Thanh toán

(Ngành Dịch vụ làm đẹp).

I. Giới thiệu chung

Tính năng Thanh toán là nghiệp vụ quan trọng giúp hoàn tất giao dịch tại Salon, Spa, Nail mi một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp trên mọi nền tảng của KiotViet.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thanh toán linh hoạt theo nghiệp vụ: Hỗ trợ thanh toán cho khách đặt lịch trước hoặc khách vãng lai (Walk-in) chỉ trong vài thao tác.
• Đa dạng phương thức, đáp ứng mọi nhu cầu: Hỗ trợ linh hoạt thanh toán qua nhiều hình thức phổ biến: Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, VietQR, Trừ Thẻ tài khoản (Thẻ liệu trình), Điểm tích lũy, Voucher.
• Tự động hóa và quản lý chính xác: Loại bỏ thao tác đối chiếu thủ công, giảm thiểu sai sót nhờ tính năng tự động nhận thông báo “Tiền về” và đọc số tiền qua loa ngay trên màn hình Thu ngân.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Thanh toán cho Lịch hẹn hoặc Khách lẻ

• Tình huống: Khách hàng đã sử dụng xong dịch vụ (Cắt tóc, Gội đầu, Chăm sóc da,…). Lễ tân thực hiện thanh toán.
• Thao tác thực hiện:
  • Đối với Dịch vụ đã đặt lịch:
    1. Tại màn hình Thu ngân → Lịch dịch vụ, kích vào ô lịch của khách → chọn Thanh toán.

2. Hệ thống chuyển sang tab Hóa đơn với đầy đủ dịch vụ khách đã làm.

• Đối với Khách lẻ (Walk-in):
  1. Tại màn hình Thu ngân, chọn tab Hóa đơn.
  2. Chọn khách hàng và dịch vụ/sản phẩm khách sử dụng.

2. Thanh toán bằng một phương thức

• Tình huống: Khách thanh toán toàn bộ hóa đơn bằng một hình thức duy nhất (Ví dụ: 600,000đ Tiền mặt hoặc Chuyển khoản).
• Thao tác thực hiện:
  1. Tại khu vực thanh toán, nhập số tiền khách trả vào ô Khách thanh toán (hoặc nhấn F8 để điền nhanh đủ số tiền).
  2. Chọn tab phương thức tương ứng: Tiền mặt, Thẻ, hoặc Chuyển khoản.
  3. Hệ thống tự động tính tiền thừa (nếu có).
  4. Nhấn Hoàn thành để hoàn tất và in hóa đơn.

3. Thanh toán bằng nhiều phương thức (Kết hợp)

• Tình huống: Khách hàng chăm sóc da hết 600,000đ. Khách muốn trả 100,000đ bằng Tiền mặt, phần còn lại quẹt Thẻ tín dụng.
• Thao tác thực hiện:
  1. Tại màn hình thanh toán, nhấn vào biểu tượng  thanh toán kết hợp trên thông tin Khách thanh toán (F8)
  2. Nhập số tiền 100,000 → chọn Tiền mặt.
  3. Số tiền còn cần trả sẽ hiển thị là 500,000.
  4. Chọn tiếp phương thức Thẻ.
  5. Kiểm tra lại thông tin và nhấn Xong.

6. Nhấn Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.

4. Thanh toán bằng quét mã QR (VietQR)

• Tình huống: Cung cấp phương thức thanh toán hiện đại, khách chỉ cần quét mã QR để chuyển khoản nhanh chóng, chính xác số tiền lẻ mà không cần nhập tay.
• Thao tác thực hiện:
  • Chọn phương thức thanh toán là Chuyển khoản.
  • Chọn số tài khoản ngân hàng của Salon.
  • Hệ thống tự động tạo một mã QR động (chứa chính xác số tiền hóa đơn).
  • Khách hàng quét mã trên màn hình hoặc trên phiếu tạm tính.

• Đặc biệt: Nếu gian hàng đã đăng ký dịch vụ nhận thông báo kết quả giao dịch với các ngân hàng liên kết với KiotViet, màn hình sẽ tự động hiển thị thông báo “Đã nhận” tiền màu xanh ngay khi tiền về tài khoản.

5. Thanh toán bằng Thẻ tài khoản

Đây là đặc thù quan trọng của ngành làm đẹp để giữ chân khách hàng trung thành.

• Trừ Thẻ tài khoản (Thẻ trả trước):
  • Trên màn hình Thu ngân → Hóa đơn → chọn Trừ thẻ.
  • Tích chọn thẻ → nhập số tiền muốn trừ (Mặc định trừ tối đa giá trị đơn hàng hoặc số dư thẻ).
  • Nhấn Áp dụng.

• Tiếp tục nhấn Thanh toán và Hoàn thành hóa đơn.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thanh toán bằng Điểm hoặc Voucher

Đây là đặc thù quan trọng của ngành làm đẹp để giữ chân khách hàng trung thành.

• Thanh toán bằng Điểm:
  • Trên màn hình Thu ngân, sau khi nhấn Thanh toán → bạn chọn phương thức kết hợp.
  • Nhập số tiền tương ứng chọn Điểm (nếu khách có đủ điểm tích lũy).
  • Chọn các hình thức khác (nếu cần).
  • Nhấn Xong.

• Tiếp tục Hoàn thành hóa đơn.

• Sử dụng Voucher:
  • Trên màn hình Thu ngân, sau khi nhấn Thanh toán → bạn chọn phương thức kết hợp.
  • Chọn Voucher.

• Nhập mã voucher (có trạng thái Đã phát hành) → nhấn Áp dụng.

• Chọn các hình thức khác (nếu cần).
• Nhấn Xong.

• Tiếp tục nhấn Thanh toán và Hoàn thành hóa đơn.

2. Tự động hoàn thành hóa đơn & Thông báo âm thanh

Với các tài khoản ngân hàng đăng ký dịch vụ nhận thông báo kết quả thanh toán QR trên KiotViet, hệ thống hỗ trợ thêm tiện ích tự động thanh toán hóa đơn khi chuyển khoản thành công và phát loa thông báo, giúp tăng tốc độ phục vụ vào giờ cao điểm và tránh gian lận.

• Tự động hoàn thành:
  • Trên màn hình Thu ngân → chọn biểu tượng 3 gạch ngang → nhấn Tùy chọn hiển thị.

• Bật xanh Tự động thanh toán hóa đơn khi chuyển khoản thành công.

• Khi khách quét mã VietQR và tiền về, hóa đơn sẽ tự động được đóng và in ra (nếu bật tự động in).

• Phát loa: Thiết bị sẽ phát ra âm thanh thông báo Đã nhận được kèm số tiền, giúp nhân viên xác nhận giao dịch nhanh chóng mà không cần nhìn vào màn hình.

IV. Thao tác trên Điện thoại (App KiotViet Salon)

Ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ nhân viên thanh toán linh hoạt ngay tại chỗ hoặc quầy lễ tân.

1. Thanh toán Dịch vụ

• Tình huống: Nhân viên hoàn tất dịch vụ cho khách và thực hiện thanh toán ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện:
  1. Vào chi tiết Lịch dịch vụ hoặc Hóa đơn đang mở → chạm Thanh toán.
  2. Tại màn hình Tạo hóa đơn chọn Trừ thẻ tài khoản → tích chọn thẻ muốn sử dụng → nhấn Áp dụng.

3. Nếu khách muốn sử dụng phương thức khác, ngoài trừ thẻ tài khoản hoặc kết hợp nhiều phương thức (Ví dụ: vừa trừ thẻ tài khoản, vừa trả tiền mặt, dùng voucher, điểm,…):
   • Sau khi nhấn Thanh toán → chạm vào hình thức tương ứng
   • Hoặc chọn Khác (nếu thanh toán nhiều hình thức) → nhập số tiền cho từng loại hình thức tương ứng → nhấn Áp dụng.

4. Chạm Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.

2. Tiện ích QR trên Mobile

• Tương tự phiên bản máy tính, khi khách hàng quét mã QR và thanh toán thành công, ứng dụng KiotViet Salon sẽ hiển thị mã QR và thông báo kết quả với các tài khoản ngân hàng đã đăng ký dịch vụ nhận thông báo QR ngay trên màn hình Thanh toán.

• Khi kết hợp với các tiện ích trên ứng dụng, hệ thống sẽ:
  • Phát loa thông báo nhận tiền.
  • Tự động hoàn thành hóa đơn khi chuyển khoản thành công qua tài khoản ngân hàng đăng ký nhận thông báo thanh toán QR của KiotViet (bật xanh tính năng Tự động hoàn thành hóa đơn trong Nhiều hơn → Thiết lập bán hàng).

V. Thao tác trên Máy POS

Dành cho các Salon sử dụng máy POS cảm ứng tại quầy thu ngân.

1. Xử lý giao dịch tại quầy

• Tình huống: Thu ngân thao tác trên ứng dụng KiotViet Salon POS.
• Thao tác thực hiện:
  1. Chọn hóa đơn/lịch hẹn cần thanh toán → chạm Thanh toán.

2. Nếu khách dùng Thẻ tài khoản → chạm Chọn thẻ → tích chọn thẻ cần sử dụng → chọn Áp dụng.

3. Nếu khách muốn sử dụng phương thức khác, ngoài trừ thẻ tài khoản hoặc kết hợp nhiều phương thức (Ví dụ: vừa trừ thẻ tài khoản, vừa trả tiền mặt, dùng voucher, điểm,…):
   • Sau khi nhấn Thanh toán trên màn hình Hóa đơn.

• Chạm vào hình thức tương ứng.

• Hoặc chọn Khác (nếu thanh toán nhiều hình thức) → nhập số tiền cho từng loại hình thức tương ứng → nhấn Xong → nhấn Áp dụng.

• Nhấn Hoàn thành để ghi nhận hóa đơn.

2. Quét mã QR trên màn hình phụ (nếu có)

• Nếu máy POS có 2 màn hình, mã QR VietQR sẽ tự động hiển thị sang màn hình phụ hướng về phía khách hàng, giúp khách chủ động quét mã mà không cần xoay máy.
• Để gia tăng hiệu quả và tốc độ xử lý đơn hàng, bạn có thể kết hợp dịch vụ thông báo thanh toán vớ tiện ích Phát loa: Thiết bị sẽ phát ra âm thanh thông báo Đã nhận được kèm số tiền vừa nhận được, giúp nhân viên xác nhận giao dịch nhanh chóng mà không cần nhìn vào màn hình.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!