Sổ quỹ

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Trong kinh doanh Spa/Salon, ngoài doanh thu từ bán hàng và dịch vụ, cửa hàng thường xuyên phát sinh các khoản thu chi ngoài luồng. Tính năng Sổ quỹ giúp chủ cửa hàng quản lý chặt chẽ dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Tổng quỹ = Tiền mặt + Ngân hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng Sổ quỹ trên KiotViet:

• Kiểm soát dòng tiền thực tế: Nắm bắt chính xác số tiền mặt đang có tại két và số dư trong tài khoản ngân hàng của cửa hàng.
• Quản lý luân chuyển tiền: Hỗ trợ các nghiệp vụ nộp tiền doanh thu vào ngân hàng hoặc rút tiền về quỹ chi tiêu.
• Minh bạch tài chính: Theo dõi lịch sử người tạo phiếu, lý do thu/chi và hạch toán lãi lỗ chính xác.

II. Các thao tác cơ bản

1. Lập phiếu thu

• Tình huống: Spa thanh lý một số giường gội đầu cũ và nhận 5 triệu đồng tiền mặt.
• Thao tác thực hiện:
  1. Tại màn hình Quản lý, chọn Sổ quỹ.
  2. Nhấn + Phiếu thu.
  3. Chọn 1 trong các quỹ tiền: Tiền mặt/ Ngân hàng/ Ví điện tử tùy theo nơi nhận tiền.

4. Nhập thông tin:
   • Mã phiếu: Để trống để hệ thống tự sinh (Mã bắt đầu bằng TTM – Thu tiền mặt hoặc TNH – Thu ngân hàng).
   • Loại thu: Chọn hoặc Tạo mới nếu chưa có.
   • Đối tượng nộp: Chọn đối tượng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên hoặc Khác).
   • Số tiền: Nhập số tiền thu.
   • Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh: Tích chọn nếu muốn khoản này được tính vào doanh thu khác trong báo cáo tài chính.
5. Nhấn Lưu hoặc Lưu & In.

2. Lập phiếu chi

• Tình huống: Lấy 500,000đ từ két để mua hoa tươi trang trí.
• Thao tác thực hiện:
  1. Tại màn hình Sổ quỹ, nhấn + Phiếu chi.
  2. Chọn 1 trong các quỹ tiền: Tiền mặt/ Ngân hàng/ Ví điện tử tùy theo nơi chi tiền.

3. Nhập thông tin:
   • Loại chi: Chọn hoặc Tạo mới nếu chưa có.
   • Đối tượng nhận: Chọn đối tượng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên hoặc Khác).
   • Số tiền: Nhập 500,000.
   • Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh: Tích chọn nếu muốn khoản này được tính vào chi phí khác trong báo cáo tài chính.
4. Nhấn Lưu. Mã phiếu sẽ tự sinh.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thao tác chuyển rút nội bộ

Tính năng này giúp bạn ghi nhận việc luân chuyển tiền giữa Quỹ tiền mặt và Tài khoản ngân hàng, hoặc giữa các tài khoản ngân hàng với nhau.

• Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng:
  • Tình huống: Cuối ngày, bạn rút 20 triệu doanh thu tiền mặt tại Spa để ra ngân hàng nộp vào tài khoản công ty.
  • Thao tác:
    1. Vào Sổ quỹ → nhấn + Phiếu chi → chọn Tiền mặt.

2. Tại ô Loại chi, bắt buộc chọn loại Chuyển/Rút.
3. Đối tượng nhận: Hệ thống mặc định là Tài khoản ngân hàng. Bạn cần chọn Tài khoản nhận.
4. Nhập số tiền và nhấn Lưu.

• Kết quả: Hệ thống trừ tiền ở quỹ Tiền mặt và tự động sinh phiếu thu (Mã TTD_…) tại quỹ Ngân hàng.

• Rút tiền ngân hàng về quỹ tiền mặt:
  • Tình huống: Bạn rút 5 triệu từ tài khoản ngân hàng về két tiền mặt để chuẩn bị tiền lẻ trả lại khách.
  • Thao tác:
    1. Vào Sổ quỹ → nhấn + Phiếu thu → chọn Tiền mặt..

2. Tại ô Loại thu, chọn loại Chuyển/Rút.
3. Đối tượng nộp: Chọn Tài khoản nộp (Ngân hàng nguồn rút tiền).
4. Nhập số tiền và nhấn Lưu.

• Kết quả: Hệ thống cộng tiền vào quỹ Tiền mặt và tự động sinh phiếu chi (Mã CTD_…) bên quỹ Ngân hàng.

• Chuyển tiền giữa hai tài khoản ngân hàng:
  • Tình huống: Chuyển tiền từ tài khoản VCB sang Techcombank của Spa.
  • Thao tác:
    1. Vào Sổ quỹ → nhấn + Phiếu chi → chọn Ngân hàng.

2. Loại chi: Chọn Chuyển/Rút.
3. Chọn Tài khoản nộp (VCB) và Tài khoản nhận (Techcombank).
4. Nhấn Lưu. Hệ thống tự động trừ tiền bên VCB và cộng tiền bên Techcombank.

2. Chỉnh sửa và hủy bỏ phiếu

• Chỉnh sửa: Trên chi tiết phiếu thu/ chi → bạn nhấn Chỉnh sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.
  • Phiếu thu/chi được tạo thủ công trên Sổ quỹ (trừ loại chuyển/rút): Được sửa Thời gian, Loại thu/chi, Giá trị, Ghi chú, Hạch toán.

• Phiếu thu/chi loại chuyển/rút: Chỉ được sửa Thời gian, Giá trị, Ghi chú, Hạch toán.

• Phiếu sinh tự động (từ Hóa đơn, Nhập hàng…): Chỉ được sửa Thời gian, Nhân viên, Phương thức, Ghi chú (Không sửa được Giá trị).

• Hủy bỏ:
  • Trên chi tiết phiếu thu/ chi → bạn nhấn Hủy bỏ → xác nhận Đồng ý hủy.
  • Lưu ý: Với các phiếu Chuyển/Rút nội bộ, khi hủy 1 phiếu, phiếu đối ứng tự sinh cũng sẽ bị hủy theo.

3. Tìm kiếm và Xuất file Excel

• Tìm kiếm: Sử dụng bộ lọc và ô tìm kiếm để tìm theo Mã phiếu, Loại thu chi, Trạng thái, Người nộp/nhận…

• Xuất file: Tại màn hình Sổ quỹ, nhấn Xuất file để tải về báo cáo dòng tiền chi tiết, phục vụ đối soát cuối tháng.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ đầy đủ các thao tác với Sổ quỹ.

1. Xem danh sách và tạo phiếu mới

• Tình huống: Bạn vừa chi tiền mặt để trả tiền văn phòng phẩm và muốn ghi nhận ngay vào ứng dụng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Nhiều hơn → chọn Sổ quỹ.
  2. Xem danh sách: Hệ thống hiển thị 4 tab: Tiền mặt, Ngân hàng, Ví điện tử và Tổng quỹ. Bạn có thể trượt qua lại để xem số dư hiện tại.

3. Tạo phiếu mới:
   • Tại tab phương thức tương ứng (Tiền mặt/ Ngân hàng/ Ví điện tử), chạm vào biểu tượng (+).
   • Chọn Lập phiếu thu hoặc Lập phiếu chi.
   • Nhập các thông tin: Giá trị, Loại thu/chi, Đối tượng nộp/nhận, Ghi chú và Thêm file đính kèm chứng từ (nếu có).
   • Tùy chọn Hạch toán vào kết quả HĐKD.
   • Chạm Lưu để hoàn tất.

2. Xem chi tiết phiếu thu/chi

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra lại chi tiết một phiếu chi vừa tạo hoặc hủy bỏ phiếu lập sai.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Sổ quỹ, chạm vào phiếu cần xem.

2. Trong chi tiết phiếu thu/chi → chạm biểu tượng 3 chấm để thực hiện các thao tác:
   • In phiếu.
   • Chia sẻ.
   • Hủy phiếu.

3. Tìm kiếm và sắp xếp

• Tình huống: Kế toán muốn tìm nhanh các phiếu chi liên quan đến “Tiền điện” trong tháng này.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tìm kiếm và lọc: Chạm biểu tượng kính lúp để tìm kiếm theo mã phiếu hoặc lọc các thông tin: Thời gian, Loại thu chi, Người nộp/nhận hoặc Kết quả kinh doanh.

2. Sắp xếp: Chạm biểu tượng sắp xếp để xem theo: Mới nhất, Cũ nhất hoặc Giá trị tăng/giảm.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!