Quản lý Nhân viên

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Nhân viên trên KiotViet giúp chủ Salon/Spa quản lý hồ sơ nhân sự, kỹ thuật viên một cách khoa học và chi tiết. Việc ghi nhận đầy đủ thông tin, bao gồm phòng ban (Hair, Nail, Spa…) và chức danh (Thợ chính, Thợ phụ, Quản lý…), là nền tảng quan trọng để thực hiện các nghiệp vụ đặc thù như xếp tua (tour), chấm công và tính hoa hồng dịch vụ chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung: Quản lý tập trung hồ sơ của toàn bộ đội ngũ nhân sự, từ thợ chính, thợ phụ đến nhân viên tư vấn tại một nơi duy nhất.
• Phân loại linh hoạt: Dễ dàng phân loại nhân viên theo kỹ năng tay nghề, phòng ban hoặc chi nhánh để thuận tiện cho việc xếp lịch làm việc và điều phối tua.
• Cơ sở tính lương: Cung cấp dữ liệu nhân sự chính xác làm cơ sở cho việc thiết lập bảng chấm công, tính lương cứng và hoa hồng theo doanh số hoặc dịch vụ thực hiện.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Xem danh sách nhân viên

• Tình huống: Bạn cần kiểm tra danh sách các kỹ thuật viên và nhân viên đang làm việc tại Salon để sắp xếp ca kíp hoặc kiểm tra thông tin liên hệ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Nhân viên → chọn Danh sách nhân viên.

2. Hệ thống mở ra danh sách nhân viên. Để tìm kiếm, bạn nhập thông tin vào các ô Tìm kiếm, bộ lọc bên trái (Mã nhân viên, Tên nhân viên, Số điện thoại, Chi nhánh, Phòng ban, Chức danh…).

3. Để xem thông tin chi tiết (lịch sử làm việc, thông tin cá nhân), bạn kích vào dòng tên của nhân viên đó. Tại đây, bạn có thể chọn Cập nhật hoặc cho Ngừng làm việc nếu nhân viên đã nghỉ.

2. Thêm nhân viên

• Tình huống: Salon vừa tuyển thêm một Nhà tạo mẫu tóc (Hair Stylist) mới và bạn cần thêm thông tin của họ vào hệ thống để bắt đầu xếp lịch và tính lương.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cách 1: Thêm mới trên màn hình Danh sách nhân viên
    • Tại màn hình Quản lý → Nhân viên → Danh sách nhân viên, bạn nhấn vào nút + Nhân viên.
    • Màn hình Thêm mới nhân viên hiện ra. Trên tab Thông tin, bạn điền các thông tin bắt buộc như: Tên nhân viên, Số điện thoại, Chi nhánh trả lương, Chi nhánh làm việc.
    • Bổ sung các thông tin khác: Thông tin công việc, Thông tin cá nhân, Thông tin liên hệ.
    • Chọn Tài khoản đăng nhập nếu muốn cấp quyền truy cập vào KiotViet Salon cho nhân viên này để họ tự xem lịch và hoa hồng.
    • Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.

• Cách 2: Thêm mới trên màn hình Lịch làm việc
  • Tại màn hình Lịch làm việc (trên màn hình Quản lý → truy cập từ menu Nhân viên → Lịch làm việc), bạn nhấn vào + Thêm nhân viên.

• Tiếp tục nhấn dấu +

• Điền các thông tin bắt buộc và nhấn Áp dụng để thêm nhanh nhân viên.

3. Cập nhật nhân viên

• Tình huống: Một nhân viên gội đầu được thăng chức lên làm thợ phụ hóa chất, bạn cần cập nhật lại chức danh và phòng ban cho họ để áp dụng mức hoa hồng mới.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình Quản lý → Nhân viên → Danh sách nhân viên, bạn nhấn vào tên nhân viên cần cập nhật.
2. Nhấn Cập nhật.
3. Thay đổi các thông tin cần thiết.
4. Nhấn Lưu.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý phòng ban

• Tình huống: Sapa mở rộng thêm phòng “Chăm sóc da”.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Xem danh sách: Danh sách các phòng ban hiển thị trong bộ lọc tại màn hình Quản lý → Nhân viên → Danh sách nhân viên.

2. Thêm phòng ban mới: Tại màn hình Nhân viên, trong bộ lọc Phòng ban, nhấn vào biểu tượng + → nhập Tên phòng ban và nhấn Lưu.

3. Cập nhật/Xóa: Tìm đến phòng ban cần sửa/xóa trong bộ lọc, nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa (hình cây bút) để đổi tên hoặc xóa bỏ.

2. Quản lý chức danh

• Tình huống: Bạn cần phân loại rõ ràng các cấp bậc nghề nghiệp như “Kỹ thuật viên chính”, “Thử việc” để thiết lập mức hoa hồng dịch vụ khác nhau cho từng cấp bậc.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Xem danh sách: Danh sách các chức danh hiển thị trong bộ lọc tại màn hình Quản lý → Nhân viên → Danh sách nhân viên.

2. Thêm chức danh mới: Tại màn hình Nhân viên, tại bộ lọc Chức danh, nhấn vào biểu tượng + → nhập Tên chức danh (ví dụ: Chuyên viên tư vấn, Kỹ thuật viên trưởng) và nhấn Lưu.

3. Cập nhật/Xóa: Tìm đến chức danh cần sửa/xóa trong bộ lọc, nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa (hình cây bút) để thực hiện thay đổi.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Nhân viên trên ứng dụng KiotViet Salon hỗ trợ chủ Salon thực hiện các thao tác: xem danh sách, thêm mới và cập nhật thông tin nhân viên ngay trên di động.

1. Xem danh sách và chi tiết nhân viên

• Tình huống: Bạn cần xem nhanh thông tin của nhân viên khi đang ở ngoài cửa hàng, hoặc cần liên lạc gấp với họ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên menu Nhiều hơn, bạn chạm Nhân viên.
2. Ứng dụng hiển thị màn hình danh sách Nhân viên.

3. Tại đây, bạn có thể chọn chi nhánh, trạng thái nhân viên, tìm kiếm theo tên/mã, hoặc dùng bộ lọc để tìm kiếm nhân viên.
4. Chạm vào một nhân viên để xem chi tiết. Ứng dụng hỗ trợ tiện ích kết nối nhanh qua số điện thoại.

5. Tại đây, bạn cũng có thể chọn 3 chấm để Lấy mã xác nhận hoặc Ngừng làm việc.

2. Thêm nhân viên

• Tình huống: Cửa hàng vừa tuyển nhân viên mới và bạn cần thêm thông tin của họ vào hệ thống ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Từ màn hình danh sách, bạn chạm vào biểu tượng + → chọn Tạo mới nhân viên.
2. Nhập thông tin nhân viên. Lưu ý:
   • Thêm ảnh đại diện (chụp hình hoặc chọn từ thư viện).
   • Bắt buộc điền: Tên nhân viên, Số điện thoại, Chi nhánh trả lương, Chi nhánh làm việc.
   • Bạn có thể liên kết tài khoản KiotViet và bổ sung thông tin (Phòng ban, Chức danh, Ngày sinh…).
   • Khi chọn Phòng ban/Chức danh, bạn có thể thêm mới hoặc cập nhật trực tiếp.
3. Chạm Lưu để hoàn thành.

3. Cập nhật nhân viên

• Tình huống: Một nhân viên thay đổi thông tin cá nhân (ví dụ: số điện thoại, phòng ban) và bạn cần cập nhật trên hệ thống.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên danh sách, chạm vào nhân viên cần xem.
2. Trong màn hình chi tiết, chạm Xem chi tiết.
3. Chỉnh sửa thông tin.
4. Chạm Lưu để hoàn tất.

4. Duyệt yêu cầu

• Tình huống: Bạn cần xử lý các yêu cầu từ nhân viên về lỗi chấm công trên điện thoại (sai vị trí, thiết bị, GPS) hoặc các yêu cầu tạo hồ sơ mới/cập nhật số điện thoại từ Zalo Mini App.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Tại màn hình danh sách nhân viên trên ứng dụng, chạm vào biểu tượng 3 chấm ở góc trên bên phải màn hình.
2. Chạm Duyệt yêu cầu.
3. Chọn các tab tương ứng (Nhân viên, Chấm công) để xem danh sách yêu cầu. Nhấn Xác nhận để đồng ý hoặc Từ chối nếu thông tin không hợp lệ.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!