Bước 2 – Quản lý nhân viên

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ làm đẹp)

I. Giới thiệu chung

Việc quản lý nhân viên và thiết lập hoa hồng là một tính năng vô cùng quan trọng đối với các salon/spa. Hoa hồng là động lực chính giúp các kỹ thuật viên và lễ tân làm việc hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo quy trình quản lý lương thưởng diễn ra minh bạch và chính xác trên phần mềm KiotViet Salon.

Lợi ích nổi bật của tính năng Quản lý nhân viên trên KiotViet:

• Tạo động lực làm việc: Tính năng hoa hồng là động lực chính cho các kỹ thuật viên và lễ tân, khuyến khích họ làm việc hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Quản lý lương thưởng minh bạch: Giúp chủ salon/spa thiết lập lương cố định và các bảng hoa hồng riêng biệt cho từng loại nhân viên, đảm bảo sự công bằng và rõ ràng trong chi trả.
• Phân quyền truy cập linh hoạt: Hỗ trợ tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên với vai trò và quyền hạn truy cập phù hợp trên phần mềm, nâng cao tính bảo mật và quản lý nội bộ.
• Kiểm soát hiệu suất: Cung cấp khả năng thiết lập các tùy chọn tính hoa hồng và thưởng linh hoạt, giúp đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách chính xác.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ làm đẹp.

1. Thêm mới nhân viên

• Tình huống: Bạn cần thêm thông tin các nhân viên mới vào phần mềm, bao gồm lễ tân (ví dụ: Hoàng Sơn, Mạnh Tú) và kỹ thuật viên (ví dụ: Lê Hà, Thu Trang).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào mục Nhân viên → chọn Danh sách nhân viên.
2. Nhấn + Nhân viên.

3. Điền Tên nhân viên và Số điện thoại cùng các thông tin cơ bản khác.
4. Nhấn Lưu. Lặp lại thao tác cho các nhân viên còn lại.

2. Tạo bảng hoa hồng

• Tình huống: Bạn muốn thiết lập các bảng hoa hồng riêng biệt cho lễ tân và kỹ thuật viên dựa trên doanh thu từ hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào mục Nhân viên → chọn Bảng hoa hồng.

2. Chọn kiểu hiển thị là Hàng hóa.
   • Để tạo bảng hoa hồng cho lễ tân:
     • Nhấn Thêm bảng.
     • Đặt tên bảng hoa hồng (ví dụ: “Hoa hồng cho lễ tân”) và bấm Lưu.

• Tích chọn tên bảng hoa hồng vừa thêm. Trong mục Nhóm hàng, bấm vào mũi tên bên cạnh các nhóm sản phẩm/dịch vụ để đưa vào bảng.
• Đặt tỷ lệ hoa hồng (ví dụ: 15%).

• Để tạo bảng hoa hồng cho kỹ thuật viên:
  • Lặp lại các bước tương tự.
  • Đặt tên bảng hoa hồng (ví dụ: “Hoa hồng cho kỹ thuật viên”).
  • Đặt tỷ lệ hoa hồng (ví dụ: 20%).

3. Thiết lập lương và hoa hồng cho từng nhân viên

• Tình huống: Bạn muốn thiết lập mức lương cố định và áp dụng bảng hoa hồng đã tạo cho từng nhân viên (lễ tân, kỹ thuật viên).
• Thao tác thực hiện như sau:

• Quay trở lại mục Nhân viên → Danh sách nhân viên.
• Đối với nhân viên lễ tân (ví dụ: Hoàng Sơn):
  • Chọn tên nhân viên, nhấn Cập nhật → chọn Thiết lập lương.
  • Điền Loại lương (ví dụ: Lương cố định 5,000,000đ trên một kỳ lương).
  • Tại mục Hoa hồng, thiết lập tính hoa hồng cho loại hình Tư vấn bán hàng.
  • Với doanh thu từ 0 đồng, nhân viên sẽ được tính hoa hồng theo bảng Hoa hồng lễ tân.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành.

• Lặp lại các bước tương tự cho lễ tân Mạnh Tú.
• Đối với nhân viên kỹ thuật viên (ví dụ: Lê Hà):
  • Chọn tên nhân viên, nhấn Cập nhật → chọn Thiết lập lương.
  • Điền Loại lương (ví dụ: Lương cố định 5.000.000đ trên một kỳ lương).
  • Tại mục Hoa hồng, thiết lập tính hoa hồng cho loại hình Thực hiện dịch vụ.
  • Với doanh thu từ 0 đồng, nhân viên sẽ được tính hoa hồng theo bảng Hoa hồng kỹ thuật viên.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành.

• Lặp lại các bước tương tự cho kỹ thuật viên Thu Trang.

4. Tạo tài khoản và phân quyền cho nhân viên

• Tình huống: Bạn muốn cấp quyền truy cập phần mềm KiotViet Salon cho nhân viên (ví dụ: Hoàng Sơn) với vai trò cụ thể (ví dụ: thu ngân).
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào Thiết lập → chọn Cửa hàng → chọn Tài khoản người dùng.

2. Nhấn + Tài khoản.
3. Nhập các thông tin cần thiết: Tên hiển thị (ví dụ: Hoàng Sơn), Tên đăng nhập (ví dụ: HoangSon), Mật khẩu.
4. Chọn Phân quyền (ví dụ: Nhân viên thu ngân) và tùy chọn cho phép xem các thông tin chung và báo cáo cuối ngày nếu cần.
5. Nhấn Lưu.

6. (Tùy chọn) Sau khi tạo xong tài khoản, bạn có thể vào phần Phân quyền để chỉnh sửa cấu hình phân quyền chi tiết hơn.
7. Quay về mục Nhân viên → Danh sách nhân viên.
8. Chọn nhân viên (ví dụ: Hoàng Sơn), nhấn Cập nhật.
9. Trong khối Thông tin công việc → Tài khoản đăng nhập và chọn tài khoản người dùng “Hoàng Sơn” vừa tạo.

10. Lặp lại tương tự cho các nhân viên còn lại.

III. Các tính năng nâng cao

• Tình huống: Bạn muốn tùy chỉnh cách tính hoa hồng và thưởng khi có nhiều nhân viên cùng làm dịch vụ hoặc tư vấn bán hàng, hoặc cách tính doanh thu cho dịch vụ trong gói.
• Thao tác thực hiện như sau:

1. Trên màn hình Quản lý, bạn vào mục Nhân viên → Thiết lập nhân viên.
2. Chọn Hoa hồng & Thưởng.
3. Bạn có thể tùy chọn linh hoạt các cài đặt:
   • Chia doanh thu cho nhân viên theo hệ số trên hóa đơn nếu có nhiều nhân viên cùng làm dịch vụ hoặc tư vấn bán hàng.
   • Tính doanh thu của dịch vụ trong Gói dịch vụ, liệu trình.
   • Cách ghi nhận doanh thu để tính hoa hồng và thưởng tùy theo nhu cầu của cửa hàng.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!