Bước 5 – Quản lý tài chính

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Sau khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng, việc nắm bắt các công cụ quản lý tài chính và hệ thống báo cáo là điều cần thiết để đánh giá hiệu quả kinh doanh của salon/spa một cách chính xác. Tính năng quản lý tài chính trên phần mềm KiotViet Salon giúp bạn theo dõi dòng tiền, ghi nhận thu chi và nắm bắt bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh để đưa ra các quyết định sáng suốt.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý tài chính trên KiotViet Salon:

• Theo dõi dòng tiền toàn diện: Sổ quỹ là trung tâm quản lý tài chính, giúp bạn ghi nhận mọi khoản thu chi, đồng thời theo dõi dòng tiền tổng quan và chi tiết.
• Quản lý ngân hàng hiệu quả: Cho phép theo dõi các tài khoản ngân hàng, gán giao dịch thanh toán vào đúng tài khoản để đối soát chính xác.
• Kiểm soát chi phí: Dễ dàng lập phiếu chi cho các khoản chi phí hoạt động (tiền điện, nước, thuê mặt bằng) và hạch toán vào báo cáo tài chính.
• Đánh giá hiệu suất kinh doanh: Hệ thống báo cáo chi tiết cung cấp cái nhìn sâu sắc về doanh thu, hiệu suất nhân viên, dịch vụ bán chạy và tình hình tài chính của salon/spa.
• Hỗ trợ ra quyết định: Các báo cáo và số liệu trực quan giúp chủ cửa hàng đưa ra các quyết định sáng suốt về chiến lược kinh doanh, marketing và phân bổ nguồn lực.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Quản lý tài khoản ngân hàng trong Sổ quỹ

• Tình huống: Bạn muốn theo dõi các giao dịch thanh toán qua ngân hàng của salon/spa một cách chính xác.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Sổ quỹ.
2. Chọn Ngân hàng.
3. Trên dòng Tài khoản → nhấn Tạo mới.

4. Thêm thông tin tài khoản ngân hàng của mình → nhấn Lưu.

5. Khi bán hàng, bạn có thể gán các giao dịch thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản vào đúng tài khoản tương ứng, giúp việc đối soát trở nên chính xác và dễ dàng hơn.

2. Ghi nhận chi phí

• Tình huống: Bạn cần ghi nhận các khoản chi phí hoạt động của salon/spa như tiền điện, nước, hoặc thuê mặt bằng.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trong Sổ quỹ, bạn bấm vào nút + Phiếu chi → chọn Tiền mặt hoặc Ngân hàng.

2. Điền các thông tin cần thiết, ví dụ: “Điện”, “Nước”, “Thuê mặt bằng”.
3. Tích chọn Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh để khoản chi phí này được đưa vào các báo cáo tài chính của cửa hàng.
4. Nhấn Lưu để ghi nhận.

3. Theo dõi tổng quan Sổ quỹ

• Tình huống: Bạn muốn xem lại các giao dịch thu chi trong kỳ và tóm tắt dòng tiền của salon/spa.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Sau khi tạo giao dịch, giao diện Sổ quỹ sẽ thống kê chi tiết danh sách các phiếu thu, phiếu chi trong kỳ. Nhiều phiếu thu/chi được tạo tự động (ví dụ: phiếu thu các hóa đơn bán hàng, phiếu chi nhập hàng).
2. Phía trên là bảng tóm tắt dòng tiền bao gồm: Quỹ đầu kỳ, Tổng thu, Tổng chi và Tồn quỹ cuối kỳ.
3. Bạn có thể thay đổi bộ lọc thời gian theo tuần, tháng hoặc quý và các con số sẽ tự động cập nhật.

4. Quản lý bảng lương

• Tình huống: Bạn muốn theo dõi thông tin hoa hồng được cập nhật theo thời gian thực và chốt lương cuối tháng cho nhân viên.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Nhân viên → chọn Bảng lương.

2. Bạn có thể tải lại dữ liệu để xem thông tin hoa hồng được cập nhật theo thời gian thực.

3. Bấm vào số tiền hoa hồng để xem chi tiết từng hóa đơn và số tiền hoa hồng mà mỗi nhân viên nhận được.

4. Cuối tháng, chủ cửa hàng có thể chốt lương dựa trên bảng này.

5. Xem báo cáo tổng quan

• Tình huống: Bạn muốn nắm bắt bức tranh toàn cảnh về hoạt động của salon/spa trong ngày ngay khi vừa đăng nhập.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn vào màn hình Tổng quan. Đây là trung tâm điều hành, cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về hoạt động của salon/spa.

2. Sau mỗi giao dịch, trang tổng quan sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực.
3. Tại đây, bạn có thể nắm bắt ngay các chỉ số quan trọng:
   • Tổng số lịch hẹn hôm nay.
   • Số lượng khách hàng mới và tổng lượt khách phục vụ trong ngày.
   • Tổng thu và tổng chi.
4. Kéo xuống dưới, bạn sẽ thấy các biểu đồ trực quan:
   • Biểu đồ Lượng khách hàng: Giúp nhận biết giờ, ngày trong tháng, thứ trong tuần cao điểm.
   • Biểu đồ Doanh thu thuần: Giúp nhận biết thời gian có doanh thu thuần cao.
   • Biểu đồ Top nhân viên xuất sắc: Xem theo ngày, tháng để khen thưởng kịp thời.
   • Danh sách Top 5 hàng hóa bán chạy theo từng loại hàng.
5. Bên phải màn hình hiển thị các thông báo về các tính năng mới của phần mềm, Nhắc việc, Lịch hẹn và thông tin về các hoạt động gần đây.

6. Báo cáo Hoa hồng nhân viên

• Tình huống: Bạn muốn có cái nhìn sâu hơn về hiệu quả làm việc và doanh thu thực tế của từng nhân viên.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Phân tích → chọn Báo cáo → Nhân viên.

2.  Chọn Mối quan tâm: Hoa hồng.
3. Báo cáo này cho phép bạn xem tổng quan doanh thu, thực thu và hoa hồng tính cho từng nhân viên, giúp đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc.

7. Báo cáo cuối ngày

• Tình huống: Bạn muốn tổng kết toàn bộ doanh thu, các hình thức thanh toán và đối soát tiền mặt cuối mỗi ngày làm việc.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn truy cập vào Phân tích → chọn Báo cáo → Cuối ngày.

2. Đây là báo cáo không thể thiếu giúp bạn tổng kết toàn bộ doanh thu, các hình thức thanh toán và đối soát tiền mặt cuối mỗi ngày làm việc.

8. Báo cáo thẻ và gói dịch vụ đã bán

• Tình huống: Bạn cần quản lý công nợ với khách hàng, theo dõi số buổi còn lại trong liệu trình hoặc số dư trong thẻ tài khoản trả trước.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn truy cập vào Phân tích → chọn Báo cáo → Gói, thẻ đã bán.

2. Báo cáo này giúp bạn quản lý các gói, thẻ tài khoản đã bán, theo dõi việc sử dụng gói, thẻ của khách hàng.

9. Báo cáo đánh giá dịch vụ

• Tình huống: Bạn muốn tổng hợp phản hồi từ khách hàng về chất lượng dịch vụ và tay nghề nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Bạn truy cập vào Phân tích → chọn Báo cáo → Đánh giá dịch vụ.

2. Tính năng này cho phép khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ và tay nghề nhân viên sau mỗi lần sử dụng, giúp bạn tổng hợp các phản hồi này để nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý nhân sự hiệu quả hơn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!