyên viên tư vấn”), tích chọn các quyền tương ứng và nhấn Lưu.

• Sửa/Xóa vai trò: Tại menu Quản lý vai trò, chọn vai trò cần chỉnh sửa, nhấn biểu tượng cây bút để sửa hoặc nút Xóa (chỉ xóa được khi không có nhân viên nào đang thuộc vai trò này).

2. Sao chép người dùng

• Tình huống: Bạn khai trương chi nhánh Salon mới và cần tạo tài khoản cho 5 kỹ thuật viên có cùng quyền hạn. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng tính năng sao chép từ một tài khoản mẫu.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại menu Quản lý người dùng, chọn Tài khoản người dùng → chọn một tài khoản mẫu và nhấn Sao chép.
  2. Màn hình hiện ra với các quyền và khung giờ truy cập đã được giữ nguyên.
  3. Bạn chỉ cần điền thông tin định danh mới (Tên, Tên đăng nhập, Mật khẩu).
  4. Nhấn Lưu.

3. Tìm kiếm và sắp xếp người dùng

• Tình huống: Salon có số lượng nhân viên lớn, bạn cần nhanh chóng tìm tài khoản của một thợ theo số điện thoại hoặc lọc danh sách thợ theo trạng thái đang hoạt động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Sử dụng bộ Lọc: Tìm kiếm theo Tên đăng nhập, SĐT, Chi nhánh, Vai trò hoặc Trạng thái.

• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột: Tên hiển thị, Tên đăng nhập để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

• Tùy chỉnh hiển thị: Nhấn biểu tượng tùy chọn  để ẩn/hiện các cột thông tin cần thiết.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!