Quản lý Hoa hồng

(Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý hoa hồng trên KiotViet giúp chủ Salon/Spa thiết lập và quản lý các chính sách chi trả thù lao cho nhân viên một cách linh hoạt, minh bạch. Trong ngành làm đẹp, hệ thống hỗ trợ phân loại rõ ràng giữa Hoa hồng thực hiện dịch vụ (tiền công cho kỹ thuật viên) và Hoa hồng tư vấn bán hàng (cho nhân viên tư vấn mỹ phẩm/liệu trình).

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập linh hoạt: Cho phép tạo nhiều bảng hoa hồng khác nhau, áp dụng riêng biệt theo từng chi nhánh hoặc đồng bộ trên toàn hệ thống.
• Tính toán đa dạng: Hỗ trợ tính hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm (%) doanh thu hoặc theo số tiền cố định (VNĐ). Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ chia hoa hồng theo hệ số đóng góp khi có nhiều nhân viên cùng thực hiện một dịch vụ (ví dụ: massage 4 tay, thợ chính – thợ phụ).
• Quản lý Liệu trình/Gói dịch vụ: Tự động tính toán doanh thu phân bổ của từng buổi trong liệu trình để trả hoa hồng chính xác cho kỹ thuật viên thực hiện buổi đó.
• Tích hợp tính lương tự động: Dữ liệu hoa hồng được tự động tổng hợp vào bảng lương, giúp tiết kiệm thời gian cộng sổ thủ công và hạn chế sai sót.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Thêm mới bảng hoa hồng

• Tình huống:  Bạn muốn tạo một bảng hoa hồng mới cho chương trình khuyến khích bán hàng sắp tới.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Nhân viên → Bảng hoa hồng.

2. Nhấn Thêm bảng bên trái màn hình → nhập các thông tin:
   • Tên: Tên bảng hoa hồng (bắt buộc).
   • Phạm vi áp dụng: Chọn Toàn hệ thống hoặc Chi nhánh cụ thể.
   • Trạng thái: Chọn Áp dụng hoặc Ngừng áp dụng.
3. Nhấn Lưu.

4. Thêm hàng hóa vào bảng: Sau khi lưu bảng hoa hồng, bạn cần thêm hàng hóa:
   • Thêm theo nhóm hàng: Chọn nhóm hàng từ bộ lọc bên trái và nhấn biểu tượng mũi tên .

• Thêm từng hàng hóa: Nhấn nút Thêm hàng hóa, tìm và chọn các sản phẩm cần thêm.

• Import từ file Excel: Nhấn nút Import, tải file mẫu về, điền thông tin (Mã hàng, mức hoa hồng theo % hoặc VNĐ cho từng bảng) và tải file lên. Hệ thống hỗ trợ import tối đa 5 bảng hoa hồng cùng lúc.

5. Thiết lập mức hoa hồng:
   • Nhập trực tiếp: Click vào ô hoa hồng của từng sản phẩm và nhập giá trị (% hoặc VNĐ). Hệ thống tự động lưu sau khi bạn thoát khỏi ô nhập liệu.

• Áp dụng hàng loạt: nhấn vào mức hoa hồng của một hàng hóa → pop-up hiện ra→ thiết lập mức hoa hồng theo VND hoặc % → tích chọn Áp dụng cho hàng hóa, nhóm hàng trong bảng hoa hồng → nhấn Đồng ý.

• Cảnh báo: Nếu mức hoa hồng lớn hơn Lợi nhuận tạm tính, ô hoa hồng sẽ hiển thị màu đỏ.

2. Xem và cập nhật bảng hoa hồng

• Tình huống: Bạn cần kiểm tra lại các mức hoa hồng đang áp dụng hoặc điều chỉnh mức chi trả khi có thay đổi về chính sách lương thưởng.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Xem danh sách:
     • Trên màn hình Quản lý, bạn chọn menu Nhân viên → chọn Bảng hoa hồng.
     • Hệ thống hiển thị danh sách hàng hóa và mức hoa hồng tương ứng.
     • Chọn Kiểu hiển thị: Để xem theo Hàng hóa hoặc Nhân viên áp dụng.
     • Chọn Bảng hoa hồng: Sử dụng bộ lọc ở góc trái để chọn một hoặc nhiều bảng hoa hồng muốn xem (tối đa 5 bảng cùng lúc).
     • Tìm kiếm/Lọc: Sử dụng ô tìm kiếm để lọc theo Nhóm hàng hoặc Mã/Tên hàng hóa cụ thể.
     • Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng tùy chọn ẩn/hiện các cột thông tin hoặc thay đổi số bản ghi trên một trang.

2. Cập nhật thông tin bảng:
   • Chọn tên bảng hoa hồng muốn sửa.
   • Nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa (hình cây bút) .

• Cập nhật lại thông tin (Tên, Phạm vi, Trạng thái).
• Nhấn Lưu.

3. Điều chỉnh mức hoa hồng: Thực hiện tương tự như bước Thiết lập mức hoa hồng khi thêm mới (nhập trực tiếp hoặc áp dụng hàng loạt).

4. Xóa dịch vụ khỏi bảng:
   • Tích chọn các mã hàng cần xóa trong danh sách.
   • Nhấn nút Thao tác.
   • Chọn Xóa hàng hóa.

• Chọn Đồng ý để xác nhận.

5. Xóa bảng hoa hồng:
   • Chọn tên bảng hoa hồng cần xóa ở góc trái.
   • Nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa (hình cây bút) .

• Nhấn Xóa.
• Chọn Đồng ý để xác nhận xóa bảng hoa hồng.

3. Ghi nhận hoa hồng khi bán hàng

• Tình huống: Trên hóa đơn, nhân viên cần ghi nhận ai là người tư vấn bán liệu trình và ai là kỹ thuật viên thực hiện dịch vụ để hệ thống tính hoa hồng chính xác.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Ghi nhận Nhân viên Tư vấn:
     • Tại màn hình Thu ngân khi tạo hóa đơn hoặc màn hình Quản lý → Đơn hàng → Hóa đơn.
     • Trên dòng dịch vụ/sản phẩm.
     • Nhấn vào mục Tư vấn bán.
     • Chọn một hoặc nhiều nhân viên tham gia tư vấn.
     • Tùy chọn: Bạn có thể áp dụng Theo hoa hồng mặc định (theo bảng đã cài) hoặc nhập mức % / VND cụ thể cho đơn hàng này. Nếu có nhiều người, tùy theo thiết lập Hoa hồng & Thưởng (trong Quản lý → Nhân viên → Thiết lập nhân viên), bạn có thể nhập hệ số đóng góp tại bước này.

2. Ghi nhận Kỹ thuật viên (Nhân viên thực hiện):
   • Tại dòng dịch vụ trên hóa đơn, nhấn vào mục Làm dịch vụ.
   • Chọn các Kỹ thuật viên (KTV) tham gia làm dịch vụ đó.
   •  Bạn có thể áp dụng Theo hoa hồng mặc định (theo bảng đã cài) hoặc nhập tay mức % / VND cụ thể cho đơn hàng này. Nếu có nhiều người, bạn có thể chỉnh sửa hệ số (cho phép số thập phân, ví dụ: Thợ chính 1.0, Thợ phụ 0.5) để phản ánh đúng vai trò.

3. Kiểm tra và Thanh toán:
   • Thông tin nhân viên sẽ hiển thị ngay dưới tên dịch vụ.
   • Sau khi thanh toán, doanh thu và hoa hồng sẽ được ghi nhận vào báo cáo và bảng lương ngay lập tức.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thiết lập quy tắc chia doanh thu

• Tình huống: Trong Spa, một dịch vụ có thể do nhiều người cùng làm (VD: 2 thợ sấy tóc, hoặc kỹ thuật viên chính + phụ). Bạn cần quy định cách chia doanh thu để đảm bảo công bằng.
• Thao tác thực hiện như sau: Bạn truy cập vào màn hình Quản lý → Nhân viên →  Thiết lập nhân viên → chọn Hoa hồng & Thưởng để cấu hình:

1. Khi nhiều nhân viên cùng làm một dịch vụ:
   • Mỗi nhân viên đều được ghi nhận toàn bộ doanh thu: Ai tham gia làm dịch vụ cũng được hưởng trọn mức hoa hồng quy định trong bảng hoa hồng nhân viên đó được áp dụng.
   • Chia doanh thu cho nhân viên theo hệ số trên hóa đơn: Hoa hồng & thưởng nhân viên nhận được = (hệ số của nhân viên/ tổng hệ số * Mức % doanh thu trong bảng hoa hồng nhân viên đó được nhận) hoặc (hệ số/ tổng hệ số * giá trị VND trong bảng hoa hồng mà nhân viên đó nhận).
   • Ví dụ:
     • Doanh thu dịch vụ: 100,000 VND
     • Nhân viên A: Hoa hồng 10% doanh thu
     • Nhân viên B: Hoa hồng cố định 15,000 VND
     • Số lượng dịch vụ: 1
     • Cả A và B cùng tư vấn 1 dịch vụ

Bảng so sánh 2 cách thiết lập cụ thể như sau:

2. Đối với Nhân viên Tư vấn bán hàng: Hệ thống hỗ trợ 2 cách tính hoa hồng và thưởng tương tự như nhân viên làm dịch vụ.
   • Mỗi nhân viên đều được ghi nhận toàn bộ doanh thu: Ai tham gia làm dịch vụ cũng được hưởng trọn mức hoa hồng quy định trong bảng hoa hồng nhân viên đó được áp dụng.
   • Chia doanh thu cho nhân viên theo hệ số trên hóa đơn: Hoa hồng & thưởng nhân viên nhận được = (hệ số của nhân viên/ tổng hệ số * Mức % doanh thu trong bảng hoa hồng nhân viên đó được nhận) hoặc (hệ số/ tổng hệ số * giá trị VND trong bảng hoa hồng mà nhân viên đó nhận).

​

2. Cách tính doanh thu cho gói dịch vụ / liệu trình

• Tình huống: Salon bán thẻ liệu trình 10 buổi. Bạn cần quyết định hoa hồng cho nhân viên làm các buổi trong gói được tính dựa trên giá nào.
• Thao tác thực hiện như sau: Hệ thống cung cấp 2 phương pháp tính trong phần thiết lập:
  • Ghi nhận theo giá bán lẻ thông thường: Hoa hồng tính trên giá niêm yết của buổi lẻ đó.
  • Chia theo giá tính trong Gói dịch vụ, liệu trình (Khuyên dùng): Hoa hồng tính trên giá thực tế khách hàng đã trả chia bình quân cho số buổi.
    • Công thức: Doanh thu 1 buổi = (Đơn giá lẻ * Giá bán gói) / Tổng giá trị gói.
    • Ví dụ: Gói 10 buổi giá 2 triệu (bình quân 200k/buổi). Giá lẻ niêm yết 300k. Nếu chọn Giá phân bổ, KTV làm buổi nào sẽ nhận hoa hồng dựa trên doanh thu 200k.

3. Lựa chọn cách ghi nhận doanh thu để tính hoa hồng và thưởng

• Tình huống: Bạn muốn kiểm soát chi phí hoa hồng khi cửa hàng có các chương trình khuyến mãi, giảm giá sâu.
• Thao tác thực hiện như sau: Trong phần thiết lập, bạn có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
  • Doanh thu sau giảm giá: Tính trên số tiền thực thu về (sau khi trừ chiết khấu, khuyến mãi). Lựa chọn này giúp bảo đảm lợi nhuận cho Salon.
  • Doanh thu trước giảm giá: Tính trên giá gốc (không quan tâm khách được giảm giá hay dùng voucher). Lựa chọn này có lợi cho nhân viên.
  • Thực thu: Tính trên số tiền thực tế khách hàng đã trả.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý hoa hồng trên ứng dụng KiotViet Salon giúp chủ cửa hàng quản lý chính sách và nhân viên thao tác ghi nhận ngay tại chỗ làm việc.

1. Xem danh sách và chi tiết bảng hoa hồng

• Tình huống: Bạn cần xem nhanh thông tin của bảng hoa hồng trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên menu Nhiều hơn, bạn chạm Hoa hồng.
2. Ứng dụng hiển thị màn hình danh sách các bảng hoa hồng.

3. Tại đây, bạn có thể tìm kiếm hoặc chọn bộ lọc theo trạng thái bảng hoa hồng hoặc kiểu hiển thị (theo bảng hoa hồng hàng hóa hoặc theo nhân viên áp dụng).

4. Chạm vào một bảng hoa hồng để xem chi tiết.

2. Thêm bảng hoa hồng

• Tình huống: Cửa hàng cần thêm bảng hoa hồng mới vào hệ thống ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Từ màn hình danh sách bảng hoa hồng, bạn chạm vào biểu tượng + → nhập thông tin bảng hoa hồng (bao gồm tên và phạm vi áp dụng) → nhấn Lưu.

2. Thêm hàng hóa vào bảng: Sau khi lưu bảng hoa hồng, bạn cần thêm hàng hóa:
   • Nhấn Thêm hàng hóa.
   • Tìm kiếm và tích chọn hàng hóa → nhấn Thêm hàng hóa.
   • Thiết lập mức hoa hồng cho hàng hóa theo VND hoặc % bằng cách nhập trực tiếp từng sản phẩm hoặc Áp dụng cho hàng hóa, nhóm hàng trong bảng hoa hồng.

Cảnh báo: Nếu mức hoa hồng lớn hơn Lợi nhuận tạm tính, ô hoa hồng sẽ hiển thị màu đỏ.

3. Cập nhật bảng hoa hồng

• Tình huống: Bạn cần thay đổi tên, phạm vi áp dụng, trạng thái hoặc mức hoa hồng của một bảng hoa hồng hiện có ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Cập nhật thông tin chung:

1. Chọn tên bảng hoa hồng muốn sửa.
2. Nhấn vào biểu tượng 3 chấm → chọn Cập nhật thông tin bảng.
3. Cập nhật lại thông tin (Tên, Phạm vi, Trạng thái).
4. Nhấn Lưu.

• Cập nhật mức hoa hồng: Thực hiện tương tự như bước Thiết lập mức hoa hồng khi thêm mới (nhập trực tiếp hoặc áp dụng hàng loạt).

• Xóa hàng hóa khỏi bảng hoa hồng:

1. Chọn tên bảng hoa hồng muốn sửa.
2. Nhấn vào biểu tượng 3 chấm → chọn Xóa hàng hóa.
3. Tích chọn các mã hàng cần xóa trong danh sách.
4. Nhấn nút Xóa.
5. Chọn Đồng ý để xác nhận.

4. Xóa bảng hoa hồng

• Tình huống: Bảng hoa hồng không còn sử dụng và bạn muốn xóa khỏi hệ thống ngay trên điện thoại.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Chọn tên bảng hoa hồng muốn xóa.
2. Nhấn vào biểu tượng 3 chấm → chọn Cập nhật thông tin bảng.
3. Nhấn Xóa bảng hoa hồng.
4. Chọn Đồng ý để xác nhận.

5. Ghi nhận hoa hồng khi bán hàng

• Tình huống: Nhân viên tạo hóa đơn thanh toán cho khách ngay trên điện thoại và cần ghi nhận người thực hiện.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tạo hóa đơn và thêm dịch vụ khách sử dụng.
  2. Trên màn hình Chi tiết dịch vụ → chọn Thêm lịch làm dịch vụ hoặc Thêm nhân viên tư vấn.
  3. Chọn nhân viên.
  4. Tích chọn nhân viên tương ứng → nhập mức hoa hồng → nhấn Áp dụng → nhấn Xong.
  5. Tiếp tục các bước Thanh toán để ghi nhận hóa đơn trên hệ thống.

V. Thao tác trên Máy POS Android

Tính năng Quản lý hoa hồng trên KiotViet Salon POS hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Ghi nhận nhân viên tư vấn và kỹ thuật viên thực hiện ngay trong quá trình thanh toán.

• Tình huống: Thu ngân sử dụng máy POS tại quầy để thanh toán và ghi nhận hoa hồng cho kỹ thuật viên.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chọn dịch vụ khách sử dụng đưa vào đơn hàng.
  2. Chạm Tư vấn bán hàng hoặc Chọn nhân viên để ghi nhận nhân viên tư vấn bán hoặc làm dịch vụ tương ứng.

3. Chạm vào tên nhân viên → chọn V.

4. Chọn mức hoa hồng áp dụng cho nhân viên → chạm Áp dụng.

5. Tiếp tục Thanh toán, hệ thống sẽ tự động ghi nhận doanh thu và hoa hồng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!